Facture électronique : définition et obligations

Depuis 2020, une entreprise qui souhaite envoyer une facture à un client « collectivité publique » ne peut plus le faire en lui adressant cette facture par courrier ou par e-mail au format PDF. Elle doit impérativement transmettre cette facture par le portail d’Etat appelé « Chorus Pro ». Le but étant de digitaliser l'ensemble du processus de facturation.

• En quoi consiste la réforme de la facture électronique ?
• Quel format doit avoir une facture électronique ?
• L’E-invoicing et e-reporting : ce qui change en 2024
• Définitions et précisions sur les plateformes : PDP, PPF, OD ?
• Quel est le calendrier de la facture électronique ?
• Quels sont vos enjeux pour vous et vos clients à travers la réforme de la Facture Electronique ?
• Comment AGIRIS se positionne face à la réforme de la Facture Electronique ?

La réforme de la facture électronique, ce n’est pas juste de passer ses factures d’un format papier à un format numérique. Cette réforme va révolutionner le contrôle et la circulation des factures.  

Il sera obligatoire pour chaque entreprise d’adapter les circuits d’émission, de réception et de suivi de ses factures de vente et d’achat.
Ainsi, il sera interdit de faire circuler des factures sous format papier, par e-mail ou via un lien de téléchargement.  

Il est aussi important de comprendre qu’il y aura, en réalité, non pas une mais deux obligations : 

• L’e-Invoicing pour les factures de professionnels à professionnels en France (BtoB)  
• L’e-Reporting pour les ventes de professionnels à particuliers (BtoC) et pour les ventes de professionnels à professionnels hors France.

Les cabinets d’expertise-comptable et les entreprises devront ainsi opter pour une solution d’émission et réception des factures.

Il existe 3 formats principaux de factures électroniques : FACTUR-X, UBL et CII. 

Le format FACTUR-X a l’avantage d’être hybride car il combine : 

• Un format PDF lisible par l’humain. 

• Un fichier XML lisible par la machine. C’est ce fichier qui contient les informations détaillées telles que SIREN de l’émetteur et du destinataire, numéro de facture, date et adresse livraison, période de facturation, détail des lignes des factures, etc. 

Une facture électronique doit respecter les mêmes obligations que les factures papier : intégrité, origine garantie dès émission, archivage et mentions obligatoires. 

Pour être valide, une facture électronique doit être créée, transportée, reçue et archivée sous forme électronique. Ainsi une facture papier transformée en PDF avec un scanner n’est pas une facture électronique.  

L’e-Invoicing impose aux entreprises de choisir une plateforme pour recevoir leurs factures d’achat et pour déposer leurs factures de vente.  Cette plateforme sera, selon le choix de l’entreprise :  

• Soit la plateforme publique appelé PPF (Portail public de facturation) ;
• Soit une plateforme privée certifiée appelée PDP (Plateforme de dématérialisation partenaire).

La plateforme aura pour fonction d’assurer la circulation contrôlée des informations entre l’entreprise, ses clients, ses fournisseurs et l’Etat. Voici un schéma pour vous expliquer comment cela fonctionne en pratique :

L’entreprise A émet avec son logiciel de gestion commerciale sa facture de vente au format numérique à destination de l’entreprise B. Son logiciel la dépose sur la Plateforme qu’elle aura choisie. Puis les étapes s’enchainent : 

1. Un contrôle de conformité de la facture déposée est réalisé par la plateforme (respect des données obligatoires, format de facture autorisé…).  
2. Grâce au SIREN / SIRET de l’entreprise B, la plateforme de l’entreprise A sait quelle est la plateforme choisie par l’entreprise B. Cette identification est possible grâce à l’annuaire national qui sera mis en place (c’est comme « les pages blanches », mais à la place de l’adresse postale ou du numéro de téléphone de l’entreprise, on y trouvera le N° d’immatriculation de sa plateforme). 
3. La plateforme de l’entreprise A extrait de la facture numérique les données obligatoires pour les Impôts (informations d’en-tête, pied de facture, détail des lignes…).  
4. La facture originale de l’entreprise A est archivée dans sa plateforme et transférée à la plateforme du destinataire (l’entreprise B). 
5. L’entreprise B récupère dans son logiciel de comptabilité, depuis sa plateforme, la facture numérique émise par l’entreprise A.
6. Le flux retour a lieu. L’entreprise A va être informée via sa plateforme si l’entreprise B accepte et paye sa facture. Si l’entreprise A est sujette à la TVA à l’encaissement, la DGFiP (Direction générale des Finances publiques) sait alors qu’il faut collecter la TVA.

