Gestion de la paie : tout savoir

Que vous ayez un, deux, dix ou cent salariés, vous devez gérer la paie chaque mois, établir les déclarations sociales, payer les salaires, suivre les heures de présence et d’absence, etc. C’est un domaine délicat auquel tout entrepreneur doit prêter une attention particulière.

Que signifie gérer les paies des salariés ?

La notion de travail implique une rémunération. La relation du salarié avec son employeur comporte ce volet paie. C’est un processus obligatoire pour formaliser la rétribution octroyée en contrepartie des heures travaillées dans l’entreprise. La gestion de la paie consiste donc à piloter cette relation de travail sur le plan administratif et financier. Tâche sensible s’il en est, elle doit s’effectuer dans les règles de l’art, tout en soignant la communication, dans un souci de motivation et de confiance du salarié.

Ce processus suppose de travailler de concert avec les managers de l’entreprise ainsi que tous les services opérationnels où se situent les employés. N’oublions pas la relation avec l’équipe finance, tant pour la comptabilisation des charges de personnel que pour le paiement des salaires et des cotisations. La gestion de la paie constitue donc une fonction centrale dans l’entreprise.

Les fonctions périphériques et complémentaires à la paie pour les ressources humaines

Le service du personnel établit les fiches de paie, émet les paiements des salaires (acomptes et soldes) et envoie la DSN (déclaration sociale nominative). Il réalise d’autres tâches périphériques, incontournables, soit en amont de la paie soit en aval.

La gestion des heures de travail et des heures d’absence

Pour établir les salaires, le gestionnaire de paie doit d’abord collecter les données variables à intégrer dans la rémunération de chaque mois. Cette tâche comporte notamment le suivi des heures, qu’elles soient travaillées ou non.
En ce sens, le service du personnel pilote toute l’année :

• les heures travaillées normales ;
• les heures travaillées supplémentaires, payées (ou pas, en cas d’annualisation du temps de travail) -> Voir notre article sur le contingent d'heures supplémentaires ;
• les jours d’absence justifiée, quelle que soit l’origine (congés payés, RTT, congé maladie, parental ou maternité, etc.) ;
• les jours d’absence injustifiée ;
  les heures de délégation CSE ;
• etc.

En fonction de la taille de l’entreprise et du nombre de sites de travail, le service RH doit mettre en place une remontée des heures fiable et organisée. Deux cas de figure se rencontrent :

• Les plus grandes structures ou les lignes de fabrication utilisent souvent des logiciels spécialisés. Ce sont des badgeuses ou pointeuses. Le gestionnaire de paie pilote ces outils. Ils se connectent aux logiciels de paie afin de récupérer les heures automatiquement.
• Dans les autres cas, il convient de mettre en place une procédure claire écrite et connue de tous. Elle comporte notamment des documents pour collecter les informations.

La fonctionnalité de coffre-fort électronique

La gestion de la paie comporte aussi un volet diffusion des fiches de salaire aux salariés. La transformation digitale des entreprises concerne également les ressources humaines. Ce n’est pas une obligation, mais le fait d’offrir un tel service aux salariés est un plus. La loi demande à l’employeur de conserver les bulletins de paie de chaque salarié pendant au moins 5 ans, quel que soit le format, papier ou numérique.

En proposant cette option à chaque collaborateur, l’entreprise lui allège sa gestion des archives par la même occasion. Pour un tel stockage électronique des bulletins, l'entreprise doit donc opter pour une solution en ligne, donc une plateforme soit intégrée à son logiciel de paie, soit complémentaire.

💡Découvrez dans leur guide en ligne comment Agiris et Isagri répondent aux questions classiques des salariés utilisateurs autour de leur coffre-fort électronique Cecurity. 

Le reporting RH et les tableaux de bord pour un pilotage à 360°

En aval de l’établissement des bulletins et de la DSN, les gestionnaires de paie se chargent aussi des analyses et du reporting des données sociales. Ce sont eux qui communiquent aux dirigeants les informations de synthèse. Citons des indicateurs clés autour des effectifs, les montants de paie, les accidents du travail, les heures travaillées, les banques d’heures, etc.

Ajoutons aussi les suivis obligatoires en fonction des effectifs, comme l’index de l’égalité hommes-femmes. C’est le cas pour toutes les entreprises de plus de 50 salariés. Cet indicateur doit faire l’objet d’une publication avant le 1er mai de chaque année.

