Dématérialisation comptable : quel avantage pour mon entreprise ?

Vous avez du mal à lâcher le papier-crayon ? Vous entendez parler de dématérialisation comptable et vous hésitez à franchir le pas ? Ce processus consiste à passer au numérique et à bénéficier ensuite d’automatisations pour de nombreuses tâches administratives. Il se déploie de plus en plus et la réforme de la facturation électronique va intensifier la démarche. Rien ne sert d'attendre le dernier moment, d’autant plus que les atouts sont réels pour tout entrepreneur. C’est ce que nous vous détaillons ici.

Comment se passe la dématérialisation comptable concrètement ?

La comptabilité englobe plusieurs étapes, de la réception des factures à l’édition des états financiers. Elle demande la manipulation et le traitement de nombreuses pièces comptables, sans oublier leur archivage avec une traçabilité indispensable pour tout justifier. Aujourd’hui, vous disposez d’une réelle alternative au papier : la dématérialisation comptable.

Quel est le but de la dématérialisation des documents et tâches comptables ?

Dématérialiser signifie rendre immatériel. Plutôt que de réaliser votre comptabilité et votre gestion administrative avec des documents au format papier, vous optez pour le traitement numérique de toutes les informations.

Prenons deux exemples :

• Pour les factures fournisseurs qui arrivent encore par courrier, cela suppose de les scanner dès la réception et de les sauvegarder dans un format électronique, sous forme de fichier. C’est généralement un logiciel d’océrisation qui sert pour ce travail de numérisation et de lecture optique des caractères, afin d’automatiser la comptabilisation des écritures comptables.
• Pour des documents PDF reçus par mail ou collectés sur des plateformes fournisseurs, vous arrêtez de les imprimer. Vous organisez un traitement purement numérique, du contrôle au paiement de la facture, en passant par la comptabilisation.

Est-ce que la dématérialisation des factures est obligatoire en France ?

Non, pour le moment, rien ne vous force à suivre ce processus pour les tâches administratives. Mais, au fil des années, le cadre réglementaire évolue et incite les entreprises à adopter la dématérialisation des documents. Des textes ont rendu légales les factures électroniques, tout comme les factures papier.

Puis, peu à peu, les entreprises ont l’obligation d’émettre des factures dans ce format numérique. C’est le cas en France depuis 2020 pour les ventes à destination d’un établissement public. Puis, les ventes entre entreprises privées assujetties à la TVA devront se conformer au processus de facturation électronique au 1er septembre 2026 ou 1er septembre 2027 au plus tard, en fonction de leur taille.

Suivra d’ici 2030, l’adoption des dispositions européennes de ViDA pour les flux intracommunautaires. Vous l’aurez compris : la dématérialisation obligatoire des factures est en marche.

Comment digitaliser la comptabilité de votre entreprise ?

Pour réaliser cette transformation numérique de votre structure, procédez étape par étape. Identifiez toutes les informations que vous souhaitez dématérialiser et choisissez les outils informatiques adaptés. Vous pouvez avancer progressivement.

Les documents comptables et administratifs à dématérialiser

Tous les justificatifs, données et rapports peuvent se gérer sous une forme dématérialisée, tant dans l’entreprise que dans le cabinet d’expertise comptable :

• les factures clients ;
• les factures fournisseurs ;
• les contrats ;
• les bons de commande et devis ;
• les bons de livraison ;
• les relevés de comptes bancaires ;
• les notes de frais ;
• les éléments relatifs à la paie (contrats de travail, bulletins de salaire et déclarations DSN) ;
• les états financiers (bilan, compte de résultat et annexe) ;
• les déclarations de résultat ;
• les déclarations de TVA ;
• les tableaux de bord.

Les outils pour la gestion de la dématérialisation dans les entreprises

Pour chaque type de besoin ou de document à dématérialiser, des services en ligne ou logiciels apportent des solutions à toutes les entreprises, y compris les plus petites. Un des atouts du numérique c’est la démocratisation du processus qui devient accessible à tous. Pour la comptabilité, voici des outils à adopter :

• Logiciel de facturation pour émettre les factures clients, avec demain le respect des formats obligatoires CII, UBL ou Factur-X (en 2026 ou 2027).
• Solution OCR (Optical Character Recognition) pour scanner et extraire les données des documents afin de comptabiliser les écritures automatiquement. Ce type de logiciel correspond donc à de la pré-comptabilisation, sans intervention humaine pour la saisie.
• Logiciel GED (gestion électronique des documents) pour stocker, classer, indexer et archiver de façon numérique toutes les informations de l’entreprise.
• Portail collaboratif pour échanger les informations avec son expert-comptable, consulter les documents, lire les tableaux de bord d’entreprise, etc.
• Plateforme agréée pour la facturation électronique, comme eFacture d’AGIRIS, afin de réaliser les échanges entre clients et fournisseurs et de transmettre au portail PPF les données requises par l’administration fiscale en 2026 ou 2027.
• Coffre-fort électronique pour l’archivage et la mise à disposition des bulletins de paie.

Les avantages de la digitalisation comptable pour l’entrepreneur

La dématérialisation s’impose peu à peu, voire devient obligatoire pour rester en conformité. Et, en plus, ces services de digitalisation et d’automatisation présentent de nombreux atouts. Gain de temps et d’argent, simplification des échanges, accélération de la sortie du résultat comptable, réduction des erreurs et de la fraude, etc., la liste est longue !

