Facturation des prestations de services : les 13 écueils à éviter

Vous êtes prestataire et à votre compte ? Vous vous interrogez peut-être sur la manière de réaliser correctement la facturation des prestations de services ? Quelles erreurs classiques éviter dans cet exercice administratif que représente chaque facture ? Comment se mettre en conformité sur le plan des mentions obligatoires et bien gérer la TVA au moment de facturer ? Quelles sont les idées reçues sur la facturation électronique que vous devriez oublier ? Agiris récapitule ici les mauvaises pratiques de gestion à éradiquer pour les métiers du service. 

Facture électronique : simplifiez la facturation de vos prestations 

Découvrez comment la réforme de la facture électronique va transformer la gestion de vos prestations de services et sécuriser vos échanges clients.

Accéder au guide

Pourquoi est-ce gagnant de soigner la facturation des prestations de services ?

Facturer est une action administrative loin d’être anodine :

• L’émission de factures pour des services conditionne le bon achèvement de la prestation pour le prestataire.
• La facture est un document commercial. Ce justificatif vous permet d’un point de vue juridique d’obtenir le paiement de votre intervention.
• C’est un outil de communication vis-à-vis du client. Sa présentation donne une image plus ou moins professionnelle de votre entreprise.
• La facture doit indiquer la taxe à la valeur ajoutée et suivre les règles en la matière.
• Elle doit également respecter la réglementation sur le plan des mentions obligatoires, sous peine de devoir payer des amendes ou pénalités.
• Prochainement, la facture devra se conformer au format électronique bien précis, du fait de la réforme fiscale française. Ceci exclut le simple PDF envoyé par mail.
• Enfin, chaque facture comporte des délais et modalités de paiement, et donc impacte potentiellement votre trésorerie, en cas de retard.

Pour toutes ces raisons, mieux vaut s’appliquer au moment d’établir sa facturation périodique et bien connaître ses obligations.

#1 - Confondre le devis et la facture de prestation de services

Le devis précède souvent la facture, mais ne s’y substitue pas. Il reste facultatif, alors que, dans la plupart des cas, la facture s’impose une fois la mission prévue finalisée.

Qu’est-ce qu’une facture de vente ?

La facture s’émet en général une fois la vente effective, qu’il s’agisse de la livraison d’un produit ou de la réalisation d’une prestation de services. L’exception correspond à la facture d’acompte qui intervient en amont de la vente. La facture correspond à la fois à un justificatif comptable et commercial. Elle présente une valeur juridique et prouve la finalisation de la vente.

Sur le plan fiscal, l’émission et la conservation de cette pièce s'avèrent aussi incontournables. La facture pour des produits ou de la prestation de services s’impose pour déduire la charge en comptabilité chez le client. C’est aussi le cas pour déclarer le chiffre d’affaires et la TVA collectée chez le fournisseur qui l’édite.

Qu’est-ce qu’un devis ?

Ce document constitue un support écrit pour communiquer toutes les informations sur le service proposé au client, notamment la décomposition du prix, mais aussi la nature des prestations réalisées. Il peut servir à comparer les différentes offres reçues par un prospect, avant de choisir son prestataire. Une fois signé, c’est un contrat qui engage les deux parties, fournisseur et client.

#2 - Croire que le service rendu à un particulier dispense de toute facturation pour un petit montant

Vous réalisez des prestations de services chez des particuliers et vous pensez que la facture n’intervient jamais ? En réalité, la réglementation est précise et dépend du type de client, mais pas seulement. Dans beaucoup de cas, vous pouvez oublier la facturation classique avec les coordonnées de chaque particulier. Toutefois, dans les cas suivants, l’émission d’une note s’impose :

• prestation de services supérieure à 25 euros TTC : note obligatoire ;
• en cas de demande explicite du particulier.

#3 - Penser que la RFE exclut les prestataires de services pour les particuliers ou ceux qui ne facturent pas de TVA

Vous entendez parler de la réforme de la facturation électronique (RFE) ? Votre métier vous conduit à traiter exclusivement (ou presque) avec des particuliers ? C’est le cas, par exemple, pour des professions libérales, des coiffeurs, des artisans, etc. Ou, vous ne facturez pas de TVA, vu votre niveau de chiffre d’affaires ? Vous pensez peut-être à tort que les obligations issues de cette nouvelle réglementation ne vous concernent pas.

