FAQ : Facture électronique

Questions sur la réforme de la facture électronique

Acompte

Que faire lorsque des acomptes sont versés sans facture ?

C'est déjà interdit depuis le 1er janvier 2023 : tout encaissement d'acompte DOIT faire l'objet d'une facture d'acompte.

Est-ce que les factures d'acompte devront transiter par les plateformes ?

Les factures d'acompte sont considérées comme des factures définitives et donc payables et devront donc transiter via les plateformes.

Comment gérer un acompte auto-facturé ?

Un acompte encaissé doit faire l’objet d’une facture (obligation depuis janvier 2023).
Encaisser le chèque sans avoir émis de facture est donc interdit. Cela s’applique aussi aux acomptes en auto-facturation.

Annuaire

Comment pourra-t-on identifier la plateforme de son client ? 

Chaque entreprise assujettie à la TVA choisira sa plateforme. Sa plateforme l'inscrira dans l'annuaire de l'Etat avec son numéro de SIRET. Chaque facture doit indiquer le numéro de SIRET de l'entreprise destinataire. Cette information permettra à la plateforme du fournisseur de savoir vers quelle plateforme destinataire la facture devra être envoyée.
L'annuaire permettra seulement de savoir que l'entreprise client est attachée à une PDP sans savoir laquelle. Seules les PDP et le PPF auront accès à cette information pour éviter le démarchage.

Autoentrepreneur

Je suis autoentrepreneur, suis-je assujettis à la réforme ?

Oui, la réforme de la facture électronique concerne l’ensemble des assujettis à la TVA établis en France, c’est-à-dire l’ensemble des entreprises ou entités qui exercent de manière indépendante une activité économique à titre habituel et qui sont donc soumises à la TVA.
Explication de la Direction Générale des Finances Publiques.

Avoir

Comment peut-on faire s'il y a une erreur sur une facture de vente ?
Est-ce que l'on peut générer des avoirs ?
Est-ce qu'on peut émettre un avoir pour partiellement annuler une facture ?
Est-ce que les avoirs suivent le même processus de e-invoicing que les factures ? 

Cela se passe comme aujourd'hui. Vous annulez une facture par un avoir. Ensuite vous émettez une nouvelle facture corrigée. L'annulation d'une facture par un avoir doit bien être renseignée sur la plateforme pour que la DGFIP en soit informée pour le traitement de la TVA. Les avoirs suivent bien le même processus de e-invoicing. Les avoirs partiels restent possibles. Si un avoir (total ou partiel) est lié à une facture antérieure, le numéro de cette facture doit figurer sur l'avoir. 

Est-ce possible d'émettre une facture non définitive pour éviter de réaliser un avoir si le client n'est pas d'accord ?

Il est préférable d'émettre un devis à faire valider par le client avant l'émission d'une facture. Uniquement des factures définitives peuvent être déposées sur des plateformes de dématérialisation et feront donc l'objet d'un avoir si le client la refuse. Une facture "non définitive" est un projet de facture qui ne doit laisser aucune ambiguïté qui pourrait laisser comprendre qu'il s'agit d'une facture. Dans ce cas, c'est autorisé et il n'y a pas obligation de le transférer via une PDP. 

Comptable

Comment envoyer des factures fournisseurs reçues dans sa bannette à son cabinet comptable ?

Vous pouvez toujours les transmettre comme avant jusqu'à ce que vos fournisseurs soient passés à l'envoi dématérialisé des factures donc jusqu'à la date limite de mise en place de la réforme. Cependant, vous pouvez déjà demander à vos fournisseurs de vous envoyer les factures de façon dématérialisée en fournissant votre adresse mail et n° de SIRET.

Si c'est mon cabinet comptable/prestataire comptable qui fait la saisie des factures en comptabilité et éventuellement leur paiement, comment cela va-t-il se passer ?

 

Comment et à qui seront transmises mes factures électroniques ? 

Les factures électroniques sont forcément transmises de la plateforme dématérialisée du fournisseur vers celle du client. Renseignez-vous auprès de la plateforme de votre choix s'il y a possibilité de donner un accès avec gestion des droits à votre cabinet/prestataire comptable pour la gestion de votre comptabilité. 

Date

Est-ce nécessaire de choisir une plateforme avant la date limite d'obligation d'envoi de factures pour les TPE/PME ? 

