Contingent des heures supplémentaires : comment ça marche ?

Le droit encadre les heures de travail effectif des salariés en France. Il distingue les heures additionnelles à l’horaire légal réalisées dans le cadre d’un contingent d’heures supplémentaires ou au-delà du contingent annuel. Le sort de ces heures de travail, sur le plan financier, social ou fiscal, tout comme en matière de récupération, dépend en partie de l’existence ou non d’accords collectifs.

Tout employeur doit donc connaître ces règles pour gérer au mieux les horaires de travail du personnel. Nous avons conçu ce guide dans cette optique. Il part de la définition de l’horaire légal, de la notion d’heure supplémentaire ainsi que du contingent d’heures. Il détaille chaque situation envisageable, selon la présence  ou pas d’un accord ou d’une convention, tant pour le salarié à temps complet qu’à temps partiel.

Heures supplémentaires : de quoi
parle-t-on exactement ?

Commençons par bien définir les notions qui interviennent dans le pilotage des heures de travail. Horaire légal, temps de travail effectif, heure supplémentaire, etc., passons en revue chaque terme et ce que dit la loi.

La durée légale du travail en France

Quelle que soit la taille de l’entreprise, la loi fixe à 35 heures hebdomadaires la durée légale du travail effectif en France. C’est au-delà de ce seuil que se décomptent les heures dites supplémentaires. Le sort de ces horaires additionnels dépend des dispositions, soit d’ordre public, soit propres à une convention, un accord collectif ou de branche.

La notion de travail effectif correspond au temps pendant lequel le salarié se met à la disposition de son employeur afin de suivre les directives reçues par l’entreprise.

💡Par exemple, les moments passés à l’habillage et au déshabillage sur le lieu de travail, en cas de tenue obligatoire, peuvent faire partie du temps de travail et être indemnisés. Dans le cas contraire, l’employeur doit octroyer une contrepartie sous forme de repos pour le temps passé à se vêtir et se dévêtir.

Qu’est-ce qu’une heure supplémentaire ?

Dès lors que le salarié à temps complet effectue une heure de travail au-delà de la durée légale, à la demande de l’entreprise, il s’agit d’une heure supplémentaire. Elle donne systématiquement droit à une majoration de la rémunération ou à un repos compensateur. Dans certains cas, s’y ajoute également une contrepartie obligatoire en repos, appelée COR.

💡N.B : pour les employés à temps partiel, le temps travaillé supérieur aux dispositions de son contrat de travail correspond en revanche à des “heures complémentaires”.

Qui décide de la réalisation des heures supplémentaires ?

C’est l’employeur qui demande au salarié d’effectuer un travail effectif au-delà de la durée légale. Il peut aussi autoriser le salarié qui le sollicite explicitement. Notez bien que l’entreprise doit en informer ses employés suffisamment tôt toutefois.
Par ailleurs, en cas de surcroît d’activité, si l’employeur ne prend pas des mesures lorsque le salarié lui en fait part, cela revient à accepter implicitement les heures supplémentaires. Il doit alors en assumer les conséquences notamment financières.

Qu’est-ce que la durée maximale du travail ?

Les heures supplémentaires correspondent donc à du temps de travail supérieur à la durée légale, sauf pour les salariés en forfait jour. Pour autant, elles doivent respecter le maximum légal, soit la durée maximale de travail.

Durée maximale par jour

Voici les règles pour la durée quotidienne de travail du personnel : 
8 heures par jour et 35 heures par semaine pour les salariés de moins de 18 ans, sauf accord dérogatoire de l'inspecteur du travail.
10 heures par jour pour les salariés majeurs, sauf pour les cas de dérogations autorisées (notamment en cas d’activité accrue ou de motifs organisationnels), et jamais au-delà de 12 heures par jour.

Durée maximale par semaine

S’ajoutent des règles d’ordre public (applicables à toutes les entreprises) pour la durée hebdomadaire maximale :

• D'une part, toutes les entreprises doivent se conformer à un maximum de 48 heures de travail par semaine. C’est la “durée maximale hebdomadaire absolue”.
• Toutefois, des dépassements peuvent intervenir, avec l’autorisation de la DREETS, dans des situations exceptionnelles et temporaires. Ce dépassement ne peut porter la durée à plus de 60 heures hebdomadaires.
• La durée moyenne hebdomadaire calculée sur 12 semaines consécutives doit rester inférieure ou égale à 44 heures (c’est la “durée maximale hebdomadaire moyenne”), sauf dans des cas particuliers décrits ci-après.

