Facture pro forma : 12 trucs que vous avez toujours voulu savoir

Ni vraiment facture classique, pas non plus devis, la facture pro forma intrigue. Pourtant, vous la rencontrez régulièrement dans le monde de l’entreprise, avec certains artisans ou pour des opérations en douane. Quelle est la définition de ce document ? En quoi se distingue-t-il des factures d’acompte ou des devis ? Quelle valeur juridique présente-t-il ? Comment s’y prendre pour rédiger une telle pro forma, émettre un paiement ou la saisir en comptabilité ? Quel logiciel de devis et facturation utiliser ? Vos interrogations sont nombreuses. Cela tombe bien : vous saurez tout sur le sujet en 10 min de lecture.

#1 - Quelle est la définition d’une facture pro forma ? 

Le dictionnaire de l’Académie française range le terme « pro forma » dans la catégorie comptabilité. Cette locution latine date du XVIIIe siècle. Elle signifie tout simplement « pour la forme ». La seule manière de l’utiliser consiste à l’associer au mot facture. Ainsi, la facture pro forma, parfois écrite proforma, sert de justificatif pour son destinataire, le client. Document établi par avance, il ne se substitue pas à la facture classique qui continue à exister en parallèle. Il présente une valeur informative.

En quelque sorte, cette pièce administrative se prépare par anticipation, avant la concrétisation de la vente en elle-même (livraison d’un bien ou réalisation d’une prestation de service). Elle fixe les règles du jeu entre les parties, sans pour autant constituer un contrat ou un document juridique. Elle formalise et clarifie l’offre commerciale, voire, elle sert à la négociation.

#2 - Pourquoi la pro forma ne correspond pas à une vraie facture ? 

Vu la signification de la notion « pro forma », c’est un document formel, et non pas légal. La vraie facture se définit en revanche comme un justificatif à la fois commercial, comptable et juridique. Une facture représente donc un élément de preuve entre les deux parties au contrat, le vendeur et l’acheteur. L’entreprise qui émet la facture peut ainsi démontrer qu’elle a le droit d’exiger le paiement de la somme qui y figure.

#3 - Quand utiliser la facture pro forma dans une entreprise ? 

Mais alors, vous vous demandez à quoi sert concrètement une facture pro forma sans valeur sur le plan du droit ? Ce document se retrouve dans des cas bien précis.

Pour la douane : la customs invoice

Selon le type d’opération en douane, l’entreprise doit produire une facture commerciale ou une facture de douane (customs invoice), souvent appelée facture pro forma. En effet, les formalités classiques exigées dans de nombreuses transactions à l’international supposent de communiquer des justificatifs précis. Ainsi, les échanges entre un État membre de l’UE et un pays hors Europe sont réglementés. Les opérations de dédouanement s’effectuent sur la base de documents spécifiques.

Voici les cas de figure à connaître :

• L’opération comporte un prix payé ou à payer lors de l’importation ou de l’exportation de marchandises. Alors, vous devez fournir une facture commerciale (facture de vente traditionnelle) pour dédouaner les produits.
• La transaction concerne l’exportation d’articles gratuits, comme des échantillons, des pièces à réparer, etc. Cela ne correspond pas à une vente. Aucun paiement n’intervient. La valeur de ces biens s’évalue toutefois selon le Code douanier de l’Union européenne, et elle figure sur un document appelé « customs invoice ». Vous pouvez aussi rencontrer le terme de facture pro forma ou shipping invoice. L’expression « pro forma » s’utilise souvent, bien que parfois refusée par les douanes.

Pour justifier une demande de prêt

Les banques exigent souvent une telle facture lors d’une demande de financement pour un projet. Elles disposent alors d’informations détaillées sur la nature de l'investissement à financer.

Pour les artisans et le bâtiment

Bien que cette facture ne présente pas de valeur juridique ou comptable, elle reste très répandue dans le secteur du BTP. Ce document à caractère informatif ne sert pas à demander un paiement. Pour cela, c’est la facture d’acompte qui devrait s’utiliser systématiquement. Mais, dans les faits, la frontière semble parfois moins claire. Souvent, l’artisan établit la facture pro forma avant d'émettre la facture définitive, comme un brouillon.

#4 - Qui peut faire une facture pro forma ?

Toutes les entreprises, sans exception, peuvent utiliser ce document pour leurs échanges commerciaux, en particulier avant de signer le contrat, bon de commande ou devis. En revanche, la facture pro forma ne peut servir pour facturer les produits ou services, une fois la vente effective. Document informatif avant tout, il ne suit pas de réglementation spécifique, contrairement à la facture commerciale, la facture d’avoir, la note de débours ou la facture d’acompte.

#5 - Quelles informations inclure dans ce document sans valeur juridique ? 

En l’absence de valeur légale, la facture pro forma reste un document informatif plutôt libre dans sa rédaction. Toutefois, s’agissant souvent d’une sorte de brouillon pour la facture définitive, il convient de respecter les codes et d’y indiquer la plupart des informations prévues pour une facture de vente, notamment les mentions obligatoires.

Bien sûr, l’expression pro forma doit y apparaître clairement, afin que le destinataire évite de confondre avec la facture commerciale. Notamment, si vous utilisez un modèle pro forma téléchargé sur le Web pour un dédouanement, soyez précis dans sa rédaction.