Dans les plus grandes structures, c’est le SIRH (système d’information des ressources humaines), rattaché à la DRH, qui pilote ces indicateurs. Parfois, un contrôleur de gestion sociale y travaille d’ailleurs.

Les enjeux d’une gestion de paie structurée et optimisée

La paie ne correspond pas à une tâche administrative ordinaire. Autant bien gérer la paie peut impacter positivement toute l’entreprise et la relation salarié-employeur, autant le contraire peut avoir des effets néfastes rapides.

Disposer de fiches de paie et de déclarations de paie conformes pour éviter les risques fiscaux et sociaux

Les erreurs dans la gestion de la paie sont préjudiciables. Elles peuvent entraîner le versement de rémunérations erronées, en trop ou en moins. C’est aussi une cause de déclarations DSN fausses. L’entreprise court alors le risque d’une sous-évaluation des cotisations et d’un redressement par l’Urssaf. Corriger toutes les anomalies dans la paie peut coûter cher, en temps, comme en argent. N’oublions pas les pénalités potentielles. Enfin, en plus de grever parfois la trésorerie, ces erreurs sur les fiches de paie peuvent entraîner une réelle perte de confiance des collaborateurs.

Maintenir une communication transparente et positive avec chaque salarié

Un gestionnaire de paie qui réalise ses tâches avec rigueur et fiabilité accroît la confiance des salariés dans les services RH de son entreprise. Si ce responsable de la paie ajoute une communication verbale et écrite de bonne qualité avec chaque collaborateur, il améliore encore plus la relation. 
C’est important de se servir de la gestion de la paie comme un vecteur et un levier pour la communication, alors que les employeurs peinent souvent à recruter et à fidéliser leurs salariés. Même si le bulletin de salaire reste un document administratif parfois complexe à comprendre, il peut devenir un vrai support d’échange mensuel.

Disposer de données fiables et à jour pour un pilotage de la masse salariale optimisé

Enfin, la paie peut tout à fait être rapprochée de la comptabilité. Ce sont deux domaines qui traitent d’informations financières de base. Incontournables dans toute entreprise, ils exigent rigueur, précision et technicité. Ce sont aussi des supports à de l’information globale ou détaillée, prête pour de l’analyse, et donc de la prise de décision éclairée.

La gestion de la paie comporte ainsi un volet pilotage de la masse salariale et des effectifs. Encore faut-il que les collaborateurs de la RH soient équipés d’outils pour exploiter les données de la paie. Les meilleurs logiciels RH offrent ce type de fonctionnalités.

Toutes ces tâches autour de la gestion des paies requièrent des personnes aux compétences spécifiques. En dehors des cas rares où l’employeur dispose d’un unique salarié et choisit de se débrouiller seul, au risque de se tromper, l’entreprise recourt à un gestionnaire de paie. C’est soit un salarié, soit un prestataire, en cas de paie externalisée.

Qu’est-ce qu’un gestionnaire de paie ?

Le gestionnaire de paie travaille au sein du service RH d’une entreprise, dans un cabinet d’expertise comptable, ou chez un prestataire spécialisé.

Définition d’un gestionnaire de paie

C’est la personne qui prend en charge la gestion de la paie, ou plutôt de plusieurs paies mensuelles, pour une ou plusieurs entreprises. Le gestionnaire de paie est un salarié de l’employeur qui émet les bulletins de salaire, ou un intervenant extérieur à la structure.

Fiche métier d’un gestionnaire de paie : les missions

Les offres d’emploi pour les gestionnaires de paie présentent les tâches suivantes :

• préparation des paies jusqu’à la mise à disposition des bulletins de salaire ;
• préparation des virements pour le
• paiement des salaires et envoi à la trésorerie de l’entreprise ou à la banque directement ;
• établissement des déclarations sociales et gestion des relations avec les organismes sociaux ;
• suivi et mise à jour des indices, taux, et informations relatives à la convention collective ou au droit du travail ;
• suivi des banques d’heures travaillées et des absences (congés et RTT notamment) ;
• gestion des entrées et des sorties d’effectif avec les soldes de tout compte et les déclarations préalables à l’embauche (DPAE) ;
• réponse aux sollicitations et questions des employés ;
• préparation et actualisation des tableaux de bord et indicateurs issus de la paie.