Voici plusieurs idées reçues sur le sujet :

1. Vous exercez en micro-entreprise et ne facturez pas de TVA à vos clients, même du type entreprise. Vous pensez pouvoir éviter les factures électroniques de ce fait. Faux ! Même sous le seuil de la TVA (régime de la franchise en base), l’auto-entrepreneur est assujetti à la TVA et doit émettre sa facturation au format électronique.
2. Vous intervenez auprès de particuliers qui ne sont pas assujettis à la TVA, donc la réforme ne vous concerne pas. C’est faux ! Elle vous impacte si vous êtes assujetti, vous, et non pas votre client, à la TVA.
3. La RFE comprend seulement des obligations relatives à l’émission de factures électroniques. Faux ! En effet, la RFE comporte deux volets distincts, l’e-invoicing et l’e-reporting. Le second volet concerne notamment toutes les ventes aux particuliers, marchandises ou prestations, pour lesquelles vous n’avez pas l’obligation d’émettre de factures avec TVA. Il vise aussi les exportations au sein de l’UE ou en dehors, car elles sont exclues du champ de la facture électronique obligatoire. Vous devez donc vous en préoccuper !

#4 - Confondre la facture pro forma et la facture de prestation de services

Ces deux types de factures ne présentent pourtant aucun point commun, sauf peut-être un contenu similaire, sur le plan des informations. La facture pro forma peut intervenir dans tous les métiers, tant pour la vente de biens que la réalisation de services. En réalité, ce n’est pas une facture au sens premier du terme. La pro forma ne présente aucune valeur juridique ou fiscale.

Ce n’est pas un justificatif comptable. Elle ne s’enregistre pas en comptabilité. C’est un simple document informatif, établi à une date antérieure à celle de la facture définitive. Si votre client exige une pièce de ce type, émettez aussi une facture de prestation de services classique ensuite. Elle portera un numéro distinct, dans la chronologie de la facturation classique.

#5 - Déroger aux règles en matière de délais de paiement

Vous émettez votre facturation pour des prestations de services sans connaître la réglementation sur le plan des échéances ? Soit, vous avez de la chance et le délai de paiement convenu avec le client respecte vos obligations. Soit, vous risquez une amende administrative. Elle peut atteindre 75 000 euros pour une entreprise individuelle ou 2 millions d’euros pour une société. S’y ajoute la possibilité de doublement en cas de récidive.

Référez-vous aux délais prévus par les textes pour la facturation entre professionnels. En résumé, vous pouvez retenir, en accord avec votre client, au maximum :

• un délai de 45 jours fin de mois ;
• un délai de 60 jours, à partir de la facturation ;
• sauf les cas d’activités particulières, des délais plus courts prévus par la loi. Citons, par exemple, les activités de transport, avec un délai maximum de 30 jours après l’émission des factures.

En l’absence de négociation du délai entre le prestataire et son client, le délai par défaut s’applique, soit 30 jours à partir de la réalisation du service.

#6 - Oublier d’émettre des factures en cas de versement d’un acompte

Vous aimeriez recevoir un acompte avant de réaliser votre mission ou prestation de services ? Si vous percevez la somme sans établir la moindre facture, votre entreprise se retrouve en infraction, par rapport à vos obligations de TVA.

L’article 289 du Code général des impôts exige l’établissement d’une telle facture dès lors que le versement de l’acompte intervient avant la livraison d’un bien ou la réalisation d’une prestation. Seules deux exceptions existent pour le paiement d’un acompte sans facturation :

• une livraison de biens dans un des États membres de l’UE (exonération de TVA) ;
• une livraison intracommunautaire de moyens de transports neufs.

En outre, depuis la loi de finances 2022, pour la TVA sur les factures d’acompte, la réglementation s’est simplifiée. Dans tous les cas, si vous appliquez de la TVA sur vos factures de prestations, la facture d’acompte doit également en comporter.