L’e-reporting est complémentaire à l’e-invoicing et concerne :

• Les factures BtoB hors de France (par exemple si un vigneron français exporte son vin auprès de cavistes ou restaurateurs étrangers).
• Les factures aux Particuliers (par exemple un éleveur vendant sa viande en circuit court).
• Les ventes avec ticket de caisse / caisse enregistreuse.

Cet e-reporting sera envoyé à la plateforme choisie par l’entreprise qui le fera suivre à la DGFiP. Voici un schéma pour vous expliquer comment cela fonctionne en pratique :

PPF : le Portail Public de Facturation

Le Portail Public de Facturation a pour mission d’assurer l’administration de l’annuaire et de délivrer un service gratuit aux entreprises ayant fait le choix de cette plateforme. Ces dernières pourront y saisir, déposer, transmettre et recevoir leurs factures.

Ce portail servira également de concentrateur pour les factures et les données de facturation afin de les transmettre à l’administration fiscale.

PDP : les Plateformes de Dématérialisation Partenaires

Des opérateurs privés seront reconnus comme plateformes de dématérialisation partenaires. Les PDP offriront un service payant, probablement enrichi de fonctionnalités complémentaires à celles proposées par le PPF. 

Pour être PDP, les opérateurs doivent se faire immatriculer auprès de l’administration fiscale pour une durée de 3 ans renouvelable. Seules les plateformes de dématérialisation immatriculées et le PPF pourront transmettre les factures à leurs destinataires et envoyer les données de facturation ou de transactions à l’administration fiscale. 

Les modalités et conditions d’immatriculation des plateformes de dématérialisation privées seront précisées par un Décret en Conseil d’Etat.

OD : les Opérateurs de Dématérialisation

Editeurs de logiciels d’ERP, d’outils de gestion commerciale, de pré-comptabilité… Les opérateurs de dématérialisation désignent tous les opérateurs offrant des services de dématérialisation de factures non immatriculés. En clair, ce sont les opérateurs qui n’ont pas été reconnus comme PDP par l’Administration fiscale, mais qui jouent un rôle dans le circuit de dématérialisation. 

La PDP et la PPF sont les deux acteurs incontournables de la réforme. Toute facture émise ou reçue devra passer par l’un d’entre eux pour être conforme et donc recevable par une entreprise assujettie Française. Toutes les factures seront vérifiées : données obligatoires, conformité des formats, conformité de la numérotation chronologique, etc.

• Les avoirs devront mentionner le numéro de la facture d’origine ;
• Les factures de solde devront mentionner les numéro des factures d’acomptes.

Toutes les factures non conformes seront rejetées. Elles véhiculeront les informations de STATUT des factures : Refus ou Acceptation et elles extrairont de nombreuses données pour la DGFiP.

Retrouvez ci-dessous en image ce que comprend une PDP vs une PPF et une OD : 

Toutes les entreprises assujetties à la TVA devront avoir choisi une PDP ou le PPF  avant le 01/07/2024. ​ 

Mais une même entreprise pourra choisir :

• Une seule plateforme pour couvrir tous ses besoins (achats/ventes …)

ou

• Une plateforme pour ses achats et une autre pour ses ventes et une troisième pour le E-Reporting
• Plusieurs plateformes pour ses ventes (une par SIRET ou une par logiciel de facturation …)
• Plusieurs plateformes pour ses achats (une par service achat ou par métier …)
• Plusieurs plateformes pour son E-Reporting (une par système informatique …)

L’objectif est de faciliter l’organisation en cas de contrainte métier, ​mais il sera préférable de minimiser le nombre de plateformes pour en simplifier la gestion​. 

