Quel délai d’envoi d’une facture respecter et pourquoi ?

Vous lancez une activité et commencez à commercialiser des produits ou des services ? Se pose alors la question d’établir vos factures de vente, correctement et sans tarder. Parmi les points d’attention, prenez garde au délai d’envoi d’une facture. Des règles précises existent en matière de date d’émission de la facture. Nous vous proposons de parcourir tout ce que vous devez savoir sur le délai de facturation, les sanctions applicables et les avantages de facturer un client très vite.

Quel est le délai d’envoi d’une facture maximum autorisé par la loi ?

Dès lors qu’il s’agit de factures, tout entrepreneur doit suivre les règles qui s’imposent, tant fiscales que commerciales. La facture revêt une importance de tout premier ordre, tant sur le plan juridique, commercial, comptable que fiscal. Les textes fixent même le moment où vous devez l’émettre.

Préambule : dans quel cas la facture est-elle obligatoire ?

Rappelons que la facture est requise pour toute transaction commerciale entre deux entreprises (biens ou services). Pour une vente à un particulier, il en va de même dans quelques cas de figure :

• vente à distance ;
• livraison intracommunautaire exonérée de TVA ;
• prestation de services dont le montant dépasse les 25 euros TTC ;
• demande expresse du client.

Délai pour envoyer une facture : le cas général selon le Code de commerce et le Code général des impôts

Pendant un long moment, le Code de Commerce et le Code général des impôts (CGI) comportaient des termes différents en matière de date d’émission d’une facture. Depuis 2019, le Code de commerce a harmonisé ses règles avec la fiscalité. Ainsi, le CGI précise à l’article 289 à quelle date une entreprise doit produire une facture de vente. Trois cas de figure existent, une règle générale et deux cas particuliers.

Pour le cas général, le délai d’envoi d’une facture est immédiat, dès la livraison d’un bien (produit ou marchandise) ou dès l’accomplissement de la prestation convenue. Vous ne devez donc pas différer l’établissement des factures. Ainsi, le CGI précise à l’alinéa 3 de l’article 289 que « la facture est, en principe, émise dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services ».

Délais de facturation particuliers prévus par le CGI

Les deux autres cas de figure spécifiés dans la réglementation sont les suivants :

• Émission de la facture au plus tard le 15 du mois qui suit le fait générateur, pour les livraisons de biens exonérées de TVA, ainsi que pour les prestations de service dont la taxe est due par le client.
• Édition de la facture à la fin du mois au plus tard, pour des factures périodiques, lorsque l’entreprise facture plusieurs prestations de services à un client, pour lequel la TVA devient exigible au cours d’un même mois.

Date de facture : quelques cas spécifiques

En pratique, quelques situations peuvent conduire à émettre des factures clients à des dates différentes.

Facture émise après la livraison

Si des éléments manquent pour établir la facture lors de la livraison (par exemple, un poids variable constaté à la réception client), vous pouvez décaler un peu la création de la pièce comptable. Alors, vous pouvez émettre un bon de livraison que le client signe à la réception. Vous rédigez la facture lorsque vous obtenez toutes les informations en retour.

Facture pro forma

La facture pro forma ne constitue pas une facture au sens juridique ou comptable. Elle s’établit avant la pièce officielle classique. Ce document s’émet notamment pour des ventes internationales, afin de réaliser les formalités en douane. Vous le retrouvez aussi dans le cadre de justificatifs à produire pour demander un financement bancaire. C’est donc un document provisoire qui n’entre pas dans la comptabilité.

Facture d'acompte pour un paiement anticipé

Cette pièce comptable s’établit sans attendre la réalisation d’une prestation de services ou la livraison d’une marchandise. Par définition, elle sert à obtenir un paiement partiel avant réalisation de la transaction commerciale.

Facture d’avancement ou de situation

Cette forme de facturation se rapproche de l’acompte. Dans des secteurs d’activité comme le bâtiment où les chantiers s’étalent dans le temps, les entreprises établissent des factures périodiques. Ce système vise à facturer et à encaisser le prix de la vente en plusieurs fois, comme fixé au contrat, étant donné que les prestations s’étalent dans la durée.

Les différents délais à connaître autour des factures de professionnels

La notion de délai en matière de facturation comporte en réalité plusieurs dates. Entre la réalisation de la vente, bien ou service, et le paiement de la facture, plusieurs semaines s’écoulent en général, sauf dans le cas du règlement comptant. L’entreprise fait ainsi crédit à ses clients, car elle accorde un délai, soit une facilité de trésorerie.

La date de la facture

Cette date qui figure dans l’en-tête de la facture correspond au délai d’envoi de la pièce évoqué dans cet article. Sur le plan matériel, il est fréquent de créer la facture le même jour que le bon de livraison ou que la délivrance des services commandés par le client.

La date de transmission effective des factures aux clients

Pour les factures encore imprimées, mises sous pli et acheminées par courrier postal, quelques jours s’écoulent entre l’envoi et la réception de la facture. Avec la disparition progressive du papier et du courrier, l’envoi électronique de la facture se fait sans délai, donc le jour même de l’émission de la pièce.

