Facturation des temps passés : analyse, outils et alternative

Entrepreneur, votre activité consiste à réaliser des prestations de service ? Vous avez plusieurs possibilités pour préparer vos factures. La facturation des temps passés, appelée aussi facturation en régie, en fait partie. Est-ce une méthode intéressante ? Quels sont les inconvénients ? Comment procéder pour le suivi des temps et l’émission des factures ? Quelle alternative existe pour vos métiers ? Voilà les thématiques abordées, afin de vous aiguiller dans l’organisation administrative et commerciale de votre activité.

Qu’est-ce que la facturation des temps passés ?

Les prestataires de service ne vendent pas de produits, de marchandises, de biens matériels, etc. Ils apportent leur savoir-faire pour du conseil ou de la prestation. Ils facturent leur temps.

Définition de la facture au temps passé

Pour pouvoir émettre des factures selon le temps passé, en tant qu’entrepreneur, vous avez besoin de connaître la quantité d’heures réalisée sur chaque mission client. Une telle facture comporte la description de la prestation, avec le nombre d’heures effectuées ainsi que le taux horaire. Se pose alors la question de bien définir ce montant facturé par heure, que vous soyez freelance, consultant, indépendant ou que vous exerciez une profession libérale, par exemple.

Les activités susceptibles de facturer en fonction des heures passées

Nombreux sont les prestataires de service qui fonctionnent sur la base du temps passé. Cette facturation dite aussi « en régie » se rencontre dans de nombreuses activités. Un garagiste ou un artisan peut facturer ainsi ses interventions, sur la base des heures, en plus des pièces ou matériaux. Un avocat ou un expert-comptable peut adopter le temps passé pour certaines missions, mais pas toutes. Un rédacteur web opte pour ce fonctionnement pour certains travaux également.

En réalité, tout dépend de la relation client et du type de mission. Le temps passé présente l’avantage de la transparence. Mais, il ne permet pas toujours d’établir un devis client précis à l'avance. Comment annoncer un montant basé sur une estimation de quelques heures et finalement faire accepter une facture d’un tout autre montant ? Voilà, une des complexités commerciales de cette méthode.

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Quels sont les atouts et inconvénients de la facturation selon le temps passé ?

Ce processus de facturation comporte des avantages. Mais, si vous manquez de rigueur, notamment dans le suivi, vous pouvez regretter votre choix. En outre, une facture avec des anomalies ou des imprécisions fait partie des erreurs qui allongent le délai de paiement des factures.

Les avantages de prestations facturées selon la saisie des heures

Si vous disposez d’un suivi carré des temps passés et si vous êtes discipliné dans la saisie des heures, ce mode de facturation a le mérite de la transparence et de la simplicité. Il suffit de reprendre le total des heures effectuées sur la période à facturer et de les reporter sur la facture.

Pour le client, s’il adhère à ce fonctionnement et vous commande un volant d’heures fixes, il évite les surprises. Par exemple, vous avez convenu de réaliser 10 heures de travail chaque mois. Les tâches non effectuées sur la période se reportent sur le mois suivant. Dans ce cas, le montant de la facturation est fixe.

Si le client accepte par avance de payer le nombre d’heures réel, pour une mission donnée, vous ne rencontrez pas non plus de difficulté. Ce mode de facturation, parfois appelé en régie, exige toutefois une grande confiance entre le prestataire et son client.

Les inconvénients de la facturation des temps

Une des difficultés de ce type de facturation, c’est le niveau de rigueur qu’elle implique. Autant les experts-comptables ou les avocats ont l’habitude de gérer le suivi de leurs heures, autant pour d’autres métiers intellectuels ou manuels, c’est plus compliqué. Si vous avez tendance à rechercher dans votre mémoire comment vous avez occupé la journée d’avant-hier, mieux vaut oublier un processus basé sur les temps passés.

L’autre inconvénient des factures au réel, c’est la complexité de calcul du taux horaire. Il doit couvrir toutes vos charges et intégrer toutes les heures non facturables que comporte nécessairement votre activité. Si vous vous trompez dans la détermination de ce taux et le sous-évaluez, c’est la rentabilité qui fait défaut. Si, inversement, vous tablez sur un taux horaire trop élevé, ou basé sur le haut du marché, vous pouvez rencontrer des difficultés pour vendre vos missions et votre temps.

