Organiser sa gestion budgétaire en TPE pour un gain rapide

Gérer un budget familial, vous savez évidemment de quoi il s’agit. Finalement, pour une entreprise, quelle que soit sa taille, c’est le même principe général, sachant que cette notion peut revêtir plusieurs formes dans la pratique.

Qu’est-ce qu’un budget et à quoi sert-il ?

Le mot budget nous vient, selon le Larousse, de l’anglais… budget, voire d’un vieux mot français, « bougette », qui signifiait « petite bourse ». Le budget correspond à un ensemble de comptes qui enregistrent les ressources et les dépenses prévues dans les entreprises privées, les organismes publics comme pour les particuliers, et cela sur une période donnée.

Ainsi, le budget désigne en général, dans la vie courante, la somme dont quelqu’un dispose pour réaliser des achats ou un investissement. En ce sens, le budget est un outil prévisionnel qui évite de s’engager dans des frais, sans visibilité sur sa capacité à dépenser.

Quels sont les types de prévisions possibles en entreprise ?

Pour un professionnel, plusieurs types de budgets existent, en fonction du moment, du projet et aussi de l’activité. Principalement, vous pouvez rencontrer :

• le budget de trésorerie, qui se concentre sur les encaissements et décaissements prévisionnels d’argent, afin d’anticiper sur l’état des finances ;
• le budget d’exploitation ou de fonctionnement, soit le compte de résultat prévisionnel, par exemple pour l’année suivante ;
• le budget d’investissement, soit l’enveloppe détaillée projet par projet, de ce que l’entrepreneur souhaite investir sur l’exercice suivant (équipements, matériels, bâtiments, brevets, titres dans des sociétés, etc.).

Pourquoi tout commence-t-il quand les prévisions sont établies ?

La gestion budgétaire ne se limite pas à construire une projection. L’établissement des budgets est une étape importante, mais il ne sert strictement à rien, si les tableaux de chiffres restent dans un tiroir du bureau. Ces prévisions budgétaires s’utilisent tout au long de l'année, afin de s’assurer que l'entreprise garde le cap défini.

Le tableau de bord avec le suivi budgétaire : un outil pour aller droit au but

Vous avez déjà mis en place un tableau de bord d’entreprise ? C’est une excellente première étape pour piloter l’activité. Cela vous montre régulièrement de nombreux clignotants ou jauges à surveiller au cours du mois et toute l’année. Pour compléter ce reporting judicieusement, incorporez des éléments de suivi des budgets pour vérifier :

• la consommation progressive des dépenses programmées ;
• le niveau de MCV (marge sur coûts variables) par rapport au total du budget ;
• la réalisation des investissements prévus, etc.

Pour structurer la gestion budgétaire de votre entreprise sur le plan pratique, respectez cet ordre logique : budgéter, mesurer et corriger.

Gérer ses budgets d’entreprise, c’est finalement un travail de pilote au volant d’une voiture

Imaginez-vous la veille d’un long parcours dans un véhicule :

1. Vous réfléchissez aux objectifs de votre voyage, en temps, en distance et en coût. Vous intégrez les aléas probables, sous forme d'hypothèses.
2. Puis, lors du trajet effectif, vous mesurez l’avancée progressive sur votre outil de pilotage, le GPS. Vous constatez par exemple des écarts dans les performances de votre voiture, par rapport aux prévisions.
3. La mesure de ces données, comparées au plan de départ, vous conduit à décider d’actions correctives. Notamment, en cas de bouchon imprévu qui contrecarre vos projets, vous devez soit planifier le retard, soit modifier le parcours, afin d’atteindre la ligne d’arrivée sans encombre.

Pour votre gestion budgétaire d’entreprise, vous appliquez aussi ces trois étapes.

#1 - Les prévisions budgétaires financières et opérationnelles

La comptabilité facilite le pilotage de l’entreprise. Prenons le cas du budget d’exploitation. Pour établir cette prévision financière, commencez par partir des données comptables de l’exercice en cours, ainsi que du précédent. Projetez les résultats obtenus jusqu’à la fin de cet exercice afin de disposer d’un atterrissage probable.

Puis, poursuivez par des prévisions pour l’année suivante. Avant de bâtir tout le compte de résultat complet, opérez dans cet ordre pour l’élaboration de vos tableaux :

1. Les ventes, en volume et en valeur, donc le calcul du chiffre d’affaires prévisionnel.
2. Les charges directes liées aux ventes, afin de calculer la marge (marchandises, matières premières, main-d’œuvre directe, coûts logistiques, etc.).
3. Les charges indirectes et fixes : loyers, maintenance, honoraires, services extérieurs, salaires et charges sociales hors production, impôts et taxes.
4. Les amortissements du matériel, des bâtiments, etc.
5. Les frais financiers.
6. L’impôt société.

Votre expert-comptable occupe la place idéale pour bâtir ce prévisionnel. Apportez-lui les informations indispensables pour cet exercice, concernant les orientations stratégiques et la croissance souhaitée notamment.

#2 - Le contrôle budgétaire : comparaison des résultats obtenus avec le budget

Vous avez terminé l’élaboration de votre budget financier pour le nouvel exercice ? Vous l’avez même transmis à votre banquier, après relecture et contrôle par votre cabinet comptable. Voilà le temps venu de mettre en place les principes fondamentaux du contrôle budgétaire. Vous organisez le suivi des revenus comme des dépenses, idéalement, mois par mois, et comparé aux prévisions financières établies.

Votre tableau de bord financier présente alors plusieurs colonnes pour votre analyse :

• les données réelles de fin de mois issues de la comptabilité ;
• les chiffres prévus au budget pour la même période ;
• les écarts en euros, afin de visualiser immédiatement les postes en retard ou en avance sur le budget ;
• les mêmes écarts en pourcentage.

#3 - Les actions pour corriger les écarts au budget

Avec ces clignotants sur votre tableau de bord, voilà venu le temps de l’action. Votre chiffre d’affaires est en berne par rapport aux prévisions financières ? Vous enquêtez pour expliquer cet écart. Par exemple, si les clients ne renouvellent pas leurs commandes comme dans les hypothèses, analysez pourquoi. Le service après-vente est une source d’information très utile.

Si le service ou le produit n’atteint pas la qualité souhaitée, vous devez envisager des mesures auprès de vos fournisseurs. Si vos concurrents offrent le même produit à un prix plus bas, revoyez la stratégie des tarifs.

L’important, ici, est de faire parler chaque écart, afin de prendre les meilleures décisions pour la suite. L’objectif est de rectifier les résultats avant la fin de l’année, autant que possible. Parfois, vous découvrez que vos hypothèses budgétaires sont caduques. Dans ce cas, vous êtes responsable de réviser le budget, même en cours d’exercice.