GED Expert-Comptable : l'outil essentiel à adopter urgemment

Souvent pris entre le marteau et l’enclume, l'administration fiscale et son client, l’expert-comptable voit son métier évoluer de façon fulgurante. La transformation digitale apporte un vent nouveau qui profite positivement à tous. Elle exige pédagogie et force de conviction auprès des TPE et PME, mais aussi un équipement performant et adapté aux spécificités de la profession. Bien plus que les entreprises, un cabinet comptable doit adopter urgemment le mode collaboratif avec ses clients, tout comme l’automatisation, afin d’industrialiser ses process au maximum.

Détenir une GED pour expert-comptable contribue à conduire ce changement numérique avec succès. C’est même une clé qui nous paraît essentielle à cette transition digitale. Découvrez les enjeux et les atouts d’une gestion électronique des documents collaborative et intelligente.

Gestion électronique des documents (GED) : rappel des fondamentaux

La gestion électronique de documents ou GED est un dispositif qui commence à dater. Toutefois, avec les nouvelles technologies et l’avènement de la dématérialisation partout, elle évolue.

Qu’est-ce qu’un outil GED ?

La gestion électronique des documents (GED) regroupe tous les processus numériques qui servent à gérer les flux sur supports dématérialisés dans les entreprises. Elle prend donc en compte les étapes classiques suivantes : 

• numériser les données issues de la collecte et créer un fichier dématérialisé le cas échéant ;
• indexer l’information scannée ou créée au format numérique en vue de la classer et de l’exploiter ensuite ;
• permettre la recherche et la lecture des informations traitées ;
• diffuser les documents selon divers moyens ;
• archiver les données sur support électronique sécurisé et en toute conformité avec la loi ;
• tracer les accès et actions sur la documentation classée.

Qu’est-ce que la GED en comptabilité ?

Qu’il s’agisse d’un cabinet ou d’un service comptable en entreprise, la GED se situe au cœur des processus métier. Ces professionnels doivent systématiquement justifier chaque écriture par une pièce extra-comptable. Les factures se trouvent donc en première ligne en matière de GED, même si elles ne sont pas les seules, loin de là.

Aujourd’hui, avec la dématérialisation de toute la chaîne des achats comme des ventes, les contrats, les bons de commande, les bons de réception, etc., s’archivent aussi en mode numérique. Ajoutons les contrats, les bulletins de salaire, et tous les documents financiers ainsi que les déclarations ou formulaires divers. Les collaborateurs du cabinet accèdent généralement à ces pièces directement à partir des écritures comptables, par de simples clics, à condition de disposer d’outils GED.

GED et expert-comptable : les enjeux pour le cabinet

Les défis sont exacerbés dans les cabinets d’expertise comptable, par rapport à une entreprise. En effet, ces professionnels constituent des rouages essentiels à la transformation digitale de leurs clients. Ce sont même de vrais boosters. En outre, ils doivent traiter une kyrielle de dossiers simultanément, ce qui accroît le besoin de mécanisation et de structuration des processus. C’est indispensable qu’ils soient correctement équipés de logiciels performants pour rester compétitifs.

L’expertise comptable, un métier qui exige une gestion permanente des documents et des factures

La profession d’expert-comptable évolue avec les technologies, la facturation électronique obligatoire, etc. Ainsi, adopter une plateforme PDP fait partie des prochains choix à réaliser impérativement. Pour autant, les besoins historiques en matière de documentation des écritures comptables demeurent : traçabilité, archivage et sécurisation.

Une fois les factures de chaque entreprise récupérées, tant côté client que fournisseur, l’expert-comptable doit être en mesure de les traiter jusqu'au bout de la chaîne. Le fait de disposer d’une pile complète de logiciels et qui échangent entre eux, simplifie et rationalise le suivi client.

