Lettrage de compte : tout savoir

La tenue de la comptabilité dépasse la seule saisie des écritures, factures, mouvements bancaires, salaires et charges. Un des processus à connaître et qui présente plusieurs avantages, c’est le lettrage de compte. Derrière ce terme technique se cache une tâche souvent automatisable qui vous fait gagner du temps, vous améliore la lecture des comptes et facilite la relance en cas de retard de paiement. Nous vous expliquons comment cela fonctionne, tant pour les clients, les fournisseurs, les salariés, ainsi que les autres classes du plan comptable que vous souhaitez analyser.

Que signifie un lettrage de compte dans la comptabilité d’une entreprise ?

Que l’opération de lettrage des comptes s’effectue manuellement ou en automatique, ce système consiste toujours à rapprocher ou regrouper par l’attribution d’une lettre plusieurs montants qui sont liés entre eux.

Définition du lettrage de compte

La notion de lettrage comporte un mot essentiel : lettre. Le fait d‘affecter une lettre à plusieurs lignes au sein d’un compte, dont la somme fait zéro, sert à isoler ces écritures qui fonctionnent ensemble. Par exemple, une facture et son paiement se lettrent, car le montant au débit (la facture, soit la créance) et le montant au crédit (le paiement) aboutissent à un solde nul.

Le logiciel sait ensuite afficher par exemple toutes les lignes du compte qui ne comportent pas de lettre, soit les écritures non lettrées. Ce sont les montants qui servent à expliquer le solde du compte. Par exemple, il contient les factures émises et non réglées.

Comment se présente un lettrage comptable ?

Dans le grand livre des clients ou des fournisseurs, par exemple, une colonne est dédiée au lettrage. Les écritures qui sont rapprochées possèdent la même lettre dans cette colonne. Cela permet d’identifier à l'œil nu les factures qui correspondent à certains règlements ou avoirs. Le logiciel comporte notamment une fonctionnalité afin de retrouver toutes les sommes qui portent la même indication de lettrage.

Exemple d’un compte fournisseur avec des écritures lettrées ou pas

Pourquoi le lettrage des comptes est-il une bonne pratique comptable ?

Ce processus de rapprochement des écritures comptables dans un compte poursuit plusieurs objectifs. C’est tout sauf une perte de temps, d’autant plus que vous bénéficiez de lettrages automatiques des factures avec les règlements.

Clarifier la lecture des comptes qui comprennent de nombreuses écritures

Certaines activités génèrent de nombreux mouvements comptables dans chaque compte, avec une quantité de factures élevée, et parfois des paiements mensuels pour une série importante de pièces. Les grandes entreprises présentent aussi un gros volume d’écritures, avec une liste de clients ou de fournisseurs conséquente. Le fait de réaliser le lettrage des comptes rend la lecture et l’analyse des soldes plus digeste.

Identifier rapidement les factures restant dues ainsi que les écarts de règlements

Passer en revue ses comptes de tiers (clients, fournisseurs et salariés) fait partie des bonnes pratiques comptables en entreprise. C’est une manière de s’assurer que la comptabilité est correctement suivie et que les opérations qui restent en compte sont logiques et ne posent pas de difficulté. Les montants non lettrés mettent en évidence les litiges ou retards de paiement. Ce sont des alertes à prendre en considération pour la trésorerie et qui demandent des actions particulières de communication, dont les relances.

Disposer de balances âgées et d’états de relances clients apurés

Imaginez envoyer des relances aux clients avec un extrait de compte non lettré ! Cela revient à lui communiquer toutes les écritures dans son compte, factures et règlements, au lieu de se contenter du détail non réglé. En outre, les états de relance spécifient souvent en automatique, dans le corps de la lettre, la liste des factures dues. En cas de lettrage inexistant ou mal réalisé, c’est le risque de réclamer une somme au client alors qu’elle est déjà payée. L'absence de lettrage donne une mauvaise image de votre entreprise.

De la même manière, si vous utilisez le concept de balance âgée pour analyser la liste des soldes clients et l’antériorité des factures non payées, mieux vaut d’abord vérifier le lettrage des comptes. La balance âgée consiste à classer le contenu d’un dû client selon l’ancienneté des sommes, borne par borne.

Par exemple, une facture émise il y a 125 jours présente une échéance à 30 jours de la date d’émission. Elle est réglée 65 jours après, soit avec 35 jours de retard. Le compte ne comporte pas de lettrage. Cette facture ressort dans la borne « échue depuis plus de 90 jours », alors qu’en réalité le paiement figure bien en comptabilité. D’ailleurs, il apparaît avec un signe négatif dans la borne plus de 60 jours.

Justifier un compte à la clôture grâce aux écritures sans lettrage

Pour les situations comptables mensuelles, et encore plus au moment de la clôture client, pensez à bien lettrer vos comptes. Vous analysez ainsi rapidement les soldes et vous assurez que ces sommes résiduelles sont justes et normales. Dans le cas contraire, vous procédez aux régularisations nécessaires. Par exemple, vous émettez un avoir, vous relancez un client ou vous corrigez une double saisie erronée.

Quels sont les comptes lettrables dans une comptabilité ?

Nous avons évoqué les comptes clients et fournisseurs. Mais, ce ne sont pas les seuls postes lettrables dans une comptabilité d’entreprise.