En plus de ces dispositions d’ordre public, d’autres mesures s’appliquent parfois :

• Le plafond moyen de 44 heures expliqué précédemment peut être majoré si un accord ou une convention le spécifie. Toutefois, il ne peut excéder 46 heures sur 12 semaines, sauf autorisation de la DREETS (situations particulières dans certains secteurs, entreprises ou régions).
• Le plafond moyen de 44 heures peut aussi se dépasser en l'absence d’accord ou de convention, sur autorisation de la DREETS, dans la limite de 46 heures hebdomadaires, sauf pour les cas spécifiques exceptionnels précisés ci-dessus.

La réglementation en matière de contingent d’heures supplémentaires

Qu’est-ce que la notion de contingent d’heures supplémentaires ou de contingent HS ? Comment se fixe-t-il ? Quelles sont les conséquences sur l’établissement de la paie et des contreparties légales, tant pour le travail réalisé dans le contingent qu’au-delà ? Nous traitons tous ces aspects dans cette partie du guide.

Contingent des heures supplémentaires : définition

La notion de contingent d’heures correspond au volant d’heures supplémentaires possibles par an, sans obligations accrues pour l’employeur.

À hauteur de ce nombre d’heures annuel, le travail supplémentaire fait l’objet d’une majoration de la rémunération ou d’un repos compensateur qui s'y substitue. S’y ajoute parfois une contrepartie en repos prévue par un accord collectif.

En revanche, d’autres obligations légales (voire conventionnelles) en matière de contrepartie en repos interviennent dès lors que le salarié dépasse le contingent annuel.

Comment se fixe le contingent HS ?

Le contingent annuel des heures d’une entreprise privée en France s’établit comme suit :

• Soit, une disposition de la convention collective, d’un accord collectif ou d’un accord de branche étendu le fixe librement, sans minimum ou maximum légal.
• Soit, c’est le volant prévu par décret qui s’applique. Il est actuellement de 220 heures par salarié et par année.

Distinction entre heures supplémentaires réalisées dans et hors du contingent HS

Attention : la notion de contingent d’heures supplémentaires n’interdit pas de réaliser plus d’heures supplémentaires pour autant. En revanche, les heures hors contingent se voient appliquer des règles complémentaires sur le plan des contreparties.
L’employeur doit donc s'attacher à bien surveiller les heures de travail effectif à caractère supplémentaire afin de les classer dans le contingent HS ou en dehors. C’est un suivi individuel et par année. Normalement, les heures se traitent à la semaine. Toutefois, un accord collectif peut prévoir de les décompter autrement.
Dans tous les cas, l’employeur doit s’assurer de respecter la réglementation en matière de temps de travail telle qu’expliquée dans la partie précédente.

Qu’est-ce que la notion de contrepartie obligatoire en repos (COR) ?

Toutes les heures supplémentaires, dans ou hors du contingent, présentent des dispositions communes sur le plan de la rémunération. En revanche, dès lors qu’un salarié réalise du travail effectif en plus de ce contingent HS annuel, une contrepartie spécifique intervient. Il a droit en effet à un temps de repos obligatoire qui s’ajoute aux mesures prévues pour les heures incluses dans le contingent.

Soit, ce sont les dispositions légales qui s’appliquent :

• un repos égal à 50 % des heures en dépassement du contingent pour les entreprises de 20 salariés au plus ;
• un repos égal à 100 % des heures en dépassement du contingent pour les entreprises de plus de 20 salariés.

Soit, un accord collectif prévoit explicitement la durée du COR. Elle doit s’élever au moins aux dispositions légales précédentes.

La gestion des heures supplémentaires réalisées dans le cadre du contingent HS ou hors cadre

La notion d’heures supplémentaires concerne les salariés à temps complet et non soumis au système du forfait jour. Voyons comment se gèrent ces heures dans la limite du contingent fixé pour l’entreprise ainsi qu'au-delà.

La rémunération des heures supplémentaires et le repos compensateur de remplacement (RCR)

Le Code du travail prévoit des contreparties systématiques pour toute heure supplémentaire réalisée. Le principe d’ordre public pour celles incluses dans le contingent annuel est :

• la majoration de la rémunération perçue ;
• ou son remplacement par un repos compensateur.

Fixation des taux de majoration des heures supplémentaires

Divers textes conventionnels ou collectifs peuvent fixer les taux : convention ou accord collectif d’entreprise, accord d’établissement ou de branche. Dans tous les cas, le taux de la majoration doit être au minimum de 10 %.

En l’absence d’un tel accord, les dispositions légales s’appliquent :

• 25 % de majoration pour les 8 premières heures supplémentaires hebdomadaires ;
• 50 % de majoration au-delà de la 8e heure.