La seule contrainte : tout achat ou vente B2B doit passer par une PDP ou le PPF​.

Cette obligation entre en vigueur le 1er juillet 2024 avec une fin de la période de transition au 1er janvier 2026. 

À partir du 1er  juillet 2024, toute entreprise devra recevoir ses factures fournisseurs sous format électronique. Ces factures reçues constitueront l’original fiscal et devront être archivées comme preuves. Même si un exemple papier est imprimé, celui-ci n’aura aucune valeur fiscale en cas de contrôle. En conséquence, il faudra que le chef d’entreprise archive les originaux fiscaux. Cet archivage est un des services apportés par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). 

À partir du 1er  juillet 2024, les entreprises devront émettre leurs factures de vente en format électronique. Cette obligation va se mettre en place de façon progressive entre juillet 2024 et janvier 2026 selon la taille des entreprises, et au plus tard le 1er janvier 2026 pour les PME et TPE.

Vos collaborateurs seront amenés à expliquer la réforme et ses conséquences. C’est pourquoi il faut savoir inquiéter les clients les plus négligents, rassurer les plus inquiets et savoir construire un plan d’action global pour chaque client. Il faut mener les changements de cette réforme en mode projet en nommant un ou plusieurs chefs de projet au sein de votre cabinet. Ces référents spécialistes seront les clés pour accompagner les chefs d’entreprise.

Il est important de les accompagner pour que chacun comprenne ce qui s’impose à eux (les nouvelles données obligatoires, le rôle des plateformes, les statuts des factures…), en leur exposant quels enjeux et quels bénéfices ils pourront en tirer ! Il y a des actions prioritaires à identifier comme :

• Adapter leurs méthodes et former leurs salariés
• Adapter leur système informatique
• Collecter les SIREN de leurs clients
• Choisir au moins une plateforme avant juillet 2024

Et bien sûr il faut les préparer pour qu’ils puissent anticiper, dans leur intérêt mais le vôtre aussi !

Experts-comptables, vos autres missions ne vont pas se réduire ! La réduction du temps de votre collecte et saisie viendra plus tard. C’est pourquoi il faut évaluer le temps à consacrer à vos clients pour ce projet et engager l’accompagnement le plus tôt possible afin de l’étaler sur 3 ans, pour que vos équipes aient le temps de se former, s’informer et échanger avec les clients du cabinet.

Nous entendons par là les clients qui ont :

• L’organisation la plus complexe ;
• Le plus de salariés concernés ;
• Le système informatique le plus sensible ou qui n’évolue plus, ou qui combine des caisses et un système de facturation, et donc avec la plus grande inertie en cas de changement ;
• Des clients internationaux ;
• Ou encore les fameux « Arthur boîte à chaussures » qui cumulent les factures papier.

Pour faire ce choix il faut que vous preniez en compte celle qui conviendra au plus grand nombre de vos clients en termes de périmètre fonctionnel, de simplicité d’utilisation ou d’intégration à leurs outils. Cette plateforme devra vous permettre de mieux maîtriser et sécuriser l’usage des données de vos clients et qui aura la connexion la plus fluide avec vos outils de production et vos offres de services.

• Accompagnement au projet Facture Electronique de chacun de vos clients ;
• Assistante et contrôle du E-Reporting ;
• Mise en place de nouvelles offres de pilotage notamment grâce au détail des lignes de factures : analytique plus fine, tableaux de bords personnalisés et plus fréquents, etc.

AGIRIS est candidat PDP avec la solution « eFacture », proposée par son partenaire privilégié Cecurity.com 

Comment allons-nous accompagner les experts-comptables et leurs clients ? 

• En proposant une solution complète de production comptable et d’automatisation des écritures, de la PDP jusqu’aux outils collaboratifs pour les clients ;
• En garantissant aux utilisateurs de notre PDP qu’ils maîtriseront totalement l’usage des données de leurs clients ;
• En permettant un démarrage dès 2023 pour alléger la charge ultérieure, dans le respect de la réglementation actuelle qui s’éteindra le 1/7/2024.