Quelle autre méthode utiliser pour facturer des prestations de services au bon prix ?

Même en prestation de services, vous pouvez adopter une autre solution pour établir vos factures clients. L’alternative, c’est la facturation au forfait.

La facturation au forfait : comment ça marche pour un projet ?

Le forfait peut correspondre à un nombre de jours ou un nombre d’heures multiplié par le taux horaire ou journalier, ou tout simplement un montant fixe convenu avec le client. Dans ce dernier cas, la facture ne comporte pas de quantité d’heures ou de jours. Elle mentionne seulement la prestation, l’intitulé du projet, ainsi que la référence au devis ou au bon de commande.

Que le montant de la prestation soit basé sur une estimation de la quantité d’heures pour une mission ou pas, la somme portée sur la facture est connue à l’avance. Pour une prestation récurrente, chaque facture mensuelle présente le même montant, comme pour un abonnement. Rien de plus simple pour générer la nouvelle pièce que de repartir de la dernière et la dupliquer !

Comment calculer son forfait correctement ?

Si vous optez pour la facturation au forfait, vous devez quand même vous assurer que le montant de la prestation vendu à votre client couvre vos charges et vous garantit un revenu net correct. C’est donc essentiel d’avoir la capacité :

• de se projeter dans l’ampleur de chaque mission commandée par les clients ;
• et, comme pour la facturation au temps passé, de déterminer correctement le taux horaire ou le taux journalier moyen (TJM).

Si vous débutez et disposez de peu de repères, vous risquez de sous-évaluer le forfait. Deux erreurs se dégagent : vous évaluez mal le temps que nécessite la mission et/ou vous vous trompez dans le calcul de votre TJM.

Voici comment procéder pour le calcul de ce taux :

• (A) évaluer le nombre de jours annuels facturables (n’oubliez pas de déduire congés et formations notamment) ;
• (B) estimer le revenu net annuel souhaité (avant impôt) ;
• (C) calculer les charges fixes annuelles ;
• (D) calculer les charges variables sur le revenu net annuel visé (dont l’Urssaf) ;
• (e) fixer un taux de marge de sécurité ou de bénéfices ;
• le chiffre d’affaires annuel à réaliser se calcule ainsi : (B+C+D) x (100%+e) = (E) ;
• le TJM s’élève donc à (E)/(A).

Que penser des forfaits sans rapport avec le temps de travail ?

Vous entendez parfois que la facturation au forfait doit s’exonérer du temps et du TJM, parce que ce qui compte c’est la valeur perçue par le client. En fonction de votre expertise et de votre expérience, vous pouvez évoluer vers ce type de forfait décorrélé du temps passé.

Mais, pour démarrer une activité de service, opter pour une telle gestion de vos projets peut s’avérer complexe, voire hasardeux. Au pire, assurez-vous alors de proposer aux clients des prix de prestations cohérents par rapport à votre concurrence directe.

Comparaison de la facturation au forfait par rapport au temps passé

Ce mode de facturation forfaitaire s’avère plus simple pour émettre les factures que le temps passé. Il évite, a priori, de suivre les heures passées sur les missions. Toutefois, ce serait une mauvaise idée de s’en dispenser totalement dans de nombreuses activités.

En effet, un pilotage du temps de travail effectif aide à voir clair dans la productivité. Il facilite l’analyse de la rentabilité des dossiers. Nous recommandons donc d'enregistrer les temps de l’équipe, projet par projet, dans une optique de contrôle de gestion.

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Comment facturer à vos clients le temps passé sur toutes les tâches ?

Prestataire de services, vous savez combien les minutes s'avèrent précieuses. Rien de pire que de le perdre ! Alors, si vous optez pour cette méthode de facturation, mieux vaut financièrement s’y retrouver et éviter d’omettre des heures sur vos factures.

Quelle est l’obligation de facturer une prestation de services ?

Dès lors que votre client est une entreprise, l’émission d’une facture est obligatoire. En outre, notez qu’en 2026 ou 2027, la réforme de la facturation électronique vous imposera un format dématérialisé pour cette clientèle.

