TPE et IA : quels usages pratiques au quotidien ?

Vous entendez parler d’intelligence artificielle régulièrement ? C’est normal, elle se développe à grande vitesse et la quantité d’usages envisageables ne cesse d’augmenter, dans la vie privée comme dans les entreprises.

Les études montrent une prise en main qui progresse, y compris dans les petites structures. Alors, quels sont les atouts pratiques de l’IA pour la gestion des TPE ? Quels types d’utilisation pouvez-vous mettre en place pour piloter votre activité ? Nous avons recensé pour vous les éléments de réponse à ces différentes questions.

1 - IA et gestion des TPE : un déploiement de plusieurs technologies qui s’intensifie

Ce n’est pas un effet de mode. L’intelligence artificielle (IA), technologie finalement assez ancienne, connaît un essor formidable actuellement, essentiellement grâce à l’IA générative de contenus, textes comme images.

Les outils du type ChatGPT ont démocratisé l’accès à l’IA par le grand public. L’IA est en train de s’installer et n’est pas prête de repartir. Les petites entreprises ont encore des efforts d’appropriation à réaliser cependant.

1.1 - Un usage de l’intelligence artificielle en TPE et PME qui décolle timidement chez les dirigeants

La Banque publique d’investissement, (Bpifrance Le Lab), a publié en mars 2024 le contenu d’une étude relative à l’IA générative, menée auprès des TPE et PME. Il ressort que seulement 3 % des dirigeants de TPE et PME l’utilisent régulièrement et 12 % occasionnellement. Le secteur des services est en avance avec un usage de 24 % par les responsables. Pour ceux qui s’en servent, ce sont les fonctions support qui exploitent la technologie. Citons les opérations de veille, la communication et le marketing.

Pourtant, le champ des possibles est bien plus large. Les compétences demandent à être développées. Comme le souligne Bpifrance “il est important de renforcer les connaissances des entrepreneurs sur les IA génératives”.

Une autre enquête publiée par la CPME en juillet 2024 a été réalisée auprès des TPE et PME sur le thème de l’IA et de la cybersécurité. Elle annonce que 78 % des dirigeants ont utilisé l’intelligence artificielle au moins une fois. Dans 78 % des cas, la technologie a servi à la création de contenus. 22 % disent y recourir pour analyser des données et prendre des décisions. Quant à l’automatisation des tâches administratives, elle concerne 20 % des utilisations. Enfin, dans 17 % des cas, l’IA permet de personnaliser les échanges ou recommandations clients.

1.2 - Des nouvelles technologies qui se développent dans les entreprises

La progression de l’intelligence artificielle semble rapide dans certains domaines. C’est le cas pour créer du contenu en grande quantité et vite, comme des textes ou des images. Les entreprises aussi s’emparent de ces IA génératives. Mais, l’IA c’est bien plus que ChatGPT ou les outils équivalents.

Le concept de l’IA regroupe toutes les technologies qui tentent de faire reproduire les actions humaines par une machine, bien plus vite, sans erreur et sans arrêt. La nature des traitements peut varier en fonction des types d’IA. Il peut s’agir de réaliser des tâches auparavant effectuées manuellement, de proposer des solutions à des problèmes, etc.

Les technologies IA souvent présentes dans les logiciels professionnels sont de plusieurs ordres. Il existe trois grandes catégories, l’IA faible, l’IA à mémoire limitée et les machines réactives. Chacune comprend plusieurs formes d’IA. Voici les plus connues par les entreprises :

• Le machine learning, ou l’apprentissage automatique par l’ordinateur, sur la base des données analysées. Plus l’outil traite d’informations, plus il améliore ses connaissances. Le taux de réussite augmente.
• Le deep learning ou apprentissage profond, un schéma qui permet de résoudre des problèmes complexes.
• Les IA génératives de contenu, basées sur de grands modèles de langage, les LLM (Large Language Models).
• La robotisation des tâches appelée aussi RPA (Robotic Process Automation).
• Le traitement du langage naturel dit NLP (Natural Language Processing). C’est le fait de faire traiter le langage humain par un programme (reconnaissance vocale et traduction notamment).
• La vision par l’ordinateur ou Computer Vision. C’est l’analyse d’informations visuelles captées par une caméra. Par exemple, cette technologie sert pour l’identification de signatures ainsi que dans le secteur de l’imagerie médicale.

2 - Enjeux et atouts de l’IA en TPE pour la performance globale

Ce développement de l’intelligence artificielle pour la gestion en entreprise devrait s’intensifier au vu des bénéfices apportés dans de multiples domaines. Ce n’est pas pour rien que la plupart des applications informatiques en France se préoccupent d’exploiter l’IA pour accroître le service et la performance offerts aux PME comme aux TPE.