Concernant l'émission pour les TPE/PME, effectivement elle est obligatoire uniquement à partir du 1er septembre 2027, en revanche, la réception des factures d'achats domestiques via une plateforme (publique ou privée) est obligatoire pour toutes les entreprises
assujetties dès le 1er septembre 2026. 

Délais

Quel est le délai d'envoi des factures ?

Les modalités de facturation resteront identiques. Le dépôt d’une facture électronique n’est pas encadré par un délai particulier : les assujettis continueront à déposer leurs factures au fil de l’eau. 

Quelle est la durée pour vérifier et valider une facture d'achat ?

Rien ne change, pour chaque facture un délai de paiement est précisé (Code de Commerce « Sous-section 2 : Délais de paiement (Articles L441-10 à L441-16) ») et la vérification doit intervenir avant ce délai afin de valider/payer ou refuser la facture et en informer le fournisseur.

Dans le cas de factures réglables à réception, quel est le délai de traitement en passant par des plateformes ? 

Le délai de traitement par les plateformes est une question de quelques minutes. Le délai de traitement par le client est comme aujourd'hui, cela dépend de sa vitesse de réaction. 

DOM

Est-ce que les entreprises établies dans les départements d'Outre-Mer sont soumises au e-reporting et au e-invoicing ?

Si vous êtes un opérateur établi dans les départements de la Martinique, la Guadeloupe et La Réunion, vous êtes concernés par les deux dispositifs, facturation électronique et e-reporting. En effet, la TVA est applicable dans ces trois départements et les entreprises qui y sont établies sont des assujetties à la TVA.
Les prestations de services entrent dans le champ d’application de la facturation électronique, alors que les livraisons de biens entrent dans le champ d’application du e-reporting car elles sont considérées comme des exportations.
Exception : les livraisons de biens réalisées entre des assujettis établis en Guadeloupe et Martinique entrent dans le champ de la facturation électronique car ces deux territoires ne sont pas considérés
comme territoires d’exportation l’un envers l’autre.
En revanche, si vous êtes établis en Guyane ou à Mayotte, vous n’êtes pas concernés par la facturation électronique. Vous pouvez cependant, comme les opérateurs non établis en France, être soumis à l’obligation de transmission des données dès lors que vous réalisez des opérations réputées situées en France soumises à TVA au sens de l’article 290-II du code général des impôts.

Duplicata

Si un client nous dit qu'il n'a jamais reçu la facture, pourra-t-on la renvoyer ?

Avec la mise en place de la réforme ce cas de figure n'existera plus étant donné que toutes les entreprises assujetties à la TVA devront avoir une plateforme pour recevoir et tracer leurs factures. Pour vos clients particuliers ou étrangers non soumis à l'obligation, la plateforme et la traçabilité qu'elle propose vous permettra de vous assurer de sa bonne réception. Mais effectivement, rien ne vous empêche de renvoyer la facture dans ce cas tout en sachant que la facture légale sera celle ayant transitée par la plateforme.

Envoi de facture

Est-ce que je peux envoyer ma facture électronique à mon client professionnel français par courriel ?

Non, dans le cadre de la réforme, toutes les factures envoyées entre professionnels assujettis à la TVA devront respecter une forme électronique normée, comporter certaines mentions obligatoires, et être transmises via l’intermédiaire de plateformes de dématérialisation. 
Explication de la Direction Générale des Finances Publiques

Export

Est-ce que la réforme française de l'e-facturation ne concerne que les échanges sur le marché français ?

Que se passe-t-il avec des échanges UE voir hors UE ?

Le e-invoicing ne concerne que les échanges entre entreprises sur le marché français. Les ventes hors France doivent être déclarées par le e-reporting. Renseignez-vous en choisissant la plateforme si elle vous permet de traiter l'ensemble de vos factures, que ce soit à destination d'entreprises ou collectivités en France, des clients à l'export ou des particuliers. L'envoi des factures vers des clients à l'export et des particuliers pourra toujours se réaliser comme aujourd'hui par e-mail, par courrier ou via la plateforme tant qu'on respecte le e-reporting.

Est-ce que l'obligation de e-facturation sera imposée dans tous les pays de l'UE ?