Le dirigeant de TPE est alors moins tenté de recourir à une solution cloud gratuite, bureautique, voire proposée par une banque en ligne. La mise en place d’un logiciel GED participe à apporter des réponses à tous ses besoins et à le fidéliser.

La digitalisation des cabinets comptables et des entreprises, une transformation inéluctable

L’évolution des processus vers le zéro papier est en marche et aucun retour en arrière n’interviendra. La réforme de la facturation électronique met inéluctablement un coup d’arrêt au fonctionnement à l’ancienne. Même si la conduite du changement exige du temps, elle se déploie obligatoirement. L’expert-comptable, premier conseiller du chef d’entreprise, reste le mieux placé pour accompagner son client vers la facture électronique. Prendre le virage dès maintenant contribue à avancer sereinement, sans attendre le goulot d’étranglement final qui se profile à l’horizon.

Le choix d’outils GED pour expert-comptable, un enjeu pour la pérennité et la croissance du cabinet

Le logiciel GED fait partie des décisions technologiques et stratégiques, pour les clients, mais aussi pour le cabinet, en tant qu’entreprise. Travailler vite, indexer dynamiquement les documents et factures, disposer d’outils de recherche puissants, etc., oui les fonctionnalités de la GED facilitent la tâche au quotidien. Mais, surtout, ils contribuent à apporter un service client qui deviendra demain le standard de la profession.

Sans un tel équipement informatique, comment rationaliser les missions, gagner du temps et proposer autre chose, en plus de la tenue comptable ? Comment imaginer, sans des solutions GED performantes et collaboratives que les chefs d’entreprise vont rester fidèles au cabinet ? La croissance de l’activité dépend en partie de tels choix. L’enjeu est donc aussi commercial.

Les atouts majeurs d’une solution GED pour l’expertise comptable

Face à ces enjeux, adopter une solution GED adaptée aux besoins des experts-comptables nous semble une sage décision. Les avantages deviennent rapidement concrets pour les utilisateurs.

Processus de gestion électronique des documents en cabinet : une réponse pertinente à des besoins XXL

La GED adaptée aux cabinets d’expertise comptable répond au souci majeur de sécurisation des documents, bien mieux que les systèmes hébergés sur le cloud pour le grand public. Vous cherchez des processus sûrs pour s'authentifier, tracer les consultations ou chiffrer les documents ? Ce type d’outil gère parfaitement tous ces aspects. C’est un point de réassurance fort pour les clients qui confient leur comptabilité, mais aussi toute leur documentation à votre cabinet.

Ces outils simplifient les tâches des collaborateurs autour de la facturation. Faciles à retrouver, à consulter, à transmettre, les factures ainsi archivées deviennent accessibles immédiatement. Le client bénéficie des mêmes fonctionnalités, ce qui ajoute de la fluidité dans les échanges.

Solution GED spécialisée pour l’expertise comptable : plus d’efficacité au quotidien pour la transformation digitale

Le fait de travailler avec une GED représente un gain de temps pour l’expert-comptable comme ses collaborateurs, sans oublier leurs clients. Ce temps est utilement exploité autrement.

Un raccourcissement des délais et une comptabilité en temps réel

La GED accélère l’acquisition de nouvelles méthodes de travail. Avec le mode collaboratif qu’elle offre, les salariés du cabinet, entre eux et avec les clients, améliorent leurs échanges. Qu’il s’agisse de consulter une facture, de demander une attestation de paiement des cotisations Urssaf, d’accéder à un état financier, etc., tout s’effectue en quelques clics.

Quant à la comptabilité en temps réel, c’est plus qu’une promesse. Les clients formés et peu à peu acquis à la cause du digital, transmettent tous leurs justificatifs, tickets, notes de frais, factures, etc. par une simple photo. Ils peuvent aussi déposer leurs fichiers de données numériques sur un portail. Ils apprécient de disposer de situations comptables intermédiaires régulières et publiées tôt. Ils prennent l’habitude de décider sur la base d’autre chose que le solde du compte bancaire.

