Tableau de bord d’entreprise conçu pour l’entrepreneur

Que vous pilotiez un véhicule, une maison connectée, un projet familial… ou une entreprise, sans tableau de bord pour le suivi, vous naviguez à vue. Vous prenez des options et des décisions en mode aveugle, parfois dans la tempête, et toujours dans le brouillard.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?

La meilleure définition du tableau de bord tient en trois mots : outil de pilotage. C’est un document synthétique préparé périodiquement, généralement par un contrôleur de gestion. Pour les TPE, ce sont les cabinets d’expertise comptable ou les DAF à temps partagé qui s’en chargent. Ce tableau centralise les informations majeures sur l’activité de l’entreprise. Il présente des éléments du passé, tout comme des projections, ainsi que la comparaison des résultats avec les objectifs.

Quels sont les types de tableaux de bord pour les entreprises ?

Appelés aussi reportings, les tableaux de bord peuvent prendre de nombreuses formes. Pour un dirigeant de TPE, idéalement, ce document se limite à une ou deux pages de données chiffrées, graphiques et jauges. Pour une entreprise plus importante, comme une PME, chaque service peut disposer de son tableau de bord, en plus de celui, synthétique, à destination de la direction générale.

Ainsi, vous pouvez rencontrer des reportings spécialisés :

• Tableau de bord stratégique ou Balanced Scorecard ;
• Tableau de bord financier (données réelles, évolutions dans le temps et comparaison au budget) ;
• Tableau de bord opérationnel, par domaine, comme le reporting RH, commercial, industriel, achat, logistique, qualité, marketing, etc.

Pourquoi est-ce judicieux d’associer les données opérationnelles aux informations financières ?

En tant que chef d’entreprise, vous disposez souvent de réflexes et de repères qui vous disent que le rendement ou la productivité est en baisse au niveau des équipes. Vous avez la sensation que les heures en carnet de commandes chutent ou que les volumes livrés ont fortement progressé. Ce sont des données quantitatives ou volumiques.

Que les unités d'œuvre concernent les heures de travail, les quantités d’articles en stock ou les consommations d’énergie, dans tous les cas, les intégrer au tableau de bord de l’entreprise constitue un plus. Vous mixez l’opérationnel et le financier et disposez de différents ratios, de prix de revient ou prix de vente unitaires. Vous pouvez analyser plus profondément l’évolution des consommations, des coûts ou des marges. La mise en place de ces informations fines issues du terrain enrichit les résultats financiers. Elle les fait parler.

Piloter ou conduire une entreprise, c’est donc la gérer. Et, gérer, c’est aussi anticiper et prévoir. À chaque moment de la vie d’une société, voire chaque jour, l’entrepreneur doit prendre une décision en rapport avec le business. Pour étayer sa réflexion et choisir les bonnes orientations en lien avec sa stratégie, il a besoin d’informations chiffrées récentes, précises et adaptées à sa problématique.

Montrer de façon synthétique et visuelle les indicateurs essentiels au pilotage de la performance

C’est le premier objectif. Le tableau de bord d’entreprise conçu en concertation avec l’entrepreneur lui donne immédiatement une vision des données essentielles. Chiffre d’affaires, carnet de commandes, état de la trésorerie, encours de factures en retard de paiement, etc., à chacun de définir le plus important pour piloter la performance avec le maximum d’efficacité. Cet outil de reporting facilite le pilotage de l’entreprise à partir de la comptabilité, mais pas seulement.

Alerter sur les ratios ou indicateurs clés qui se dégradent

Non seulement le reporting de l’entrepreneur lui donne accès à chaque chiffre essentiel en rapport avec les différentes performances, économique, commerciale, industrielle, etc., mais il sert d’alerte.

Les KPI (key performance indicators), soit les indicateurs clés, se suivent dans le temps. Le tableau de bord présente le chiffre du mois ou de la semaine, ainsi que les éléments des périodes précédentes. Les graphiques avec des courbes, des barres ou des donuts facilitent la lecture et l’analyse rapide. En fonction des évolutions des ratios, le dirigeant réagit immédiatement et revoit sa stratégie.

Suivre l’atteinte des objectifs fixés par l’entrepreneur pour son entreprise

L’autre manière de surveiller les performances de l’entreprise secteur par secteur, c’est d’inclure dans le tableau de bord des objectifs sous forme de ratios. Ainsi, le reporting peut par exemple comporter des jauges qui montrent de façon très visuelle le niveau d’atteinte de la cible fixée. La définition de l’objectif intervient idéalement lors de la construction du prévisionnel comptable, soit le budget, en concertation avec les services de l’entreprise.

Prendre des décisions éclairées sur la base de données chiffrées fiables et factuelles issues de l’activité

En plus des décisions pour corriger des écarts avec les objectifs ou des dégradations, le tableau de bord aide à prendre d’autres orientations. Par exemple, dans le cadre d’une réflexion stratégique, vous cherchez à développer votre business. Vous envisagez un investissement significatif ou un rachat d’entreprise ? Dans ce cas, l’analyse du tableau de bord revêt encore plus d’importance. Elle s’inscrit même probablement dans un processus de construction de business plan.

Que vous ayez besoin de convaincre des investisseurs ou un banquier, mieux vaut disposer de données chiffrées régulières, récentes, fiables et complètes. Ce serait dommage de se retrouver sans historiques et sans analyses de votre activité sur les dernières années, par exemple.