Comptabilité en temps réel : un enjeu incontournable en cabinet

Certes, la recette miracle n’existe pas encore pour obtenir des résultats comptables en un claquement de doigts, mais la technologie fait que nous n’en sommes pas loin ! Aujourd’hui, adopter une stratégie de comptabilité en temps réel ne constitue plus une gageure, un défi. Or, les enjeux sont importants, tant pour les experts-comptables que pour leurs clients. Pourquoi s’équiper, structurer et automatiser les tâches des collaborateurs ? Comment s’organiser et avec quels outils ? Nous tentons de répondre à ces questions dans cet article.

Comptabilité en temps réel : un enjeu crucial pour l’avenir de l’expertise comptable

Certains acteurs en ligne proposent des outils pour tenir sa comptabilité en quelques clics, en vantant même que l’entrepreneur peut tout faire lui-même. Les cabinets d’expertise comptable ont au contraire tout à gagner à apporter d’autres services et conseils pour le pilotage des entreprises. Encore faut-il disposer d’abord de solutions afin d’établir sa comptabilité au fil de l’eau, un support incontournable à l’accompagnement en gestion.

Caractéristiques de la comptabilité au fil de l’eau

Une comptabilité en temps réel signifie que :

• la facturation client ne traîne pas jusqu’à la fin du mois et s’effectue à partir du devis, du bon de commande et du bon de livraison ;
• les écritures de banque font l’objet d’une intégration périodique par API dans le logiciel comptable ;
• les factures des fournisseurs se déposent sur des plateformes hébergées sur le cloud au fil de l’eau ;
• les notes de frais et justificatifs de dépenses s’envoient en prenant une photo avec son smartphone ; 
• les déclarations fiscales se préremplissent ;
• la révision du dossier s’effectue régulièrement au cabinet, et le compte d’attente se vide avant la période fiscale ;
• la situation mensuelle entraîne l’actualisation du tableau de bord et de ses indicateurs clés pour la gestion de l’entreprise ;
• les collaborateurs du cabinet échangent de façon fluide avec les clients en cours de mois et émettent des alertes en temps réel.

Différences majeures entre comptabilité en temps réel et comptabilité classique pour les clients du cabinet

Contrairement aux schémas comptables traditionnels, une organisation au jour le jour raccourcit le temps et apporte de la simplicité, grâce à l’automatisation. Les entrepreneurs rationalisent le classement des pièces sous une forme digitale. Ils gagnent du temps. Le fait de rendre la saisie en comptabilité fluide toute l’année et tout au long du mois leur permet d’accéder plus vite aux états financiers.

Ainsi, les entrepreneurs reçoivent des informations fraîches, bien utiles pour prendre leurs décisions opérationnelles en temps réel. Rien de mieux pour accroître aussi la crédibilité d’une entreprise auprès de son banquier par exemple ! En outre, les tableaux de bord et résultats mensuels gagnent en intérêt pour les dirigeants d’entreprise. C’est une manière plus dynamique d’attiser leur curiosité, tant pour les résultats que pour le suivi budgétaire, par comparaison au traditionnel rendez-vous bilan annuel.

Comptabilité au jour le jour : un levier pour l’accompagnement des entreprises par les experts-comptables

L’expert-comptable qui adopte l’automatisation des tâches en vue d’une comptabilité en temps réel bénéficie d’un gain de temps organisationnel considérable. Ces heures économisées aident à améliorer les services rendus au client.

Les TPE et PME disposent d’interlocuteurs plus disponibles, plus au fait de la réalité quotidienne du business et de ses besoins. Les collaborateurs deviennent plus proactifs et plus pertinents dans leurs analyses. Gestion de la trésorerie, recouvrement client, suivi de l’activité avec ses marges et ses coûts, voilà autant d’opportunités d’accroître et d’améliorer l’offre de service et les missions.

Comment s’organiser pour structurer une comptabilité en temps réel ?

Au vu de ces avantages gagnant-gagnant pour le cabinet comme pour l’entreprise cliente, comment s’y prendre concrètement ? Nous sommes convaincus que l’automatisation des processus comptables de A à Z est la clé majeure. Mais, pour parvenir à opérer cette transformation digitale, mieux vaut s’équiper d’un outil, le coach virtuel. Nous vous expliquons !

L’automatisation de la comptabilité, la clé pour des données comptables à jour

L’automatisation des processus comptables se situe partout, tant dans le cabinet que chez vos clients. Certaines tâches exploitent l’intelligence artificielle pour la dématérialisation et la facture électronique. Chez AMICOMPTA, nous avons conçu ainsi notre logiciel comptable 100 % IA.

