Facture non conforme : cas de figure, sanctions et solutions

Émettre des factures afin de se faire payer, voilà un acte administratif qui peut sembler classique et parfois rébarbatif. Pourtant, porter de l'attention à sa facturation et éviter la facture non conforme en vaut la peine. C’est la garantie d’encaisser le fruit de la vente plus rapidement et d’écarter les sanctions légales et administratives. Vous vous interrogez sur ce que signifie cette non-conformité ? Vous aimeriez connaître l’amende prévue pour une telle situation ? Comment faire pour rectifier une telle facture et, surtout, comment s’organiser pour s’en prémunir ? Vous êtes au bon endroit !

Qu’est-ce qu’une facture non conforme ?

Deux manières existent de voir la non-conformité d’une facture, l’une purement légale, et l’autre plus commerciale. Les deux cas de figure ont des conséquences différentes pour les acteurs économiques. 

Qu’est-ce que la conformité des factures ? 

La notion de conformité fait référence au respect d’une réglementation ou d’un texte de loi. Ainsi, la facture non conforme n’obéit pas aux obligations prévues par le Code de commerce, comme le Code général des impôts (CGI). En premier lieu, ce qui régit la facturation, ce sont les mentions obligatoires qui doivent y figurer. Ainsi, une facture avec une erreur sur ces mentions ne respecte pas le formalisme imposé par les textes pour la considérer comme valide.

Toutefois, nous pensons qu’il vaut mieux élargir cette notion de facture non conforme à toutes les situations où les factures comportent des anomalies ou erreurs, y compris par rapport à un contrat, un devis, un bon de commande.

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Quelle est la différence entre une facture non conforme et une facture erronée ?

Une facture peut comporter de nombreux types d’erreurs. Dans la plupart des cas, ces anomalies constituent un non-respect d’une réglementation ou de conditions prévues dans le devis signé par le client ou dans son bon de commande. Donc, toutes ces situations conduisent à constater une conformité insuffisante. En ce sens, la facture erronée correspond à une facture non conforme. 

Dans quelles situations les factures sont-elles non conformes dans une entreprise ?

Si vous réalisez vos factures vous-même, restez attentif à ces situations qui conduisent à de la non-conformité. Les conséquences peuvent se faire sentir, tant au niveau de la réaction de vos clients, qu’en cas de contrôle de l’administration fiscale notamment.

Facture avec une erreur sur les mentions obligatoires

C’est le cas classique des factures non conformes dans les entreprises. Qui dit mentions obligatoires, dit sanctions et non-conformité, si vous ne les respectez pas à la lettre. La difficulté pour la gestion correcte de toutes ces informations à indiquer sur les documents de facturation, c’est leur variété. Un tronc commun existe certes. Mais, en fonction du régime TVA, de la nature de la transaction, vente ou prestation de services, du client, etc., les entreprises doivent adapter ces mentions.

Voici, en tout état de cause, les mentions obligatoires principales que doivent comporter toutes les factures :

• date de la pièce ;
• numéro de la facture (unique et chronologique) ;
• date de la livraison ou de la réalisation d’une prestation ;
• identité de l’entreprise qui vend ;
• référence au bon de commande s’il existe ;
• numéro d'identification à la TVA pour tout montant hors taxes supérieur ou égal à 150 euros ;
• données relatives à l’article (produit ou service), soit la désignation, la quantité, le prix HT, le taux de TVA, prix TTC, ainsi que les remises, rabais ou ristournes éventuels ;
• montant total HT et TTC de la facture ;
• date d’échéance ;
• condition d’escompte ou d’absence d’escompte ;
• taux des pénalités de retard ;
• indemnité forfaitaire de 40 euros, en cas de retard de paiement.

Facture non conforme au devis ou au bon de commande

Un autre type de non-conformité, non pas légale, mais commerciale, concerne les écarts entre la facture de vente émise et les documents préalables qui encadrent la transaction. Même si seulement quelques activités rendent le devis obligatoire, cette pratique commerciale est très répandue. De la même manière, certains échanges commerciaux exigent l’émission d‘un bon de commande par le client avec validation de son fournisseur.

La non-conformité correspond dans ce cas à des anomalies dans une facture par rapport aux conditions négociées pour un chantier, une mission, une prestation de services ou une livraison de produits. Tout ce qui contrevient à l’accord commercial vient entraver la fin de l'opération. Ceci génère souvent la demande de facture rectificative, tant pour la comptabilité du client que pour l’émission du paiement.

Existence d’une erreur matérielle ou de calcul

La facture comporte les mentions prévues par les textes. Elle reprend les données du devis ou du bon de commande. Jusque là, tout va bien. Mais, elle contient des totaux faux ou un calcul erroné de remises ou de ristournes. L’évaluation de la TVA peut également présenter une anomalie. Dans ces cas aussi, la pièce est non conforme. Ceci peut se produire, par exemple, si l’entreprise utilise un tableur comme Excel ou un traitement de texte comme Word pour créer ses factures.

Facture émise au mauvais moment

Différents types de factures existent en entreprise. Par exemple, dans le BTP, l'émission de plusieurs factures de situations intervient tout au long du déroulement du chantier. Dans certains cas, le vendeur exige le paiement d’un acompte à la commande. En dehors de ces cas particuliers, la facture standard ou classique s’émet à l’issue de la réalisation de la prestation de services ou de la livraison de la marchandise. Pour être conforme sur le plan de la date d'émission, la facture doit respecter cette règle.

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Quelles sont les sanctions ou conséquences d’une facture non conforme ou erronée ?

Les sanctions peuvent correspondre à des amendes financières. Mais, elles prennent une autre forme, quand la facture non conforme au devis ou au bon de commande fait l’objet d’une contestation par son destinataire.

