Coffre-fort numérique pour bulletin de paie : pourquoi l’adopter ?

En tant qu’employeur, vous vous interrogez sur le fait de dématérialiser vos bulletins de paie ou non ?
Vous hésitez à franchir le pas, bien que le coffre-fort électronique tende à devenir la norme partout ?

En effet, depuis 2009, les entreprises peuvent opter pour les fiches de paie au format numérique. Mais, c’est surtout depuis 2017 que la pratique se généralise.

Découvrez ce que dit la loi et quels sont les avantages du coffre-fort numérique pour bulletin de paie, tant pour l’entreprise que pour ses salariés. Et pour passer au bulletin de salaire électronique (BSE), adoptez la bonne méthode et les bons outils.

Coffre-fort numérique pour
bulletin de paie : de quoi parle-t-on ?

Vous pouvez rencontrer plusieurs expressions qui ont le même sens : archivage électronique, coffre-fort électronique, coffre-fort numérique, e-coffre-fort, etc.

Qui dit stockage de façon dématérialisée, suppose de disposer de données ou de documents non pas au format papier, mais sous forme de fichier.C’est ainsi que deux concepts interviennent : le bulletin de paie électronique et le coffre-fort numérique.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique pour bulletin de paie ?

Votre banque personnelle vous propose depuis de nombreuses années de conserver en ligne, sur une application sécurisée, vos documents, relevés de compte et contrats. Pour la paie, c’est le même fonctionnement qu’offre le coffre-fort électronique ou numérique.

C’est une plateforme où l’employeur met à disposition de chaque salarié, dans un endroit personnalisé et confidentiel, les données relatives à son contrat de travail, et en particulier les bulletins de paie.
Le coffre-fort numérique sert donc à la transmission des fiches de paie, mais aussi à leur consultation, cela pendant toute la durée d’archivage obligatoire.

L’employeur peut également y déposer d’autres données RH comme les contrats, avenants, certificats de travail, attestations Pôle emploi, etc.

Le coffre-fort numérique doit respecter des caractéristiques bien particulières, afin de protéger les informations confidentielles de chaque salarié. Il doit lui garantir un archivage sans risque pendant toute sa carrière, en l’absence de bulletins papier.

Qu’est-ce que le BSE ou bulletin de salaire électronique ?

Cette fiche de paie au format électronique remplace le traditionnel document sur support papier. C’est une des informations majeures que le salarié peut consulter en permanence dans son coffre-fort électronique, si son employeur a opté pour la dématérialisation de la paie.

Le BSE ne s’ajoute pas au papier, il s’y substitue. La loi encadre le processus en France, afin de garantir la sécurité, la confidentialité et la pérennité du BSE. Cela dit, même s’il tend à devenir peu à peu la norme, l’employeur ne peut contraindre le salarié qui refuse ce format pour ses bulletins.

Que dit la loi en matière de fiche de paie numérique ?

La loi n°2009-526 de simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures a ouvert la marche en 2009. Elle a donné la possibilité pour les employeurs de dématérialiser les fiches de paie de leurs salariés. Toutefois, à l’époque, l’accord du salarié demeurait indispensable avant de se lancer dans un tel processus.

Ce texte a été modifié en 2017, dans le cadre de la loi El Khomri n°2016-1088. Désormais, les rôles s’inversent entre salarié et employeur. Depuis 2017, c’est à chaque employé de s’opposer à la mise en place du BSE dans son entreprise, et non plus à l’employeur de collecter au préalable l’accord individuel des salariés.Toutefois, une fois la paie dématérialisée, si un salarié la rejette, l’employeur a l'obligation de lui communiquer ses bulletins au format papier.

Quant au décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016, il complète les textes et précise comment doit s’effectuer l’information du salarié. Il prévoit aussi comment opérer si le prestataire qui offre des services de coffre-fort électronique vient à disparaître ou à cesser ses activités.

Enfin, ce décret spécifie que le salarié peut accéder à la consultation de ses bulletins de paie dans son CPA, le compte personnel d’activité, créé par la loi Rebsamen n°2015-994 d’août 2015.
Pour approfondir ces aspects, nous recommandons notre article : dématérialisation de la fiche de paie : que dit la loi ?

Pourquoi le bulletin de salaire électronique fait-il gagner l’employeur comme le salarié ?

La remise du bulletin de paie au format électronique aux salariés est autorisée depuis plus de 10 ans. Mais, la France reste en retard par rapport à de nombreux autres pays européens. Pourtant, les avantages à la clé sont importants, tant pour la gestion de la paie par l’employeur que pour chaque employé.

Adoption du format numérique
pour la fiche de paie

En 2020, le taux de dématérialisation des bulletins de paie s’élève en France à 15 %, contre 95 % en Allemagne et 73 % en Grande-Bretagne. En 2022, selon un sondage de la plateforme Toluna auprès de 2 500 salariés, le taux monte à 50 %.

Une autre enquête de 2023 donne un taux d’utilisation des coffres-forts électroniques pour la paie de 43 % pour les entreprises de 50 à 249 salariés. Mais, plus l’entreprise est petite, moins le format dématérialisé est adopté. Les TPE sont clairement à la traîne.

Pourtant, imprimer les fiches de paie, les mettre sous pli et les distribuer manuellement ou par voie postale sont autant de tâches répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée pour une petite entreprise. En outre, cela coûte bien plus cher.

Les atouts d’une gestion numérique du bulletin de paie pour l’entreprise

En optant pour le bulletin de salaire électronique (BSE), le chef d’entreprise peut réaliser entre 40 % et 70 % d’économies sur ses coûts de gestion selon un rapport gouvernemental. Ceci s’explique majoritairement par 2  facteurs :

• le gain de temps dans la diffusion des bulletins de paie chaque mois ;
• la réduction des frais d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement.

