Processus de paie : les 7 étapes essentielles

En tant que dirigeant, vous connaissez l’importance d’un processus de paie fiable et rigoureux, tant pour vos salariés que pour la gestion de votre entreprise. Un tel processus demande de procéder méthodiquement et d’utiliser les bons outils.

Il suffit de suivre 7 étapes, diffuser les bulletins de salaire, déclarer et régler les charges sociales et comptabiliser les fiches de paie. Nous vous détaillons cette démarche dans cet article.

#1 - Préalable aux étapes pour faire sa paie : les entrées et sorties de salariés

La quantité de bulletins de paie à émettre chaque mois dépend du nombre de salariés présents en début et en fin de période. Le travail préparatoire consiste donc à prendre en compte les mouvements de personnel intervenus, tant les embauches que les départs.

Informations relatives à chaque contrat

Avec Ecollaboratrice d’Agiris, vous disposez de toutes les informations utiles, notamment les contrats de travail, en liaison directe avec les salariés.

Cet outil vous garantit en outre des modèles de contrats préparés par nos juristes et conformes à la réglementation. C’est une première étape essentielle à la sécurisation de vos processus RH et au respect de vos obligations d’employeurs.

Automatisation des démarches administratives à l’embauche

En cas d’embauche, nos logiciels de paie vous simplifient les démarches administratives, notamment la création du salarié et l’envoi automatique de la DPAE (déclaration préalable à l’embauche).

Pour des périodes de forte activité saisonnière, nous offrons même la possibilité de dupliquer les entrées et sorties de salariés afin de gagner du temps dans le traitement.

#2 - Préparation de la paie : collecte des variables de paie

Comme nous l’exposons dans notre article pour tout savoir sur la fiche de paie, établir un bulletin de salaire demande de l’attention et aussi de maîtriser la réglementation. C’est une démarche qui comporte une étape essentielle : la collecte des variables de paie.

Que comprennent les variables de paie ?

Elle consiste à récupérer toutes les données utiles au calcul de chaque bulletin de paie de la période. Ces informations concernent les heures (de présence ou d’absence), d’arrêts maladie, de congés, de RTT ou de formation par exemple.

Elles comprennent aussi toutes les données de rémunération variables comme les primes, les avantages en nature accordés aux salariés, les acomptes sur salaire, etc.

Un module collaboratif pour collecter ces variables

C’est dans Ecollaboratrice que la saisie s’opère salarié par salarié. Votre cabinet comptable reçoit directement ces données à intégrer dans la paie mensuelle. Ce logiciel propose un module en ligne collaboratif appelé “saisie rapide”. Vous pouvez y renseigner :

• les variables de paie ;
• la saisie des heures travaillées, les congés, les absences, etc. ;
• les heures supplémentaires.

#3 - Calcul de la paie et contrôle des bulletins dans le logiciel de paie

Recourir à un logiciel de paie comme ISAPAYE CONNECT vous facilite le calcul de chaque montant présent sur le bulletin.

Actualisation automatique des informations issues de la réglementation

Nous prenons en charge la mise à jour automatique des données réglementaires comme les valeurs ou taux applicables, tant pour la Sécurité sociale que pour le chômage.

Nous disposons de centaines de conventions collectives dans notre outil, ce qui vous garantit la prise en compte des particularités de votre secteur. Notre logiciel permet aussi la gestion de tous types de contrats comme les salariés occasionnels, les apprentis, etc.

Intégration automatique des données d'Ecollaboratrice dans ISAPAYE CONNECT

Notre logiciel de paie comporte de nombreux automatismes pour les entreprises. Une fois les éléments variables de paie renseignés dans Ecollaboratrice, le calcul de chaque bulletin dans ISAPAYE CONNECT se réalise automatiquement. C’est une manière de limiter les erreurs en matière de paie.

#4 - Gestion de la paie : l’étape du paiement des salaires

Une fois franchies ces étapes pour faire sa paie, l’employeur est en mesure de procéder au paiement des salaires.

Gestion des règlements

Une solution de paie comme ISAPAYE CONNECT permet de générer la liste des virements à émettre par la banque. De nombreux autres modes de paiement sont envisageables.

Votre entreprise a choisi l’externalisation de sa paie auprès d’un cabinet comptable ? Vous disposez ainsi dans notre outil de l’ensemble des données toutes prêtes pour régler chaque salaire.

