Glossaire de la
facture électronique

A

• AIFE : Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat, elle gère le système Chorus-Pro et propose des solutions de dématérialisation à l’ensemble des collectivités publiques. L’AIFE a en charge la réalisation et le fonctionnement du Portail Public de Facturation (PPF) dans le cadre de la généralisation de la facture électronique.
• Annuaire national des destinataires de factures : Géré par le PPF et nourri par le PPF et les PDP, l’annuaire recense tous les acheteurs et leur choix de plateforme de réception de factures. L’annuaire est accessible à tous pour vérifier qu’une entreprise y est inscrite et garantir que la facture pourra être distribuée. Par contre, les plateformes choisies par les entreprises ne seront accessibles que pour le portail de facturation publique (PPF) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).
• API (Application Programming Interface) : Les API permettent d’accéder à certaines fonctions d’un logiciel en mode non visuel. Cela permet d’améliorer l’expérience des utilisateurs, en facilitant les échanges entre applications sans ajouter des manipulations par l’utilisateur.
• Archivage électronique : L'archivage électronique correspond à la conservation des factures électroniques pour une durée déterminée selon les besoins ou les obligations réglementaires (juridiques, fiscales, sociales …). Il permet de garantir la conservation et la valeur probante des documents conservés sur une longue durée.
• Autorité de certification : Une autorité de certification est une entité de confiance qui émet des certificats numériques pour identifier des personnes ou des entreprises dans le monde numérique. On peut les comparer à l’équivalent des préfectures qui réalisent des pièces d’identité. Les certificats attribués peuvent alors être utilisés pour le scellement électronique ou la signature électronique de documents.

 

B

• B2B, Business to Business : L’acronyme B2B (ou BtoB) désigne les relations entre entreprises ayant obligatoirement un identifiant SIREN. Toutes ces entreprises, lorsqu’elles sont assujetties à la TVA, sont concernées par la réforme de la facture électronique à partir du 1er juillet 2024. 
• B2C, Business to Customer : L’acronyme B2C (ou BtoC) désigne les relations entre des entreprises et des clients particuliers. Les ventes B2C ne sont pas concernées par l’e-invoicing mais devront être déclarées via le e-reporting.
• B2G, Business to Government : L’acronyme B2G (ou BtoG) désigne les relations entre une entreprise et les collectivités publiques (l’administration, les communes ...). La facturation électronique B2G est déjà obligatoire pour tous depuis 2020 via la plateforme en ligne Chorus Pro. 

 

C

• Chorus-Pro : Plateforme en ligne de l’Etat, gérée par l’AIFE, permettant de déposer les factures pour les collectivités et les services publics.
  Chorus-Pro deviendra le Portail Public de Facturation dans le cadre de la réforme pour la facturation électronique pour offrir aussi ses services aux entreprises. Il ne couvrira que les services obligatoires au contraire des PDP qui pourront proposer des services complémentaires.
• CII (Cross Industry Invoice) : Format de facture électronique, élaboré par une structure issue de l’ONU et appelée UN/CEFACT. Ce format n’est pas nativement lisible par un humain. Il doit être complété d’un fichier complémentaire permettant de le rendre lisible
• Coffre-Fort Numérique/ électronique : Un coffre-fort électronique est un service qui offre une haute sécurité pour stocker, classer et retrouver des fichiers numériques sensibles tels que des documents administratifs, des factures, des relevés bancaires, des contrats. 
  Il garantit la protection et la confidentialité des données, tout en permettant à son propriétaire d’accéder aux fichiers qui y sont stockés quand il le souhaite. 
• Contrôles de conformité des factures électroniques : Gérés par le PPF et les PDP, ils porteront sur la totalité des factures soumises au e-invoicing :
  • les contrôles techniques : lisibilité et qualité technique du fichier de facture selon les formats autorisés
  • les contrôles réglementaires dont principalement :
    
    • Existence du destinataire dans l’annuaire national
    • Présence de toutes les mentions obligatoires
    • Unicité du numéro de facture et cohérence chronologique 
    • Cohérence des montants HT et TVA avec le contenu de la facture
• Cycle de vie d’une facture : Un des principaux bénéfices de la réforme de la facturation électronique, est de donner la possibilité de suivre le cycle de vie d’une facture depuis son émission jusqu’à son paiement (dépôt, mise à disposition, validation, paiement etc.) et d’en connaître le statut. Le cycle de vie sera mis à jour par les PDP ou le PPF selon les informations communiquées par les entreprises ou les évènements générés par les plateformes elles-mêmes. Les plateformes auront l’obligation de se transmettre les évolutions du cycle de vie et devront transmettre certains statuts obligatoires à l’administration fiscale.

