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Comment faire une fiche de paie ?

9 min
Écrit par  Aude d'AGIRIS
28 oct. 2021
Comment faire une fiche de paie ?
4:06

Le bulletin de salaire est un document obligatoire qui doit correspondre au modèle officiel, tant sur le plan des rubriques que de sa présentation. Tout employeur a la responsabilité d’établir chaque fiche de paie conformément à la réglementation sociale française, sans oublier les modalités de diffusion et d’archivage. Cet article vous donne les clés pour comprendre, calculer, expliquer et éditer la fiche de paie de vos salariés. Vous saurez ainsi quels outils de paie utiliser et comment vous faire aider.


Quel que soit le nom qu’il porte, fiche ou bulletin de paie, ou de salaire, ce document obligatoire fait partie des justificatifs incontournables dans une entreprise, dès lors qu’elle emploie un ou plusieurs salariés.

La fiche de paie correspond à un justificatif de la rémunération qu’octroie un employeur à son salarié. L’entreprise a l’obligation de fournir ce document périodiquement et sous une forme strictement encadrée par la loi. Elle doit aussi s’assurer de l’archiver pendant une durée précise.

Comment faire une fiche de paie dans la pratique ?

Éditer le bulletin de paie mensuel pour chacun de vos salariés requiert à la fois de l’attention et une bonne veille juridique. Vous devez aussi organiser dans l'entreprise la remontée des informations mensuelles, les variables de paie. Savoir comment faire une fiche de paie exige donc de la préparation, des outils, voire le recours à des spécialistes.

Paramètres, rubriques, montants et taux de la fiche de paie

Le bulletin comporte de nombreuses rubriques pour lesquelles l’employeur doit préciser les taux et s’assurer de baser ses calculs sur la bonne assiette.

Les taux de cotisations et contributions sociales évoluent périodiquement. Les tranches sur lesquelles s’appliquent ces taux aussi peuvent changer. Vous devez donc mettre à jour ces éléments indispensables au calcul correct de chaque fiche de paie.

La partie variable du bulletin suppose de collecter les données à jour pour chaque période de paie : heures travaillées, heures d’absences justifiées (maladies et congés) ou injustifiées, données liées aux primes variables, etc.

Par ailleurs, selon la situation de votre entreprise, et contrat par contrat, vous pouvez bénéficier de réductions ou d’exonérations de cotisations patronales :

  • pour les salaires inférieurs à 1,6 SMIC par exemple ;
  • en fonction de la zone géographique d’implantation de la société.

Respectez toutes ces règles de calcul pour déterminer correctement la rémunération de chaque salarié, ainsi que les cotisations afférentes. Encore faut-il les connaître et maîtriser leur mise en application !

Comment vérifier une fiche de paie ?

Le contrôle de la fiche de paie s’impose avant de l’éditer et de la transmettre au salarié. Vous évitez les erreurs préjudiciables. Mais, comment vérifier une fiche de paie dans les faits ?

Même s’il est possible de demander à l’Inspection du travail son avis, ce n’est pas le processus le plus simple en mensuel. Certains sites de fiches de paie en ligne proposent une telle vérification par des juristes.

Le plus pratique reste de s’équiper d’un logiciel de paie qui vous garantit une parfaite conformité à la réglementation et à votre convention collective. Vous appliquez ainsi les bonnes dispositions légales et conventionnelles, avec une mise à jour des barèmes et taux en permanence. Vous respectez les mentions obligatoires.

Ensuite, nous recommandons de procéder systématiquement, chaque mois, au contrôle d’un bulletin par catégorie d’emploi, cadre, non-cadre, apprenti, etc. Passez en revue tous les postes de la fiche et vérifiez le calcul de chaque montant :

  • rémunération brute ;
  • cotisations salariales et patronales par caisse ;
  • avantages en nature ;
  • salaire net à payer ;
  • prélèvement à la source (PAS) pour l’impôt sur le revenu ;
  • salaire net imposable ;
  • montant net social ;
  • congés payés en jours acquis et pris.

En cas d’erreur sur la fiche de paie, réalisez les ajustements avant de clôturer le mois et de lancer les éditions des bulletins. Vous devez, si un salarié constate des anomalies, procéder à la modification de la fiche de paie.

Comment faire une fiche de paie sur Excel... ou pas ?

Vous pouvez vous laisser tenter par des offres de logiciels de paie gratuits en ligne ou des modèles de fiche de paie sur Excel. Pourtant, ces solutions en apparence simples sont à déconseiller. Tout comme pour émettre vos factures, mieux vaut adopter un logiciel de facturation, pour la paie, équipez-vous d’un outil réglementaire. Le tableur Excel vous expose à des erreurs de calcul. En outre, vous ne disposez pas d’automatismes pour l’actualisation des paramètres, la présentation et les calculs, notamment en cas d’évolution des textes de loi.

