Pré-comptabilité : périmètre, intérêt pratique et outils
Les cabinets d’expertise comptable disposent de prérogatives métier. En effet, la comptabilité reste un domaine réglementé que tout le monde ne peut pas pratiquer librement. Pour autant, une partie importante de l’activité liée à la tenue comptable peut se réaliser conjointement avec les clients. C’est tout l’objet de la pré-comptabilité.
L’évolution des outils et des technologies renforce le lien entre l'entrepreneur et son expert-comptable et la gestion pré-comptable y contribue. Ces logiciels facilitent la vie des dirigeants et améliorent leur processus de décision. Encore faut-il parvenir à convaincre les TPE et PME de s’équiper de ces outils collaboratifs et de pré-comptabilité !
Qu’est-ce que la pré-comptabilité par rapport à la comptabilité ?
Logiquement, vu le terme, la pré-comptabilité englobe diverses tâches et actions avant la production comptable en elle-même. Même si les deux processus sont de plus en plus imbriqués, ils restent bien distincts.
Pré-comptabilité : périmètre classique et limites
Appelée aussi gestion pré-comptable, la pré-comptabilité a pour objectif de préparer l’étape suivante, la comptabilisation officielle des écritures. C’est donc un ensemble de tâches gérées dans un ou plusieurs outils autres que le logiciel ou module de comptabilité. C’est la partie administrative du travail qui peut s‘effectuer sans l’intervention d’un expert-comptable externe ou d’un expert en comptabilité salarié dans l’entreprise.
Classiquement, les étapes d’une pré-comptabilité comprennent les fonctionnalités suivantes :
- Collecte des informations et futures pièces comptables (factures, justificatifs, reçus, notes de frais, variables de paie, etc.).
- Récupération automatique des flux bancaires pour établir le rapprochement bancaire.
- Dématérialisation des factures et lecture automatique afin d’en extraire les données indispensables à la création des écritures comptables.
- Génération du fichier des écritures de pré-comptabilisation et export vers le logiciel de comptabilité.
- Archivage et classement des pièces comptables grâce à une GED (gestion électronique des documents).
Parfois, du fait de la forte interconnexion entre pré-comptabilité et comptabilité, certaines tâches post-comptabilisation sont considérées comme de la gestion pré-comptable. C’est par exemple le cas pour les suivis administratifs des ventes et des encaissements (tableau de bord, mais aussi le processus de relance client).
Comptabilité : un processus normalisé et encadré qui intervient après la pré-comptabilité
Contrairement à la partie pré-comptable, la comptabilité à proprement parler est une activité réglementée. Ainsi, l’expert-comptable possède une prérogative pour l’exercice de sa profession. Aucun indépendant ne peut en effet établir les comptes d’une entreprise sans détenir le diplôme et être inscrit à l’Ordre des experts-comptables.
En revanche, un entrepreneur peut choisir de réaliser sa comptabilité en interne, sans recourir à un prestataire agréé. Toutefois, la plupart des PME et des TPE n’ont pas la capacité à embaucher à plein temps de tels professionnels.
Périmètre des prérogatives de l’expert-comptable
Pour mémoire, voici des domaines réservés à l’expert-comptable. Ils n’entrent donc pas dans le périmètre de la pré-comptabilité :
- tenue de la comptabilité générale, analytique, ou simplifiée ;
- tenue des livres-journaux auxiliaires ;
- détermination des résultats ;
- élaboration des bilans et des liasses fiscales.
Rappel sur l’exercice illégal de la profession
C’est toujours important de rappeler aux chefs d’entreprise les risques que comporte le recours à un comptable indépendant. Cet exercice illégal de la profession peut fragiliser l’entreprise. Par exemple, des comptes non conformes peuvent entraîner des refus de financement bancaire ainsi que des risques fiscaux. En se basant sur des données erronées, l’entreprise peut prendre de mauvaises décisions et vivre des difficultés financières importantes.
La pré-comptabilité communique avec la comptabilité
Si parfois la limite peut sembler ténue entre comptabilité et pré-comptabilité, c’est du fait des fortes imbrications qui existent entre les différents logiciels ou modules. C’est tout l'intérêt d’adopter d’ailleurs ces outils. Ils fluidifient la production des comptes, tableaux de bord et indicateurs. Ils évitent de devoir saisir manuellement les écritures en comptabilité, ce qui serait aberrant en 2024, vu les technologies à disposition.
Pré-comptabilité : une avancée vers de la comptabilité automatisée et en temps réel
Grâce aux nouvelles technologies, la pré-comptabilisation a pris une autre ampleur. Le temps où le client devait déposer sa boîte à chaussures pleine de factures et de documents divers en fin de mois est révolu. La pré-comptabilité est désormais tellement imbriquée dans la comptabilité, que les comptes en temps réel deviennent réalité.