Les modalités à paramétrer dans ISAPAYE pour établir le paiement des salaires 

Ainsi, notre module règlements dans ISAPAYE offre à l’employeur de nombreuses possibilités de paramétrage :

• les établissements bancaires avec le code banque ainsi que le code BIC ou SWIFT ;
• les catégories de règlements à effectuer (acompte, net à payer, participation) ;
• les règlements employé par employé ou par catégorie de salariés ;
• la génération de chaque règlement (fichier de virement européen par exemple) ;
• la gestion des acomptes ;
• etc.

#5 - Distribution ou mise à disposition les bulletins de salaire

Simultanément au paiement, l’employeur transmet le bulletin de salaire de la période à chaque salarié et l’archive.

Une mise à disposition des bulletins en ligne

Avec l’évolution des processus et des technologies, l’entreprise dispose aujourd’hui d’une solution digitale, le coffre-fort électronique pour le bulletin de salaire.

En effet, depuis 2009, la loi autorise la dématérialisation des bulletins de salaire. Ces logiciels simplifient le traitement administratif des fiches de paie.

Ils améliorent la sécurité de l’archivage des bulletins pendant toute la durée légale. Ils évitent la manipulation du papier et les risques induits. Ils réduisent les coûts, car l’impression et la mise sous pli de la fiche de paie disparaissent.

Les atouts du coffre-fort numérique pour vos employés  

Ce type de solution informatique facilite aussi la vie des employés. Ceux-ci accèdent directement à leurs bulletins de salaire en ligne. Ils ne se soucient plus de la conservation des bulletins, la preuve de leurs rémunérations perçues et de leurs cotisations sociales versées.

EPAYE, la solution de coffre-fort d’Agiris

Ce bulletin de salaire électronique (BSE) fait partie du kit clé en main d’Agiris pour la paie.

Avec EPAYE, notre coffre-fort numérique, vous déposez les bulletins de vos salariés en un clic dans un espace sécurisé et collaboratif. La mise en place de ce processus digitalisé s’insère naturellement avec les autres outils de paie d’Agiris.

#6 - Calcul des cotisations sociales et établissement de la DSN

En parallèle de l’émission des bulletins de salaire, les charges sociales se calculent sur chaque fiche, en fonction du type de contrat de travail, du niveau de salaire brut, des cas d’exonération, etc.

Tous ces éléments salarié par salarié conduisent à renseigner automatiquement ensuite l'ensemble des données et des cotisations exigées par la déclaration sociale nominative (DSN).

Cette DSN s’établit en ligne chaque mois et pour tous les salariés. Elle permet de communiquer aux différents organismes sociaux :

• les éléments de la paie de la période ;
• les évènements comme la fin du contrat, un arrêt de travail, un congé maternité, etc.

Pour tout savoir sur la DSN avec ISAPAYE, consultez notre guide pratique, notre FAQ ou le manuel d’utilisation du logiciel.

#7 - Fin du cycle de paie en entreprise : la comptabilisation des écritures

Le processus de paie d’une entreprise se termine par l’intégration des données en comptabilité.

Les données comptables disponibles après la comptabilisation de la paie

Une fois la comptabilisation effectuée, l'entrepreneur accède aux données suivantes :

• charges de personnel (salaires bruts et charges patronales), globalement, voire par service (en fonction de la comptabilité analytique) ;
• dettes sociales vis-à-vis des salariés ainsi que des organismes sociaux.

Lorsque les paiements s’émettent aux différentes échéances, tant vis-à-vis des employés que des organismes sociaux, les comptes de dettes s’apurent.

Les atouts d’un outil de paie connecté au logiciel comptable

En adoptant une solution de paie interconnectée avec un outil comptable, vous évitez la saisie manuelle.

ISAPAYE permet de générer un fichier des écritures de paie avec le salaire brut, le salaire net, les charges patronales et les charges salariales. Il s’interface automatiquement en quelques clics dans le logiciel comptable ISACOMPTA.

La solution paie Agiris, un outil complet qui gère chaque étape
Le cycle de la paie peut sembler laborieux et complexe. Pour vous simplifier la tâche, adoptez des outils RH complémentaires et collaboratifs.

Tant pour préparer les éléments comme les variables de paie, pour calculer chaque fiche, alimenter la DSN que pour générer les bulletins électroniques, la suite logicielle d’Agiris répond à tous les besoins.

Elle facilite les échanges entre les salariés et l’employeur ainsi qu’avec le cabinet comptable de l’entreprise. Nous vous proposons de compléter votre réflexion autour d’un projet de logiciel de paie en consultant notre check-list relative aux étapes de la paie.