Étapes de la conduite du changement pour réussir l'IA en cabinet

Les métiers de la comptabilité et du chiffre connaissent de profonds changements technologiques depuis quelques années. L’intelligence artificielle en fait partie, et alors qu’elle devrait faciliter la vie des collaborateurs, elle ajoute parfois une couche de complexité ou de perplexité.

Comment s’y prendre pour que l’IA générative dite IAG dépasse le stade du simple gadget dont tout le monde parle à la pause café ? Comment inculquer le bon réflexe IA dans les tâches du quotidien, de façon rationnelle et sécurisée ? Cette transformation digitale supplémentaire exige de suivre les étapes de la conduite du changement recommandées dans tout projet de cette ampleur. On vous explique !

L'importance de soigner les étapes de la conduite du changement pour intégrer l’IA générative

L’intelligence artificielle générative (IAG) fascine ou révulse. Dans tous les cas, elle ne laisse personne indifférent dans le monde de l’entreprise. Et, aucun cabinet comptable ne peut s’exonérer de cette réflexion : comment s’organiser et mettre cet outil au service de la croissance et de la performance ?

Projet de conduite du changement en cabinet comptable : les enjeux classiques

Changer et adopter de nouvelles méthodes et outils de travail, c’est accepter d’aller vers une forme d'inconnu, qui génère de l’incertitude. C’est aussi faire son deuil du passé, d’un certain confort ou de routines. La perspective offerte par le changement technologique peut sembler alléchante, vue de loin. Mais, parfois, devant l’obstacle, c’est plus difficile pour certains membres de l’équipe de se lancer.

Les collaborateurs en cabinet présentent souvent des métiers aux tâches assez répétitives, normées et structurées. S’extraire de ce schéma où tout semble rouler peut exiger des efforts. La charge de travail s’avère parfois intense, notamment pendant la période fiscale. Les travaux sans grande valeur ajoutée existent. Mais, le changement reste quelque chose d’un peu effrayant. Il oblige à sortir de sa zone de confort.

En soi, conduire le changement dans une organisation peut générer de l’incertitude, du refus, de l’inquiétude, etc. Toutes ces attitudes constituent des résistances contre lesquelles le chef de projet doit lutter. Sinon, l’intégration de l’IAG dans les missions et tâches quotidiennes risque de s’essouffler. Le soufflet que peut présenter le côté fascinant de l’IA générative retombe vite.

Transition vers l’IA générative : importance exacerbée de la gestion du changement

L’image de la comptabilité semble encore poussiéreuse auprès des jeunes générations. Pourtant, la technologie et la digitalisation révolutionnent actuellement l’approche du métier en cabinet. Déployer l’IAG de façon réfléchie et rationnelle pour un expert-comptable contribue à changer cette image. Un tel projet améliore l’attractivité du cabinet.

L’empilement actuel de plusieurs nouvelles technologies révolutionne l’approche des missions et en particulier la tenue comptable. La refonte du métier exige de redessiner les prestations et de changer la place du curseur pour développer davantage la rentabilité du cabinet.

L’éradication des tâches sans grande valeur ajoutée s’impose, au profit de davantage de valeur perçue par le client en matière de conseil. Et dans ce processus, l’intelligence artificielle générative occupe une place de choix, pour les experts-comptables qui savent conduire cette transformation et inculquer la culture IA.

D’ailleurs, les cabinets qui évitent soigneusement de traiter ce changement en interne risquent de voir émerger des usages de l’IAG sauvages et mal sécurisés. C’est la meilleure manière d’exposer une organisation ou entreprise à des dangers, avec par exemple le manque de confidentialité des données.

Les 4 étapes d’un projet de changement lié à l’intelligence artificielle

Transformer les modes de travail exige du temps, de la patience et de la force de persuasion. Conduire le changement reste un processus délicat et complexe. Cela demande de l’organisation et du management. Mieux vaut éviter l’improvisation. En quelque sorte, de tels projets autour de l’IAG en cabinet présentent des similitudes avec la conduite du changement pour la facture électronique. L'adoption de toutes ces nouvelles technologies suppose une démarche classique de gestion de la transition, avec un projet en 4 étapes.