La dématérialisation des factures et la gestion électronique de documents (GED)
La première avancée technologique en matière de pré-comptabilité concerne la gestion des documents et factures. D’un fonctionnement exclusivement papier, les entreprises avancent vers le tout numérique. Avant la généralisation de la facture électronique obligatoire, TPE et PME découvrent les avantages de la dématérialisation des pièces comptables.
Les bulletins de salaire et les relevés bancaires dans des coffres-forts électroniques ont ouvert la voie. Avec les logiciels de scan et d’océrisation, les factures papier ont laissé la place aux fichiers dématérialisés archivés grâce à un système GED. Les dépenses et les flux de trésorerie sont ainsi tracés et conservés sur le cloud. Tout entrepreneur qui cherche une information précise y accède en un clic, y compris de son smartphone.
L’automatisation de la saisie des écritures : le cœur de la pré-comptabilité
Après cette étape administrative de collecte et de dématérialisation des documents, la pré-comptabilité se rapproche de la comptabilité. Il s'agit de lire les pièces comptables, d’extraire les données utiles à la comptabilisation et de préparer les écritures. Les nouvelles technologies d’intelligence artificielle comme le machine learning rendent possible cette automatisation.
Sont concernées, les transactions de vente et d’achat. Le machine learning permet de paramétrer des règles de ventilation comptable, tant en comptabilité générale que analytique. Plus la machine traite un volume de facturation important, plus elle apprend. Ainsi le taux d’erreurs diminue et la qualité des écritures proposées s’améliore.
La connexion par API des logiciels de gestion pré-comptable à la comptabilité
L’outil de pré-comptabilité génère le fichier des écritures comptables à intégrer en comptabilité. Grâce aux interfaces automatiques qui existent (API) entre les deux systèmes, l’import en comptabilité s’effectue aisément.
Les collaborateurs du cabinet ne réalisent plus de saisie manuelle des factures. Ils s’assurent que ce logiciel fonctionne correctement, tant sur le plan des journaux mouvementés, des dates d'écritures, des imputations que des libellés. Ils guident le système, notamment en paramétrant les règles à appliquer selon les types d’achats ou les fournisseurs. Le flux de factures, plus régulier qu’avec le papier, leur garantit un fonctionnement au fil de l’eau.
L’intelligence artificielle au service des autres tâches administratives
Étant donné que la gestion pré-comptable comporte de nombreuses autres tâches, l’IA peut aider en dehors des écritures automatiques également. Par exemple, les clients du cabinet, voire les collaborateurs peuvent automatiser :
- l’édition des factures et leur envoi aux clients (et demain aux plateformes de dématérialisation partenaires) ;
- les pré-relances clients avant échéance (pour rappel), et après échéance en cas de retard de paiement ;
- l’actualisation de la situation de trésorerie, etc.
Pourquoi l’expert-comptable doit-il convaincre les entreprises d’adopter sa gestion pré-comptable ?
Avec les évolutions technologiques, les cabinets d’expertise comptable n’ont pas le choix. Tout comme l'intelligence artificielle et la comptabilité sont désormais indissociables, les experts-comptables se doivent d’investir dans la pré-comptabilité.
Les outils de comptabilité en ligne qui menacent la profession comptable
Comment doivent réagir les experts-comptables ? Continuer comme avant et tenter de vendre un modèle à l’ancienne ? Prendre le train de la pré-comptabilisation et de l’automatisation, afin d’accélérer la diffusion et l’analyse des états financiers ?
De nombreux outils en ligne affirment aux clients qu’ils peuvent tout réaliser en quelques clics, sans l’intervention d’un expert-comptable. C’est souvent un leurre, aussi grave que le recours à un comptable indépendant (exercice illégal). Il appartient aux cabinets d’agir de façon proactive pour combattre ces pratiques.
En proposant aux entreprises des solutions complètes de comptabilité et de pré-comptabilité, les experts-comptables peuvent ensuite développer plus facilement le conseil aux dirigeants. Avec de tels outils collaboratifs, les entrepreneurs perçoivent l’avantage de travailler avec un cabinet et de conserver la relation avec ses experts. C’est ainsi que ces professionnels parviennent à associer la technologie au contact humain. C’est aussi le chemin vers le cabinet de demain, plus engagé, plus innovant et plus expert.