Voici les autres éléments qui figurent en général sur une facture de ce type :

• Identité et coordonnées de l’émetteur et du destinataire ;
• Numéro de la pièce ;
• Date d'émission ;
• Description des articles avec les quantités ;
• Prix unitaire HT, taux de TVA, et TTC (même si le document ne présente aucune valeur fiscale) ;
• Montant total hors taxes ainsi que celui de la TVA ;
• Date de livraison prévue ;
  Date d’échéance et modalités de paiement (à titre informatif seulement).

#6 - Où trouver un exemple ou un modèle de facture pro forma pour son entreprise ? 

Les modèles de factures pro forma à télécharger sont nombreux sur le Web. Dans la mesure où ces documents sont ni normés, ni juridiquement valables, il suffit de vous fier à vos factures définitives pour reproduire le contenu dans le cas d’une « pro forma ». Cela dit, nous vous proposons ici un exemple très simple à adapter à votre entreprise, vos articles ou services, ainsi qu'à votre client.

#7 - Peut-on réaliser un paiement fournisseur sur la base de factures pro forma ? 

La réponse est non. La facture pro forma ne constitue pas une demande d'acompte financier. D’ailleurs, la réglementation exige désormais d’éditer une facture d’acompte dans le cas d’un tel paiement anticipé. C’est cette pièce qui fait foi et qui sert pour la gestion comptable, comme pour la TVA, et non pas la facture pro forma.

#8 - Quelle est la différence entre la pro forma et la facture d’acompte lors d’une vente ? 

La facture d’acompte correspond à une vraie facture au sens comptable et fiscal, contrairement à la pro forma. En outre, elle sert à demander à l’acheteur le paiement d’une partie de la vente convenue, par avance sur la livraison des biens ou de la réalisation complète des services.

Dès lors que l’entreprise exige le versement d’un pourcentage à la commande, elle doit désormais systématiquement établir une facture d'acompte avec de la TVA. Deux exceptions existent toutefois et autorisent le paiement sans facture d’acompte. Il s’agit des livraisons intracommunautaires de biens exonérées de TVA ainsi que celles de moyens de transport neufs.

Cette pièce d’acompte doit spécifier en clair le mot « acompte », sans quoi la somme correspond à des arrhes. En outre, l’acompte engage le client sur le plan contractuel, tout comme son fournisseur, qui doit exécuter la vente prévue. Si une des parties souhaite la résiliation de ce contrat, l’avance se rembourse. En revanche, la facture pro forma reste un document purement informatif et ne sert pas à demander le paiement d’un acompte.

#9 - Qu’est-ce qui distingue un devis client d’une facture pro forma ? 

Un devis correspond à une proposition commerciale. Signé, il vaut pré-contrat entre les parties, conformément au Code de la consommation. Dans tous les cas, la facture pro forma demeure dénuée de valeur légale et n’engage pas l’acheteur et le vendeur. C’est un document purement informationnel. C’est un justificatif souvent exigé en douane pour des transactions internationales.

#10 - Comment saisir les factures pro forma en comptabilité ? 

Cette question mérite une réponse courte et simple : ce type de facture n’entre jamais dans la comptabilité. La pro forma ne présente pas de valeur légale, fiscale ou comptable. Seules les factures d’acompte et définitives font l’objet d’écritures comptables. Ainsi, en aucun cas les montants de TVA portés sur des factures pro forma ne doivent figurer sur la déclaration périodique. Toutes les données mentionnées restent purement informatives. Elles se rangent avec toutes les pièces d’un dossier, dans le cadre des relations commerciales, rien de plus.

#11 - Quel logiciel utiliser pour générer sa facturation pro forma facilement ? 

Vous pouvez utiliser un fichier modèle, et l’ajuster à votre entreprise, par exemple avec un outil bureautique comme Excel ou Word. Mais, si vous disposez d’un logiciel de facturation, sachez que la plupart autorisent la création de tels documents. Dans ce cas, il s’agit d’une catégorie de factures bien spécifique. Leur numérotation chronologique s'effectue de façon distincte des factures de vente classiques, avoirs ou factures d’acompte.

D’ailleurs, notez que dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, la facture pro forma n’entre pas dans le spectre, vu que ce n’est finalement pas une facture. Ainsi, cette pièce ne fait pas partie des transactions pour lesquelles vous devez passer par une plateforme agréée comme celle d’Agiris, e-Facture, pour transmettre la pro forma à votre client.

Des questions sur la facturation électronique ?

Téléchargez notre guide pour tout comprendre de la réforme !

Je télécharge le kit

#12 - Comment convertir une facture pro forma en facture définitive avec un logiciel ? 

La plupart des outils de facturation qui proposent la création de factures pro forma comportent aussi cette fonctionnalité : la transformer en quelques clics en facture définitive. Finalement, c’est très logique, étant donné que le processus pro forma consiste souvent à préparer les mêmes informations que celles qui figureront ensuite sur la facture commerciale. C’est donc une opération qui vous simplifie la vie, si vous avez besoin de commencer par la pièce informative du type pro forma.

Vous voilà au point sur la facturation pro forma et la différence importante avec la facturation classique ainsi que les factures d’acompte. Même si vous pouvez établir ce document gratuitement pour vos clients, à partir d’un modèle à télécharger, le plus simple consiste à l’intégrer dans la gestion commerciale globale. Avec un logiciel de facturation comme le propose Agiris, vous concentrez toutes les pièces à un seul endroit et de façon dématérialisée : devis, factures, avoirs, demandes d’acomptes, etc. Agiris vous propose une solution adaptée à votre activité.