#1 - Étape de diagnostic avant lancement de la conduite du changement

Changer, mais changer dans quel but ? Cette étape de la conduite du changement consiste à analyser les besoins d’évolution de l’organisation et les conséquences potentielles que cela peut produire. Elle sert aussi à poser le cadre du projet.

Voici des actions à mener à ce stade :

• Analyse du contexte dans le cabinet (typologie de collaborateurs et niveau d’adhésion aux nouvelles technologies, comme l’IA, intérêt et besoin exprimé par les clients).
• Quels sont les usages de l’IAG au quotidien envisageables en interne du cabinet, ainsi que dans les entreprises et avec quels objectifs ?
• Qui va gérer ce projet de conduite du changement (pilote et manager) et avec quels utilisateurs clés dans l’équipe ?

#2 - Mise en place de la stratégie en matière de conduite du changement

Une fois les objectifs fixés, vient le moment de déployer la stratégie du changement. Face aux buts poursuivis, définissez les moyens ou leviers pour les atteindre. Planifiez aussi les étapes de l’intégration de l’IAG dans les missions et tâches non facturables des collaborateurs. Fixez des points d’étapes et des manières de mesurer les résultats obtenus.

Démarrez la communication auprès des équipes en lançant officiellement le projet, même si tout est loin d’être défini. Pour faciliter l’adhésion, surtout pour un sujet populaire comme l’intelligence artificielle générative, favorisez les travaux collectifs sous forme de brainstorming.

💡Plutôt que de déposer la vieille boîte à idées près de la machine à café, pourquoi ne pas favoriser l'utilisation de l’IAG pour alimenter aussi les échanges ? Finalement, quoi de mieux pour intéresser les collaborateurs que de se servir de l’intelligence artificielle pour piloter le changement ?

#3 - Déploiement effectif du plan d’accompagnement du changement

Cette fois, il ne s’agit plus de demander à ChatGPT d’expliquer le mode de calcul d’un KPI financier, par exemple. Vous avez défini dans l’étape préalable du projet les solutions IAG que le cabinet retient et implémente.

Vous mettez donc dans cette étape en place l’usage de l’IAG dans votre structure. Ainsi, si vos outils comportent un robot conversationnel comme SAMI d’AGIRIS, intégré à AMICOMPTA :

• Prévoyez des cas concrets pour aider les collaborateurs à acquérir des réflexes pour de la recherche d’informations, de l’analyse juridique ou financière, la préparation de mails, etc.
• Créez des scénarios pour les clients du cabinet (comme pour l’utilisation du chatbot mis à leur disposition sur une plateforme collaborative).

#4 - Le suivi du projet avec des indicateurs et le processus d’amélioration continue

Tout au long du déploiement de la conduite du changement en matière d’IA, pensez à mesurer l’adhésion (ou pas) à la nouvelle technologie. Surveillez l’utilisation effective dans les tâches quotidiennes. Interrogez les utilisateurs. Tenez-compte de leurs remarques pour rectifier le projet, si nécessaire. Accordez plus de temps aux personnes les moins enclines à adopter l’intelligence artificielle en comptabilité, tout en faisant preuve d’empathie et de patience. Créez des binômes naturels intergénérationnels pour favoriser l’acceptation par l’exemple ou le modèle.

Quelques astuces pour réussir son management du changement autour de l’IA générative

En plus de ces étapes classiques pour piloter de tels changements métiers, voici quelques conseils pour faire de cette démarche une réussite au service de la performance.

Vendre le projet stratégique du cabinet et la vision des dirigeants

Pour fédérer tous les collaborateurs et compétences autour d’un projet IAG dans le cabinet, le mieux est de partager la stratégie, les objectifs et la direction avec eux, en toute transparence. Aidez-les en apportant des réponses à leurs questions :

• Quels sont les enjeux en matière de productivité, de réduction de leur charge mentale et d'amélioration des compétences ?
• Comment un robot conversationnel vient-il compléter les outils IA du cabinet (comme la pré-comptabilité) ?
• Pourquoi l’IAG doit-elle faire l’objet d’une intégration rationnelle et sécurisée, dans un secteur où la data constitue une matière première stratégique ?

