Automatisation comptable : une chance pour le cabinet bien équipé

De nombreuses tâches manuelles autour de la comptabilité ont pratiquement disparu ou sont sur le point de disparaître. Et si c’était un mal pour un bien ? Quel jeune collaborateur en cabinet accepterait encore à notre époque de méticuleusement saisir chaque montant, chaque numéro de compte général, analytique, le libellé, etc., pour chaque écriture, cela du matin au soir ? 

L’automatisation comptable progresse et c’est tant mieux ! Les cabinets comme leurs clients ont tout à y gagner, d’autant plus que la robotisation des tâches dépasse le seul cadre de la comptabilisation. Mais, cette évolution vers le tout digital exige de s’équiper correctement pour mener à bien les missions dans les TPE. 

Automatisation comptable en cabinet : quels processus inclure ? 

La production comptable s’automatise au niveau des saisies des écritures. Mais, d‘autres tâches liées à l’établissement des comptes, des liasses fiscales et des tableaux de bord peuvent bénéficier de ce type de technologie. 

Que signifie l’automatisation de la comptabilité ? 

Le fait d’automatiser un processus comptable implique qu’un automate ou logiciel prend la place de l’humain pour réaliser la tâche. Généralement, ce sont les opérations les plus chronophages et répétitives qui font l’objet de telles automatisations. Le dispositif commence d’ailleurs avant la comptabilité, prérogative des experts-comptables, avec la pré-comptabilité, soit le traitement des factures par la technique du machine learning. Il se poursuit sur de nombreuses actions périphériques que nous décrivons dans la suite de l’article. 

Qu’englobe exactement l’automatisation de la production des documents comptables ? 

Voici des processus qui peuvent faire l’objet d’une automatisation dans les cabinets d'expertise comptable, avec un ou plusieurs logiciels : 

• traitement des factures de vente et d’achat avec imputation comptable automatisée (pré-comptabilité)
• édition et transmission des devis et des factures, notamment dans le cadre de la facturation électronique
• intégration des écritures de banque et suivi de trésorerie
• gestion de relances clients en fonction de scénarios paramétrés
• édition des états financiers annuels et élaboration de la liasse, du moins partiellement
• émission d’états de contrôle de la TVA et préparation de la déclaration
• collecte des données de paie et génération des bulletins de salaire
• actualisation des tableaux de bord et des indicateurs clés
• relance des entreprises ou gestion d’alertes.  

Pourquoi l’automatisation en cabinet d’expertise comptable est-elle un réel atout ? 

L’automatisation se perçoit parfois comme un simple dispositif qui supprime des emplois autour de la saisie en comptabilité et remplace l’homme par la machine. Pourtant, regarder l’évolution technologique avec un prisme nouveau conduit à bien d’autres conclusions plus positives. 

Les bénéfices immédiats d’un logiciel d’automatisation comptable pour les collaborateurs du cabinet 

Ce type de processus basé sur le machine learning, l’IA et parfois la RPA (Robotic Process Automation) représente surtout une libération humaine. Certes, il conduit à remodeler en profondeur les métiers du chiffre, mais certainement pas à les supprimer. 

Avec l’automatisation de la comptabilité, les collaborateurs du cabinet : 

• Arrêtent de perdre du temps dans des actions peu valorisantes, chronophages et si répétitives. 
• Réduisent les erreurs, car la machine, bien paramétrée, n’en commet pas. Ajoutons la disparition des ressaisies manuelles, des opérations clairement à risque. 
• Améliorent la conformité grâce à des process structurés qui respectent des formats et workflows normés (par exemple, les factures électroniques). 
• Disposent de temps dans le mois pour mettre en place d’autres missions et pour développer les interactions avec les clients. 
• S’investissent dans de nouvelles compétences ou spécialisations, plus valorisantes pour eux et pour la performance économique du cabinet. 
• Échangent de façon constructive et positive avec les entreprises, au lieu de réclamer l’ultime pièce qui manque pour la déclaration de TVA. 

Les gains induits par l’automatisation pour le client du cabinet comptable 

L’entrepreneur aussi ressort fortement gagnant de l’automatisation de la production comptable. Bien au-delà de sa première perception du style « ça permet de baisser les coûts de la tenue comptable, donc les honoraires », il peut en percevoir les bénéfices si son expert-comptable soigne les explications. Voici quelques éléments clés à mettre en avant : 

• Simplification de la communication entre le cabinet et l’entreprise, du fait des outils de dématérialisation. 
• Fluidification du contrôle de la facturation et de sa comptabilisation. 
• Moins de litiges et d’erreurs, notamment grâce aux formats et contenus des factures électroniques. 
• Une accélération des paiements et encaissements, ainsi qu’une meilleure visibilité grâce aux statuts de factures, soit une gestion de la trésorerie améliorée. 
• Un suivi de trésorerie simplifié et des prévisions en ligne. 
• Des interlocuteurs comptables plus disponibles, donc des ressources utiles pour la recherche d’informations ou de conseils. 
• Un accès immédiat ou rapide aux données comptables et financières ainsi qu’aux tableaux de bord, ce qui améliore les prises de décision pour les activités. 
• Un travail de recherche simplifié dans les archives numériques de l’entreprise. 

Les autres avantages induits pour l’expert-comptable en matière de gestion et analyse des données 

Les bénéfices ultimes de l’automatisation se situent après la production comptable. Toute la data financière disponible plus rapidement demande juste à être exploitée en profondeur. Toute une palette de missions nouvelles devient accessible à l’expert-comptable, surtout que ses équipes disposent enfin de temps pour se concentrer correctement sur ces sujets. 