Si vous réalisez des prestations pour des particuliers, l’obligation d’éditer une facture existe dans deux cas :

• demande explicite du client ;
• si le montant atteint ou dépasse les 25 euros TTC.

Quel est le délai maximum pour émettre une facture de prestation de services ?

En fonction des situations, l’entrepreneur peut choisir de facturer un acompte avant de démarrer la mission. Cette somme vient ensuite en déduction du montant total convenu pour la prestation, sur la facture finale. Une prestation de services se facture dès l’exécution de la tâche et sans délai.

Comment suivre le temps de travail passé sur les missions d’un client ?

Les cabinets d’expertise comptable ou les avocats utilisent des outils avec des fonctionnalités de suivi des temps. Les collaborateurs enregistrent sur des feuilles de préférence électroniques, au fil de l’eau, ou au pire en fin de journée, les tâches et leur durée, client par client. C’est le seul moyen de disposer en fin de mois d’une vue claire de chaque dossier à facturer.

Parfois, pour des facturations au forfait (du type abonnement), cette connaissance des temps passés aboutit en fin de mission ou d‘année, à négocier un complément de facturation avec le client, voire à lui émettre un avoir. Ce sont des dossiers, par exemple en cabinet comptable, qui présentent des malis ou des bonis, par rapport au budget convenu.

Pour des activités qui fonctionnent avec des projets, comme des bureaux d’étude, le principe est identique. C’est la fiabilité de l’enregistrement des temps par les employés qui garantit un bon résultat de cette méthode de facturation.

Nous recommandons de mettre aussi en place des rapports de gestion, pour analyser la cohérence des temps enregistrés. Mieux vaut que chaque équipe s’astreigne à tout saisir, y compris les tâches non facturables. Ainsi, vous pouvez vérifier le total des heures saisies par rapport à l’effectif et aux données de la paie notamment. Un écart trop élevé dans ce rebouclage des heures doit alerter. Il peut masquer des heures facturables et non facturées, faute de suivi.

Quel outil éviter pour une gestion optimisée de sa facturation ?

Clairement, délaissez le tableur, même s’il vous semble pratique et flexible. Source d’erreurs, il présente aussi le risque d’écraser des données ou de les effacer. Si plusieurs personnes de l’équipe doivent y accéder, la situation s’aggrave.

En outre, récupérer en automatique les éléments pour la facturation peut s‘avérer compliqué sans compétence informatique pointue. Ressaisir tous les chiffres manque d’efficacité également, sans oublier là encore les anomalies possibles. C’est pourquoi nous vous recommandons d’adopter un logiciel de facturation en ligne, compatible avec la facture électronique obligatoire, plutôt que de poursuivre sur Excel ou Word.

Quel outil de facturation retenir ?

Un logiciel professionnel garantit la conformité fiscale de vos factures. En plus, il vous permet d'utiliser ou de créer un modèle de facture adapté à votre cas de figure. Vous cliquez sur la pièce, la dupliquez et repartez de cet exemple paramétré, avec les mentions obligatoires correctes. En quelques clics, vous émettez d’autres factures pour des missions différentes réalisées pour de nouveaux clients.

Si vous cherchez à vous simplifier l'administratif, la facturation des temps exige une organisation tirée au cordeau. Sans un suivi rigoureux de votre activité au jour le jour, vous risquez d’omettre des heures. Et donc, vous pouvez perdre de l’argent, ou du moins passer à côté de revenus. Adopter une application en ligne conforme à la réglementation constitue la meilleure solution pour vous. Avec un tel outil, vous rationalisez vos suivis administratifs. Vous gagnez du temps et évitez les erreurs toujours préjudiciables.

Heureusement, Factomos a pensé à vous, les prestataires de service ! Éditeur d’un logiciel de facturation électronique simplifiée et conforme pour 2026, Factomos sert déjà plus de 3 000 clients, dans de nombreux secteurs d'activité. Nous vous apportons une solution clé en main pour suivre vos chantiers, client par client, et émettre les factures en quelques clics, y compris, en fonction du temps passé.