Les atouts de la pré-comptabilité pour le chef d’entreprise
Avec la gestion pré-comptable en ligne et connectée à l’outil de production du cabinet, les dirigeants :
- arrêtent de gérer du papier, des photocopies, des armoires de classeurs, des boîtes d’archives ;
- gagnent par la même occasion beaucoup de temps, tant en classement qu’en recherche de documents ou factures ;
- évitent de recevoir des relances fréquentes du cabinet pour des pièces comptables manquantes ;
- disposent d’outils de suivi de leur activité en ligne (chiffre d’affaires, dépenses par catégorie, paiements clients, trésorerie, etc.) ;
- accèdent rapidement et régulièrement au tableau de bord de leur entreprise avec ses indicateurs clés ;
- réduisent les risques financiers avec un meilleur contrôle notamment du poste client et du BFR ;
- améliorent leur visibilité sur la marche des affaires ainsi que leur processus de décision.
Les avantages des outils collaboratifs de pré-comptabilité pour le cabinet
C’est essentiel de convaincre les PME et TPE d’adopter un outil de pré-comptabilité connecté à la comptabilité de leur expert-comptable. En outre, c’est une excellente manière de bénéficier de gains organisationnels immédiats. C’est important, notamment au vu des enjeux RH en cabinet.
Voici ce que les collaborateurs, responsables de mission comme experts-comptables obtiennent avec de tels processus :
- une implication des entrepreneurs dans la tenue comptable plus efficace et plus régulière ;
- une réduction des pièces manquantes et des relances clients, notamment avant les échéances TVA ;
- une amélioration des conditions de travail (moins de tâches fastidieuses, plus d’étalement des travaux et un stress en baisse) ;
- plus de temps pour épauler les clients qui le souhaitent avec du conseil ainsi que des services d’analyse financière ou de gestion ;
- une meilleure connaissance de l’activité des entreprises et donc un accompagnement plus performant.
Agiris, un éditeur de solutions multiples et collaboratives pour les experts-comptables et leurs clients
Agiris dispose d’une palette complète de services et de logiciels pour les experts-comptables. Comptabilité et pré-comptabilité font nativement partie de notre offre. Grâce à l’IA et aux nouvelles technologies, nous contribuons à optimiser l’équipement de la profession pour toutes les prestations proposées aux TPE et PME.
Une offre de service pour toutes les étapes de la pré-comptabilité
Notre logiciel ISACOMPTA CONNECT est au cœur de la production comptable de votre cabinet. Interconnecté aux outils de pré-comptabilité, il automatise et industrialise les comptabilités de vos clients.
Comme son nom l’indique, ce système connecte le cabinet aux clients. Ils interviennent directement sur la plateforme et alimentent la comptabilité dans les étapes de pré-comptabilité. Notamment, la collecte de pièces comptables s'opère en ligne. Notre solution collaborative permet ensuite au cabinet de générer automatiquement les écritures correspondantes.
Une plateforme collaborative adaptée à chaque typologie de clients
Notre logiciel collaboratif s’adapte aux besoins de chaque client. Nous proposons trois types de service en pré-comptabilité, ainsi qu’en post-comptabilité :
- Collecte des factures pour les achats fournisseurs, les notes de frais, les variables de paie et les relevés bancaires.
- Copilotage avec la restitution aux clients des informations financières et comptables, des documents archivés, des tableaux de bord et indicateurs clés.
- Gestion administrative et commerciale avec des outils de pré-comptabilité pour la gestion commerciale (saisie des factures de vente ou import de fichiers).
Une stack technique du cabinet qui peut reposer exclusivement sur les logiciels Agiris
AGIRIS propose une gamme de services qui couvre tout le spectre de vos besoins en tant qu'expert-comptable :
- Nos différents logiciels réalisent la pré-comptabilité avec la collecte, l’automatisation des écritures (AMICOMPTA).
- Nous attendons l’immatriculation de notre future PDP pour la facturation électronique (EFACTURE).
- Nos outils assurent aussi la production comptable (ISACOMPTA CONNECT) ainsi que la révision des dossiers avec ISAREVISE CONNECT.
- Toutes les opérations s’effectuent en mode collaboratif grâce au portail AGIRIS CONNECT qui porte également la GED d’Agiris.
La gestion pré-comptable, une étape essentielle à la performance des cabinets
Dissocier pré-comptabilité et comptabilité n’a plus de sens désormais. La puissance des technologies permet une connexion et une automatisation des processus pour produire les comptes et les restituer. La suppression de cette frontière technique rend les échanges clients plus fluides et efficaces, dans les deux sens. Agiris présente l’avantage de proposer l’ensemble des outils indispensables pour toute la chaîne d’information et son traitement jusqu'au bilan. Pour approfondir votre compréhension de nos différents logiciels et la manière dont ils peuvent compléter votre stack technique, décrivez-nous votre projet ou vos besoins.