Lettre de mission de l’expert-comptable : la réussir en 6 points

La loi impose d’établir une lettre de mission pour toute intervention de l‘expert-comptable dans une entreprise. Ce contrat entre le cabinet et son client comporte des informations que vous connaissez bien. Il délimite les obligations et responsabilités de chacun. Il fixe le contenu de la mission, les modalités et les délais d’intervention. Rien de nouveau sous le soleil sur ce plan.

Toutefois, nous pensons que la lettre de mission de l’expert-comptable est un document au service de la réussite, de la performance, de la communication et de la fidélisation des clients. Découvrez les 6 points d’attention pour l’élaboration de ces contrats périodiques.

La lettre de mission, un contrat, mais pas seulement

Processus périodique obligé, pour chaque client ou prospect, l’établissement de la lettre de mission fait l’objet de toute votre attention. Nous y voyons bien plus qu’un simple document contractuel obligatoire.

Les objectifs classiques de la lettre de mission pour un expert-comptable

La lettre de mission s’inscrit dans un cadre légal et déontologique afin de régir les relations entre les entreprises et leur expert–comptable. Vous connaissez les règles établies par le code de déontologie en la matière. Ainsi, la lettre vise à  :

• définir précisément le périmètre de la mission ;
• décrire la responsabilité de l’expert-comptable, tant juridique (civile, pénale et disciplinaire) que fiscale, et donc encadrer la gestion d’un potentiel litige ;
• expliquer la responsabilité de l’entreprise au regard du bon déroulement opérationnel de l’intervention (préparation, documentation, etc.) ;
• fixer le montant des honoraires, ainsi que les tarifs pour des tâches optionnelles ;
• prévoir la faculté de révision si nécessaire au travers d’une clause contractuelle ;
• gérer la reconduction comme la résiliation de la lettre.

Les autres objectifs de la lettre : valorisation de la mission et communication

Nous percevons dans ce contrat d’autres enjeux pour les missions d’expertise comptable. Qu’il s‘agisse de prestations comptables, sociales ou juridiques, exploitez ce document écrit au maximum.

En plus des échanges informels, du rendez-vous bilan, de l’envoi de newsletters, etc., cette lettre constitue un vecteur de communication. Et les écrits restent ! Plus la mission se déroule conformément aux modalités du contrat, plus la relation avec l’entreprise s’avère fluide. Plus vous fidélisez et rassurez le client.

Rappelons quelques critères de bons sens :

• Clarté, simplicité et compréhension : votre client n’est pas expert en comptabilité ni en déontologie.
• Fermeté, mais sans trop de rigidité : laisser la faculté de réviser la lettre et de l’ajuster en cas de besoins clients évolutifs.
• Personnalisation du contenu, grâce à une bonne préparation en amont : parler à tout le monde revient à ne parler à personne.
• Valorisation de la mission pour le maximum de valeur perçue par le client.

Travailler sa stratégie tarifaire en amont des lettres de mission

La lettre de mission comporte les conditions financières d’exécution des missions. Pour vous garantir la meilleure adhésion du client, cet aspect se travaille bien en amont.

La notion de la valeur perçue et les honoraires

La plupart des experts-comptables évaluent le montant des prestations au temps passé. Même si dans la pratique, l’enregistrement des heures reste un outil incontournable pour juger de l’efficacité et de la rentabilité, ce n’est pas la meilleure méthode pour accroître le chiffre d’affaires. Idéalement, visez plutôt le prix en fonction de la valeur perçue par chaque entreprise. Pour simplifier, l’idée revient à donner le sourire à chaque client. On vous explique !

Tout consiste à déterminer où se situe la prestation qui donne le plus le sourire au client. Ce concept de la courbe du sourire revient à répartir la valeur ajoutée dans un processus de production, en fonction des étapes. Généralement, ce sont les phases de recherche et développement ainsi que du marketing qui recueillent le maximum de valeur perçue.

Appliqué à l’expertise comptable, ce qui fait le mieux sourire le client dépend notamment de son profil, mais aussi du type de missions. Plus la valeur perçue est forte, plus l’entrepreneur accepte de vous rémunérer pour ce service. Et inversement.

Parions que dans les années futures, la tenue comptable et l’établissement des déclarations fiscales verront leur valeur perçue baisser. Les autres missions, donc le conseil, vont se développer. Elles doivent faire l’objet de toute votre attention en termes de vente.

Un exercice de tarification décorrélé du seul temps passé

Ces processus d’approche de la valeur doivent conduire à intégrer de nouveaux réflexes dans les cabinets d’expertise comptable. La plupart des honoraires ne devraient plus s’évaluer selon le seul facteur prévisionnel du taux horaire et du temps passé sur les missions. Même si cette approche par les coûts reste indispensable pour s’assurer de dégager un bénéfice, elle empêche de bien répartir la valeur perçue entre le client et son prestataire.