Quelle application pour fiche de paie retenir pour votre entreprise ?

De nombreux logiciels de paie existent. Lequel adopter ? Vous vous interrogez sur le bon choix pour votre entreprise ? Nous avons préparé une check-list pour vous aider à identifier l'application pour fiche de paie qui convient le mieux à vos besoins.

En synthèse, voici les critères à prendre en compte :

  • hébergement du logiciel de paie ;
  • gestion des conventions collectives ;
  • collecte des variables de paie ;
  • sécurisation de la déclaration sociale nominative (DSN) ;
  • comptabilisation de la paie ;
  • tableaux de bord et indicateurs RH adaptés à l’activité de l’entreprise ;
  • coffre-fort électronique ;
  • service après-vente et support en ligne ;
  • veille juridique de l’éditeur sur le plan du droit du travail ;
  • coût des licences ou de l’abonnement ;
  • accompagnement pour le déploiement.

Fiche de paie : comment se faire aider ?

Éditer la fiche de paie reste un exercice délicat. Compte tenu des risques juridiques (défaut de remise, erreurs sur les cotisations, etc.), le dirigeant de TPE ou de PME peut judicieusement se faire épauler dans le processus. N’hésitez pas, pour la gestion de la paie, à mobiliser les bonnes ressources. Un expert-comptable peut vous soulager.

Le choix d’un bon logiciel de paie comme ISAPAYE CONNECT d’Agiris vous apporte sécurité et rigueur. Son outil d’aide à l’édition vous procure de l’autonomie, tout en vous guidant, rubrique par rubrique et ligne par ligne. Par exemple, cette application cadre votre travail, lors des choix pendant la saisie. Elle tient à jour toutes les informations, taux et barèmes qui vous concernent.

Si votre expert-comptable dispose en outre de ce même logiciel, la collaboration avec lui s’avère ultra-simple, notamment pour la collecte des variables de paie.

Comment éditer et archiver les bulletins de salaire simplement ?

C’est la dernière étape pour le processus mensuel de paie, avant la génération des paiements et la comptabilisation des bulletins.

Les atouts d'une fiche de paie dématérialisée

En adoptant la fiche de paie numérique, vous vous simplifiez le travail. En outre, vous réduisez les coûts administratifs (plus de papier, plus de mise sous pli, plus d'affranchissement et de local archives). Vous facilitez aussi la vie de vos salariés.

La fiche de paie numérique : les modalités

La digitalisation dans les processus progresse partout. Le domaine de la paie est également concerné. La réglementation permet désormais d’établir les fiches de paie en ligne ainsi que de les diffuser et de les archiver sous une forme dématérialisée. En outre, depuis 2017, la loi a assoupli le recours au bulletin de paie dématérialisé en France.

Le bulletin de paie numérique est donc possible. La fiche de paie peut être envoyée d’office par voie électronique. Si le salarié s’y oppose, l’employeur doit la lui remettre au format papier. Des règles s’imposent à l’entreprise pour conserver les fiches de paie. Elles varient selon le mode de remise du bulletin, papier ou électronique. Pour la version dématérialisée, l’employeur doit mettre le bulletin à disposition pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié, cela dans un stockage sécurisé.

Nous vous proposons d'approfondir ce sujet du bulletin de salaire électronique (BSE) avec les lectures suivantes :

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Fiche de paie : obligations et bénéficiaires

Ce document à caractère obligatoire doit être établi pour tout salarié à chaque paiement du salaire. L’envoi doit avoir lieu tous les 30 jours. Cadre ou non-cadre, un seul modèle existe. Toutefois, les fiches de paie destinées aux apprentis et aux stagiaires recevant une gratification connaissent des spécificités.

Si l’employeur ne respecte pas son obligation de fiche de paie, les employés peuvent saisir le conseil des prud’hommes. Il est alors passible d’une amende de 450 euros pour tout bulletin non remis à son destinataire, sans oublier d’éventuels dommages et intérêts.

Notez que parfois les mandataires sociaux non-salariés doivent aussi recevoir une fiche de paie. C’est le cas s’ils perçoivent une rémunération et qu’ils ont le statut d’assimilé salarié. En revanche, le bulletin de paie n’est pas obligatoire pour les TNS (travailleurs non salariés).