Fonctionnement du repos compensateur de remplacement (RCR) 

Ce repos peut se substituer à tout ou partie du paiement des heures supplémentaires. Le principe légal est de garantir l’équivalence. Ainsi, pour une heure supplémentaire majorée au taux de 25 %, le RCR s’élève à 1 h 15, soit 25 % de plus que l’heure de travail effectuée.

Tout comme les taux de majoration, plusieurs modalités permettent de fixer le RCR :

• convention ou accord collectif d’entreprise, voire d’établissement ;
• convention ou accord de branche.

En l'absence d’un tel accord, ce sont les dispositions dites supplétives qui régissent le RCR. Ainsi, l’entreprise sans délégué syndical peut mettre en place le RCR : 

• soit après avis du CSE ;
• soit comme le souhaite le dirigeant, si le CSE ne s’y oppose pas.

Les charges sociales sur les heures supplémentaires

L’Urssaf expose les modalités de la réduction des cotisations sociales applicable en cas d’heures supplémentaires. Sont concernées les cotisations salariales pour l’assurance vieillesse et le veuvage de base, soit 11,31 % du salaire. La mesure s’applique sur le paiement des heures supplémentaires, majoration incluse.

La fiscalité des heures supplémentaires

Pour les revenus de 2023 à déclarer en 2024, les salariées bénéficient d’une exonération d’impôt pour les heures supplémentaires dans la limite de 7 500 euros de salaire net imposable.
💡Pour la DSN, notez que depuis 2024 la rubrique “revenu net fiscal” ne prend plus en compte la part de la rémunération qui correspond aux heures supplémentaires défiscalisées.

Les obligations pour la fiche de paie

Les heures supplémentaires se traitent à la semaine. Pour une semaine à cheval sur deux mois, vous gérez ces HS hebdomadaires lors de l’établissement de la paie du mois suivant.

Les informations relatives aux heures supplémentaires doivent figurer sur le bulletin de salaire :

• le taux des heures supplémentaires ;
• la rémunération octroyée.

💡Depuis 2022, le bulletin comporte une rubrique spécifique qui enregistre ce montant de la rémunération exonéré d’impôt : “montant net des heures compl/supp exonérées”. Quant au poste “net imposable”, il ne comprend pas ce montant exonéré d’IR.

Possibilité de contrepartie supplémentaire en repos même dans le cadre du contingent

Cette faculté d’octroi d’un repos ne résulte pas d’une disposition d’ordre public pour les heures supplémentaires réalisées dans le cadre du contingent. Ainsi, en cas de mention dans la convention collective, dans un accord collectif d’entreprise, voire d’un accord de branche étendu, l’entreprise peut aussi octroyer au salarié une contrepartie en repos. Elle vient s’ajouter à la majoration financière ou au RCR qui s’y substitue.

La contrepartie supplémentaire obligatoire pour les heures hors contingent : la COR

Par rapport aux modalités prévues pour les heures réalisées dans le contingent, la seule différence pour celles en excédent concerne la contrepartie obligatoire en repos (COR). Nous l’avions expliquée dans la partie précédente relative au contingent des heures.

Le cas particulier du salarié à temps partiel : notion d’heures complémentaires

Les salariés à temps partiel se voient appliquer des dispositions sensiblement différentes de celles relatives aux heures supplémentaires. Toutefois, le fonctionnement de ces heures dites complémentaires reste similaire sur le plan social et fiscal.

Quel est le droit d’effectuer des heures en plus ?

Le salarié à temps partiel peut réaliser des heures complémentaires dans la limite de 1/10e de la durée hebdomadaire ou mensuelle prévue dans son contrat de travail. Cependant, une disposition conventionnelle peut permettre de dépasser ce plafond. Il ne peut pas toutefois aller au-delà du ⅓ de la durée initiale.

Notez aussi que le salarié à temps partiel peut refuser d’effectuer ces heures s’il reçoit l’information trop tard, soit moins de trois jours avant la date de réalisation envisagée. C’est également le cas, si ces heures le conduiraient à dépasser les limites horaires prévues dans son contrat.

La rémunération des heures complémentaires

Tout comme pour des heures supplémentaires, ce temps de travail en surplus fait l’objet d’une majoration du salaire perçu. Le taux à appliquer est prévu par la loi :

• 10 % de majoration dans la limite du 10e de la durée contractuelle ;
• 25 % de majoration pour toutes les heures entre le 10e et le ⅓ de la durée contractuelle.

L’entreprise peut bien sûr inclure dans l’accord des dispositions conventionnelles plus favorables que ces mesures légales.