2.1 - L’intelligence artificielle au service de l’efficacité et de la productivité

Un des atouts rapides de l’IA c’est l’automatisation. La machine se permet de remplacer l’homme pour des tâches répétitives, chronophages et sans valeur ajoutée. Les automates font économiser du temps quand ils sont correctement paramétrés. Ils ne se fatiguent pas. Ils travaillent 24 heures sur 24 et toute l’année. Ils ne commettent pas d’erreur, ce qui supprime aussi le temps de vérification qu’exige un travail humain.

Toutes ces actions automatisées font gagner de précieuses heures aux équipes qui peuvent se consacrer à des travaux à plus forte valeur ajoutée. Ces processus contribuent à améliorer les productivités, donc l’efficacité et la performance globale. Ceci explique en partie pourquoi l’intelligence artificielle gagne la comptabilité des TPE et PME en France.

2.2 - Entreprise et IA pour de meilleures conditions de travail

Une conséquence directe de ces automatisations se situe sur le bien-être au travail. Les collaborateurs réalisent plus de choses en moins de temps. La fatigue diminue. Les goulots d’étranglement disparaissent et le stress face aux échéances se réduit.

L'intelligence artificielle permet aussi de se concentrer sur les tâches plus valorisantes et intéressantes. Tout comme le numérique, l’IA renforce donc l’intérêt dans les postes et la motivation. Elle répond à des préoccupations fréquentes des dirigeants d’entreprises qui peinent parfois à recruter et à garder leurs salariés.

2.3 - Les nouvelles technologies IA en faveur de la réduction des coûts des entreprises

Qui dit gain de temps, dit aussi réduction des coûts de la main-d'œuvre. En outre, les technologies d’IA comportent le traitement des documents dématérialisés avec le machine learning. L’ordinateur lit et décrypte les factures, sait les classer, les intégrer seul en comptabilité.

Ces actions s’effectuent en mode dématérialisé, sans papier. Les coûts de traitement diminuent, avec la suppression des impressions, de la mise sous pli du courrier, de l’affranchissement, etc.

2.4 - L’IA d’entreprise au service de la relation client

De nombreuses interactions avec les clients ou les prospects peuvent s'automatiser, sans conséquence négative sur la relation commerciale. Mieux vaut confier à un chatbot le soin de répondre à la majorité des questions clients plutôt que de les traiter avec plusieurs jours de retard. Pour actualiser des fiches clients dans un CRM, le robot peut agir seul, récupérer des données sur le Web ou en pièces jointes d’un mail. Il peut aussi envoyer une liste de documents manquants à un client.

L’intelligence artificielle sait aussi explorer rapidement des quantités de données très importantes sur un marché (type Big Data), afin de les analyser. C’est un usage particulièrement intéressant en marketing.

Quant aux IA génératives de contenu, elles peuvent servir à rédiger automatiquement des mails clients. Elles facilitent la création du contenu laborieux et répétitif pour des sites web, par exemple de très nombreuses fiches articles.

Ces outils aident aussi à proposer un service ou produit adapté aux caractéristiques d’un client, en fonction de son comportement d’acheteur. Il devient même possible de personnaliser une expérience d’achat sur un site web.

Enfin, l’IA peut également permettre la mise en place de scénarios pour des relances clients adaptées à chaque profil.

2.5 - L’IA en TPE pour améliorer les prises de décision

Le fait d’analyser plus de données et plus vite enrichit la réflexion et facilite la prise de décision. L’intelligence artificielle peut aussi aider à réaliser des prévisions plus fines, en partant de données relatives à un secteur d’activité ou de la comptabilité. C’est le principe de l’analyse prédictive.

Quant à l’automatisation de la comptabilité, elle facilite la sortie rapide des situations comptables. Aussi, les tableaux de bord et indicateurs deviennent disponibles plus tôt. C’est également un moyen d’améliorer les décisions des dirigeants. En outre, certaines technologies d’IA permettent d’optimiser la gestion des stocks, la chaîne achat, le recouvrement client, etc. en proposant des actions automatiquement. Ce sont aussi des aides à la décision précieuses.

3 - Petite entreprise et intelligence artificielle : quelles utilisations
concrètes ?

Découvrez dans cette partie de l’article les usages pratiques possibles de l’IA pour gérer une TPE. En tant qu’éditeur de logiciels pour l’administration et la gestion des petites entreprises, Agiris déploie l’IA dans de nombreux services de son offre. Nous vous expliquons ainsi comment la solution AMICOMPTA opère pour la comptabilité.

3.1 - IA et gestion comptable grâce à l’automatisation des saisies d’écriture : l’exemple d’AMICOMPTA

La saisie manuelle des factures est en passe de disparaître dans la plupart des entreprises, y compris les TPE et PME.

