Choisir une caisse enregistreuse inadaptée aux besoins de l'entreprise

Il existe trois types de caisse enregistreuse. Chaque type de caisse possède ses avantages et ses inconvénients, qui doivent être examinés à la lumière des besoins de votre entreprise : 

• La caisse enregistreuse alphanumérique, l’option la plus rudimentaire, est également la moins chère. Elle est équipée d’un clavier pour la saisie de chiffres, lettres et caractères spéciaux, et permet de calculer les totaux, taxes et remises. 
  
  
• La caisse enregistreuse tactile, s’est largement répandue ces dernières années. Simple d’utilisation, elle est généralement équipée d’un logiciel de suivi de stock, de gestion du personnel ou encore de périphériques tels qu’un TPE, une balance ou encore un scanneur. 
  
  
• La tablette-caisse enregistreuse s’adapte parfaitement aux activités itinérantes en raison de sa compacité. 

En plus de la location de la caisse enregistreuse, étudiez vos besoins en matière de logiciel de caisse et de périphériques : tiroir-caisse, balance, imprimante thermique, TPE, scanneur de code-barres, afficheur client… 

Ignorer les coûts additionnels

Si le prix de base d’une location de caisse enregistreuse est relativement bas (aux alentours de 25€), il existe de nombreux coûts additionnels ou subtilités qui peuvent s’accumuler et engendrer des charges imprévues :  

• Le nombre de fonctionnalités souhaité,
• Le nombre de périphériques et accessoires inclus,
• Le modèle et la marque de caisse enregistreuse,
• La durée du contrat (plus il est court, plus la facture sera salée),
• Les frais de déplacement des techniciens.

Attention par ailleurs au contrat de maintenance et au service d’assistance (installation, formation, mises à jour logicielles, dépannage…). S’ils ne sont pas inclus par défaut, ils généreront un coût additionnel, et risquent de pénaliser votre entreprise en cas de problème technique.

Ne pas vérifier le service d'assistance

Une caisse enregistreuse est un appareil électronique qui nécessite un entretien rigoureux et des mises à jour régulières pour éviter le risque de panne. Mieux vaut vous assurer en amont que votre contrat de location inclut un service après-vente, de maintenance et d’assistance efficace. 

En négligeant de vérifier la qualité de ce service, vous prenez le risque de voir votre activité paralysée en cas de panne majeure. Les retards et les perturbations qui en résultent peuvent non seulement nuire à votre flux de trésorerie, mais également entacher la confiance de vos clients et affecter votre réputation. 

Vérifiez notamment les modalités de contact de votre prestataire (mail, téléphone, chat…), la présence ou non d’un interlocuteur dédié, ainsi que les engagements en termes de réactivité.

Négliger la formation des employés

Si le choix du prestataire et du matériel vous revient, ce sont bien vos collaborateurs qui seront au contact de la caisse enregistreuse chaque jour. 

La productivité de votre entreprise dépend de leur capacité à interagir rapidement et sans erreur avec le matériel d’encaissement. La satisfaction client est un autre enjeu : un passage en caisse fluide, rapide et efficace laissera une impression positive à vos clients. À l’inverse, un passage en caisse laborieux sera source de frustration. 

Anticipez les temps de formation de vos employés et prévoyez de former les nouveaux arrivants le cas échéant. Bien formés, vos collaborateurs ne se contenteront pas de manipuler la caisse enregistreuse correctement ; ils seront capables de résoudre des problèmes techniques simples et de vous assister dans l’anticipation de besoins futurs.

Ne pas anticiper l'évolution de l'entreprise

Votre activité a vocation à croître, et avec elle, les besoins de votre entreprise évolueront inévitablement.

Anticipez vos besoins futurs lors de la signature du contrat de location de votre caisse enregistreuse : possibilité d’inclure davantage de matériel et de périphériques, mise à niveau rapide de la caisse enregistreuse et des logiciels de caisse, contrat de maintenance adapté… 

La location d’une caisse enregistreuse comporte des avantages indéniables. Il est cependant essentiel d’aborder ce choix avec discernement, afin d’éviter des erreurs qui pourraient vous coûter cher : choix inadapté de matériel, négligence du SAV ou de la formation de vos collaborateurs, ou encore manque d’anticipation de votre croissance.