Embauche d’un salarié URSSAF : quelles démarches à accomplir ?

Lors de l’embauche de votre premier salarié ou d’un nouveau recrutement, vous devez effectuer plusieurs formalités afin, notamment, d’affilier votre salarié aux différentes caisses de protection sociale. Tour d’horizon des principales démarches à accomplir.

Des formalités incontournables

• Rédiger un contrat de travail : si la rédaction d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein n’est pas obligatoire, elle est pourtant vivement conseillée. En effet, ce document permet de fixer par écrit les conditions de votre collaboration avec votre nouvelle recrue : poste occupé, rémunération, qualification du salarié, période d’essai, durée du travail… En revanche, si vous embauchez un salarié en contrat à durée déterminée, un contrat écrit est indispensable ! Vous devez y inclure, en particulier, son motif (le remplacement d’un salarié absent, par exemple) et sa date de fin (ou sa durée minimale).
• Effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE), dans les 8 jours précédant la date prévisible de l’embauche, auprès de l’Urssaf, via le site www.due.urssaf.fr, dans laquelle vous devez préciser, entre autres, l’identité du salarié, sa date d’embauche et la durée de la période d’essai. Cette déclaration vous permet d’affilier votre salarié aux différentes caisses de protection sociale (maladie, retraite…) et à votre service de prévention et de santé au travail.
• Soumettre votre salarié à une visite médicale d’embauche organisée par votre service de prévention et de santé au travail : une visite d’information et de prévention (en principe, dans les 3 mois qui suivent la prise de poste effective du salarié) ou, si le salarié est affecté à un poste à risque, un examen médical d’aptitude (avant sa prise de poste) ;
• L’inscrire sur votre registre unique du personnel : identité, emploi, qualification, date d’entrée dans l’entreprise, type de contrat de travail, etc. ;
• Etablir des bulletins de salaire qui comportent notamment l’identification du salarié, sa rémunération (son salaire brut et le net à payer) ainsi que les cotisations et contributions sociales qui sont prélevées. Chaque mois, vous devez également établir une déclaration sociale nominative (DSN) afin de déclarer et de régler les cotisations sociales salariales et patronales liées à l’emploi de votre salarié. Une déclaration qui vous permet, en outre, de l’affilier à une caisse de retraite complémentaire.

Je découvre comment faire les bulletins de salaire en règle :

Et si vous obteniez de l'aide ?

Vous pouvez bénéficier d’une aide à l’embauche et/ou d’une exonération de cotisations sociales en fonction :

• Du salarié nouvellement recruté : demandeur d’emploi, travailleur handicapé, apprenti, personne en contrat de professionnalisation, etc. Ainsi, par exemple, si vous recrutez un apprenti de plus de 18 ans, vous pouvez prétendre, pour la première année du contrat, à une aide de 4 125 € (8 000 € pour un contrat conclu jusqu’au 31 décembre 2022).
• De la zone d’implantation de votre entreprise : zone de revitalisation rurale (ZRR), bassin d’emploi à redynamiser (BER), zone de restructuration de la défense (ZRD)…

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Voici un simulateur revenus pour salarié : ici. (https://mon-entreprise.urssaf.fr/simulateurs/salaire-brut-net)

Pas d'impasse sur la déclaration à l'embauche

L’absence de déclaration à l’embauche d’un salarié vous expose à :

• Un redressement de cotisations sociales : celles que vous auriez dû régler avec des majorations ;
• Une pénalité d’un montant de 1 158 €.

Elle constitue également un délit de travail dissimulé (dissimulation d’emploi salarié) qui vous expose :

• Une amende de 45 000 € (225 000 € pour une société) et à une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à 3 ans ;
• Des sanctions administratives : suppression des aides publiques (aide à l’embauche, exonération de cotisations…) pendant une durée maximale de 5 ans, remboursement des aides publiques perçues, fermeture temporaire de l’entreprise, etc.

Tout savoir sur les aides à l'embauche :

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