Entrent dans cette catégorie des assimilés salariés :

  • le gérant égalitaire ou minoritaire de SARL ;
  • le gérant non associé d’EURL ;
  • le président et le DG de SAS ;
  • le président de SASU ;
  • le PDG et le DG de SA ;
  • le dirigeant non associé de SNC.

Mentions obligatoires sur le bulletin de paie

La fiche de paie se présente sous une forme normée. Les mentions obligatoires sur le bulletin de paie comprennent notamment :

  • l’identité du salarié et de l’employeur ;
  • les éléments de rémunération brute ;
  • les cotisations et contributions sociales ;
  • le montant net à payer et le montant net imposable (pour l’impôt sur le revenu) ;
  • d’autres mentions informationnelles diverses.

Comment lire un bulletin de paie et l’expliquer à chaque salarié ?

La fiche de paie s’est simplifiée il y a quelques années, afin de rendre les informations qui y figurent plus compréhensibles pour tous. Savoir lire ou interpréter un bulletin de paie concerne tant l’employeur que le salarié.

Fiche de paie : exemple et informations obligatoires

Tout bulletin comporte 6 grands types d’informations (voir l'exemple ci-dessous) :

  • sur le salarié et son entreprise (1) ;
  • sur le salaire, les avantages en nature et les primes (2) ;
  • sur les cotisations et contributions sociales : santé, accident du travail, retraite, famille, chômage (3) ;
  • sur les exonérations et allègements de cotisations employeur (4) ;
  • Sur le salaire net à payer (5) ;
  • sur le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu (PAS) (6).

Les éléments indispensables à mettre une fiche de paie

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Communication avec le salarié : rémunération, cotisations sociales et impôt sur le revenu

Le bulletin de salaire est un formidable outil de communication entre l’employeur et le salarié. Même si la loi a simplifié sa présentation et que les mentions et la forme sont normalisées, il peut rester complexe pour son lecteur. La gestion des ressources humaines doit reposer sur une relation de confiance. Pensez à expliquer le fonctionnement des fiches de paie dès l’embauche. Joignez par exemple un courrier au bulletin à chaque nouveauté apportée sur les fiches de salaire dans votre entreprise.

Comment calculer une fiche de paie sans se tromper ?

Établir une fiche de paie sans erreur, c’est mieux. En effet, les anomalies sur le bulletin de salaire peuvent avoir de nombreuses conséquences préjudiciables. C’est aussi important de suivre quelques conseils afin de simplifier la gestion de sa paie.

Les risques en cas de bulletin de salaire erroné

Les anomalies en paie engendrent des paiements excessifs ou insuffisants, tant pour le salarié que pour les organismes sociaux. Ceci entraîne une perte de confiance entre l’employeur et son collaborateur, sans oublier les difficultés liées à la régularisation d‘un trop versé, le cas échéant. Avec l’Urssaf ou la MSA, l’entreprise court le risque de redressements et de pénalités.

Exemple de difficulté pour la paie : les heures supplémentaires

Voilà un sujet qui mérite toute votre attention. Les heures supplémentaires suivent des règles précises et impactent la rémunération du salarié ou les repos compensateurs. En tant qu’employeur, vous devez vous organiser pour suivre le volant de ces heures chaque mois et sur l’année.

Vous devez avoir préalablement correctement qualifié les heures supplémentaires éventuelles et savoir avec précision quelle(s) majoration(s) appliquer. Là encore, les règles diffèrent en fonction des entreprises et des salariés. Si vous recherchez des informations sur ce point, consultez notre guide sur la gestion du contingent des heures supplémentaires.

Les informations à éviter sur un bulletin de salaire

Des règles de mise en page très précises existent sur certaines zones, afin de rendre très visibles les informations. Vous avez en outre l’interdiction de faire figurer certaines données sur la fiche de paie. Notamment, évitez absolument celles relatives :

  • à l’exercice du droit de grève ;
  • aux fonctions de représentant du personnel ;
  • au montant et à la nature de la rémunération versée pour l’activité de représentation du personnel (à mentionner sur un document annexe au bulletin).

La fiche de paie mérite votre attention

Vecteur de communication entre le salarié et son employeur, le bulletin de salaire exige de la rigueur et une actualisation permanente, face à une réglementation évolutive. S’équiper correctement pour la gestion de la paie de ses salariés n’est pas une option. Agiris vous propose toute une palette d’outils pour les ressources humaines, à commencer par l’édition et l’archivage des bulletins électroniques. Avec un tel équipement, dans tous les cas, vous restez un dirigeant informé et serein. Envie d’une démonstration ou d’échanger ? Prenez contact avec un de nos experts.

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