Pour préparer vos lettres de mission, mieux vaut avoir bâti en amont une grille tarifaire qui : 

• croise les catégories de clients et les types de missions ;
• et fixe une fourchette de prix pour chaque cas de figure.

La prise en compte des options dans la tarification des missions

Essayez de tendre vers la construction de cette grille tarifaire missions/profils et ajoutez des tarifs pour les options offertes aux clients. Pensez aux services ou abonnements que vous pouvez souscrire dans la vie courante. Souvent, ils comportent une version de base et d’autres systèmes plus élaborés (premium, gold, etc.).

Par exemple, pour un client en recherche de prix bas, inutile de tenter de lui vendre une offre de services complète du type premium. Il recherche seulement des déclarations de TVA et une liasse fiscale ? Éviter alors d’offrir un contrat avec toutes les options pour une mission de DAF à temps partagé. Avec une proposition ciselée ainsi, vous visez la meilleure satisfaction client et le meilleur partage de la valeur perçue.

Adapter le modèle de lettre de mission à chaque segment de clientèle

Vous comprenez la notion de valeur perçue. Aussi, vous devez classer les clients selon des critères qui aident ensuite à créer la grille des honoraires. Dans les faits, cette étape intervient avant la réflexion sur la tarification.

La segmentation du portefeuille client en amont de la lettre de mission

Commencez par l’analyse du portefeuille client. La classification des entreprises (et des dirigeants) dans des segments, en fonction de caractéristiques comportementales, vous donne des indications pour approcher la valeur perçue.

Par exemple, votre client est un acheteur qui :

• cherche le prix le plus bas du marché ;
• reste fidèle à votre cabinet, adhère aux offres optionnelles et vous recommande volontiers ;
• attend un conseil à forte valeur pour lequel il est disposé à payer le prix, quitte à étudier longuement les propositions de la concurrence ;
• fonctionne à l’opportunité et réalise une veille importante, afin de souscrire une offre intéressante et ponctuelle.

Identification des besoins de l’entreprise en vue de proposer une mission d’expertise comptable

Pour une lettre de mission la plus efficace possible, attachez-vous aussi à détailler les prestations qui correspondent parfaitement aux souhaits et besoins du client. Au cours des échanges au fil de l’eau comme lors de la réunion bilan vous identifiez les points de douleurs et les difficultés. Ce sont parfois autant de futures missions à proposer, pour un accompagnement des entreprises à 360°.

Quelles sont les difficultés rencontrées ? Quels projets porte l’entrepreneur ? Quelles optimisations recherche-t-il pour sa situation de dirigeant, tant sur le plan fiscal que social ? Si vous disposez d’un CRM, habituez tous les collaborateurs du cabinet à formaliser systématiquement les échanges utiles dans le logiciel. C’est une source d’informations en or pour identifier de nouvelles prestations.

Faire des modalités et des délais d’exécution un vecteur de communication du cabinet

Le succès de chaque mission dépend beaucoup de sa préparation et de son déroulement. Plus les choses se passent comme prévu au contrat, plus les deux parties sont satisfaites, experts-comptables comme entreprises.

Les enjeux de délais courts et respectés pour les entreprises

Une bonne collaboration entre les entreprises et leur cabinet participe à raccourcir la durée de réalisation de toute mission. Le professionnel qui attend une attestation de son expert-comptable en a généralement un besoin urgent. S’il doit communiquer des informations et documents dans cet objectif, mieux vaut prévoir dans la lettre de mission le détail des éléments demandés et pour quelle date.

Quant à la tenue de la comptabilité en temps réel, elle présente de nombreux bienfaits pour la gestion de l’entreprise. C’est un processus qui accélère la prise de décision du dirigeant, sur la base d’états financiers rapidement disponibles. Il convient de le rappeler souvent au client pour le convaincre d’utiliser les outils mis à disposition par le cabinet (pré-comptabilité, plateforme collaborative, etc.).

Les enjeux de délais courts et respectés pour les cabinets

Plus la collaboration fonctionne correctement, plus le cabinet atteint la rentabilité prévisionnelle. Moins il a besoin de réaliser une révision de la lettre de mission dans le cadre de la gestion de malis. Aussi, prendre soin d’évaluer le temps, les délais et les conditions de la collaboration en amont de la mission constitue une bonne pratique professionnelle. Vous réduisez les surprises pour la suite. Vous ne brouillez pas la communication client. Vous évitez les situations d’urgence ou de retard, voire le surcoût pour l’entreprise.

Automatisation et dématérialisation au service du respect des délais

Servez-vous de la présentation de la lettre de mission pour expliquer à vos clients l’importance de la transformation digitale dans leurs entreprises. Évoquez les bénéfices qu’apportent des outils de dématérialisation des factures ou des bulletins de paie. Incitez-les à adopter une plateforme PDP comme eFacture sans attendre. Ce système facilite la mission pour eux comme pour vous, et les entrepreneurs obtiennent leurs résultats intermédiaires comme annuels plus vite.