Les connaissances et compétences indispensables pour le métier de gestionnaire de paie

Un responsable de la paie ou gestionnaire de paie présente des compétences techniques bien spécifiques. Voici les principales :

• maîtrise des règles d’établissement de la paie ;
• connaissance de la réglementation sociale et fiscale en vigueur ;
• connaissance des dispositions de la convention collective applicable à chaque entreprise pour laquelle il travaille ;
• compréhension des modalités propres à chaque type de contrat de travail (CDD, CDI, saisonniers, alternance, etc.) ;
• aptitudes informatiques pour l’utilisation et l’actualisation de paramètres dans le logiciel de paie ;
• maîtrise du fonctionnement du CSE (Comité social et économique), instance obligatoire dans les entreprises d’au moins 11 salariés ;
• compréhension de la comptabilité d’une entreprise (charges de personnel et dettes sociales).

Les soft skills d’un candidat à la gestion de la paie

Ajoutons aussi le savoir-être indispensable pour devenir un bon gestionnaire de paie : 

• confidentialité et discrétion ;
• rigueur dans ses actions et dans le respect des délais ;
• intérêt pour les chiffres ;
• goût pour le contact humain et la communication avec les salariés de l’entreprise ;
• capacité à gérer les pics d’activité, en fin de mois comme en fin d’année.

Comment devenir gestionnaire de paie dans une entreprise ?

C’est un métier qui ne s’improvise pas, tout comme celui de comptable. D’ailleurs, les deux présentent une proximité dans les parcours de formation proposés. Les voies classiques pour accéder à la profession de gestionnaire de paie correspondent aux diplômes Bac+2 du type BTS ou DUT. Citons par exemple :

• DUT gestion des entreprises et des administrations option finance-comptabilité ;
• BTS comptabilité et gestion des organisations.

Les jeunes peuvent suivre des formations en alternance qui conduisent à des diplômes BAC+3 comme une licence professionnelle comptabilité et paie. Quant au Titre professionnel gestionnaire de paie, c’est une formation sur un an de niveau Bac+2. Elle se réalise en contrat d’apprentissage.

Certains organismes proposent aussi d’effectuer de la formation continue, notamment pour les salariés qui souhaitent se reconvertir. C’est le cas du CNAM par exemple.

Internalisation de la paie : quand et pourquoi ?

Vous l’aurez compris. Disposer d’une gestion de la paie à l’intérieur de l’entreprise constitue un projet de longue haleine. Sans disposer des ressources adéquates, c’est compliqué.
Le choix dépend de la taille de votre structure, notamment du nombre de fiches de paie ou de contrats de travail à gérer. Si la quantité de données sociales à piloter permet la création d’un poste, lancez-vous. Préparez une offre d’emploi et recherchez votre gestionnaire de paie.

En moyenne, un gestionnaire de paie qui réalise ce travail à plein temps peut gérer entre 200 et 300 bulletins mensuels. Pour une PME qui présente environ 100 salariés, le service du personnel comprend souvent une seule personne. Elle réalise toutes les tâches liées aux ressources humaines.

Ce gestionnaire de paie fait donc office de responsable RH et prend souvent également en charge :

• le recrutement ;
• la préparation des contrats de travail ;
• la gestion de la formation professionnelle ;
• le suivi des intérimaires ;
• les notes de frais et leur remboursement aux salariés ;
  le parc véhicules, etc.

💡Un service gratuit de l’Urssaf aide l’entrepreneur à gérer la paie des premiers salariés embauchés. C’est le TESE ou Titre Emploi Service Entreprise. Avec ce dispositif, toutes les démarches, du bulletin de salaire au paiement des cotisations sociales, s’effectuent en ligne.

Externalisation de la paie auprès d’une société spécialisée ou un expert-comptable

La plupart des TPE et certaines PME qui n’ont pas la taille critique pour embaucher un gestionnaire de paie délèguent la fonction à un prestataire. Plusieurs manières d’externaliser la paie existent. Vous pouvez faire appel à un cabinet d’expertise comptable ou à un prestataire spécialisé.
Plusieurs solutions s’offrent à vous  : 

• externalisation des moyens informatiques pour réaliser les paies (infogérance) ;
• externalisation sur le mode co-production. C’est un système dans lequel l’entreprise conserve la responsabilité de saisir les variables de paie et de vérifier les fiches pour validation.
• Paie intégralement externalisée auprès d’un prestataire.