Fin décembre 2022, la Commission européenne a proposé un projet de directive relatif à la TVA à l’ère du numérique (VIDA pour VAT in the digital age). Il comprend notamment la généralisation de l’obligation de facturation électronique à toute l’Union européenne.
Aucune date précise tant que cela est à l'état de projet. Aujourd'hui, les états membres doivent demander une dérogation à l'UE pour imposer la facture électronique, et avec VIDA il faudra au contraire demander une dérogation pour ne pas rendre la facture électronique obligatoire.

Qu'en est-il pour les factures avec un numéro de TVA français mais qui sont envoyées au sein de l'Union Européenne car le service de comptabilité se trouve au sein de l'Union Européenne ?

Ce qui compte, c'est d'être assujetti TVA en France (donc avec un SIREN établie en France) même si la tenue de comptabilité est externalisée

Avons-nous actuellement une liste des pays déjà concernés par la facture électronique ?

En Europe, la plupart des Etats-membres échangent des factures électroniques avec leurs administrations publiques. Concernant la facturation dans le secteur privé, seul l'Italie l'a mise en place de manière généralisée et obligatoire. La France comme d'autres vont suivre dans les années qui viennent. La Commission européenne prépare une directive relatif à la TVA à l’ère du numérique (VIDA pour VAT in the digital age). Il comprend notamment la généralisation de l’obligation de facturation électronique à toute l’Union européenne.
Aucune date précise tant que cela est à l'état de projet. Nombre de pays d'Amérique Latine ont également mis en place la facture électronique depuis parfois 20 ans. 

Facture

Est-ce que je suis soumis au e-invoicing alors que j'émets maximum 20 factures par an ? 

Chaque entreprise assujettie à la TVA en France est soumise à e-invoicing dès l'émission de la première facture à une autre entreprise assujettie TVA en France. 
Explication de la Direction Générale des Finances Publiques

Jusqu'à quelle phase peut-on modifier une facture ?

Vous pouvez modifier une facture jusqu'à son émission par votre logiciel vers la plateforme. Une fois que la facture est émise, elle est considérée comme définitive. C'est comme aujourd'hui. Si vous souhaitez apporter une modification, il est requis de faire un
avoir et d'émettre une nouvelle facture. 

Fiche client

Quelles sont les informations qui doivent obligatoirement figurer sur la fiche client ?

Avec la facture électronique certaines données sont obligatoires, et pour la fiche client, il faudra l'adresse postale et les informations de SIREN/SIRET/TVA. L'adresse de livraison devra figurer si elle est différente de l'adresse de facturation.

Format 

Quel sera le format exigé pour les factures ?

Est-ce que le format PDF convient pour l'envoi de factures ?

Il existe 3 formats principaux de factures électroniques : FACTUR-X, UBL et CII. Vous êtes libre de choisir parmi ces formats. Cependant l'émission de la facture uniquement dans ce format ne suffit pas. Elle devra obligatoirement être adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou du portail public de facturation (PPF). Un PDF simple envoyé par voie électronique n'est pas une facture électronique au sens du dispositif et ne convient donc pas. Actuellement, et au moins jusqu'en décembre 2027, un simple PDF pourra être déposé sur les plateformes, comme c'est le cas pour un dépôt sur Chorus-Pro mais nécessitera toujours une validation de éléments reconnus par la plateforme.
Explication de la Direction Générale des Finances Publiques

Impression

Pourra-t-on imprimer les factures avant de les valider car la validation de nos factures passe souvent par plusieurs services ?

Vous pourrez toujours imprimer toutes les factures, mais le document fiscal sera archivé sur la plateforme. Les actions que vous réalisez aujourd'hui (impression - email) seront toujours possibles. Renseignez-vous auprès de la plateforme de votre choix pour savoir si elle propose un workflow de validation permettant à vos validants de vérifier les factures directement sur la plateforme sans avoir besoin de les imprimer. 

Livraison

Par rapport aux contrôles de la marchandise, à quel moment émet-on la facture ?

Est-ce au moment de la livraison ? 

Pas de changement par rapport à aujourd'hui. La facture est émise dès la livraison du bien ou la prestation du service ou lors du paiement d'un acompte. 

Magasin de producteurs

Comment gérer la facturation des ventes en magasin de producteurs et la facturation des commissions sur ventes par le magasin aux producteurs ?

