Clôture comptable en TPE : comment et pourquoi l’accélérer ?

La comptabilité des TPE comporte des règles à respecter, tant celles du Code de commerce que de l’administration fiscale. La clôture comptable en fait partie. Toutefois, arrêter ses comptes de fin d’exercice dépasse la seule exigence réglementaire. D’ailleurs, finaliser tôt la plaquette et la liasse fiscale participe d’une bonne gestion. En tant que chef d’entreprise, vous pouvez même devenir moteur dans ce processus. Nous vous expliquons pourquoi et nous vous indiquons comment procéder.

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Clôture comptable : définition et contour de l’obligation légale

Toute société ou entreprise individuelle, à l’exception des micro-entreprises, a l’obligation d’établir une comptabilité complète, avec des comptes pour chaque exercice.

Que signifie clôturer sa comptabilité ou ses comptes ?

La comptabilité comporte l’enregistrement chronologique de toutes les transactions, achats, ventes, encaissements, décaissements, etc. La vie de l’entreprise est découpée en exercices sociaux. Ce sont des périodes de 12 mois qui correspondent à l’année civile ou pas. Seul le premier exercice peut présenter une durée plus courte ou plus longue. Le fait de clôturer les comptes signifie mettre un point final aux écritures comptables, afin d’en retirer des états financiers et d’analyser les soldes obtenus sur la période écoulée. La clôture comptable précède donc l’ouverture d’un nouvel exercice.

Quelle est l’obligation de clôturer un exercice comptable ?

Les micro-entreprises bénéficient d’obligations comptables allégées. Elles n’ont pas besoin d’établir de comptabilité à part entière. En dehors de ce cas, quelle que soit la structure juridique, l’entrepreneur doit arrêter ses comptes à la fin de l’exercice. En outre, toute société doit présenter ses comptes à l’assemblée générale annuelle des associés, en vue de leur approbation et de l’affectation du résultat. Cette réunion doit se tenir dans les 6 mois qui suivent la date de clôture de l’exercice comptable. Puis, la dernière étape correspond au dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce.

Quels documents produire lors de la clôture de l’exercice ?

Les comptes annuels sont établis lors de la clôture, du moins dans les semaines qui suivent. Ils comportent :

• Le compte de résultat qui récapitule le film qui s’est déroulé tout au long de l’exercice, avec les opérations de vente ainsi que toutes les charges d’exploitation et financières, sans oublier les postes à caractère exceptionnel.
• Le bilan, soit la photographie à la date de clôture, des capitaux propres, des dettes et du patrimoine présent à l’actif (immobilisations comptables, stocks, créances, placements et disponibilités).
• L’annexe comptable détaille les postes comptables, décrit les méthodes et mentionne les engagements hors bilan.

Quel est le lien entre la clôture comptable et la déclaration fiscale de l’entreprise ?

La fiscalité française suit ses propres règles, mais la base de calcul d’un résultat fiscal reste bien la compta. Ainsi, toute entreprise qui établit une comptabilité doit aussi déposer une déclaration de résultat afin de soumettre les bénéfices à l’impôt. Cette déclaration s'accompagne d’une liasse fiscale, soit de nombreux documents complémentaires, dont la plupart proviennent de la liasse comptable.

Quelle est la différence entre une situation et une clôture comptable ?

La notion de clôture comptable concerne la fin de l’exercice. Toutefois, toute entreprise peut faire plusieurs fois en cours d’exercice un point précis appelé situation. Ceci revient à établir un compte de résultat et un bilan intermédiaire, pour les mois écoulés depuis le premier jour de l’exercice comptable.

Ce sont des états simplifiés, car rien ne contraint au même formalisme aussi précis et complet que pour les états financiers annuels. Ces situations comptables permettent aux dirigeants d’avoir une vue détaillée de la marche des affaires et du bilan (patrimoine, dettes et trésorerie).

Pourquoi accélérer la clôture comptable annuelle en TPE et en PME ?

Faire une clôture comptable ne correspond pas à un choix, car c’est une obligation comptable en TPE. Pour autant, c’est une tâche qui comporte un réel intérêt pour le pilotage de l’entreprise et mieux vaut la réaliser au plus vite, sans attendre des mois. Même si la déclaration fiscale se dépose bien plus tard, et que l’assemblée générale dispose de temps pour se tenir, arrêter ses comptes au plus tôt présente des avantages.

Disposer des données financières de l’exercice plus tôt

Une comptabilité vite clôturée dans les premiers mois après la fin de l'exercice vous permet de recevoir rapidement les états annuels de l’entreprise. Si vous avez besoin de demander un financement bancaire, par exemple, mieux vaut pouvoir transmettre la plaquette des comptes au banquier.