Cet aspect ultra-stratégique demande une réflexion approfondie en matière : 

• d’offre de services et de tarification (avec l’analyse de la valeur perçue plus que du temps passé)
• d’équipement du cabinet en logiciels ou outils spécialisés pour explorer la data, notamment, la restituer, y compris avec l’intelligence artificielle
• de formation pour la montée en compétences des collaborateurs, leur spécialisation éventuelle et leur capacité à gérer la nouvelle relation client (écoute proactive, approche commerciale). 

Comment bobbee by AGIRIS vous aide dans une telle stratégie de comptabilité automatisée ? 

L’objectif majeur de bobbee by AGIRIS consiste à faire collaborer l’entrepreneur et son cabinet d’expertise comptable sur une unique plateforme tout-en-un. Cet outil particulièrement adapté aux TPE et PME, mais aussi à la production comptable, révolutionne le mode de travail autour des données, la collaboration et la relation client. 

bobbee by AGIRIS, la solution tout-en-un adaptée pour la clientèle TPE et PME des cabinets 

Autour d’une seule base de données, ce qui évite toute ressaisie, tous les acteurs de la réussite de l’entreprise interagissent de façon fluide sur le logiciel. 

Le menu de la plateforme démontre l’importance de la palette de fonctionnalités offertes : 

• tableau de bord avec les indicateurs clés et personnalisables
• gestion prévisionnelle (construction et consultation)
• suivi des encours clients, fournisseurs et autres
• banques (import des flux bancaires, lettrage, outil de recherche et filtres)
• documents (pièces à vérifier, dossier permanent, juridique)
• devis, bons de livraison, factures (et aussi les fiches produits et l’encours client)
• notes de frais
• déclarations fiscales (liasse, TVA et autres)
• comptabilité (journaux, balances, grand-livre, immobilisations, états financiers, dossier de révision, import et export de fichiers)
• gestion comptable (état du dossier, points en suspens, règles sur les factures)
• mon dossier (gestion interne, exercices, utilisateurs, paramétrage, connecteurs, etc.)

Une plateforme pour automatiser et collaborer avec ses clients en ligne 

Le chef d’entreprise bénéficie des atouts expliqués précédemment en matière d’automatisation comptable. Il devient d’ailleurs moteur dans de nombreuses tâches de tenue comptable par : 

• le dépôt des documents ou de photos prises par son smartphone
• l’indication d’étiquettes à modifier ou à ajouter pour les imputations analytiques
• une information en matière de paiement ou de lettrage de compte, etc. 

bobbee fonctionne en temps réel, ce qui fait toute la différence. Avec ce logiciel, l’entrepreneur se situe au cœur du processus, car il intervient dans toute la vie du dossier. 

Outil full web, bobbee by AGIRIS est accessible avec simplement un accès internet. Tous les utilisateurs bénéficient d'un système de tchat pour échanger rapidement quand un document manque à l’appel, pour signaler des erreurs ou poser une question spécifique. 

Des fonctionnalités pour élargir les missions d’accompagnement des dirigeants dans leur gestion 

Cette plateforme automatise la comptabilité et va plus loin. Elle simplifie la mise à disposition des données qui en sont extraites, avec des documents en ligne comme les comptes annuels, les situations et les tableaux de bord. Elle héberge aussi la construction d’un budget prévisionnel, le suivi des encours et la gestion des relances clients, par exemple. 

Le cabinet d’expertise comptable dispose ainsi des outils complémentaires à la mission régalienne qui lui est confiée, afin d’élargir son champ d’intervention et d’accompagnement de l’entrepreneur. Les missions de conseil, tant pour la gestion de trésorerie, le pilotage de la performance et le recouvrement, deviennent simples à mettre en place. 

Première fenêtre bobbee, lors de la création d’un budget prévisionnel : 

Les 6 points à retenir en matière d’automatisation comptable 

1. Automatiser la comptabilité est une chance pour le cabinet et ses clients. 
2. Le client est tout aussi concerné par le processus d’automatisation que son comptable. 
3. L’automatisation des traitements comptables dépasse le simple champ des factures. 
4. L’équipement en solutions informatiques et technologiques des cabinets et des entreprises joue un rôle important dans l’acceptation du processus et le développement des nouvelles missions. 
5. La communication client s’impose pour démontrer les bénéfices induits par des outils d’automatisation. Elle sert aussi à expliquer l’ampleur des possibilités de pilotage qui émergent. 
6. bobbee by AGIRIS coche toutes les cases de l’automatisation et améliore la relation entre l’entrepreneur et son cabinet. 

bobbee, la solution pour automatiser et aussi magnifier la relation client 

L’établissement de la comptabilité au centime près relève de méthodes anciennes. Même si la rigueur s’impose évidemment, bobbee by AGIRIS exploite les nouvelles technologies et replace le chef d’entreprise au cœur du réacteur. Plutôt que de viser la déclaration de TVA mensuelle, notre plateforme tout-en-un s’intéresse d’abord aux besoins de pilotage des dirigeants. 

Répondre à leurs interrogations, leur apporter au fil de l’eau les informations utiles à la marche de leurs activités, voilà ce qui devient prioritaire avec bobbee. C’est la technologie qui rend possible le changement de posture de l’expert-comptable et du comptable. Ainsi, ils peuvent exploiter l’essentiel de leur temps à ce qui importe vraiment dans les entreprises : le suivi du business. Envie d’échanger avec un de nos experts ? Inscrivez-vous ici.