Dans le cas des magasins de producteurs en dépôt vente : le magasin n’achète pas les produits, il vend les produits pour le compte des producteurs. Le magasin est un intermédiaire qui fait des factures de commission aux producteurs. 
Aujourd’hui, c’est déjà le producteur qui déclare la TVA correspondant aux ventes, sur la base des relevés de ventes fournis par le magasin. Demain, c’est donc le producteur qui émettra la e-reporting vers sa plateforme, même s’il utilise pour cela la synthèse des
ventes que continuera à lui donner le magasin. 
En revanche, la facture des commissions sur ventes faite par le magasin aux producteurs devra quant à elle passer par le e-invoicing puisqu’il s’agit d’une transaction B2B.

Particulier

Les factures émises pour des clients particuliers sont-elles soumises au e-invoicing ? 

Les factures pour les clients particuliers ne sont pas soumises au e-invoicing. Cependant, une déclaration de toutes les ventes aux particuliers doit être réalisée dans le cadre du e-reporting.

Faut-il identifier chaque client particulier de façon nominative sur les factures ? 

Aucun changement : les factures aux particuliers ont surtout une valeur en droit commercial (garanties ...). Au sens fiscal, elles n'ont pas plus de valeur qu'un ticket de caisse anonyme (c'est pour cela que ça ne gêne pas la DGFIP de voir des factures adressées à un particulier "client de passage") car elle n'a aucun moyen de vérifier l'identité réelle de
l'acheteur qui ne tient pas de comptabilité. 

Est-ce que la dématérialisation des factures ne concerne que les factures pour les professionnels ou est-ce qu'elle concerne aussi les clients particuliers ?

La réforme de la facture électronique concerne tant les factures vers les professionnels que le reporting associé aux factures vers des clients particuliers ou des clients étrangers. Les factures à destination des clients particuliers n'ont ni obligation ni interdiction d'être dématérialisées mais devront faire l'objet du e-reporting. 

Est-ce obligatoire ou justement interdit d'envoyer la facture par e-mail ou par courrier à des clients particuliers (ou à des entreprises non-assujetties à la TVA) ?

Il n'y a pas d'obligation. Pour les clients particuliers, vous n'êtes pas tenus de passer par des plateformes, vous êtes seulement tenus de respecter les règles du e-reporting. Comme aujourd'hui, un client particulier peut recevoir, selon les cas, un ticket de caisse ou une facture par courrier postal ou par e-mail.
Explication de la Direction Générale des Finances Publiques

Est-ce qu'on doit envoyer un chiffre d'affaires global à la fin du mois lorsqu'on travaille avec des clients particuliers ?

Les ventes aux clients particulier (et vers l'étranger) sont soumises à déclaration dans le cadre du e-reporting, le cumul du chiffre d'affaires (comme un z-de-caisse) doit être déclaré selon la fréquence suivante : 
Si vous êtes à la TVA régime normal mensuel = envoi à réaliser en fin de décade + 10 jours
Si vous êtes à la TVA régime trimestriel = envoi à réaliser à la fin de chaque mois + 10 jours
Si vous êtes à la TVA régime simplifié = envoi à réaliser à la fin de chaque mois + 30 jours
Si vous êtes au régime Franchise de base TVA = envoi à réaliser tous les deux mois, fin de mois + 30 jours 

Est-ce que les ventes directes avec ticket de caisse rentrent dans le cadre de la réforme de la facture électronique ?

Oui, toute vente avec ticket de caisse rentre dans la réforme. Il faut différencier entre des destinataires particuliers et professionnels. Une vente directe auprès d'un professionnel doit faire l'objet d'une émission de facture déposée sur une plateforme dans le cadre du e-invoicing. Une vente directe auprès d'un particulier doit être déclarée sur la plateforme dans le cadre du e-reporting (qu'elle soit matérialisée par un ticket de caisse ou une facture commerciale)

Je reçois des factures émises par un particulier, sommes-nous dans le champ de la réforme ?

Exemple : facture pour fermage (donc CtoB)
Hors champ de la réforme (n’entre pas dans la déclaration TVA).

Prestation

Comment gérer la facturation dans le cas des banques de travail (pas d’échange de biens entre agri, mais échanges d’heures de travail) ?

Ce sont des prestations qui sont soumises aux mêmes règles que les autres prestations de service (et de TVA / encaissement), et ces règles ne sont pas modifiées par la réforme de la facture électronique. 

