Comment choisir votre logiciel de comptabilité ?
Quand on parle de comptabilité, rares sont les chefs d’entreprise qui se disent passionnés par la question. La compta, c’est pourtant une mine d’informations clefs pour faire les bons choix de gestion ! Votre logiciel de comptabilité doit vous simplifier 5 tâches :
Il doit simplifier le suivi de votre trésorerie
Pas de suivi de trésorerie sans une saisie régulière de votre comptabilité. Pour cela, un mot d’ordre : choisir un logiciel de comptabilité qui vous permette d’automatiser au maximum les tâches les plus récurrentes :
- La collecte et l’intégration de vos relevés bancaires dans la comptabilité pour suivre en temps réel vos différents soldes bancaires
- L’intégration de vos factures d’achat grâce à l’exploitation de formats de facture électronique tels que FACTUR X
- Le suivi de vos dettes fournisseurs grâce à la balance âgée des encours et avec une automatisation de vos règlements fournisseurs
- L’élaboration d’un budget de trésorerie qui s’appuie sur les données des exercices comptables passés pour vous aider à préparer l’avenir.
Le chiffre !
40%
des faillites sont liées à des problèmes de trésorerie
Il automatise vos paiements fournisseurs
Grand livre, balance âgée des encours … derrière ces noms parfois barbares se cachent des informations clefs disponibles dans votre comptabilité. Elles peuvent vous aider à entretenir une relation saine et équilibrée avec vos fournisseurs. Pour régler chaque fournisseur en temps et en heure et éviter de payer des pénalités de retard, certains logiciels de comptabilité vous propose des modules permettant d’automatiser cette tâche.
Le principe en est très simple :
- Vous consultez un récapitulatif, par mois et par fournisseur, de toutes les factures d’achat enregistrées en comptabilité et qui n’ont pas encore été réglées
- Vous sélectionnez les factures que vous souhaitez payer
- Le logiciel fait le reste en générant automatiquement le fichier de virement ou les lettres-chèques personnalisées.
Le chiffre !
10%
C'est le taux de pénalité moyen appliqué en cas de retard de paiement d'une facture
Il calcule rapidement vos marges et votre rentabilité
Un bon logiciel de comptabilité doit vous permettre de réaliser simplement votre comptabilité analytique grâce à 3 fonctionnalités :
- La personnalisation simple de votre liste d’activités et vos unités d’œuvre en fonction de ce que vous voulez suivre. Par exemple : la marge nette du m² de vos différents univers de vente dans votre boutique.
- La répartition de vos charges et vos produits par activité qui doit pouvoir se faire de 3 façons :
- Directement depuis le plan comptable : c’est-à-dire qu’une charge est affectable toujours de la même façon à une ou plusieurs de vos activités
- Depuis l’écran de la saisie de vos factures : à chaque fois que vous saisissez une facture, vous indiquez à quelle(s) activités(s) vous souhaitez l’affecter, soit en % soit en valeur
- A posteriori depuis la consultation de vos comptes dans le grand livre comptable : fonctionnalité très pratique quand la personne qui saisit la compta n’est pas celle qui connaît finement à quelle(s) activité(s) cette facture doit être affectée.
- La consultation de votre rentabilité via des tableaux de pilotage clairs, comme le tableau des marges nettes par activité afin d’ajuster vos décisions pour votre prochain exercice.
Le chiffre !
30%
c'est le taux moyen de marge d'une TPE française qui sert à rémunérer le dirigeant, investir et épargner
Il vous assiste pour établir des déclarations TVA sans erreur
Par exemple en vous guidant dans la saisie des écritures grâce à des fonctions rapides ou en automatisant l'affectation des taux.
Mais son rôle ne s’arrête pas là, puisqu’il doit également sécuriser votre déclaration. Comment ?
Par des contrôles de cohérence, la détection d'écarts … Vous êtes alors alerté en cas d’erreur et pouvez corriger directement.
Mais aussi en vous garantissant d’être à jour de la réglementation fiscale, prenons pour exemple le cas des nouveautés concernant la vente de biens dans l’UE.
Il vous permet de collaborer facilement avec votre expert-comptable
Tenue, révision, conseil ? Dans tous les cas, votre logiciel doit vous permettre d’échanger et partager les données comptables.
La manière dont vous allez communiquer et échanger ces données doit rimer avec facilité, sécurité et réactivité.
Travailler dans le même environnement facilite et accélère la communication et donc la compréhension.
Accéder rapidement et facilement aux informations concernant la gestion de l’entreprise améliore les échanges autour du conseil et la prise de décision. Par exemple : identifier et résoudre un problème de trésorerie, répondre à un besoin de financement.
De plus, une collaboration au fil de l’eau entre l’entreprise et son comptable permet une clôture d’exercice et un accès au bilan plus rapide !