Fonctionnement de la comptabilité automatisée à base d’IA

Les cabinets comptables s’équipent d’outils collaboratifs pour simplifier les échanges avec leurs clients. Ces derniers peuvent aisément déposer les factures au format numérique sur une plateforme en ligne, prendre une photo, etc.

 Les nouvelles technologies conduisent à collecter, déchiffrer et traiter automatiquement les factures provenant des fournisseurs ou à destination des clients. Le processus de pré-comptabilité accélère l’établissement des situations comptables.

Notre offre IA pour la gestion des TPE : les fonctionnalités d’AMICOMPTA 

C’est exactement ce que fait notre solution AMICOMPTA : elle automatise la saisie de vos factures. Notre offre comporte tous les modules pour :

• la collecte et le découpage des factures, en lien avec notre plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) eFacture ;
• le traitement automatique (machine learning) et la validation des écritures comptables préparées par l’outil de pré-comptabilité ;
• l'intégration directe dans le logiciel de comptabilité ISACOMPTA.

Les atouts d’AMICOMPTA pour les dirigeants de TPE

Solution simple à mettre en place, elle est intelligente. Plus elle traite d’informations, plus elle améliore sa compréhension de votre entreprise. Elle retient les modifications ou corrections que vous lui indiquez et développe ainsi ses compétences.

Avec AMICOMPTA et l’IA intégrée pour la gestion des TPE, vous économisez environ 40 % du temps par rapport à la saisie manuelle des factures. Vous travaillez de n’importe où, au bureau, en déplacement ou chez vous, grâce au mode 100 % numérique.

3.2 - IA et dématérialisation au service de la transformation digitale de l’entreprise

Le fait de travailler en mode numérique apporte aussi de nouvelles possibilités d’automatisation. L’intelligence artificielle sait lire et rechercher des informations parmi tous les documents dématérialisés enregistrés en ligne. Elle évite de devoir ressaisir des données. Ainsi, elle permet de simplifier le rapprochement entre des bons de commande, des bons de réception, des factures, etc. Elle facilite les contrôles automatisés par exemple sur le plan de la qualité.

Elle peut aussi surveiller pour vous la réglementation ou réaliser une veille concurrentielle. En fait, beaucoup de tâches rendues possibles par le mode digital contribuent à transformer complètement la gestion des tâches dans tous les services de votre entreprise.

3.3 - IA et gestion commerciale : CRM, chatbot, et relances automatiques des clients

De façon concrète, les TPE peuvent s’équiper de solutions qui comportent de l’intelligence artificielle comme :

• Un outil CRM ou GRC pour la gestion de la relation client. Il permet de tracer tous les échanges aisément avec les prospects et clients ou d’en extraire des données facilement selon des critères. Il sert aussi à automatiser des campagnes emailing par exemple, par segment de clientèle, tout en personnalisant les messages.
• Un outil chatbot doté d’IA, installé sur le site internet de l’entreprise. Ainsi, l’automate traite les questions simples des clients et réduit le temps de réponse. Ce type de technologie exploite le langage naturel, et non pas seulement des mots clés.
• Un logiciel de credit management, soit de gestion du risque client. C’est un outil qui comporte des fonctionnalités comme l’affectation des clients à des scénarios pour des relances automatisées et personnalisées.

3.4 - IA et décisions : la puissance de l’analyse prédictive

Sur le plan des prévisions financières et d’exploitation, l’intelligence artificielle aussi fait ses preuves. C’est une manière d’aller bien plus loin qu’établir un budget prévisionnel. L’analyse prédictive vise à répondre à la question suivante : “qu’est-ce qui pourrait se passer ensuite” ?

Ce processus se base sur l'analyse de grandes masses de données du type Big Data. C’est une méthode pour prédire le futur (tendances du marché, comportements, etc.), et qui part de données statistiques passées. Avec ce type d'outils, la TPE ou PME dispose d’informations beaucoup plus fines pour orienter sa stratégie future.

Adoptez l’intelligence artificielle dans vos entreprises du type TPE

L’intelligence artificielle conduit les entreprises à devenir plus performantes. C’est un facteur essentiel pour la pérennité et la compétition avec la concurrence. Ne laissez pas votre TPE au bord du chemin de l’IA. En montant dans le train dès maintenant, vous restez dans le match, améliorez les conditions de travail de vos équipes et gagnez un temps précieux. Pourquoi ne pas commencer avec les tâches comme la gestion comptable et la relation commerciale ? Envie de découvrir comment fonctionne AMICOMPTA pour automatiser vos factures ? Prenez rendez-vous en ligne.