Calcul DSO : la technique pour suivre le délai moyen de paiement

 Le DSO est un ratio qui donne le délai moyen de paiement de vos clients. C’est un indicateur intéressant à suivre pour la gestion de sa trésorerie. Savez-vous comment le calculer ? Deux méthodes existent et font appel chacune au chiffre d’affaires de l’entreprise et à l’encours de factures en attente de règlement. Nous vous détaillons les formules de calcul du DSO et vous expliquons comment vous y prendre pour optimiser ce ratio.

Avant d’effectuer le calcul du DSO : définition et utilité de ce ratio 

Plusieurs ratios existent en matière de pilotage de la trésorerie : DSO, DPO et DIO. Mieux vaut ne pas les confondre. Ce sont les trois critères majeurs pour analyser un besoin en fonds de roulement (BFR).

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Définition du DSO (Days Sales Outstanding) ou DMP en français 

La traduction littérale du DSO correspond au délai moyen de paiement (DMP) ou de recouvrement. Cet indicateur clé aide l’entrepreneur à savoir comment se comportent les clients en matière de règlement de leurs factures, notamment par rapport aux délais accordés sur les factures.

Par exemple, vous indiquez en moyenne une échéance à 30 jours de la date de facture. Si le calcul du DSO donne un ratio de 45 jours, cela signifie que les acheteurs paient leurs dettes avec deux semaines de retard… Ou, peut-être que vous allez découvrir en enquêtant, que le délai d’envoi de la facture s’avère anormal.

Différence entre les ratios DSO et DPO et DIO 

Le DSO est l’indicateur en jours de chiffre d’affaires pour mesurer le délai de paiement moyen des clients. Ne le confondez pas avec :

• Le DPO (Days Payable Oustanding), soit le délai moyen de paiement des fournisseurs (en nombre de jours d’achats). Pour plus de détails, consultez l’article sur le calcul du DPO.
• Le DIO (Days Inventory Outstanding), soit le nombre de jours que représente le stock, par rapport aux achats de matériaux ou de matières premières, ou par rapport aux ventes de marchandises et de produits finis. Cet indicateur mesure donc le taux de rotation du stock.

Le DSO, un des éléments pour comprendre le BFR d’une entreprise 

Dans les grandes entreprises, un gestionnaire des immobilisations réalise tout le suivi du parc et des différentes actions, hors comptabilité. Il maintient le fichier des immobilisations et effectue tout le travail autour. Dans une TPE, c’est souvent le dirigeant conjointement avec son cabinet comptable qui prend tout cela en charge.

Définition et calcul du besoin en fonds de roulement 

Dans la majorité des entreprises, l’exploitation exige de réaliser des achats auprès de fournisseurs, voire de stocker des marchandises ou des matières premières. Cela représente de la trésorerie à décaisser, avant de pouvoir obtenir la moindre vente.

Le BFR se calcule ainsi :

• (+) créances d’exploitation (essentiellement les créances clients) ;
• (+) stock ;
• (-) dettes d’exploitation (dont les fournisseurs et les dettes sociales et fiscales).

Sens du besoin en fonds de roulement et interprétation 

Un BFR positif reste fréquent, mais ce n’est pas une bonne nouvelle. Vous devez alors trouver de l’argent pour couvrir ce besoin. Soit, vous disposez d’un excédent de fonds propres suffisant par rapport à vos immobilisations (fonds de roulement ou FDR). Soit, vous devez chercher un financement bancaire à court terme.

Inversement, un BFR négatif signifie que vous bénéficiez d’un solde de trésorerie positif que vous pouvez placer, par exemple. Ceci se rencontre rarement, mais reste classique pour les métiers de la distribution, car les clients paient comptant.

Ainsi, l’équation suivante se vérifie toujours : TN (trésorerie nette) = FDR - BFR.

Lien entre BFR, DSO, DPO et DIO 

 Le besoin en fonds de roulement comporte trois postes majeurs, les créances clients, les stocks et les dettes fournisseurs. Chaque élément du calcul du BFR peut se suivre sous la forme d’un ratio. Le DSO est cet indicateur pour le poste client. Pour les deux autres volets, ce sont les KPI expliqués précédemment qui interviennent : le DPO pour l’encours fournisseurs et le DIO pour les stocks.

