Modifier une fiche de paie : pourquoi, quand et comment ?

Les anomalies sur les bulletins de salaire, c’est embêtant, mais ça arrive à tout employeur. Quel que soit le sens de l’irrégularité, en votre faveur ou celle du salarié, mieux vaut savoir comment procéder pour corriger ces documents spécifiques et importants pour la relation sociale avec un collaborateur. La gestion de la paie implique de régulariser les informations et montants inexacts, si possible sans attendre, dès leur connaissance. 

Vous vous interrogez sur la manière de modifier une fiche de paie ? Quand, comment et pourquoi la rectifier ? Cet article vous apporte les clés pour des bulletins de paie et des déclarations sociales conformes, malgré des erreurs ou omissions sur les fiches.

Peut-on modifier une fiche de paie et jusqu’à quand ?

La paie doit être juste par définition. Mais, une fois le bulletin émis, que faire en cas d’inexactitude ? Même si le Code du travail reste muet sur ce point, le bon sens prévaut. On vous explique.

Que dit la loi en matière de modification des fiches de paie ?

La loi prévoit les cas de contestation du salarié, tant en matière de réalité du paiement que sur une potentielle inexactitude de son montant. Elle autorise aussi l’employeur à réclamer aux employés un trop perçu, lorsqu’il a commis une faute. Mais les textes ne spécifient pas concrètement comment opérer dans le logiciel de paie pour réaliser les corrections. La modification doit toutefois s’identifier aisément sur le bulletin.

Les sanctions en cas d’erreur sur le bulletin de salaire

La première sanction peut arriver si l’erreur sur la fiche de paie défavorise le salarié. Il dispose de trois ans pour contester. Il peut ouvrir une action en non-paiement de salaire auprès du tribunal des prud’hommes. C’est le cas, même si le collaborateur a accepté son bulletin de salaire. L’amende peut atteindre 2 250 euros en cas de non-paiement ou de paiement tardif de la rémunération due. L’entreprise peut aussi être condamnée à verser des dommages et intérêts.

De son côté, l’employeur qui a trop versé de salaire à un collaborateur peut déclencher une action en justice, s’il ne parvient pas à récupérer les sommes à l’amiable. Sur le plan judiciaire, il dispose également de trois années à compter de l’erreur commise.

Quels cas de figure conduisent à apporter des changements sur les bulletins de salaire ?

Les situations qui peuvent générer des erreurs sur la fiche de paie sont assez nombreuses. Le sens de l’inexactitude a des conséquences différentes, selon qu’il s’agit d’un trop perçu ou non pour le salarié.

Les sources d’erreurs qui peuvent entacher la rémunération ou les cotisations sociales

Tout montant faux ou toute information erronée sur le bulletin de salaire constitue une erreur. Les sources de ces irrégularités peuvent potentiellement concerner une des données suivantes :

• la rémunération brute ;
• les heures ;
• les taux ;
• les barèmes, tranches ou plafonds ;
• les exonérations ;
• les congés et les absences.

Les erreurs financières sur la fiche de paie en faveur du salarié ou non

Parfois, le collaborateur perçoit un montant de salaire trop bas par rapport à ses droits ou au contraire trop élevé. Voici des exemples qui peuvent se présenter :

• des heures travaillées sous-évaluées, notamment des heures supplémentaires, ce qui génère un salaire payé trop bas (ou l’inverse) ;
• une rémunération brute fixe ou variable trop faible, par rapport au contrat de travail ou au calcul du taux d’ancienneté et qui conduit à un montant net à payer trop bas (ou l’inverse) ;
• des anomalies sur les retenues opérées sur le salaire (charges sociales, prélèvement à la source, traitement des avantages en nature, etc.), en faveur ou non du salarié.

Des erreurs sur la paie sans impact financier immédiat pour le salarié

Dans d’autres cas, ce sont des données informatives sur le bulletin qui sont erronées, comme :

• les congés payés acquis (mois et cumul) ;
• les coordonnées du salarié ou de l’entreprise ;
• toute autre mention obligatoire sur les bulletins de paie et qui a le caractère d’information.

Citons également des anomalies sur les taux de cotisations patronales, sans impact pour le salarié, mais qui peuvent générer le mauvais montant à payer aux organismes sociaux.

Comment procéder pour modifier le bulletin de salaire, voire les cotisations sociales ?

C’est important de savoir comment faire une fiche de paie, mais aussi d’être en capacité de corriger en toute simplicité et sécurité chaque document, en cas de besoin. En outre, la modification peut impacter le calcul et les déclarations de cotisations et contributions sociales que les entreprises doivent déposer.

Les étapes pour rectifier le montant ou la mention erronée sur la fiche de paie

Le travail de rectification doit s’effectuer sans attendre. Modifiez la fiche de paie en anomalie en concertation avec le salarié. Commencez par identifier et calculer le montant de la correction à opérer. Puis mettez-vous d’accord avec le salarié avant de changer le bulletin.

Deux cas de figure se présentent :

Un trop-perçu par le salarié qui ne résulte pas d’une anomalie de la convention collective

Dans cette situation, mettez-vous d’accord pour une régularisation. En pratique, elle intervient sur la paie du mois suivant. Il est possible aussi de corriger le bulletin de salaire erroné, puis de réaliser une retenue financière sur le montant de la prochaine fiche de paie. Pour un salarié qui a quitté l’entreprise, l’employeur peut demander un remboursement.

Erreur sur la fiche de paie défavorable au salarié

En tant qu’employeur, vous la régularisez généralement sur la paie suivante. Vous pouvez aussi modifier le bulletin de paie erroné tout de suite et verser le complément de salaire le cas échéant.

Gestion des corrections et date d’établissement de la DSN

Là encore, tout dépend de la date à laquelle le gestionnaire de paie ou le salarié découvre et signale l’erreur. Si vous avez déjà déposé votre déclaration sociale nominative pour la période, vous pouvez la remplacer avant la date limite de la DSN. Cette procédure mensuelle correspond au dépôt d’une DSN du type “annule et remplace”.

En revanche, si l’anomalie surgit ou fait l’objet d’une réclamation par les salariés, après la date limite de dépôt de la DSN, en tant qu’employeur, attendez le mois suivant pour régulariser les charges sociales.

Equipez vous d’un logiciel de paie pour réduire les risques d’erreur sur les bulletins

Les informations portées sur un bulletin de salaire ont beaucoup d’importance. Elles conditionnent le montant de la rémunération versée à chaque salarié,en toute conformité avec la réglementation sociale. Elles impactent aussi les cotisations maladie, chômage, retraite, etc. L’employeur doit s’organiser pour limiter le risque d’erreurs et pour les corriger le cas échéant.

Avec un logiciel de paie comme ISAPAYE, vous réduisez les risques d’anomalies lors de la gestion de la paie. Vous bénéficiez de mises à jour automatiques de votre convention collective et des éléments du Code du travail, grâce à notre service social. Vous disposez d’un système en ligne pour éditer, archiver et diffuser chaque bulletin de salaire au format numérique. Pour découvrir toutes ces fonctionnalités, téléchargez la fiche PDF du logiciel ISAPAYE.