 

D

• DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques) : C’est cette administration qui porte le projet de réforme de la facture électronique et en coordonne la bonne mise en œuvre.  Facturation électronique |impots.gouv.fr

 

E

• EDI (Echange de Données Informatisé) : C’est un échange standardisé de données (mandats, paiements, factures, déclarations etc.), d'ordinateur à ordinateur, entre l’entreprise, ses clients et ses fournisseurs. Chaque message EDI fait l’objet d’une norme permettant à chacun de comprendre les informations transmises
• E-Invoicing : C’est l’obligation pour les entreprises assujetties à la TVA d’émettre des factures sous format électronique telles que définies par l'administration fiscale et de les transmettre ou de les recevoir exclusivement via le PPF ou une PDP
  Un PDF simple ne sera bientôt plus considéré comme une facture électronique. 
• E-Reporting : C'est l’obligation de transmission à l’administration fiscale des éléments de facturation qui ne sont pas soumis à l'E-Invoicing. Cela inclut notamment les ventes au particuliers et la facturation B2B internationale.

 

F

• Facture électronique : Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement des données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire. Elle sera adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation, qu’il s’agisse du portail public de facturation ou d’une autre plateforme de dématérialisation. Les trois formats principaux qui seront acceptés par toutes les plateformes sont : FACTUR-X, UBL et CII
• Factur-X (format mixte) : Il s’agit d’un format de facture mixte (on dit aussi « hybride »). Il se présente sous la forme d’un fichier PDF (avec extension .pdf), mais il contient en réalité deux éléments majeurs :
  
  • Le format lisible de la facture (comme un fichier PDF classique)
  • Le même contenu intégré en langage informatique (.xml) inclus dans le même unique fichier
    
    • Ceux qui peuvent valoriser ce contenu informatique pourront automatiser son traitement
    • Ceux qui ne peuvent pas traiter le fichier .xml ou n’en ont pas besoin pourront simplement l’ignorer
• Formats : Le format électronique est le type de fichier utilisé pour stocker la facture électronique. Trois formats seront acceptés par toutes les plateformes :  Factur-X, UBL, CII. D’autres formats seront permis dès lors qu’ils font l’objet d’un accord avec la plateforme qui les transmettra

 

I

• Interopérabilité : L’écosystème de la facturation électronique (PPF et PDP) doit permettre à tous les systèmes impliqués de communiquer entre eux grâce notamment à un socle minimum de formats, l’interconnexion entre les acteurs, les moyens mis en œuvre pour identifier les utilisateurs et sécuriser l’accès et le recours à l’annuaire.

 

L

• Lisible : La lisibilité d’une facture est le fait que celle-ci « puisse être lue sans difficulté par un humain, sur papier ou sur écran » (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10 § 100).

 

M

Mentions obligatoires : Certaines mentions doivent apparaitre obligatoirement dans les factures, selon les dispositions légales prévues à la fois par le CGI (article 242 nonies A de l’annexe II) et par la réglementation économique. De nouvelles mentions obligatoires viennent compléter cette obligation avec la réforme : le numéro SIREN ou SIRET du client, le lieu de livraison s’il est différent de l’adresse de facturation …  Article 1 - Arrêté du 7 octobre 2022 relatif à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction - Légifrance (legifrance.gouv.fr)

 

N

• Numéro d’identification de l’entreprise : Dans le cadre du e-reporting et du e-invoicing, c’est un numéro d’identification unique de l’entreprise. Il peut correspondre au numéro SIREN ou SIRET.