La facturation des services s’effectue selon un tarif par bulletin de salaire mensuel. Les tarifs pratiqués fluctuent en général entre 15 euros et 35 euros HT par fiche de paie pour une externalisation complète.

💡Par exemple, l’expert-comptable qui réalise la gestion de la paie pour votre entreprise peut opter pour ISAPAYE CONNECT. C’est l’outil d’Agiris pour piloter le pôle social dans son cabinet. Avec ce logiciel, chaque client bénéficie de fiches de paie sécurisées, simplement, avec le maximum de productivité et à un tarif au bulletin abordable.

Fonctionnalités et technologies d’un logiciel de paie en 2025

En fonction des besoins de l’entreprise, le choix s’oriente vers  : 

• un logiciel complet avec un module paie ;
• ou un outil spécialisé dans les paies, voire une solution aux fonctionnalités RH élargies.

Fonctionnement en mode SaaS des logiciels de paie

En 2024, la plupart des solutions du marché exploitent en outre les nouvelles technologies et se présentent sous la forme d’une plateforme accessible en ligne en mode SaaS (abonnement). L’entreprise n’a donc plus l’obligation d’investir pour des années dans des licences informatiques. Elle paie chaque mois pour accéder à une prestation complète. Les mises à jour sont comprises dans les tarifs d’utilisation du logiciel.

La dématérialisation incluse dans un outil de gestion de la paie 

Les logiciels de paie actuels utilisent la technologie de la digitalisation, afin d’émettre, de transmettre et d’archiver les documents RH sous une forme immatérielle. La dématérialisation concerne en particulier les fiches de salaire avec le concept de coffre-fort électronique dont nous avons déjà parlé.

En outre, comme l’impose la réglementation, la DSN (déclaration sociale nominative) s’établit aussi de façon dématérialisée. Elle comporte diverses données issues de la paie. Toutes les entreprises privées depuis 2017 sont dans l’obligation d’utiliser ce processus déclaratif.

Certains logiciels RH proposent aussi la dématérialisation des contrats de travail avec la signature électronique et un archivage dans un système GED (gestion électronique de documents). Assurez-vous que la solution du prestataire ou de l’éditeur de logiciel pour signer remplit bien les normes en vigueur. Elle doit être conforme au règlement européen appelé eIDAS (Electronic Identification And Trust Services).

L’automatisation et l’intelligence artificielle dans un outil de paie

L’automatisation est sur toutes les lèvres y compris celles des responsables des ressources humaines. L’objectif est double. Il vise d’abord à gagner du temps sur les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. Il cherche aussi à réduire les risques d’erreurs que comporte un travail manuel. Les logiciels de paie exploitent parfois la technologie de l’intelligence artificielle afin d’automatiser les traitements de la paie. Le déploiement d’algorithmes aide à réaliser de nombreux contrôles rapides, notamment pour les calculs complexes.

💡Chez AGIRIS, la solution de dématérialisation des bulletins s’appelle EPAYE. Elle fonctionne en collaboration avec une société leader dans l’archivage à valeur probante en Europe, Cecurity.com. Cet outil de paie automatise le processus de diffusion des bulletins, sans le consentement préalable de chaque salarié, comme prévu par la loi depuis 2017. Notre logiciel sait aussi gérer le refus de dématérialisation de certains salariés. Alors, il génère automatiquement la fiche de paie au format papier.

Le mode collaboratif pour les logiciels de paie

C’est une des avancées sensibles des dernières années. La plupart des logiciels récents adoptent un mode d’utilisation en plateforme. Au lieu de devoir installer le logiciel sur le poste de travail, l’entreprise permet aux salariés autorisés d'y accéder en ligne de partout et sous différents modes. Ces outils apportent aussi de nouvelles fonctionnalités collaboratives. Ainsi, le chef d’entreprise peut échanger simplement avec le cabinet comptable qui gère les paies de son entreprise par exemple.

💡Chez AGIRIS, c’est la plateforme Ecollaboratrice qui aide les entrepreneurs à transmettre les données de paie chaque mois. Ces derniers gagnent du temps et bénéficient de rappels paramétrés pour éviter les oublis !