Pour tout savoir sur la taxe à la valeur ajoutée, consultez notre article sur le fonctionnement de la TVA dans les entreprises.

#7 - Confondre le statut de votre entreprise au regard de la TVA et celui de vos clients

Vous vous dites qu’une prestation réalisée pour un client particulier ou une association exonérée de TVA doit faire l’objet d’une facturation en hors taxe, donc sans TVA. Eh bien non !

Vous ne connaissez pas la règle d'assujettissement ? Pour les ventes de biens comme de prestations en France, demandez-vous quel est votre régime et quelle est la nature de l’opération au regard de la taxe. Ainsi, deux règles sont à examiner :

• Quel est votre statut ? Les micro-entreprises soumises au régime de la franchise en base sont dispensées de facturer la TVA. Leur niveau de ventes annuel doit rester sous le plafond légal.
• Quel régime TVA s’applique à votre métier ? Par exemple, aucune TVA ne s’applique pour la formation, les activités d’assurance, certaines professions libérales, le secteur médical, etc.

Aussi, un concepteur de sites web ou un maçon ajoute de la TVA sur les prestations hors taxes réalisées en France, quel que soit son client.

#8 - Méconnaître les règles de présentation des factures de services, dont les mentions obligatoires

Vous pensiez que la facturation consiste juste à mentionner les natures de prestations de services réalisées, les quantités et leurs tarifs ? Non, ce type de document à caractère commercial, juridique, fiscal et comptable doit respecter des règles précises de forme.

Cela était vrai avant la réforme de la facture électronique et le sera encore davantage. Notamment, vous devez prendre en compte toutes les mentions obligatoires d’une facture, comme l’exige la loi. Elles sont toutes regroupées sur une page web du site economie.gouv.fr.

Nous vous recommandons de les respecter scrupuleusement. Dans le cas contraire, sachez que des sanctions existent pour facture non conforme. Elles s’élèvent à 15 euros par mention manquante ou erronée. Le total est toutefois plafonné au quart du montant de la facture en question.

Notez qu’un auto-entrepreneur soumis à la franchise en base doit ajouter sur chaque facture cette mention : « TVA non applicable, art. 293 B du code général des impôts. »

#9 - Gérer ses déclarations de TVA en dépit des règles liées aux prestations de services

Vous établissez vos factures pour un montant correct, mais vous ne connaissez pas les spécificités liées à la TVA ? Peut-être commettez-vous ici des erreurs sans le savoir.

Deux cas de figure existent :

1. Si vous restez dans le cas général prévu par les textes, la TVA collectée auprès de vos clients est due à l’État lors du paiement de la facture par votre client. C’est le régime de la TVA sur les encaissements. Par exemple, vous recevez le virement client le 19 février pour une facture émise le 28 janvier et à échéance le 28 février. La TVA est à porter sur la déclaration mensuelle de février. Pour ce mode de fonctionnement classique en prestation de services, votre facture ne comporte pas de mention particulière liée à la TVA.
2. Si, en revanche, vous avez choisi l’option de la TVA sur les débits (et non pas les encaissements), vous devez reverser la taxe facturée, dès l’émission des factures, sans attendre les paiements clients. Dans ce cas, chaque facture doit porter la mention précise « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits ». Sinon, la sanction de 15 euros expliquée au point précédent s’applique en cas de contrôle fiscal.

#10 - Réaliser des prestations pour des clients européens en dépit des règles de TVA

Vous êtes prestataire de services en micro-entreprise et soumis au régime de la franchise en base ? Vous émettez vos factures sans ajouter de TVA et ne disposez pas de numéro de TVA. Vous réalisez également des prestations pour des entreprises assujetties à la TVA et situées dans un autre pays européen. Vous procédez de la même manière pour la facturation ? Alors, vous commettez une erreur.

En effet, ce type de facture doit porter obligatoirement le numéro de TVA intracommunautaire de votre client ainsi que le vôtre, du fait du système européen de l’auto-liquidation. Vous ne disposez pas de ce numéro. Vous devez le demander à votre SIE, sans perdre pour autant le bénéfice de la franchise en base.

