Gestion interne du cabinet comptable : un pilier pour l’organisation et la rentabilité

Les experts-comptables sont aussi des entrepreneurs. Leurs cabinets se gèrent donc comme des entreprises classiques. En plus de toute la stack technique nécessaire pour l’activité et la relation client, s’équiper d’outils pour le pilotage du cabinet s’impose.

En adoptant le bon logiciel, ces professionnels peuvent optimiser la gestion interne du cabinet d’expertise comptable. Ils en retirent une organisation améliorée, une performance financière accrue, plus de productivité, des conditions de travail plus sereines et une relation client transformée. Nous vous proposons un tour d’horizon sur les atouts et fonctionnalités de tels logiciels, avec un zoom sur notre solution Agiris, ISAGI CONNECT.

Gestion interne du cabinet d’expertise comptable : un réel enjeu stratégique

Évidemment, vous disposez d’outils de gestion interne de votre cabinet. Mais, avez-vous la certitude de les exploiter convenablement afin d’en faire un levier au service de la performance ?

Le cabinet est aussi une entreprise à part entière

L’expert-comptable se veut aussi chef d’entreprise. Il a donc besoin de surveiller régulièrement sa gestion avec des indicateurs clés et de trouver la meilleure organisation administrative et commerciale au quotidien. Les logiciels pour experts-comptables axés sur la gestion interne complètent ceux qui se concentrent sur la production comptable ou la paie. Bien choisir son équipement conduit à un réel retour sur investissement, au service de la stratégie d’entreprise.

Adopter les nouvelles technologies pour optimiser son organisation et sa performance

Parmi les enjeux actuels qui s‘imposent à la profession du chiffre, citons l’utilisation de l’automatisation et de la dématérialisation. L’intelligence artificielle en comptabilité est aussi un phénomène qui se développe. Ces évolutions technologiques apportent leur lot de gains de productivité et donc de temps. Or, le temps c’est clairement de l’argent.

En adoptant ces techniques nouvelles, le cabinet réduit les heures passées à la gestion administrative interne. Il gagne en efficacité. Il peut même automatiser intégralement certaines tâches chronophages et peu valorisantes réalisées auparavant par les humains. Avec ces heures économisées, les collaborateurs comme les experts-comptables peuvent se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée et aussi absorber plus de volume, donc de dossiers. Ce sont donc des vecteurs de croissance.

Faire de sa gestion interne un réel levier commercial pour le cabinet d’expertise comptable

L’autre enjeu majeur de la gestion interne, en plus de la performance financière et de la productivité, c’est la stratégie de croissance. Alors que le métier évolue à une vitesse grand V avec justement les nouvelles technologies, un virage s’impose sur le plan commercial dans la plupart des cabinets.

D’une activité auparavant souvent centrée sur la production comptable, les liasses fiscales, déclarations de TVA, bilans et paies, les experts-comptables deviennent vraiment les partenaires et conseillers des entreprises. Ce rôle de business partner à part entière amplifie les missions non comptables. Et l’arrivée de la comptabilité en temps réel voit croître les heures consacrées à l’analyse de gestion et au conseil. Même les missions juridiques de l’expert-comptable peuvent se développer aux différentes phases de la vie des entreprises.

Cette forte réorientation commerciale de l’offre amène à réfléchir à la segmentation de sa clientèle par exemple. Sans outil CRM (Customer Relationship Management) ou GRC (Gestion de la Relation Client), l’expert-comptable peine à prendre en main correctement cet axe commercial. Une bonne gestion interne du cabinet repose donc aussi sur des outils de ce type.

Apporter aux collaborateurs du cabinet un confort salutaire pour les conditions de travail et la relation client

L’attractivité des cabinets auprès des jeunes recrues constitue un enjeu stratégique fondamental pour l'avenir du métier. Attirer les talents et les fidéliser exige de s’adapter aux évolutions des mentalités. Notamment, les jeunes générations recherchent un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les nouvelles technologies comme l’IA et l’automatisation des écritures en pré-comptabilité y contribuent.

Mais, ce n’est pas tout ! La gestion interne du cabinet a aussi son rôle à jouer sur ce plan. Elle peut offrir une solution agile, collaborative et conviviale pour piloter les plannings, l’affectation des ressources aux tâches, la saisie des temps, la gestion des notes de frais, etc. En outre, avec un logiciel pour expert-comptable qui améliore la collaboration et la relation avec les clients, le cabinet facilite aussi la vie des équipes.

Logiciel de gestion interne pour cabinet d’expertise comptable : les fonctionnalités clés

Nous vous décrivons ici les fonctionnalités présentes en général dans différents logiciels du marché en matière de gestion interne des cabinets. Certains disposent de la plupart de ces modules. Beaucoup proposent des connexions par API avec d’autres solutions.