Exonération des charges sociales sur les heures supplémentaires

Les mêmes dispositions d’exonération s’appliquent au niveau de l’Urssaf que pour les heures supplémentaires réalisées par des employés à temps plein. La limite est donc de 11,31 % de la rémunération perçue au titre des heures complémentaires.

La fiscalité des heures supplémentaires en cas de temps partiel

Pour les revenus de 2023 imposables en 2024, les salariés à temps partiel bénéficient de la même disposition fiscale que les temps pleins. Ainsi, leurs heures complémentaires sont exonérées d’impôt sur le revenu dans la limite de 7 500 euros de rémunération nette imposable.

Annualisation du temps de travail : une solution pour réduire l'impact des heures supplémentaires

Une organisation avec un temps de travail annualisé facilite le suivi des heures. C’est particulièrement le cas pour des activités saisonnières ou des besoins de main-d'œuvre fluctuants.

Qu’est-ce que l’annualisation du temps de travail ?

Contrairement à la méthode standard de gestion des heures supplémentaires que nous venons d’étudier, l'annualisation se base sur une année entière. L’employeur peut répartir le volume d’heures convenu annuellement sur les 12 mois.

Comment mettre en place un tel aménagement du temps de travail ?

Toutes les entreprises peuvent organiser cette annualisation pour les salariés à temps complet, au travers d’un accord collectif. En revanche, pour les salariés à temps partiel, la loi oblige à obtenir l’accord individuel.

En l’absence d’accord collectif de ce type, les entreprises peuvent toutefois gérer le temps de travail sur des périodes plus longues que la semaine, conformément aux dispositions du Code du travail (articles D. 3121-27 et D. 3121-28). Cette durée ne peut pas excéder :

• 9 semaines pour les structures de moins de 50 personnes ;
• 4 semaines pour les entités de 50 salariés ou plus.

Quelles sont les conséquences sur la gestion des heures supplémentaires ?

Le mode de décompte hebdomadaire des heures de travail est maintenu, ainsi que la rémunération des heures supplémentaires réalisées par rapport à la limite hebdomadaire fixée.

Toutefois, c’est à l’issue de la période de référence prévue dans l’accord collectif que se calcule le total des heures supplémentaires accomplies. Ainsi, en cas d’horaire légal de 35 heures par semaine, la quantité d’heures annuelle s’élève à 1 607 heures. Pour une période de référence annuelle, toutes les heures travaillées au-delà de 1 607 heures sont des heures supplémentaires.

💡Savez-vous comment se calcule le volant de 1 607 heures ?
Commençons par déterminer le nombre de jours à défalquer des 365 jours annuels, soit 137 jours.
Ils correspondent aux : 

• jours de repos hebdomadaires, soit 2 x 52 semaines = 104 jours ;
• congés annuels, soit 25  jours ;
• jours fériés, déterminés de façon forfaitaire, soit 8 jours.

Le nombre de jours à travailler est donc de 365-137 = 228 jours. Sur la base de 7 heures par jour, cela correspond donc à 1 596 heures, arrondies à 1 600 heures. S’y ajoute la journée de solidarité pour 7 heures. Nous obtenons donc un total de 1 607 heures.

Exemple de calcul des heures supplémentaires dans le cadre d’un accord d’annualisation

Une entreprise présente un accord de modulation sur la base de 1 607 heures annuelles. Elle a fixé la limite hebdomadaire haute de travail à 45 heures. Un salarié a réalisé 1 617 heures de travail effectif sur l’année, soit un total d’heures supplémentaires de (1 617 - 1 607) = 10 heures. Sur 3 semaines, la durée de 45 heures est dépassée et atteint 47 heures.

Cet employé perçoit une rémunération majorée pour : 

• 6 heures en cours d’année (écart de 2 heures entre 47 heures et 45 heures sur 3 semaines) ;
• 4 heures en fin d’année, soit le total de 10 heures supplémentaires diminué des 6 heures déjà rémunérées en tant qu’heures supplémentaires en cours d’année.

Possibilité de lisser la rémunération dans le cadre d’un accord de modulation

L’accord collectif peut toutefois prévoir de verser le même salaire tous les mois. C’est souvent la solution la plus simple, par rapport à la seconde possibilité qui consiste à décompter et à payer les heures effectuées chaque mois. Non seulement ce lissage facilite la gestion mensuelle de la paie, mais en plus il assure aux salariés de percevoir une rémunération régulière.

Heures supplémentaires et contingent : s’équiper des bons outils de paie pour les gérer correctement
La gestion de la paie s’avère particulièrement complexe quand l’employeur doit faire face à des pics d’activité et recourir aux heures supplémentaires. En adoptant des outils RH opérationnels et toujours à jour sur le plan de la réglementation, les entreprises évitent de nombreux écueils.

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