Experts-comptables, accélérez la transformation de votre cabinet grâce à l'IA !

Le sujet de cet article vous intéresse ? Pour aller plus loin, téléchargez notre livre blanc gratuitement

Je télécharge

Soigner le choix du chef de projet et de l’équipe projet

Comme pour chaque projet de transformation majeure dans une organisation, bâtissez méticuleusement votre équipe de personnes clés pour l’IAG. Leur profil, notamment leur envie et leur positivité, conditionne beaucoup la réussite de la démarche et la capacité à embarquer tout le cabinet.

Donner de la perspective aux collaborateurs sur la transformation de leurs métiers et leur avenir

Tout comme la facture électronique obligatoire, l’IA peut faire peur. Toutes ces technologies qui accélèrent et automatisent les tâches peuvent donner le sentiment de déposséder les collaborateurs de leur travail. Notamment, insistez sur les points suivants :

• Appuyez vos propos sur des exemples concrets et avérés.
• Montrez-leur comment le cabinet va développer son activité avec de nouvelles missions, grâce au temps gagné.
• Accompagnez-les dans l’acquisition des compétences, soit pour le traitement de la data, soit pour des missions de conseil. Par exemple, pour le pôle social, réinventez les missions RH.

C’est en forgeant qu’on devient forgeron : intégrer l’IA dans la gestion de projet

Comme évoqué, pour que la mayonnaise de l’IA prenne plus vite dans un cabinet, pensez à vous en servir dans le cadre de la gestion du projet :

• Réaliser une analyse prédictive de la croissance du cabinet grâce à l'intelligence artificielle.
• Construire des parcours de formation personnalisés.
• Adopter des techniques comme l’adaptive learning (adaptation de la formation par catégorie d'utilisateurs) ou le continuous learning (apprentissage continu).
• Trouver auprès du robot conversationnel des réponses aux contradictions qui émergent lors du projet.

Soigner la communication et rassurer les collaborateurs

Comme pour tout changement en entreprise, le développement de techniques et outils innovants exige de la communication, du début du projet à la fin. Rien de pire que l’absence d’information dans les entreprises pour décourager les équipes face à des processus nouveaux.

Les messages clés sur les enjeux sont à répéter régulièrement. Les personnes plus en souffrance dans l’adoption des nouvelles pratiques IA sont à accompagner de façon plus individuelle, avec bienveillance. Comme dit le proverbe « un instant de patience est déjà une victoire ».

Préparer un plan de formation adapté à chacun et à chaque besoin

C’est impossible de proposer un seul modèle de formation figé pour une technologie aussi révolutionnaire que l’intelligence artificielle générative. Vous devez réinventer des méthodes pratiques. Favorisez la mise en œuvre d’une super personnalisation est un réel facteur de succès, afin de mieux répondre à des réactions différentes, voire irrationnelles.

Chaque manager, responsable de mission et expert-comptable connaît parfaitement son équipe. C’est à lui de piocher dans des cas concrets, idées pratiques, etc., pour favoriser l’acceptation progressive par toutes les parties prenantes du changement qu’apporte l’IAG.  

Fêter les petites victoires

Enfin, « Paris ne s’est pas fait en un jour ». Et, même si le projet comporte des étapes et échéances pour conduire à la réussite, de nombreuses marches franchies correspondent à autant de victoires. Lors de la réflexion préalable, identifiez bien les moyens concrets pour mesurer l'atteinte de chaque objectif. Réalisez des points d’étape réguliers et partagez les succès avec les collaborateurs.

L’intelligence artificielle générative vient compléter la révolution technologique dans les cabinets et dans la relation avec leurs clients. Le triptyque automatisation, IA et data conduit presque les experts-comptables à réinventer leur métier. C’est une manière de mieux servir les entrepreneurs. AGIRIS participe à cette transformation profonde avec une palette d’outils collaboratifs associés à l’IA, spécialement conçue pour l’expertise comptable et ses clients. Pour visualiser l’impact potentiel de l’IA et de tels outils dans votre cabinet, téléchargez notre infographie sur l’intelligence artificielle.