Le lettrage des comptes de tiers : clients, fournisseurs et salariés

Les tiers dans une entreprise sont les différents partenaires qui interagissent d’une manière ou d’une autre avec elle. Trois catégories existent : les clients, les fournisseurs et les salariés.

Ils disposent tous d’un compte auxiliaire dans la comptabilité, rattaché à un compte général.

C’est pourquoi vous disposez d’états comptables dits auxiliaires, tant pour la balance que le grand-livre. Pour un salarié, le lettrage sert à marier le salaire net à payer avec le virement de paie émis.

Le lettrage facultatif des postes au compte de résultat

Même si le lettrage des comptes de tiers reste l'opération la plus connue dans ce domaine, de nombreuses autres possibilités de rapprocher des sommes existent. Vous décidez, dans le paramétrage du plan comptable, quels postes sont lettrables ou non.

C’est toujours utile de lettrer les écritures du compte de résultat, afin de simplifier l’analyse. Pour les frais généraux, les loyers, les dépenses de maintenance, etc., la lecture des sommes non lettrées simplifie le travail en contrôle de gestion. Par exemple, pour une prestation récurrente, vous vérifiez rapidement que le poste comporte bien le nombre de factures mensuelles attendues. Les écritures de fin de mois pour les arrêtés intermédiaires (provisions pour factures non parvenues et extournes sur la période suivante) sont rapprochées. Elles disparaissent de l’état des écritures non lettrées et allègent la lecture du compte.

Autres comptes de bilan lettrables

En dehors des comptes de tiers, vous pouvez décider d’autoriser le lettrage d’autres postes. Notamment, vous pouvez lettrer les comptes d’immobilisations en cours (classe 23). Les factures d’investissement se soldent à un moment donné par un compte de classe 20 ou 21, lors de la mise en service des immobilisations.

Les comptes non lettrables et les comptes non lettrés

En revanche, rien ne sert par exemple de lettrer un compte comptable de banque. Par définition, il comporte uniquement des flux de trésorerie sans lien entre eux, des paiements et des encaissements. Ce compte n’est généralement pas lettrable, même en manuel.

Le solde d’un compte paramétré comme « lettrable » reprend le détail non lettré à l’ouverture du nouvel exercice comptable. Par exemple, pour un client, vous conservez ainsi chacune des écritures non lettrées à la clôture précédente, ce qui facilite le suivi et les relances. Dans le cas contraire, vous récupérez seulement le solde.

Pour un compte lettrable, si vous omettez de le lettrer avant de clôturer, toutes les lignes ressortent au début du nouvel exercice. Attention donc aux comptes non rapprochés et qui devraient l’être.

Comment réaliser concrètement le lettrage des comptes de tiers ?

Ces opérations de lettrage font partie des fonctionnalités proposées par les logiciels de comptabilité. Plusieurs méthodes existent afin de vous faciliter le travail.

Le lettrage automatique proposé par les logiciels comptables

C’est une fonctionnalité très intéressante pour nettoyer ses comptes comptables régulièrement. Lors de la saisie d’un règlement, le système propose d’indiquer à quelle facture il correspond dans le compte. Le processus affecte alors une lettre immédiatement lors de l’enregistrement du paiement. Une autre manière de procéder revient à lancer un lettrage en automatique, en fonction de règles paramétrées, dont, par exemple, les sommes identiques au débit et au crédit.

Le lettrage manuel des montants non lettrés

Lorsque le système ne parvient pas à rapprocher les sommes correctement, notamment en cas d’écarts entre les débits et les crédits, vous pouvez affecter manuellement des lettres dans le compte. C’est le cas en particulier pour les lettrages partiels que nous expliquons dans la suite de l’article.

Qu’est-ce qu’un écart de lettrage ?

Vous pouvez aussi lettrer des écritures même si le total au débit diffère de celui au crédit. Pour un montant faible, en fonction de la tolérance paramétrée dans votre comptabilité, le logiciel propose alors de passer une écriture pour solder ce montant. Par exemple, pour la TVA, le règlement de la taxe est réalisé en arrondissant à l’euro près. Lorsque vous lettrez le compte « TVA à payer », un écart de quelques centimes apparaît avec la somme qui figure au débit, selon la déclaration déposée.

Le traitement appelé lettrage partiel

Lorsque l’écart entre un montant ou plusieurs au débit et les sommes au crédit d’un compte est important, vous ne pouvez pas les rapprocher. Par exemple, en cas de litige, un client décide de retenir une partie de la facture lors de l’émission du règlement. Vous souhaitez toutefois que cette déduction du client se voit dans la comptabilité afin d’identifier l’existence du désaccord. Le système comptable autorise parfois un lettrage partiel. Dans ce cas, une écriture est générée afin de comptabiliser le montant du litige. Vous pouvez alors solder le paiement avec la facture et cette somme ajoutée au crédit.

Exemple de lettrage partiel sur une facture de 100 réglée pour 70 :

L’extrait de compte des écritures non lettrées se présente alors ainsi :

Les opérations de délettrage

Les logiciels de comptabilité autorisent aussi à supprimer une opération de lettrage, soit à délettrer le compte, notamment en cas d’erreur. Par exemple, le compte client comporte plusieurs factures du même montant et le paiement est rapproché avec une mauvaise pièce.