La connexion par API de la paie aux autres outils de l’entreprise

De nombreux logiciels proposent aujourd’hui de s’interconnecter entre eux au sein de l'entreprise. La gestion de la paie aussi offre désormais souvent des connexions simplifiées et automatisées par des connecteurs. Ce sont des API (application programming interface). Ces systèmes réalisent l’interface entre deux outils informatiques afin d’échanger des données.
Si vous optez pour un tel logiciel, nul besoin de saisir à la main les écritures de paie en comptabilité. C’est un exemple courant de tâches qui disparaissent grâce aux connexions automatiques. De nombreuses autres API existent.

💡 Par exemple, pour le logiciel ISAPAYE, nous proposons aux développeurs informatiques une API de requêtage ODATA. Cet outil permet l’extraction de données des entreprises, établissements, fiches de paie, contrats de travail, etc. Nos clients ont ensuite la faculté d’automatiser des tâches ou des rapports.

Choisir un logiciel de gestion d‘entreprise global ou un outil de paie spécialisé

Au vu de toutes ces caractéristiques et fonctionnalités, comment sélectionner un outil ? Une des premières décisions à prendre consiste à trancher entre un logiciel généraliste et complet ou un logiciel spécialisé.

Les ERP adaptés aux PME et TPE

Un ERP est un logiciel tout-en-un qui répond à tous les besoins de gestion d‘entreprise. Ce système comporte, outre la paie, des fonctionnalités comme : 

• l'administration des ventes et la gestion commerciale avec les devis, la facturation et la relation client (CRM) ;
• les achats ;
• les stocks ;
• la comptabilité ;
• la trésorerie ;
• la gestion de production ou de chantiers ;
• etc.

Un logiciel de paie avec des interfaces en automatique

C’est l’autre option qui s’offre à vous : un logiciel spécialisé dans la gestion de la paie. C’est un choix qui convient parfaitement aux entreprises déjà équipées d’autres outils pour la gestion administrative ou commerciale. 
Par exemple, les entreprises qui décident d’internaliser la paie du fait d’un effectif suffisant ajoutent une brique à leur système informatique. Soit, les éditeurs de logiciels avec qui elles travaillent proposent une solution pour la paie. Soit, ces employeurs optent pour un logiciel de paie qui se connecte à leur outil comptable.

💡Agiris offrent une large palette de logiciels qui s’interconnectent. Ils répondent aux besoins de toutes les entreprises TPE et PME, quel que soit le secteur d’activité. Nous disposons aussi d’outils spécialisés dans certains domaines comme l’agriculture, l’artisanat ou le commerce. Nous proposons également des solutions conçues pour les cabinets d’expertise comptable. C’est le cas de nos outils de paie, car ISAPAYE gère des centaines de conventions collectives.

Les critères de choix pour un logiciel de paie

Voici les étapes d’un projet d’implémentation pour un logiciel de paie :

• ✅ Analyse des besoins et des fonctionnalités requises.
• ✅ Option pour un logiciel spécialisé ou pour un module paie dans un logiciel généraliste.
• ✅ Identification des solutions disponibles sur le marché et recherche d’informations, de comparatifs et d’avis.
• ✅ Examen du budget pour l’outil de gestion de la paie.
• ✅ Établissement d’une short list de logiciels, afin d’approfondir l’analyse avant de choisir.
• ✅ Réalisation de démonstrations en ligne ou d’essais gratuits.
• ✅ Examen de la notoriété des éditeurs de logiciels et de leur pérennité.
• ✅ Évaluation de la qualité du support en ligne (disponibilité et réactivité).
• ✅ Demande de devis pour estimer la facturation mensuelle des services de paie.

Même si chaque salarié regarde surtout le montant net à payer du mois, l’établissement de chaque bulletin de salaire requiert de la vigilance et de la technicité. Le salaire net résulte en effet de nombreux calculs intermédiaires. Il met en œuvre diverses règles d'assujettissement ou d’exonération, des déductions salariales, etc. S’y ajoute depuis quelques années, le calcul du PAS (prélèvement à la source).

L’improvisation est exclue. Confiez la gestion de la paie de votre entreprise à des spécialistes dont c’est le métier. Ou, sinon, optez pour un des meilleurs logiciels de paie du marché. Vous pouvez alors vous concentrer sur votre business.

Vous pensez mener un projet d’informatisation de la paie ou changer de logiciel ? Envie de découvrir les avantages de notre outil ISAPAYE CONNECT pour la gestion sociale de votre entreprise ? Nous vous suggérons de télécharger notre guide pratique : “réussir votre mission vers la nouvelle version”. Il s’utilise autant pour une première installation que pour une mise à jour du logiciel.