Au-delà des économies financières, le BSE offre deux autres bénéfices à l’employeur :

• La fidélisation de ses salariés : les jeunes collaborateurs montrent une forte adhésion aux fiches de paie numériques (accès via leur smartphone, service de stockage sécurisé et gratuit financé par l’employeur).
• La sécurité des données sensibles : une fiche de paie électronique ignore les risques du type incendie ou dégât des eaux. Elle reste plus difficile à intercepter qu’une enveloppe papier contenant un bulletin de salaire.

Les avantages d’une fiche de paie numérique pour le salarié

Vos salariés bénéficient d’un stockage de leurs bulletins de paie, dans un coffre-fort personnel, gratuit et sécurisé. Il reste accessible durant 50 ans ou jusqu’à leurs 75 ans. Au-delà de cette sécurité, vos salariés apprécient la suppression du papier. Elle leur procure :

• l’instantanéité du BSE : accès à leurs bulletins de salaire à tout moment ;
• la pérennité du service : les fiches de paie sont accessibles même en cas de changement d’employeur ;
• l’authenticité : le bulletin de salaire électronique est incontestable et opposable à tout organisme.

Comment réaliser concrètement la dématérialisation des fiches de paie dans votre entreprise ?

Se lancer dans la paie au format numérique demande de l’organisation au sein de l’entreprise. L’employeur doit d’abord choisir les outils de dématérialisation et d’archivage. Ensuite, il doit mettre en place les procédures pour respecter les dispositions légales.

Choisir une application pour fiche de paie et un coffre-fort numérique

La gestion correcte de la paie nécessite de mobiliser à la fois les bonnes ressources et les bons outils. Voici les points à examiner afin de choisir sa solution de coffre-fort numérique pour bulletin de paie :

• la conformité avec la loi et les normes (intégrité, confidentialité et accessibilité des données archivées sur le coffre-fort électronique) ;
• un archivage garanti pendant toute la durée légale, avec des solutions de récupération des données, en cas de rupture du service par le prestataire ;
• l’authentification des documents (système d'empreinte numérique, horodatage et cryptage des fichiers) ;
• une accessibilité sécurisée, avec une gestion des droits d’accès qui assure la confidentialité ;
• une insertion de la solution e-coffre-fort dans l’équipement informatique existant dans l’entreprise, notamment avec le logiciel de paie utilisé (voir notre gamme) ;
• autres fonctionnalités proposées (indexation pour la recherche des documents, signature électronique, stockage d’autres informations).
  

Respecter les obligations légales en matière de coffre-fort électronique pour bulletins de paie

Parmi les obligations qui incombent à l’employeur en matière de paie, citons la mise à disposition périodique des fiches de paie.

Le coffre-fort numérique permet de s’y conformer. L’entreprise doit s’assurer de respecter les caractéristiques légales pour ce type d’archivage en ligne :

• authenticité et traçabilité des documents stockés intégrité 
• accès nominatif, sécurisé et confidentiel 
• disponibilité sur toute la durée requise par la loi 
• solution de récupération des données si le service e-coffre-fort s’arrête.

Informer les salariés de la dématérialisation de la paie et du processus e-coffre-fort

L’employeur a la charge d’informer tous les salariés, avant de démarrer le processus de paie dématérialisé et d’e-coffre-fort. II doit leur expliquer leur droit de refuser. Ceci vaut aussi à l’embauche de tout employé.

En cas de rejet du bulletin de paie électronique par un salarié, l’entreprise doit lui procurer ses fiches de paie au format papier. Elle dispose de trois mois après la demande. Le choix des collaborateurs est réversible.

Les étapes pour obtenir une fiche de paie dématérialisée

1. calcul des fiches de paie, comme d’habitude, avec votre logiciel de paie ;
2. génération au format PDF des bulletins ;
3. dépôt des fiches de paie sur une plateforme sécurisée.

Cette plateforme réalise alors automatiquement 3 actions précises :

• Dépôt du bulletin de chaque salarié dans un lieu de stockage personnalisé et sécurisé. C’est le coffre-fort numérique du salarié.
• Notification du salarié par e-mail du dépôt d’un document dans son coffre-fort. Ce message comporte un lien cliquable pour accéder à son bulletin de paie.
• L'authentification s’opère avec un identifiant et un mot de passe.
• Dépôt du bulletin de chaque salarié sur son Compte Personnel d’Activité (CPA). En effet, le salarié doit aussi pouvoir consulter ses bulletins de paie électroniques depuis son CPA. C’est une obligation, conformément à l’article 5151-6 du Code du travail.

Découvrez le kit employeur clé en main d’ISAPAYE pour vos bulletins de paie électroniques

• un poster à afficher dans l’entreprise 
• le rétroplanning à respecter pour employeur 
• le guide de la dématérialisation des bulletins pour l’employeur 
• le guide d’utilisation du coffre-fort pour les salariés.
  
  

• Pour vos salariés qui auront refusé la dématérialisation de leurs fiches de paie : nous gérons l’envoi au format papier des bulletins.
• Les autres salariés reçoivent une notification par e-mail, lors du dépôt des bulletins dans leur coffre-fort.

Le coffre-fort numérique pour bulletin de paie : une évolution technologique simple avec Agiris

L’automatisation et la dématérialisation des documents administratifs s'intensifient dans les entreprises. Après les banques, les factures et la paie emboîtent le pas.

En adoptant ces processus numériques, vous gagnez du temps et de l’argent. Vous répondez aussi à un besoin de vos salariés de sécuriser simplement leurs fiches de paie jusqu’à leur retraite. Envie d’automatiser la gestion de la paie ?

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