Archivage facture électronique : atouts de la GED en cabinet

La réforme de la facture électronique est dans toutes les têtes en 2025. Sujet de préoccupation majeur chez les experts-comptables, c’est aussi l’occasion de s’interroger sur les outils à adopter et sur les services numériques à proposer aux clients. La gestion de la facturation électronique constitue une chance de compléter l’équipement informatique du cabinet. Mais, ceci dépasse les simples transmission et réception des factures.

Bien sûr, vous réfléchissez au choix d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Mais, avez-vous pensé aussi à une gestion électronique des documents (GED) pour l’archivage des factures électroniques ? Cette association technique répond aux obligations légales et fiscales, mais elle va bien plus loin.

Les enjeux de l’archivage de la facture électronique pour l’expert-comptable

Toute entreprise doit organiser la gestion de la facture électronique, dans le cadre de l’obligation légale qui arrive. Mais, pour les cabinets d’expertise comptable, structurer le processus de façon optimale constitue un challenge bien plus important encore.

Un besoin de structuration, d’industrialisation et de sécurisation très important en cabinet

D’une part, les cabinets ont tout à gagner à choisir des solutions technologiques performantes et qui couvrent tous leurs besoins, vu la nécessaire industrialisation des processus. Il ne s’agit pas de piloter la collecte, le traitement et l’archivage des factures d’une seule entité juridique.

Ce serait dommage de s’arrêter aux simples exigences qu’impose la loi en matière de TVA et de facture électronique obligatoire. Ainsi, les experts-comptables visent le maximum de fonctionnement collaboratif, tant pour leurs propres équipes qu'avec leurs clients. La transformation digitale rend cela enfin possible. Or, développer les interactions au sein d’outils et de plateformes exige aussi de sécuriser et d’organiser les accès et les droits.

Un archivage sécurisé et conforme des factures : un processus incontournable pour la profession comptable

Les enjeux pour une profession réglementée, c’est aussi agir en toute conformité avec les obligations fiscales. Au-delà de l’émission et de la transmission des factures aux clients et de la réception de celles des fournisseurs, leur conservation présente une importance majeure.

Rappel des exigences légales et fiscales d’émission et de conservation des factures

Vous connaissez les termes de l’article 289 du Code général des impôts : “V.- L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation”. En peu de mots, tout est dit : authenticité, intégrité et lisibilité pendant la durée minimale, soit 10 ans pour les factures.

Ce texte précise ensuite au point VII les manières d’émettre et de recevoir les factures pour garantir l'authenticité, l’intégrité (ou inaltérabilité) ainsi que la lisibilité de la facture. Pour résumer, pour la facture électronique obligatoire, les entreprises ont le choix entre :

• 2 modes de scellement du fichier PDF, la signature électronique qualifiée ou le cachet électronique qualifié (décret n° 2023-377 du 16 mai 2023).
• L’émission d’un message structuré et normé (EDI), afin de rendre possible la lecture par ordinateur.
• La mise en place d’une piste d’audit fiable (ce qui reste valable pour les éventuelles factures papier émises hors champ de la facture électronique obligatoire).

Pour des professions réglementées comme l’expertise comptable, le système d’archivage électronique doit garantir la valeur probante des factures. Il doit assurer la confidentialité de toutes les données stockées sous le format numérique.

Une nécessité de conserver les justificatifs comptables à destination de l’administration fiscale

Bien sûr, chaque écriture en comptabilité doit présenter un justificatif. Pour des transactions commerciales, ventes et achats, ce sont des factures. En tant qu’expert-comptable, vous devez aussi vous assurer que chaque client respecte ses obligations en matière de conservation au format numérique.

Ainsi, le Livre des procédures fiscales prévoit à l’article L102C les conditions d’archivage des factures, tant pour le papier que pour le format électronique. Notamment, le texte encadre les conditions d’archivage dans des pays autres que la France pour les factures électroniques. L’objectif est de garantir l’accès en ligne et la possibilité de les télécharger, par exemple pour l’administration fiscale, à des fins de contrôle.

L’archivage en ligne, une opportunité pour l’expert-comptable d’apporter de la valeur au collaborateur et au client

L’enjeu d’un bon archivage des factures électroniques se situe aussi dans la simplicité et la rapidité d’accès aux informations. C’est important, tant en interne du cabinet que chez vos clients.