Quelle formule utiliser pour calculer le DSO de votre entreprise ? 

 Deux méthodes existent pour réaliser le calcul du DSO. Chacune présente ses avantages, surtout en fonction de l’activité.

La méthode classique d’un DSO basé sur la balance comptable 

Vous vous interrogez lors de la présentation du bilan comptable du dernier exercice sur le délai moyen de recouvrement de vos créances ? Munissez-vous des états financiers de votre entreprise.

Voici la formule du DSO :

(encours client)/(chiffre d’affaires annuel TTC) x 365 jours.

L’encours client correspond au poste « créances clients » à l’actif du bilan. Ce poste s’établit toutes taxes incluses. Aussi, pour le ratio, consultez le compte de résultat pour identifier le chiffre d’affaires hors taxes dans les produits et majorez-le du taux de TVA moyen.

Ce mode de calcul du DSO convient bien pour des activités régulières d’un mois sur l’autre, sans grandes fluctuations saisonnières ou sans croissance forte.

La méthode d’évaluation du DSO par apurement ou épuisement du chiffre d’affaires TTC 

Une autre formule existe. Plus complexe à mettre en œuvre, elle s’avère plus précise, notamment quand les ventes ne sont pas linéaires d’un mois à l’autre. Pour cette approche du DSO, vous avez besoin du bilan comptable ainsi que du détail du chiffre d’affaires sur les derniers mois.

Plutôt que d’appliquer une formule de calcul, vous reconstituez l’encours client (poste 411 de la comptabilité) à partir des derniers mois de chiffre d’affaires TTC. Vous considérez ainsi que vous apurez le montant en remontant dans le temps, avec l’hypothèse que les ventes non payées sont les plus récentes. L’exemple qui suit met en pratique ce calcul du DSO.

Calcul du DSO : exemple concret et analyse en cas de ventes saisonnières 

 Votre entreprise réalise une forte partie de ses ventes autour de la période de Noël. Les clients sont tous situés en France et le taux de TVA est de 20 %. Les échéances classiques sont de 30 jours après la date des factures.

Les données à utiliser pour le calcul du DSO 

La société présente un poste client à l’actif du bilan de 144 000 euros TTC au 31 décembre. Le chiffre d’affaires annuel s’élève à 200 000 euros HT. Voici celui des derniers mois :

• décembre : 80 000 ;
• novembre : 60 000 ;
• octobre : 15 000.

Calcul du DSO selon la méthode de l’apurement 

Voici le calcul de ce DSO. Pour reconstituer le poste client TTC de 144 000 euros, il faut additionner en partant de la fin de l’année :

• Décembre : 80 000 x 1,20 = 96 000, soit 31 jours.
• Novembre : (144 000 - 96 000) = 48 000, soit par rapport à un chiffre d'affaires de (60 000 x 1,20) = 72 000 euros TTC, un nombre de jours de (48 000/72 000) x 30 = 20 jours.
• Au total, le DSO s’élève donc à (31 +20) = 51 jours. Cela met en évidence le risque probable d’impayés ou de retards, car cela dépasse nettement le délai de 30 jours mentionné sur les factures.

Calcul du DSO selon la formule standard 

Si vous réalisez le même calcul en partant simplement des documents comptables, voici le DSO :

[(créances clients TTC 144 000)/(chiffre d’affaires annuel TTC 200 000 x 1,20)] x 365 jours = 219 jours.

Évidemment, vous comprenez bien que ce second calcul ne reflète pas la réalité de votre entreprise. Au 31 décembre, le poste client est à son maximum, car presque ¾ des ventes interviennent sur le dernier mois de l’année. Mieux vaut donc utiliser la méthode de l'apurement.

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Comment améliorer son DSO et abaisser son besoin en fonds de roulement ? 