 

O

• OD – Opérateur de Dématérialisation : Ce terme désigne tout opérateur (informatique) qui intervient dans la dématérialisation des factures ou leur transport. À la différence de la PDP ou du PPF, il n’est pas immatriculé, et n’a donc pas d’obligation réglementaire particulière, mais il ne peut intervenir qu’en complément d’une PDP ou du PPF car un OD n’est pas habilité à consulter tout l’annuaire des entreprises ni à faire circuler des factures directement. Donc tout utilisateur d’un OD doit aussi choisir une PDP ou le PPF pour respecter ces obligations.
• Opérations exonérées (« CGI, art. 261 à 261 E »)  : « Les opérations exonérées en application des articles 261 à 261 E du CGI sont exclues des nouvelles obligations de e-invoicing et e-reporting. Ces exonérations recouvrent par exemple les prestations de soins, d’enseignement, certaines opérations bancaires et financières ou encore certaines opérations de locations ».
  Attention, ce sont les opérations qui peuvent être exonérées, pas les entreprises : une entreprise dispensée d’appliquer la réforme serait une entreprise dont 100% des opérations seraient exonérées.
• Original :  Ce terme désigne la facture d’origine, soit la facture émise et transmise dans son format initial. Dans le cadre de la réforme, il ne sera désormais plus fait référence à la notion d’original, mais on parlera de la « facture émise » ou de la « facture reçue ». En effet, sous certaines conditions, des conversions de formats pourront être réalisées par les plateformes pour faciliter l’automatisation de leur traitement par les destinataires. Par ce fait, une facture reçue pourrait être techniquement différente de la facture émise, tout en étant totalement conforme à la réglementation.

 

P

• Piste d’Audit Fiable (PAF) : La PAF regroupe l’ensemble des preuves que doit conserver l’entreprise pour être en mesure de démontrer à l’administration fiscale le lien entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services à laquelle elle se rapporte. Cette obligation existe depuis 2013 et s’applique déjà à toutes els entreprises. Seules les factures EDI ou les factures scellées ou signées électroniquement en sont dispensées.
  
• PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) : Plateforme privée, immatriculée par l’administration fiscale, offrant une base de services sécurisés à ses clients, couvrant la dématérialisation de factures, la transmission directe des factures entre émetteurs et destinataires et l’extraction des données obligatoires pour transmission à la DGFiP. Dans le cadre de la nouvelle réforme, une liste des PDP immatriculées sera publiée par l’administration fiscale. Une plateforme peut se qualifier de PDP que si son nom figure dans la liste publiée par la DGFiP sur le site impots.gouv.fr (à partir de la fin d’année 2023).
  
• PPF (Portail Public de Facturation) : Le PPF est la plateforme qui assure la transmission à la DGFiP de l’ensemble des données relatives aux transactions économiques que les entreprises ou les PDP devront lui communiquer, soit dans le cadre de leur facturation B2B (e-invoicing), soit au titre de toute autre transaction économique (e-reporting).

 

S

• Statuts de la facture : De nombreux statuts des factures sont codifiés pour faciliter les communications entre les entreprises et les plateformes, mais quatre d’entre eux seront obligatoires car transmis à la DGFiP par les PDP ou le PPF :
  
  • Statut DÉPOSÉE : La PDP ou le PPF du fournisseur a reçu la facture et les contrôles ont été exécutés 
  • Statut REJETÉE : Les contrôles sur la facture mettent en évidence une non-conformité. La facture rejetée ne peut être distribuée à l’acheteur. Elle doit être notifiée au fournisseur qui doit faire un avoir et faire une nouvelle facture.
  • Statut ENCAISSÉE : Si la facture est soumise à TVA sur encaissement, le fournisseur doit obligatoirement indiquer à sa plateforme que la facture est encaissée puisque c’est le fait générateur de la TVA.
  • Statut REFUSÉE :  Si l’acheteur refuse totalement la facture, et quelle qu’en soit la cause, il doit indiquer ce refus à sa plateforme (PDP ou PPF) qui transmettra l’information à la plateforme du fournisseur, qui informera la DGFiP pour annuler la créance de TVA de cette facture. 
• Signature ou cachet électronique : La signature électronique ou un cachet électronique garantit l'intégrité d'un document électronique en associant de manière irréversible un document et un certificat d’identité numérique. Cette action peut dispenser de l’obligation de PAF (Piste d’Audit Fiable) pour le document concerné 

 

X

• XML :  Le XML ( eXtensible Markup Language) désigne un langage permettant de mettre dans un même fichier informatique, la structure des données et les données elles-mêmes. Il est utilisé dans la plupart des formats de factures électroniques pour les rendre exploitables par le système informatique de l’acheteur avec une fiabilité totale. Pour le format Factur-X, le fichier XML est intégré à l’intérieur du fichier PDF (on peut y accéder en ouvrant le fichier PDF