Proforma

Est-ce que les factures proforma devront transiter par les plateformes ?

Les factures proforma n'ont pas valeur de factures, donc elles n'auront pas l'obligation d'être envoyées via les plateformes. Les factures proforma seront envoyées par mail ou par le canal de distribution souhaité (qui pourrait être une PDP si elle propose ce service non obligatoire), puis après validation vous pourrez envoyer sur la plateforme votre facture définitive.

Règlement

Est-ce que la réforme a un impact sur le mode de règlement du client ? Le prélèvement sera-t-il toujours possible ?

Il n’y a pas d’impact sur le mode de règlement.

Quelle est la procédure pour la saisie des règlements ?

Aucun changement dans les pratiques de règlement mais les entreprises qui émettent des factures avec TVA sur Encaissement devront être en mesure de transmettre à leur plateforme les montants encaissés pour les factures concernées (car c'est le fait générateur de la TVA collectée)

SIRET

Est-ce que le n° de SIRET doit figurer sur toutes les factures ?

Le SIREN sera une mention obligatoire de chaque facture (ou le SIRET qui contient le SIREN). Cela permettra à la plateforme du fournisseur de retrouver dans l'annuaire de l'Etat à quelle plateforme du destinataire il faudra transmettre la facture. Chaque entreprise assujettie à la TVA devra choisir sa plateforme et sa plateforme renseignera l'annuaire de l'Etat. Le n° de SIREN et le n° de TVA intracommunautaire deviennent également des mentions obligatoires. 

Taille

Comment savoir quelle entreprise est concernée par quelle date de mise en place de la réforme ?

La taille de l’entreprise est appréciée selon les critères définis à l’article 51 de la loi n°2008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l’économie et dans son décret d’application n°2008-1354 du 18 décembre 2008 :
une microentreprise est une entreprise dont l'effectif est inférieur à 10 personnes et dont le chiffre d'affaires ou le total du bilan annuel n'excède pas 2 millions d'euros ;
une PME est une entreprise dont l’effectif est inférieur à 250 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel n'excède pas 50 millions d'euros ou dont le total de bilan n'excède pas 43 millions d'euros ;
une ETI, entreprise de taille intermédiaire, est une entreprise qui n'appartient pas à la catégorie des PME, dont l’effectif est inférieur à 5000 personnes et dont le chiffre d'affaires annuel n'excède pas 1 500 millions d'euros ou dont le total de bilan n'excède pas 2 000 millions d'euros ;
une grande entreprise est une entreprise qui ne peut pas être classée  dans les catégories précédentes. 

TVA

Est-ce que nous devrons toujours faire une déclaration de TVA ou sera-t-elle automatique ?

Dans un premier temps, la déclaration sera toujours à faire, mais l'objectif de l'Etat est bien (à une échéance non de rendre les déclarations plus simples avec un pré-remplissage tel que c'est fait pour l'impôt sur le revenu. 

Est-ce que les organismes de formation exonérés de TVA sont concernés par la réception et par l'émission des factures électroniques ?

Ce qui compte, c'est d'être identifié comme assujetti à la TVA, et donc faisant une déclaration de TVA (collectée et déductible), même si de nombreuses factures sont exonérées compte-tenu de leur nature. Dans le doute, il faut consulter son expert-comptable

Est-ce du e-reporting ou du e-invoicing lorsque je facture à une entreprise en franchise / en suspension de TVA ?

Si le client est assujetti (ce qui est le cas d'une entreprise en Franchise de base ou qui pratique la suspension de TVA), les factures à des clients eux-même assujettis TVA relèvent toujours du e-invoicing

Est-ce que la réforme de la facture électronique s'applique aux entreprises non-assujetties à la TVA ?

Si une entreprise n'est pas assujettie à la TVA (ne faisant aucune déclaration de la TVA), la réforme ne lui est pas applicable.

J’ai une vente qui s’étale sur 1 an et, en cours d’année, je passe de régime forfaitaire au régime réel TVA. Comment passer d’un début de vente forfaitaire à une vente finale avec TVA ?

Les factures d’acompte déjà émises avant passage de seuil TVA ne sont pas remises en cause. Les factures qui sont émises à posteriori du changement de régime devront inclure la TVA. Charge à l’agriculteur de prévenir sa coop qui auto-facture de ce passage de seuil !