Les conséquences d’un défaut de facturation

Toute vente entre deux professionnels doit faire l’objet d’une facture systématiquement. Le défaut de facture n’entraîne pas de sanction pour non-conformité, mais une autre pénalité spécifique. Tout comme pour une fausse facture (situation de fraude), l’entreprise qui omet d’établir une facture risque une amende d’un montant égal à 50 % des sommes en question. En outre, pour de la fraude caractérisée et importante, des poursuites pénales peuvent intervenir.

Les sanctions ou amendes pour mentions manquantes ou erronées

Le CGI prévoit une amende de 15 euros par inexactitude ou par omission de mentions obligatoires sur une facture. Si le document comporte plusieurs anomalies, sachez que la loi plafonne l’amende à 25 % du montant de la facture. Toutefois, du fait de la réglementation sur le droit à l’erreur, l'administration fiscale évalue si les anomalies sont volontaires ou non et peut réduire les amendes.

Les sanctions indirectes d’une facture qui comporte des erreurs

Une facture qui contient toutes les informations fixées par les textes, mais contient des erreurs dans son contenu peut faire l’objet de contestations. C’est le cas, si les éléments repris ne correspondent pas au devis signé ou au bon de commande, si les calculs s’avèrent erronés ou si la facture est émise au mauvais moment (trop tôt). Dans tous ces cas, la non-conformité par rapport aux attendus génère un litige commercial.

Si le client se rend compte de ces inexactitudes, il refuse la pièce et souvent n’émet pas le paiement à la date d’échéance mentionnée sur la facture. Soit, il le signale à son fournisseur, soit il attend de recevoir une relance pour facture échue non réglée. Tout ceci génère des retards dans l'émission du règlement, ce qui impacte la trésorerie du vendeur. C’est ainsi que l’entreprise à l’initiative de la facturation se voit donc pénalisée.

Comment procéder pour corriger des factures non conformes ?

Une facture émise est une facture figée. Alors, comment rectifier une facture qui manque de conformité ?

Impossibilité de modifier une facture émise et validée

La facture une fois émise ne peut se modifier. Si vous utilisez un logiciel de facturation, le statut « validé » sert à figer le document en l’état. Ainsi, même si elle comporte des informations erronées ou si les mentions sont à corriger ou à compléter, vous ne pouvez pas corriger ou supprimer la pièce pendant les dix ans qui suivent son émission. Ceci vaut pour toutes les entreprises, y compris les micro-entreprises. De toute façon, cette facture non conforme comporte un numéro unique. Supprimer la pièce reviendrait à créer un manquant dans la chronologie, ce qui est interdit.

Émettre une facture d’avoir, puis une facture rectificative

Pour annuler une facture, la solution correcte consiste à émettre une facture d’avoir. C’est un document qui comporte cette mention « avoir » et qui présente les mêmes informations, mais pour un montant négatif. L’addition de la facture et de l’avoir est nulle en comptabilité. Ensuite, l’entreprise émet une facture rectificative. C’est une nouvelle facture qui remplace la pièce non conforme. Elle contient cette fois les bonnes informations et mentions.

En cas de montant total TTC modifié par rapport au départ, le fournisseur :

• exige le règlement total au client, s’il n’avait rien payé auparavant ;
• réclame le solde dû, si le montant corrigé dépasse celui facturé initialement et déjà encaissé ;
• reverse le trop-payé, si le client a réglé une somme supérieure à celle rectifiée.

Comment assurer la conformité de sa facturation ?

Pour éviter la mise à l’amende avec vos factures, adoptez une gestion administrative et comptable de professionnel, au format électronique, et avec des outils qui sécurisent vos documents.

Connaître la réglementation commerciale et fiscale

La loi évolue. Des travaux de veille constituent une bonne pratique pour toute entreprise, afin de maintenir la qualité de sa facturation. Si les mentions obligatoires changent, c’est de votre responsabilité de les corriger. Les obligations fiscales, malgré le droit à l'erreur, demandent de se tenir informé en permanence.

Adopter un logiciel de facturation professionnel

Les traitements de texte ou les tableurs correspondent à des rustines pour la gestion administrative et commerciale d’une entreprise. Souvent utilisés par les petites structures, ils n’aident pas à se conformer à la réglementation et à éviter les erreurs matérielles. Vous trouvez sur le marché des outils spécialement conçus pour les TPE et PME, abordables, simples à prendre en main. C’est le cas de Factomos, logiciel de facturation électronique simplifiée.

Passer à la facture électronique dès que possible

Même si rien n’oblige les petites entreprises à adopter le format électronique dès 2025, c’est toutefois une excellente pratique pour sécuriser vos processus de facturation. Commencez au moins, si vous n’avez pas encore franchi cette étape, par la dématérialisation des factures fournisseurs qui arrivent au format papier. Vous vous habituez ainsi à des travaux exclusivement numériques, tant pour contrôler et approuver les factures, que pour les comptabiliser ou les archiver.

Si vous créez vos factures sur Excel ou Word, profitez du temps qu’il vous reste avant la facturation électronique obligatoire pour adopter un logiciel professionnel. Dans la plupart des cas, cet outil communique aisément avec les plateformes agréées (PA), seul moyen autorisé demain pour transmettre les factures électroniques aux clients tout comme à l’administration fiscale.

La qualité des factures s'améliore en adoptant un outil spécial facturation. Vous y réalisez tous vos documents commerciaux, les offres comme les devis. La transformation en facture s’effectue naturellement avec ce type de logiciel. Plus d’erreurs de ressaisie, une gestion des mentions obligatoires facilitée, etc., vous simplifiez vos travaux administratifs et évitez les sanctions. Envie de tester Factomos d’AGIRIS ? Bénéficiez de 15 jours pour vous forger un avis.