Analyser et rectifier les lettres de mission par des avenants

La gestion des lettres de mission doit aussi prévoir un volet modification ou actualisation. En cours de mission, des changements peuvent intervenir. Par exemple, un besoin urgent et nouveau peut surgir en cours d’exercice, en fonction de la vie des entreprises. Un avenant s’impose alors pour l’ajout de prestations de services non prévues. En outre, d’autres cas sont à prendre en considération.

Nécessité de mesurer les performances pour chaque mission

La lettre de mission vit donc au-delà de sa signature initiale. À l’issue des travaux, un point s’impose pour évaluer la situation au regard :

• de la valeur perçue réellement par le client (en tenir compte pour la suite) ;
• des bonis et malis que présente le dossier.

Actions et décisions à l’issue de l’analyse des missions

En cas de déphasage avec les honoraires réalisés, ou pour une mission non terminée, l’expert-comptable se doit d’y donner systématiquement une suite. Lorsque le cabinet décide de soumettre un avenant au client, il argumente conformément aux conditions tarifaires prévues dans la lettre. Si la responsabilité du client est mise en cause pour une mission non aboutie par exemple, l’expert-comptable en fait part aux dirigeants.

S’il prend la décision de résilier le contrat, il gère la rupture de la mission selon la déontologie et le droit, conformément à la clause mentionnée dans la lettre de mission. Il envoie d’abord une mise en demeure écrite qui explique les motifs de l’arrêt des prestations par le cabinet.

Cette lettre laisse la faculté à l’entreprise de corriger les faits reprochés, comme l’absence de production d’informations. Ce document écrit précise aussi le délai de cessation des services, soit une forme de préavis. La résiliation qui suit fait l’objet d’une notification en lettre recommandée.

Adopter les bons outils pour la gestion des lettres de mission

La lettre de mission présente donc un caractère à la fois répétitif et structuré, mais aussi personnalisé pour chaque catégorie de clients, voire client par client. Les cabinets d’expertise comptable ont un besoin d’industrialisation des processus, pour une efficacité maximale et pour une meilleure adéquation de la lettre de mission à chaque entreprise. Finalement, les lettres de mission se situent au cœur de la gestion du cabinet.

Élaboration des lettres de mission : les outils de la profession

Par exemple, l’Ordre des experts-comptables Paris Île-de-France propose des outils aux cabinets pour améliorer l’organisation interne, développer les compétences ou se diversifier. Ainsi le site web Cap Performance propose un outil pour préparer des lettres de mission conformes à la déontologie et personnalisables. Il comporte aussi des modèles de conditions générales à joindre aux clients.

Des lettres de mission au sein du logiciel de gestion interne du cabinet avec ISAGI

Adopter un outil incorporé à vos logiciels existants constitue la solution la plus rationnelle. C’est la meilleure manière de tout concilier et d’optimiser la gestion interne du cabinet. Ainsi, vous disposez de toutes les informations au même endroit, avec le maximum d’interactions entre le CRM, le suivi des missions et de leur rentabilité, la facturation, etc.

 C’est ce que vous propose AGIRIS avec son logiciel de gestion interne et commerciale ISAGI CONNECT. Avec cette solution, vous améliorez :

• la visibilité dans le pilotage du cabinet ;
• la rentabilité, avec le suivi des missions et du temps facturable ;
• la productivité, du fait de traitements de masse et de l’exploitation d’une volumétrie de données importante.

ISAGI CONNECT couvre tous les volets internes, tant la gestion administrative que l’organisation, l’analyse et la valorisation des missions. Notre gestion des lettres de mission propose la rédaction sur la base de modèles personnalisables ainsi que leur édition et leur diffusion. Elle inclut aussi un processus en lot pour le renouvellement des missions.

Nous assurons la conformité réglementaire permanente de nos outils par rapport à la législation et à la déontologie professionnelle. Le logiciel comporte un module CRM en mode plug&play qui trace les échanges entre les clients et le cabinet.

Réussir ses lettres de missions pour le maximum de performance

La lettre de mission encadre strictement l’intervention de l’expert-comptable. En plus de cadrer les obligations de chaque partie, notamment sur le plan juridique, c’est un levier pour une communication optimisée. Elle contribue à donner une image soignée du prestataire, au service de la confiance, de l’efficacité et de la performance.

Un bon processus de lettres de mission produit ses effets positifs dans la durée. Il demande de l’anticipation et de la réflexion organisationnelle, notamment en matière de segmentation, d’offre commerciale et de tarification. Mieux vaut disposer d’un outil au sein de la gestion interne du cabinet. C’est ce qu’ISAGI CONNECT vous offre. Pour découvrir toute la palette de fonctionnalités de ce logiciel, contactez un expert d’AGIRIS et échangez en tête à tête.