La GED intelligente au service du contrôle des dossiers clients

En outre, les outils GED pour cabinet comptable peuvent désormais interagir avec les clients de façon intelligente. Vous pouvez programmer des notifications ou des relances, en cas de pièces manquantes, d’échéance approchante ou dépassée, etc.

En ce sens, la gestion électronique des documents participe à la révision des dossiers comptables. Elle réduit la charge mentale des collaborateurs pour des actions de contrôle ou de relance indispensables, mais peu valorisantes. Ces processus d’automatisation correspondent aussi à l’arrivée de l’intelligence artificielle en comptabilité.

La GED en cabinet comptable, un outil d’amélioration de la relation commerciale

De tels processus de traitement des informations au format numérique augmentent donc la fluidité des échanges. Les deux parties accèdent au même document en ligne. Elles peuvent le contrôler, le vérifier, l’annoter, etc. Les différents utilisateurs de la GED en cabinet comme en entreprise le ressentent.

En outre, avec la pré-comptabilité associée à la GED, le client s’implique d’ailleurs davantage dans le processus comptable. La relation client s’en trouve profondément améliorée. Plus de productivité de chaque côté signifie moins de pression. Pour les collaborateurs, c’est aussi plus de disponibilité mentale pour autre chose que des relances. Ils deviennent les copilotes des clients.

Le PORTAIL AGIRIS CONNECT, la solution idéale pour l’organisation du cabinet en mode collaboratif et intelligent

En tant que partenaire privilégié des experts-comptables, AGIRIS propose des outils du type portail et GED particulièrement adaptés. Ainsi, le Portail AGIRIS CONNECT c’est à la fois un portail collaboratif et une solution GED.

Un portail collaboratif pour une relation client renouvelée

Notre portail AGIRIS CONNECT sert à digitaliser tous les échanges de documents entre le client et son cabinet :

• Z de caisse concernant les points de vente, pour les montants encaissés, les modes de règlement ou les articles vendus ;
• notes de frais pour toutes les dépenses professionnelles ;
• relevés bancaires afin de qualifier les recettes et dépenses.

Ce portail sert aussi aux clients à tenir leur comptabilité en mode partagé avec leur cabinet. Il permet également d’établir en ligne tous les devis et factures, d’obtenir des règlements et de réaliser des relances automatisées.

Enfin, AGIRIS CONNECT sert à échanger avec le client sur les tableaux de bord de gestion en temps réel, la situation de trésorerie ainsi que les extraits de la comptabilité (grand-livre ou comptes).

Un logiciel GED performant pour toutes vos données digitalisées

Welyb, spécialiste de la digitalisation des cabinets d’expertise comptable, fait partie du même groupe qu’AGIRIS. C’est la solution retenue par AGIRIS pour compléter sa suite logicielle et permettre la gestion et le stockage des documents en cabinet. Simple à prendre en main, collaborative par essence, cette GED d’AGIRIS est accessible sur le portail AGIRIS CONNECT.

Outil collaboratif et muni d’automatisations diverses, c’est aussi un moyen pour le cabinet de communiquer en marque blanche. Ainsi, chaque expert-comptable peut personnaliser le portail avec son logo, et donc le transformer en outil de communication client.

Adopter la nouvelle GED d’AGIRIS, un pas vers une transformation digitale facilitée

La conduite du changement vers le tout numérique n’attendra pas 2026 dans les TPE, et encore moins 2027. Il vous reste moins de deux ans. Si vous ôtez les périodes fiscales 2025 et 2026, plus les mois d’août, disons plutôt un an. Préparer tous les clients à la facture électronique entrante obligatoire en septembre 2026 demande clairement de l’anticipation. Choisir les bons outils, dont la GED, en fait partie. C’est une étape incontournable et qui permet à tous de franchir une marche importante.

Pour échanger avec des experts sur nos solutions portail et GED, n’hésitez pas à nous contacter.