Un besoin de rationaliser la recherche et l’exploitation des factures, pour le cabinet et pour le client

D’une part, la transformation digitale conduit à réduire les tâches peu valorisantes au niveau des collaborateurs. Ils cessent de manipuler le papier, les classeurs, les boîtes et caisses d’archive, etc. Ils ne doivent plus saisir les écritures comptables à la main. En outre, en plus des gains de ce type obtenus avec l’automatisation des écritures, la révision des dossiers s’améliore. Les responsables de mission cherchent aussi à gagner du temps pour tracer les écritures et remonter sans délai aisément aux justificatifs.

Quant aux clients du cabinet, pour les convaincre de la pertinence de la dématérialisation des factures, offrez-leur un accès à un archivage simple et utile. Avec des outils de ce type, vous apportez de la valeur dans les entreprises. Vous dépassez les avantages classiques de la facture électronique obligatoire (réduction des coûts administratifs ou suppression du papier).

Vendre autre chose aux clients qu’une pure obligation d’archivage, c’est mieux

Demain, les factures de chaque entreprise arriveront toutes via une plateforme de dématérialisation partenaire. Ce serait contre-productif que le dirigeant les imprime chez lui, pour recréer un archivage local, inutile, coûteux et non conforme.

En outre, l’enjeu de la conservation des factures électroniques réside aussi dans l’utilité des données que comportent ces factures numériques. Votre client perçoit l'intérêt de disposer d’analyses approfondies de son activité, vite et régulièrement tout au long de l’année ? Parfait, vous avez gagné ! Ceci existe à la condition de stocker tous les documents de l’entreprise immédiatement, et en un seul endroit accessible de tous.

Pourquoi une GED répond-elle aux besoins d’archivage électronique des factures et même plus ?

Pour archiver des factures numériques, les entreprises et cabinets doivent s’équiper d’un système de GED (gestion électronique de documents). Ils ont le choix entre un système d’archivage électronique (SAE) ou un coffre-fort numérique (CFN). Le premier est plus complet. Il gère tout le cycle de vie d’un document, contrairement au second. Il garantit aussi la valeur probante des documents. Ce n’est pas le cas du CFN. Or, c’est essentiel pour les factures électroniques.

La GED répond aux besoins de sécurisation des documents en cabinet comptable

En adoptant un système d’archivage électronique SAE, vous disposez d’une GED qui se conforme à toutes les exigences fiscales pour vos factures dématérialisées.

Normes essentielles à connaître pour un système d’archivage électronique

• La norme AFNOR NF Z42-020. Elle concerne les fonctions minimales d’un coffre-fort numérique.
• La certification ISO/IEC 27001 relative à la sécurité des systèmes d’information. Elle prouve l’existence d’un système de management de la sécurité de l’information (SMSI).
• La certification ISO 9001. C’est la revue et le contrôle de l’efficacité des processus et des actions réalisées.
• La norme française NF Z42-013 sur l’archivage électronique. Elle a fait l’objet d’une transposition en norme internationale ISO 14641-1 en 2012.
• La norme et ISO 14641 : 2018 sur l’archivage électronique. Elle traite de la conception et de l’exploitation d‘un système informatique pour la conservation intègre de documents numériques.

Le respect du RGPD

La protection des données personnelles au sein de l’Union européenne est fortement encadrée. Les experts-comptables sont responsables du traitement des informations de ce type, tant pour celles qui concernent leurs clients que pour celles de leurs collaborateurs. Ils ont la charge de recueillir le consentement, mais aussi de sécuriser le stockage des données. Le recours à une solution GED conforme à ces exigences s’impose, tout comme l’hébergement des serveurs en France.

L’archivage avec une GED : mieux qu’une simple obligation de conserver des justificatifs comptables

En plus de ces caractéristiques incontournables pour un archivage sécurisé et conforme, une solution GED pour expert-comptable apporte bien d’autres fonctionnalités intéressantes.

Faciliter la documentation des dossiers de bilan et la révision

La GED centralise les justificatifs sur une plateforme numérique et les rend accessibles de façon instantanée. L’archivage s’effectue selon des règles d’indexation, et donc de classement bien précises, afin de retrouver aisément l’information souhaitée. Le fait d’identifier rapidement tous les justificatifs comptables facilite le travail de révision des situations et bilans.

Ce ne sont pas seulement les collaborateurs comptables qui gagnent du temps, du fait de l’automatisation des écritures en pré-comptabilité, mais aussi les chefs de mission. En outre, tous interagissent aisément grâce à ce partage des factures en un lieu unique.