Comment gérer des factures avec des taux de TVA différents ?

Exemple : vente de bovins TVA 5% et contrôle Normabev TVA 20% Le cas de facture multi-taux est très fréquent et il est bien prévu dans les factures électroniques. Le sujet qui pose difficulté concerne la manière de comptabiliser les acomptes et les règlements partiels quand il y a plusieurs taux de TVA, mais ce problème n’est pas amené par la facture électronique car il existe déjà. La manière de traiter ces acomptes et leur déduction sur la facture finale sera précisée par la DGFIP dans sa documentation “Spécifications Externes” publiée en juillet 2023.

Anticipation

Est-ce un problème si mon entreprise est équipée d'une plateforme alors que mes fournisseurs et mes clients ne le sont pas ? 

En attendant la mise en application de la réforme en 2026, vous pouvez déjà commencer sans que vos fournisseurs ou clients soient équipés. Avec eFacture, la plateforme d'ISAGRI, il est possible de fournir une adresse mail dédiée qui permettra à vos fournisseurs d'envoyer les factures par mail directement dans votre dossier sur la plateforme. Vous pouvez envoyer à partir de la plateforme eFacture des factures par mail à des destinataires n'ayant pas de plateforme (particulier, client export ou client professionnel n'ayant pas encore fait son choix avant l'application de la réforme). Vous pouvez également faire des envoies par courrier papier, comme aujourd'hui, pour des clients non-assujettis à la TVA.

Archivage

Où sont archivées les factures et pendant combien de temps ?

En application de l'article L. 102B du livre des procédures fiscales, un exemplaire de la facture doit être conservé par le fournisseur et par le client pendant 6 ans.
1 : les plateformes ne sont pas obligées de fournir une solution d'archivage
2 : eFacture, la plateforme d'AGIRIS, fournit un archivage de tous les documents transmis ou reçu par la plateforme sur une durée de 10 ans

Devrons-nous continuer à conserver nos factures en version imprimées en complément d'un archivage électronique ?

Il n’y plus aucune obligation de conserver les factures papier. L’archivage sur la plateforme est suffisant. Il est recommandé de vérifier que la plateforme retenue propose de l’archivage à valeur probatoire (afin de garantir l'intégrité du document en cas de contrôle).

Délais

Peut-on laisser un délai entre la réalisation de la facture et son envoi sur la plateforme ?

Il existe trois délais d'émission de facture :
- Au plus tard le 15 du mois suivant le fait générateur, pour les livraisons de biens exonérés de TVA et les prestations de services pour lesquelles la taxe est due par le client.
- Au plus tard à la fin du mois en cas de facturation périodique pour plusieurs prestations à un même client, lorsque la TVA est exigible au cours d'un même mois civil.
- Dès la lvraison du bien ou dès la réalisation de la prestation de services, dans les autres cas.
A noter que ces règles s'appliquent aux "opérations réputées situées en France", comme le
précise l'article 289-0 du code général des impôts.

Emission de factures

Sera-t-il possible d'envoyer les devis et bons de commande via la plateforme ou le mail restera-t-il le seul moyen ? 

Tous dépend de la plateforme que vous avez sélectionnée. La réforme de la facture électronique n'impose aucun autre échange de documents via les plateformes hors les factures. La plateforme eFacture d'AGIRIS en lien avec le logiciel de gestion commercial
ISAFACT permet de joindre des pièces justificatives en accompagnement de factures pour la traçabilité.L'envoi de devis et bons de commande en amont d'une facturation se fera toujours directement du logiciel de gestion commercial par envoi mail ou selon vos
habitudes (version imprimée, etc...). 

Doit-on déposer sur la plateforme chaque facture après sa saisie ou peut-on les grouper ?

Avec les logiciels de la gestion commerciale ISAFACT, vous pourrez envoyer facture par facture ou bien en masse (exemple : depuis les travaux documents). Sur la plateforme eFacture d'AGIRIS, les dépôts peuvent être individuels (une facture à la fois) ou en lot
(plusieurs factures en même temps).

Export

Comment intégrer une facture d'achat provenant de l'étranger ?

