Automatisation des tâches et des process n'est rien sans l'humain
Qui dit facture électronique, dit automatisation ! En intégrant votre logiciel comptable à l'une des futures plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), vous serez en mesure de traiter en temps réel les pièces comptables de vos clients...
En quoi consiste la réforme de la facture électronique ?
La réforme de la facture électronique, ce n’est pas juste de passer ses factures d’un format papier à un format numérique. Cette réforme va révolutionner le contrôle et la circulation des factures.
Il sera obligatoire pour chaque entreprise d’adapter les circuits d’émission, de réception et de suivi de ses factures de vente et d’achat.
Ainsi, il sera interdit de faire circuler des factures sous format papier, par e-mail ou via un lien de téléchargement.
Il est aussi important de comprendre qu’il y aura, en réalité, non pas une mais deux obligations :
- L’e-Invoicing pour les factures de professionnels à professionnels en France (BtoB)
- L’e-Reporting pour les ventes de professionnels à particuliers (BtoC) et pour les ventes de professionnels à professionnels hors France.
Les cabinets d’expertise-comptable et les entreprises devront ainsi opter pour une solution d’émission et réception des factures.
Quel format doit avoir une facture électronique ?
Il existe 3 formats principaux de factures électroniques : FACTUR-X, UBL et CII.
Le format FACTUR-X a l’avantage d’être hybride car il combine :
- Un format PDF lisible par l’humain.
- Un fichier XML lisible par la machine. C’est ce fichier qui contient les informations détaillées telles que SIREN de l’émetteur et du destinataire, numéro de facture, date et adresse livraison, période de facturation, détail des lignes des factures, etc.
Une facture électronique doit respecter les mêmes obligations que les factures papier : intégrité, origine garantie dès émission, archivage et mentions obligatoires.
Pour être valide, une facture électronique doit être créée, transportée, reçue et archivée sous forme électronique. Ainsi une facture papier transformée en PDF avec un scanner n’est pas une facture électronique.
L’e-Invoicing impose aux entreprises de choisir une plateforme pour recevoir leurs factures d’achat et pour déposer leurs factures de vente. Cette plateforme sera, selon le choix de l’entreprise :
- Soit la plateforme publique appelé PPF (Portail public de facturation) ;
- Soit une plateforme privée certifiée appelée PDP (Plateforme de dématérialisation partenaire).
La plateforme aura pour fonction d’assurer la circulation contrôlée des informations entre l’entreprise, ses clients, ses fournisseurs et l’Etat. Voici un schéma pour vous expliquer comment cela fonctionne en pratique :
L’entreprise A émet avec son logiciel de gestion commerciale sa facture de vente au format numérique à destination de l’entreprise B. Son logiciel la dépose sur la Plateforme qu’elle aura choisie. Puis les étapes s’enchainent :
- Un contrôle de conformité de la facture déposée est réalisé par la plateforme (respect des données obligatoires, format de facture autorisé…).
- Grâce au SIREN / SIRET de l’entreprise B, la plateforme de l’entreprise A sait quelle est la plateforme choisie par l’entreprise B. Cette identification est possible grâce à l’annuaire national qui sera mis en place (c’est comme « les pages blanches », mais à la place de l’adresse postale ou du numéro de téléphone de l’entreprise, on y trouvera le N° d’immatriculation de sa plateforme).
- La plateforme de l’entreprise A extrait de la facture numérique les données obligatoires pour les Impôts (informations d’en-tête, pied de facture, détail des lignes…).
- La facture originale de l’entreprise A est archivée dans sa plateforme et transférée à la plateforme du destinataire (l’entreprise B).
- L’entreprise B récupère dans son logiciel de comptabilité, depuis sa plateforme, la facture numérique émise par l’entreprise A.
- Le flux retour a lieu. L’entreprise A va être informée via sa plateforme si l’entreprise B accepte et paye sa facture. Si l’entreprise A est sujette à la TVA à l’encaissement, la DGFiP (Direction générale des Finances publiques) sait alors qu’il faut collecter la TVA.
L’e-reporting
L’e-reporting est complémentaire à l’e-invoicing et concerne :
- Les factures BtoB hors de France (par exemple si un vigneron français exporte son vin auprès de cavistes ou restaurateurs étrangers).
- Les factures aux Particuliers (par exemple un éleveur vendant sa viande en circuit court).
- Les ventes avec ticket de caisse / caisse enregistreuse.
Cet e-reporting sera envoyé à la plateforme choisie par l’entreprise qui le fera suivre à la DGFiP. Voici un schéma pour vous expliquer comment cela fonctionne en pratique :
PPF : le Portail Public de Facturation
Le Portail Public de Facturation a pour mission d’assurer l’administration de l’annuaire et de délivrer un service gratuit aux entreprises ayant fait le choix de cette plateforme. Ces dernières pourront y saisir, déposer, transmettre et recevoir leurs factures.
Ce portail servira également de concentrateur pour les factures et les données de facturation afin de les transmettre à l’administration fiscale.
PDP : les Plateformes de Dématérialisation Partenaires
Des opérateurs privés seront reconnus comme plateformes de dématérialisation partenaires. Les PDP offriront un service payant, probablement enrichi de fonctionnalités complémentaires à celles proposées par le PPF.
Pour être PDP, les opérateurs doivent se faire immatriculer auprès de l’administration fiscale pour une durée de 3 ans renouvelable. Seules les plateformes de dématérialisation immatriculées et le PPF pourront transmettre les factures à leurs destinataires et envoyer les données de facturation ou de transactions à l’administration fiscale.
Les modalités et conditions d’immatriculation des plateformes de dématérialisation privées seront précisées par un Décret en Conseil d’Etat.
OD : les Opérateurs de Dématérialisation
Editeurs de logiciels d’ERP, d’outils de gestion commerciale, de pré-comptabilité… Les opérateurs de dématérialisation désignent tous les opérateurs offrant des services de dématérialisation de factures non immatriculés. En clair, ce sont les opérateurs qui n’ont pas été reconnus comme PDP par l’Administration fiscale, mais qui jouent un rôle dans le circuit de dématérialisation.
La PDP et la PPF sont les deux acteurs incontournables de la réforme. Toute facture émise ou reçue devra passer par l’un d’entre eux pour être conforme et donc recevable par une entreprise assujettie Française. Toutes les factures seront vérifiées : données obligatoires, conformité des formats, conformité de la numérotation chronologique, etc.
- Les avoirs devront mentionner le numéro de la facture d’origine ;
- Les factures de solde devront mentionner les numéro des factures d’acomptes.
Toutes les factures non conformes seront rejetées. Elles véhiculeront les informations de STATUT des factures : Refus ou Acceptation et elles extrairont de nombreuses données pour la DGFiP.
Retrouvez ci-dessous en image ce que comprend une PDP vs une PPF et une OD :
Toutes les entreprises assujetties à la TVA devront avoir choisi une PDP ou le PPF avant le 01/07/2024.
Mais une même entreprise pourra choisir :
- Une seule plateforme pour couvrir tous ses besoins (achats/ventes …)
- Une plateforme pour ses achats et une autre pour ses ventes et une troisième pour le E-Reporting
- Plusieurs plateformes pour ses ventes (une par SIRET ou une par logiciel de facturation …)
- Plusieurs plateformes pour ses achats (une par service achat ou par métier …)
- Plusieurs plateformes pour son E-Reporting (une par système informatique …)
La seule contrainte : tout achat ou vente B2B doit passer par une PDP ou le PPF.