Donner aux entrepreneurs un moyen simple de gérer et consulter toute la documentation en ligne et de partout

De la même manière, la GED améliore l’archivage des factures électroniques pour l'entreprise et l’entrepreneur. Une fois le changement d’habitude pris, le dirigeant apprécie de trouver en quelques clics n’importe quelle facture de vente ou d’achat, même en dehors du bureau, à partir de son smartphone. Il économise du temps, supprime le papier, ainsi que le local de stockage physique. Il bénéficie aussi d’une meilleure confidentialité quand c’est nécessaire. La recherche intelligente dans la base de données que constitue la GED devient vite indispensable à l’entrepreneur pressé.

Améliorer les échanges entre le cabinet et l’entreprise

La gestion électronique des documents constitue aussi un vrai plus sur le plan de la collaboration entre les personnes, collaborateurs du cabinet et clients. Ces systèmes comportent aussi des fonctionnalités à paramétrer, comme des notifications et alertes, pour des actions à effectuer. Le fait d’améliorer les échanges de cette façon est un réel prolongement du simple service d’archivage. C’est une manière de ramener de la valeur chez le client, grâce aux automatismes et à la technologie.

Les outils GED pour une exploitation intelligente des factures et documents archivés

La GED sert donc à l’archivage de la facture électronique. Tous les autres types de documents commerciaux, contrats, devis, commandes, bons de livraison, etc., sont susceptibles également de se stocker dans ce même outil. Ce système offre la possibilité aux clients du cabinet, comme à vos collaborateurs, d’accéder à l’ensemble des informations relatives à un client ou à un fournisseur.

C’est l’assurance de trouver facilement toute la traçabilité d’une opération de vente ou d’approvisionnement ainsi que les contrôles et validations opérés (workflows). Votre solution GED comporte aussi un robot conversationnel ? Alors, vous exploitez encore mieux tout le contenu de la base de données, grâce à l’intelligence artificielle générative.

Que propose AGIRIS pour archiver les factures et documents des entreprises dans une GED ?

Chez AGIRIS, nous avons renforcé notre offre logicielle, en nouant des partenariats technologiques forts avec des sociétés sœurs au sein du groupe ISAGRI :

• Welyb, pour la GED ;
• Cecurity.com pour les services de SAE et de CFN (puis les services de plateforme PDP, avec eFacture).

Nous couvrons tout le spectre de l’archivage électronique des factures et des bulletins de paie avec notre GED, accessible par le portail AGIRIS CONNECT ainsi que notre coffre-fort électronique EPAYE.

Le Portail AGIRIS CONNECT, la GED spécialement conçue pour les experts-comptables

AGIRIS CONNECT c’est un logiciel aux doubles fonctionnalités : GED et portail collaboratif. Cet espace d’échanges réunit à la fois vos collaborateurs et vos clients, pour le maximum d’efficacité et de fluidité. Cet outil personnalisable et disponible en marque blanche vous donne la possibilité de développer l’image de votre cabinet.

Les avantages de notre GED pour la facturation électronique

Accessible par une application mobile, AGIRIS CONNECT c’est aussi :

• la collecte des documents, factures, justificatifs, contrats, etc., notamment avec des connecteurs marchands ;
• l’archivage électronique sécurisé sur la durée et conforme à la loi ;
• un outil pour de la visioconférence avec vos clients ;
• une fonctionnalité de signature électronique.

La connexion d’AGIRIS CONNECT avec tout l’écosystème logiciel du cabinet

Opter pour l’archivage des factures électroniques avec la GED d’AGIRIS, c’est bénéficier de toute une palette de logiciels complémentaires pour votre cabinet. Nous vous proposons :

• eFacture, la plateforme de dématérialisation partenaire pour collecter et transmettre les factures de vos clients ;
• AMICOMPTA, le logiciel qui allie IA et comptabilité pour automatiser les écritures comptables ;
• ISACOMPTA, l’outil pour la production comptable de votre cabinet, de la collecte à la restitution des informations financières ;
• ISAGI CONNECT, l’outil de gestion interne de votre activité d’expert-comptable.

La gestion électronique de documents (GED) constitue une solution pertinente pour archiver ses factures électroniques. AGIRIS a conçu un outil multi-fonctions qui complète parfaitement la gamme de logiciels pour experts-comptables que nous proposons. Choisir un tel outil, c’est disposer de l’équipement optimal dans le cadre de la réforme de la facturation électronique. Pour approfondir votre réflexion, prenez contact avec un de nos experts.