Ainsi, si vous adoptez déjà un envoi par email, au format PDF par exemple, le client reçoit la facture immédiatement. L’avènement de la facture électronique en 2026 ou 2027 va accélérer ce processus avec la transmission systématique aux clients via des plateformes agréées (PA), comme eFacture d’AGIRIS.

La date d’échéance d’une facture et la notion de délai de paiement

Les factures comportent une autre date, celle de l'échéance. Les clients doivent respecter ces délais et émettre le paiement sans retard. Entre la date de la facture et cette date, le nombre de jours correspond au délai accordé par un créancier (le fournisseur) à son débiteur (le client).

Les professionnels qui repoussent la date pour envoyer le paiement risquent des sanctions financières. D’une part, une amende administrative de 40 euros s’applique pour chaque facture dont la date d’échéance est dépassée. D‘autre part, des intérêts de retard sont exigibles, dans les conditions mentionnées sur la facture (taux d’intérêt).

La date de prescription des factures

Cette date ne figure pas sur la facture. Mais, la loi fixe ce délai au-delà duquel une action en justice ne permet plus d’obtenir le règlement, en cas de facture impayée. Lorsque ce délai est écoulé, l’entreprise ne peut plus exiger le paiement sur le plan judiciaire, mais peut toutefois tenter de recouvrer la facture par la voie amiable. Plusieurs cas de figure existent, selon le type de client facturé et la nature de la transaction.

Voici quelques éléments à connaître :

• vente entre deux entreprises : 5 ans dans la majorité des cas ;
• vente par une entreprise à un particulier : 2 ans en général ;
• pour la téléphonie et Internet, la prescription est de 1 an, quel que soit le client.

Quelles sont les sanctions en matière de délai de facturation ?

Qui dit règles en matière de délai d‘envoi des factures, dit aussi amendes et pénalités si vous ne vous conformez pas à ces obligations.

Sanction pour non-respect de la date d’émission d’une facture

C’est l’article L441-9 du Code de commerce qui encadre les règles de facturation (mentions obligatoires) ainsi que les conditions de délivrance des factures. Il précise ensuite les sanctions applicables en cas de manquement à ces règles. Ainsi, l’amende administrative peut atteindre 75 000 euros pour une personne physique (entreprise individuelle). Quant à une société, elle est passible de 375 000 euros d’amende au maximum. En cas de récidive dans les deux ans, la nouvelle sanction peut se voir doublée.

Sanction en cas d’absence de facturation client

Non seulement des délais existent pour envoyer une facture à un client, mais si vous omettez tout simplement de facturer, c’est la même chose. C’est cet article L441-9 du Code de commerce qui prévoit aussi les amendes en cas de manquement de facturation. Les montants sont identiques à celles décrites précédemment.

Pourquoi est-ce essentiel de facturer un client en respectant le délai d’envoi de la facture ?

Vous vous dites que les contrôles de la répression des fraudes sont épisodiques et vous ne risquez pas grand-chose ? Mais, le pire, pour une entreprise, c’est pourtant de croire que la seule sanction est légale !

Vendre c’est bien, facturer un client c’est essentiel, et encaisser le règlement c’est mieux

Transformer un prospect en client demande de la dextérité commerciale. De la même manière, faire de l’acheteur un client fidèle et régulier n’est pas donné à tout le monde. Certes. Mais, le plus important est d’encaisser le prix de la vente. Car, c’est bien connu, « cash is king ». Sans trésorerie, aucune entreprise ne survit longtemps. Or, pour parvenir à se faire payer, encore faut-il facturer, bien et sans retard !

Émettre vite ses factures, un principe de bonne gestion et de sérieux pour une entreprise

Les professionnels bien organisés savent que le délai d’encaissement dépend d’abord du temps qu’ils mettent à préparer et à expédier les factures, une fois la prestation réalisée ou la marchandise livrée.

Aussi, ils ne perdent pas de temps pour générer la facturation et l’envoyer sans délai aux clients. Ils enclenchent une procédure de relance carrée et régulière, sans attendre, afin d’accélérer au maximum le recouvrement. Ils n’ont pas peur d’émettre des factures de pénalités dès que les retards de paiement surgissent. Ils disposent d’une excellente organisation administrative, avec un bon logiciel de facturation professionnel.

Éviter les sanctions pour retard de facturation

Plus le professionnel émet ses factures rapidement, plus il se met à l’abri des pénalités financières décrites dans la partie précédente. Ainsi, il n’a pas à craindre un contrôle de sa comptabilité par l’administration.

Pour éviter des délais dans l’envoi des factures, équipez-vous !

Rien ne sert de procrastiner pour préparer ses factures chaque mois et les envoyer aux clients. Si vous adoptez des outils professionnels pour établir votre facturation, finies les tâches rébarbatives ! Vous limitez les erreurs, les pertes de temps, voire les litiges et les contestations. Vous respectez les mentions obligatoires prévues par la loi. Avec un logiciel de facturation comme Factomos, oubliez les retards. Facturer devient simple, presque un plaisir.