Dématérialiser pour automatiser les tâches comptables : un gain de temps et d’argent

Toutes les études démontrent les économies que permet la dématérialisation comptable. Le traitement d’une facture dématérialisée de son émission à son paiement, tant chez le client que chez le fournisseur, présente des coûts inférieurs à celui du papier. Le gain peut atteindre de 50 % à 75 %, ce qui à l'échelle de l’entreprise constitue beaucoup de temps et d’argent.

Digitaliser les processus comptables pour centraliser les informations et améliorer la collaboration

En outre, le fait de mettre à disposition toutes les données à contrôler au format numérique facilite la collaboration dans les entreprises. L’acheteur en déplacement ne doit pas attendre de passer au bureau pour valider les factures des fournisseurs. Le dirigeant signataire des paiements de l’entreprise peut donner son accord également à distance, grâce à une application en ligne.

L’information est centralisée et reste accessible à tous les collaborateurs autorisés. Inutile de faire des photocopies ou d‘imprimer pour annoter le document en ligne et tracer les actions réalisées dessus. Les comptables arrêtent de courir après les factures en attente d’accord dans les services.

La dématérialisation donne un peu la sensation à l'entrepreneur qu'il peut faire sa comptabilité lui-même. Du moins, il devient acteur de ses comptes, car il collabore facilement avec son cabinet comptable, grâce à des outils en ligne simples d’utilisation.

Ainsi, il échange aisément avec son expert-comptable, au fil de l’eau, et inversement. Par exemple, avec Bobbee d’AGIRIS, le chef d’entreprise qui découvre une anomalie au niveau des étiquettes (imputation analytique), informe immédiatement le cabinet directement dans l’outil.

Suppression du papier et disparition des archives physiques

En outre, si votre entreprise manque de place, la digitalisation comptable réduit l’espace nécessaire pour classer et archiver tous les justificatifs et factures. Avec des délais de conservation qui atteignent 10 ans pour les factures, bons de commande, de livraison ou de réception, par exemple, le passage au numérique est un énorme avantage.

Si vous avez l’habitude de louer un local pour archiver vos documents, là aussi, avec la dématérialisation, vous réalisez des économies financières.

Moins d’erreurs, moins de fraudes et plus de sécurité

D’une part, la dématérialisation comporte de l’automatisation. Les paramétrages réalisés permettent d’extraire les données des factures et de générer les écritures comptables sans saisie manuelle. Le risque d‘erreur diminue par rapport à un traitement totalement manuel et humain.

D’autre part, ces nouveaux processus organisés à grande échelle en France pour la facture électronique exigent de respecter des formats, des mentions et un cadre précis pour les échanges. À terme, l'administration fiscale vise la déclaration de TVA pré-remplie afin de réduire la fraude.

La comptabilité digitalisée, une information disponible en temps réel ou presque pour l’entrepreneur

Non seulement la collaboration avec le comptable de l’entreprise se simplifie, mais, en plus, les résultats et analyses sont disponibles plus vite. Vous prenez l’habitude de transmettre immédiatement à votre cabinet comptable tous les justificatifs et tickets, par l’envoi d’une photo avec votre smartphone.

Avec les factures électroniques qui arrivent en 2026 et 2027, les travaux de la comptabilité vont encore s’accélérer. Le traitement intervient au fil de l’eau, presque en temps réel, vu l’automatisation de la collecte des pièces. Avec des données fraîches, vous pouvez prendre des décisions plus pertinentes. C’est tout bénéfice pour la marche des affaires !

Chez Bobbee d’AGIRIS, nous vous accompagnons dans ce pilotage rapide et régulier, en ajoutant d’autres fonctionnalités sur la plateforme. Situation de trésorerie et prévisions, atterrissage de fin d’exercice, etc., ces fonctionnalités rendent votre gestion d’entrepreneur plus agile.

La dématérialisation des factures fournisseurs et clients : une première étape vers la facture électronique obligatoire

Commencez par dématérialiser les factures qui arrivent de chez vos fournisseurs au format papier. Ainsi, vous prenez l'habitude de travailler sur des documents numériques, pour contrôler vos achats et les valider avant de générer le paiement. Tous les collaborateurs se familiarisent avec un nouveau mode de fonctionnement. Ceci vous prépare tous à l'étape suivante obligatoire et incontournable : la réforme de la facture électronique.

Si vous ne possédez pas de logiciel de facturation pour émettre les factures clients, c’est également une étape à franchir rapidement. Tous les outils conformes sur le marché vous donnent la possibilité de générer des factures dématérialisées dès maintenant. De nombreuses solutions proposent déjà le format Factur-X dès à présent ou tout prochainement.

La dématérialisation volontaire des documents comptables : un atout pour affronter la facture électronique ensuite

Dématérialiser la comptabilité ne sera bientôt plus une simple option. Pour bénéficier des avantages sans attendre l’obligation de facturation électronique, commencez par quelques briques. La conduite d’un tel changement implique de modifier ses habitudes. Mieux vaut le faire en douceur et sans stress. La plateforme Bobbee by AGIRIS vous aide à franchir ce cap à votre rythme et avec votre expert-comptable.