 Selon la situation de trésorerie de votre structure, vous constatez ou pas des tensions financières à certains moments de l’année ou du mois. Avant de chercher des solutions du type découvert bancaire ou crédit court terme, penchez-vous sur l’optimisation de votre BFR, et notamment d’outils comme le DSO.

Le poste client, un levier pour votre trésorerie 

Plus vous parvenez à abaisser le DSO, et donc le niveau de créances clients, plus vous améliorez la trésorerie disponible en banque. C’est le premier poste à surveiller comme le lait sur le feu, lorsque la situation financière se tend. Cela exige d’analyser la balance des comptes clients périodiquement, afin d’identifier les retards de paiement et le risque d’impayés. La balance âgée présente une réelle utilité pour ce suivi.

Les délais de facturation, une solution pour maîtriser l’encours client

Surveillez aussi la rapidité avec laquelle vous émettez vos factures. Idéalement, dès la livraison de marchandises ou la réalisation de prestations de services, la facturation doit intervenir sans attendre. Chaque jour que vous rapportez pour cette tâche administrative représente de l’argent qui n’arrive pas sur votre compte bancaire.

Les délais de paiement accordés aux acheteurs 

Sur chaque facture apparaît l’échéance, soit la date maximale à laquelle doivent intervenir les règlements. Veillez à bien respecter la réglementation sur les délais de paiement entre professionnels, et évitez d’accorder trop de temps à vos clients, surtout par rapport à vos concurrents. Plus les échéances sont lointaines, plus le DSO augmente et plus cela nuit à votre trésorerie.

Le concept d’escompte 

Une manière de favoriser les paiements rapides des clients consiste à leur proposer un escompte sur facture, dit aussi escompte commercial. C’est un système de remise accordée en cas de règlement de la facture avant son échéance. Ce processus facultatif, lorsque vous l’offrez à vos acheteurs, doit figurer sur les factures (taux et modalités de calcul de l’escompte commercial). C’est une méthode pour faire entrer des liquidités dans votre entreprise, sans recourir au crédit bancaire.

Les relances clients pour maîtriser le recouvrement de ses créances 

La surveillance des échéances clients doit vous conduire à mettre en place des relances régulières en cas de retards constatés. C’est un processus structuré qui commence par des rappels téléphoniques. Il se poursuit par l'envoi d’une relance pour facture impayée par mail, jusqu’à une lettre recommandée avec accusé de réception. À ce stade, vous exigez le règlement sous quelques jours, sans quoi le dossier est remis au contentieux (cabinet de recouvrement ou mandataire de justice notamment). Le fait de suivre de très près ses encours de factures contribue à accélérer les paiements.

Les demandes d’acomptes sur factures 

Dans certaines professions, le versement d’un acompte à la commande intervient systématiquement. Notamment, pour les métiers du bâtiment, donc pour les artisans, l’usage consiste à demander entre 30 et 50 % des travaux payés par avance. Notez que dans tous ces cas, cette obtention de liquidités rapide exige l’établissement d’une facture d’acompte avec TVA.

Les solutions de financement du DSO : exemple de l’affacturage 

Si vous ne parvenez pas à réduire suffisamment votre DSO et donc votre BFR, des solutions existent pour obtenir l’encaissement des sommes qui vous sont dues avant les échéances prévues. Notamment, avec un contrat d’affacturage, vous cédez vos créances à un organisme spécialisé, souvent une filiale de banque. Il vous avance l’argent, déduction faite d’une rémunération financière ainsi que d’une retenue pour le fonds de garantie.

Le DSO, un indicateur à calculer grâce à votre tableau de bord 

 La gestion de la trésorerie fait partie des bonnes pratiques quotidiennes pour un entrepreneur. Avec un tableau de bord accessible de son smartphone, il devient facile de vérifier régulièrement la situation et de réaliser des prévisions financières. L’encours client et le niveau de chiffre d’affaires des derniers mois suffisent à calculer le DSO. Équipez-vous d’une solution de pilotage de votre entreprise qui vous donne ces éléments en quelques clics. Avec bobbee by Agiris, vous disposez de telles fonctionnalités en ligne et collaboratives, en liaison directe avec votre cabinet comptable.