Un outil de CRM pour affiner l’activité commerciale

Comme expliqué précédemment, un cabinet d’expertise comptable 2.0 adopte des moyens informatiques pour optimiser sa stratégie commerciale et la connaissance de son portefeuille. Avec un outil pour identifier et recenser les besoins précis de chaque entreprise, l’affecter à un segment de clientèle défini, etc. l’efficacité commerciale s’accroît. Vous disposez aussi d’un moyen pratique pour archiver et tracer les échanges avec chaque client ou prospect. Tout collaborateur alimente cette base de données et enrichit l’approche client.

La planification des tâches et des ressources

La gestion de la production, comptable comme non-comptable, exige de disposer d’un outil collaboratif pour gérer l’activité au quotidien, tant mission par mission, que collaborateur par collaborateur. La bonne adéquation du plan de charge et des échéances avec les ressources peut vite devenir un casse-tête sans logiciel de gestion interne. Même si l’automatisation de la comptabilité fluidifie les travaux, elle conduit également à un besoin accru d’émission de situations intermédiaires et de reportings. Ces missions s’ajoutent au plan de charge classique et viennent donc complexifier la planification.

La saisie et l’analyse des temps passés par les collaborateurs

Métier de service s’il en est, l’expertise comptable suppose de recenser avec précision les temps des collaborateurs, jour par jour et client par client. Cette gestion des temps est indispensable, non seulement pour établir certaines factures pour les missions au temps passé, mais également pour étudier la rentabilité de toutes les interventions au forfait.

L’analyse des temps avec des indicateurs et des outils de reporting périodique améliore la connaissance des productivités. Elle aide à mieux évaluer les temps nécessaires pour les futures missions. C’est aussi ce type d’outil qui permet de bien analyser les bonis et malis réalisés par rapport aux temps définis lors de l’établissement de la lettre de mission. Ce type de logiciel de gestion interne apporte plus de transparence pour les clients.

La gestion des notes de frais des collaborateurs

Les salariés qui réalisent des déplacements professionnels ont besoin d’un outil en ligne pour créer simplement leurs notes de frais. Avec la dématérialisation des factures, les entrepreneurs prennent l’habitude de photographier leurs justificatifs et de les transmettre via une application. Autant profiter des mêmes fonctionnalités quand elles existent pour l’équipe du cabinet.

Tout comme le collaborateur saisit ses temps passés, il communique ses dépenses professionnelles de la même manière. C’est souvent des heures gagnées pour la gestion administrative interne. Quant au remboursement, il s’accélère par voie de conséquence.

L’automatisation et la simplification de la facturation et du recouvrement

La facturation constitue une tâche essentielle et importante sur le plan de la gestion interne. Lors du choix d’un logiciel, prenez le temps d’examiner toutes les fonctionnalités et automatisations offertes. Le métier d'expert-comptable comporte à la fois des factures récurrentes sous forme d’abonnements reliés aux lettres de mission, ainsi que des factures ponctuelles aux montants variables.

La validation en masse des abonnements tout comme la diffusion automatique des factures font partie des points d’attention. Le suivi des prélèvements SEPA, du recouvrement et des relances sont aussi des sujets majeurs pour optimiser la gestion interne.

L’automatisation des échanges et relances clients ou prospects

Certains logiciels pour la gestion interne des cabinets d'expertise comptable améliorent aussi la collaboration avec les clients. Ainsi, ils comprennent des fonctionnalités comme :

• processus e-mailing pour communiquer avec les clients par campagne ou en masse, tout en personnalisant les messages ;
• envoi de rappels automatiques pour des échéances, des pièces manquantes, etc. ;
• détection des clients ou prospects dans le CRM à contacter pour une offre de mission spécifique ;
• génération de messages d’alertes automatiques par exemple pour la situation de trésorerie des entreprises ou en cas de retards de paiement client.

La solution d’Agiris pour une gestion interne à 360° : ISAGI CONNECT

Faites donc mentir l’adage selon lequel le cordonnier est le plus mal chaussé. En tant qu’expert-comptable, vous pouvez désormais trouver sur le marché des solutions de gestion interne conçues spécialement pour vos besoins d’entrepreneur, en plus de ceux de vos clients. Agiris vous propose son logiciel de pilotage du cabinet, ISAGI CONNECT.