1 : Avec eFacture, la plateforme d'AGIRIS, il est possible de fournir une adresse mail dédiée qui permettra à vos fournisseurs d'envoyer les factures par mail directement dans votre dossier sur la plateforme.
2 : par ce même procédé si vous recevez des factures papiers, vous pouvez les numériser puis les envoyer sur le mail de la plateforme afin qu'elles soient disponibles sur votre dossier dans la plateforme.
3 : Avec l'entrée en vigueur de la facture électronique pour les factures intra-communautaire prévue pour 2030, les factures reçues de fournisseurs européens seront réceptionnées directement par votre plateforme AGIRIS.

Facture d’achat

Comment mettre en place la réception de factures d'achat sur une plateforme sans perdre celles envoyées par ses fournisseurs suivant le processus actuel ?

Dans un premier temps, en attendant la généralisation de l'usage des plateformes, vous pouvez choisir votre plateforme telle que eFacture d'AGIRIS. eFacture propose une adresse email qui permet d'intégrer automatiquement les factures dans votre dossier sur la plateforme. Vous pouvez transmettre cette adresse mail à vos fournisseurs et leur demander de faire un test en vous envoyant les factures via cette adresse sur la plateforme, tout en préservant votre méthode actuelle de réception de factures. Quand vous serez confiant du bon fonctionnement de la réception de factures sur la plateforme, vous pourrez prévenir le fournisseur de l'arrêt de l'ancienne méthode, au profit de l'envoi sur la plateforme. 

Facture encaissée

Comment sait-on qu'une facture a bien été réglée ? Y aura-t-il une interface dédiée au suivi du règlement des factures dans la plateforme ?

Le règlement des factures ne change pas en raison de la mise en place de la réforme, vous devez toujours vérifier le bon règlement de vos factures en fonction des conditions de paiement transmises à votre client. Il est de votre responsabilité d'indiquer sur la plateforme quand votre facture a bien été encaissée. Certaines plateformes du marché proposeront un outil de règlement intégré mais ce service n'est pas obligatoire. 

Facture refusée

Que se passe-t-il pour l'émetteur d'une facture lorsque elle est refusée par le destinataire ?

Le destinataire doit refuser la facture sur la plateforme. La plateforme du destinataire en informera la plateforme de l'émetteur et celle-ci préviendra l'émetteur. La plateforme eFacture d'AGIRIS permettra la communication et le suivi des raisons de litiges entre l'émetteur et le destinataire. L'émetteur pourra décider de la suite qu'il souhaite donner à ce litige : aboutir au règlement de la facture ou à l'annulation partielle ou entière par un avoir. 

Facture rejetée

Quelle est la différence entre une facture rejetée et une facture refusée ?

Les plateformes immatriculées par l'Etat peuvent rejeter une facture lorsqu’elles constatent une erreur sur les données de facturation. La facture doit être conforme aux critères définis dans la réforme de la facture électronique.
Une facture est dite refusée si le destinataire ne l'accepte pas, et refuse donc de la payer.
Le rejet est le résultat de contrôles strictement techniques alors que le refus est purement métier et donc à la main de l'entreprise destinatrice.

Lorsqu'on importe une facture sur la plateforme, peut-on savoir immédiatement s'il manque une mention légale ? 

La plateforme controle toutes les metions obligatoires qui doivent apparaitre sur la facture.
Si une mention est manquante, la facture sera rejetée. L'expéditeur en sera notifié. 

GED

Peut-on avoir accès aux factures déjà stockées sur la plateforme pour les intégrer à une base de documents externe ?

Oui, toutes les factures présentes dans votre dossier sur une plateforme de dématérialisation vous appartiennent, et vous pouvez donc les récupérer pour les intégrer dans l'outil de votre choix.

Notifications

Est-ce qu'une notification nous prévient de la réception d'une facture sur la plateforme ?

Tous dépend de la plateforme que vous avez sélectionné. La plateforme eFacture d'AGIRIS permettra en 2025 de définir si l'on souhaite ou non recevoir des notifications mais aussi de définir la périodicité de celles-ci.

Résiliation

Peut-on changer facilement de plateforme ?

Il est important de contacter votre plateforme pour connaitre les conditions de résiliation.
Cependant, toute entreprise pourra changer de plateforme quand il le souhaite. Attention à bien vérifier si vous pouvez continuer à avoir un accès à vos archives sur la plateforme ou si vous devez récupérer les documents fiscaux pour les archiver à l'endroit de votre choix afin de pouvoir y accéder à tout moment en cas de contrôle.