Connexion avec les comptes bancaires

Avec l’intégration directe en comptabilité des données de chaque compte bancaire, vous disposez d’une trésorerie à jour immédiatement. Vous automatisez le rapprochement bancaire en cours de mois. C’est aussi la solution pour effectuer un suivi de trésorerie performant. Ainsi, vous actualisez en quelques clics les prévisions de cash au fil de l’eau, en partant de la position réelle en banque. Cette synchronisation devient possible désormais, grâce aux API proposées par les éditeurs de logiciels.

L’IA pour la comptabilisation automatique des factures et la suppression de la saisie manuelle

Prenons l’exemple de notre logiciel AMICOMPTA. Il se charge de toute la gestion comptable des factures en automatique. Il exploite chaque document et crée les écritures grâce à sa puissance de compréhension des pièces comptables, mais aussi de l’ensemble du dossier client. C’est la force de l’intelligence artificielle appliquée aux données de la comptabilité.

Autres tâches automatisables en cabinet d’expertise comptable

Les automates et l’IA peuvent prendre des formes variées dans les cabinets. Insertion dans les logiciels, utilisation de Chat GPT, du no code ou d’une solution de robotisation (RPA), vous avez le choix. Tous ces outils viennent compléter l’équipement de l’expert-comptable afin de tenir la comptabilité en temps réel.

Voici quelques idées d’automatisation comptable au-delà de l’import bancaire et de la comptabilisation des factures ou des dépenses : 

• relances des clients du cabinet et rappel des échéances ;
• gestion du recouvrement des factures (relance client) ;
• remplissage de déclarations périodiques ;
• envoi ou mise à disposition en ligne du tableau de bord ;
• création d’alertes pour les dirigeants grâce à l’IA, soit une amélioration de la prévention des risques afin de réduire la défaillance de l’entreprise.

Mon Coach Agiris, la solution pour surveiller l’accroissement des automatismes en comptabilité dans le cabinet

Adopter les bons logiciels pour accroître l’automatisation c’est bien. Se donner les moyens de suivre le déploiement effectif de la dématérialisation et de l’IA dans les processus de travail c’est mieux. C’est pourquoi nous avons conçu un outil dans cet objectif : Mon Coach Agiris. Il mesure l’avancée réalisée grâce à ISACOMPTA CONNECT et AMICOMPTA.

Gestion d’une comptabilité en temps réel : les fonctionnalités d’AMICOMPTA allié à ISACOMPTA CONNECT

Nous synchronisons en permanence ISACOMPTA CONNECT avec le logiciel comptable AMICOMPTA. Ainsi, les algorithmes d’intelligence artificielle inclus dans notre solution disposent des paramètres à jour au fil de l‘eau :

• codes de TVA ;
• catégories de revenus ;
• profil métier ;
• plan comptable, etc.

La technologie du machine learning permet en effet d’affecter les comptes et libellés appropriés pour chaque facture. Le collaborateur réalise une vérification, puis valide les écritures. Il ne les saisit plus manuellement. C’est un atout certain pour la compétitivité du cabinet.

Le concept du logiciel Mon Coach Agiris : analyser, engager et challenger au sein du cabinet et chez les clients

Ce logiciel est votre coach virtuel pour superviser vos process en cabinet et surveiller l’atteinte des performances définies. Il fonctionne selon trois axes :

• analyse du niveau d’automatisation dans le cabinet avec le suivi d’indicateurs ;
• fixation d’objectifs afin de mesurer l’engagement et l’avancement, au travers d’un tableau de bord personnalisable ;
• comparaison des résultats afin de challenger les utilisateurs au sein de l‘équipe. 

Les indicateurs proposés par Mon Coach Agiris pour mesurer la progression de l’automatisation comptable

Le tableau de bord proposé par le logiciel Mon Coach Agiris s’adapte à l’organisation de votre cabinet et à vos besoins spécifiques. Par exemple, vous pouvez paramétrer :

• le taux moyen d’automatisation des factures (en nombre d’écritures) ;
• le délai moyen de dépôt de la déclaration de TVA mensuelle ;
• le délai entre l’enregistrement des factures et leur date d’émission ;
• le pourcentage de dossiers pour lequel la révision comporte de l’automatisation ;
• le délai moyen pour générer la liasse fiscale d’une entreprise ;
• un zoom sur les nouveaux dossiers clients migrés.

Vous aimeriez apporter plus de sérénité aux collaborateurs tout en respectant les échéances mensuelles comme annuelles ? Avec Mon Coach Agiris, organisez le suivi de la transformation digitale de votre cabinet. Vous progressez ainsi dans l’atteinte de la comptabilité en temps réel, le Graal pour accompagner vos clients, grâce à des indicateurs de gestion factuels. Vous fédérez toute l’équipe autour d’objectifs concrets et mesurables.

Pourquoi ne pas vous entretenir avec un conseiller Agiris en ligne ?