Un logiciel pour accroître la visibilité, la rentabilité et la productivité

ISAGI CONNECT se concentre comme son nom l’indique sur la GI, la Gestion Interne du cabinet. Ce sont plus de 30 000 utilisateurs qui s’en servent régulièrement pour toutes les tâches administratives et commerciales propres à leur cabinet. Cet outil poursuit trois objectifs majeurs :

• accroître la visibilité sur l’activité, grâce à la planification et donc l’optimisation des ressources et des compétences
• développer la productivité en autorisant des traitements administratifs de masse et l’analyse de données en quantité importante
• maximiser la rentabilité en affinant les analyses des temps passés sur les missions

Les fonctionnalités de notre logiciel pour expert-comptable

ISAGI CONNECT propose toutes les fonctionnalités majeures que nous avons détaillées dans la partie précédente de l’article.

Les fonctionnalités d’automatisation

Notre logiciel vous permet ainsi d’automatiser de nombreux processus :

• l’actualisation de fiches clients
• la facturation en masse
• la dématérialisation des factures et des relances, avec la diffusion des factures électroniques sur notre plateforme PDP appelée eFacture
• l’émission et le renouvellement des lettres de mission.

Les fonctionnalités de pilotage global et économique

ISAGI CONNECT c’est aussi un logiciel de gestion interne pour :

• le plan de charge et le suivi des temps ;
• le suivi des échéances obligatoires à respecter ;
• le pilotage avec un tableau de bord complet appelé cockpit.

Les fonctionnalités pour un travail collaboratif interne comme externe au cabinet

ISAGI CONNECT améliore aussi le travail et les échanges, dans le cabinet comme avec les clients grâce aux possibilités suivantes :

• une connaissance des clients approfondie ;
• l’existence d’un agenda et d’une messagerie intégrés au logiciel et synchronisables avec Microsoft Outlook ;
• des sauvegardes des échanges clients dans le module CRM.

Zoom sur quelques fonctionnalités particulières

Notre solution pour la gestion interne des cabinets, c’est aussi :

• le stockage des e-mails clients dans le module GRC ou CRM, ce qui facilite le suivi client et la consultation des historiques
• la signature électronique des lettres de mission, une fois qu’elle est générée dans des applications comme ISAGED ou Welyb
• le regroupement des missions sur une seule facture (la comptabilité et le social par exemple)

Jean-Philippe Diot, expert-comptable fondateur du cabinet ECDK témoigne dans cette vidéo de son utilisation concrète d’ISAGI CONNECT. Il évoque notamment “les 20 % de temps gagné sur la génération des factures”. Il apprécie aussi tout particulièrement “l'accompagnement d’AGIRIS au démarrage ou lors de la mise en place de nouvelles versions”.

ISAGI CONNECT, un outil de gestion interne qui s’intègre dans une suite complète adaptée à la profession comptable

Un des avantages majeurs de notre application de gestion interne c’est son appartenance à un écosystème complet AGIRIS créé spécialement pour les experts-comptables. C’est même le cœur de notre solution AGIRIS CONNECT. Ainsi, ISAGI CONNECT relie l’environnement de production et la gestion des données clients. Chaque saisie d’informations liées au portefeuille s’effectue une seule fois à un seul endroit.

Ces saisies alimentent ensuite les autres logiciels du cabinet :

• ISACOMPTA CONNECT est le logiciel de comptabilité. Il gère toutes les étapes, de la collecte des pièces à la restitution des documents comptables.
• PORTAIL AGIRIS CONNECT est notre portail collaboratif pour tous les échanges de documents entre les clients et les collaborateurs du cabinet.
• eFacture est notre plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Elle est immatriculée par la DGFIP depuis septembre 2024.
• SaaS 360 constitue la solution de cloud privé d’AGIRIS. Hébergée en France, elle garantit une haute sécurisation des données pour les experts-comptables.

ISAGI CONNECT, une solution désormais synchronisée avec de nombreux autres systèmes externes

Non seulement notre logiciel interagit avec les outils AGIRIS pour experts-comptables, mais il se connecte aussi avec d’autres nombreuses applications destinées à la profession. Voici des exemples de ces connexions par API :

• systèmes de paie comme SILAE, par exemple dans l’optique d’établir la facturation des missions sociales aux clients ;
• logiciels comme OctoVision, JURIACTES, MCF, Welyb, etc.

La gestion interne, un vrai levier à actionner avec ISAGI CONNECT

La refonte en profondeur du métier d’expert-comptable entraîne aussi un nouveau mode de gestion de l’entreprise que constitue le cabinet. La stratégie commerciale, les gains de temps, l’optimisation de la rentabilité, les conditions de travail, etc. voilà autant d’axes à explorer pour garantir la croissance et la pérennité. En vous équipant d’un logiciel de gestion interne comme ISAGI CONNECT, vous optimisez votre organisation administrative comme commerciale.