En outre, la facture doit également comporter cette mention particulière : « Exonération de TVA, article 283-2 du Code général des impôts. »

#11 - Croire que les factures n’appartiennent pas aux canaux de communication du prestataire

Vous considérez que la création de vos factures constitue une simple tâche administrative dont le seul but est de vous faire payer pour vos prestations ? Vous n’accordez pas d’importance à la présentation de chaque facture ? C’est dommage de ne pas profiter de ce lien souvent régulier avec la clientèle pour asseoir votre marque et renforcer votre professionnalisme.

Quelques recommandations pratiques :

• Profitez des fonctionnalités offertes par votre logiciel de facturation pour inclure vos couleurs, votre logo, voire votre charte graphique.
• Soignez les descriptifs des articles facturés, pour que la compréhension soit maximale.
• Ajoutez des compléments d’information, la référence systématique à la commande et au devis.
• Mentionnez si possible votre interlocuteur dans l’entreprise, surtout quand c’est une grande société.
• Veillez aussi à bien facturer du premier coup, sans erreurs au niveau du calcul total hors taxes, des taux de TVA, du prix unitaire du service, etc. Vous limitez les aller-retour et accélérez les paiements. Vous renforcez votre crédibilité.

En plus, avec un logiciel de facturation professionnel, tout cela ne prend pas plus de temps.

#12 - Établir sa facturation des services rendus et omettre de suivre le recouvrement client

Vous procrastinez un peu pour établir la facturation mensuelle de vos prestations de services ? Puis, une fois les factures transmises aux clients, vous avez tendance à mettre la gestion administrative de côté pendant tout le mois suivant. Malheureusement, ce mode de fonctionnement peut vous porter préjudice si les entreprises ne respectent pas les délais et sont en retard. Une prestation de services se termine réellement lorsque le montant facturé est encaissé.

Mettez en place systématiquement une procédure pour suivre les encours de factures non réglées. Les factures à échoir sont à surveiller de près, et, dès la date d’échéance dépassée, prenez soin d’envoyer une lettre client. Commencez par une relance pour facture impayée par mail. Si cela ne suffit pas, poursuivez par des lettres recommandées avec accusé de réception et qui incluent une menace de procédure judiciaire.

#13 - Préparer sa facturation des prestations de services sur Excel ou Word

Enfin, si vous réalisez toute la facturation avec un outil bureautique, vous allez devoir évoluer dans vos méthodes et outils. Avec l’arrivée de la facturation électronique obligatoire, le format numérique va s’imposer. Ce sera le cas pour les services rendus à des entreprises assujetties à la TVA par un professionnel lui-même assujetti, même auto-entrepreneur en franchise en base.

Or, établir un tel document électronique ne peut s’effectuer avec un modèle de facture sur Word ou Excel, imprimée en PDF et envoyée par mail. Pour la micro-entreprise, la TPE ou la PME, le choix d’un logiciel de facturation s’impose, et impérativement avant septembre 2027.

Ce logiciel devra communiquer avec une plateforme agréée par l’administration fiscale (PA), comme eFacture d’Agiris, la seule autorisée à envoyer les factures aux clients demain. Si vous optez pour un outil de facturation de la gamme Agiris, il communique simplement avec notre PA.

Vos factures de prestations seront-elles encore conformes en 2026 ? 

Découvrez les impacts de la facture électronique et évitez les erreurs de conformité. 

Télécharger le guide

La facturation des prestations de services exige votre attention

C’est essentiel pour recouvrer rapidement l’argent et pour rester en conformité. Avec les évolutions réglementaires (la facture électronique obligatoire), pour éviter les erreurs sur vos factures, utilisez un outil professionnel. Vous disposerez de plusieurs mois pour adopter ce fonctionnement sereinement. La gamme Agiris comprend plusieurs logiciels de gestion commerciale. Choisissez le meilleur outil, selon votre activité, votre profil et la taille de votre entreprise. Pour échanger avec un expert, prenez rendez-vous en ligne.