Réaliser le rendez-vous bilan avec son expert-comptable plus tôt

Ce professionnel vous présente chaque année les comptes annuels lors du rendez-vous bilan. C’est un moment important, afin de faire le point sur l’activité et la situation financière de l’entreprise. C’est toujours dommage d’attendre le mois de mai pour cette réunion, en cas de date de clôture calée sur l’année civile. 4 mois se sont passés depuis cette date du bilan et la situation analysée commence à dater. Ce n’est pas la meilleure manière de prendre des décisions efficaces sur des données déjà anciennes.

Pouvoir attaquer rapidement le suivi comptable du nouvel exercice

Bien sûr, même si la clôture n’est pas terminée, l’enregistrement comptable dans le logiciel se poursuit pour le nouvel exercice. C’est une gymnastique un peu complexe que votre cabinet gère. Toutefois, mieux vaut se débarrasser aussi vite que possible du bilan précédent afin de tourner la page et regarder vraiment devant vous. Ainsi, vous prenez des dispositions rapidement quand le bilan clos présente certains indicateurs clés ou ratios préoccupants. Votre réactivité s’améliore, ce qui favorise la santé financière de l’entreprise.

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Comment l’entrepreneur peut-il aider son comptable à arrêter les comptes annuels au plus vite ?

La comptabilité ne vit pas en vase clos. Elle s’organise dans le respect de règles précises de comptabilisation et d’évaluation. Elle a besoin d’échanges réguliers avec l’entreprise et ses dirigeants. Ces derniers peuvent donc contribuer à accélérer certaines étapes, en vue d’une clôture comptable rapide et efficace.

Se prêter vraiment au jeu de la dématérialisation des factures

La dématérialisation comptable devient une réalité. Ce processus consiste à passer peu à peu d’un traitement papier à un fonctionnement électronique. Il demande aussi une bonne collaboration des chefs d'entreprise. S’ils s'appliquent à transmettre sans délai les fichiers ou photos de justificatifs, par exemple, pour intégrer les notes de frais en comptabilité, ils obtiennent un effet immédiat : l’accélération de la clôture.

Choisir la bonne date de clôture de l’exercice

Les entreprises sont libres de fixer leur date de fin d’exercice, sauf quelques exceptions. Voici les structures qui clôturent obligatoirement au 31 décembre :

• les micro-entreprises qui fonctionnent sur l’année civile ;
• les professionnels soumis aux bénéfices non commerciaux (BNC).

Beaucoup de sociétés réalisent leur clôture comptable au 31 décembre, par simplicité apparente, car cela correspond à l’année civile. Toutefois, ce n’est pas le meilleur moyen de finaliser rapidement ses comptes, parce que les cabinets d’expertise comptable sont engorgés à cette date.

Parmi les autres critères de choix de la date, voici quelques éléments de réflexion :

• Analyser si l’activité de l'entreprise présente un cycle particulier ou une saisonnalité prononcée. Mieux vaut clôturer juste après ou avant un pic.
• Examiner à quel moment le volume de factures à émettre et à recevoir est le plus faible, pour réduire le travail.
• Se demander quand le stock en comptabilité est le plus bas. C’est plus simple de réaliser l’inventaire physique annuel dans ces conditions. En outre, le bilan présente une meilleure trésorerie et un BFR plus bas. C’est intéressant vis-à-vis des banques.

Répondre aux questions et aux points en suspens du comptable au fil de l’eau

Quand les entrepreneurs répondent rapidement aux questions de leur cabinet comptable, le bilan sort plus tôt assurément. Avec l’arrivée progressive de la facture électronique obligatoire, les entrepreneurs pourront encore améliorer leur suivi de factures en ligne, afin de les approuver avant de les payer. C’est aussi un fonctionnement plus fluide pour les comptables qui contrôlent les intégrations automatiques des factures et des flux bancaires en comptabilité. Tout ceci leur facilite également le travail de lettrage des comptes.

Signaler à son cabinet les informations importantes tout au long de l'année 

De la même manière, le chef d’entreprise peut surveiller sa compta, notamment par l’analyse de son tableau de bord, de ses indicateurs et des encours de factures clients. S’il signale à son comptable des erreurs d’imputation ou tous autres événements qui influencent les comptes, il met sa propre pierre à l'édifice. Cela accélère aussi la clôture annuelle.

Établir des situations mensuelles ou trimestrielles

Un autre moyen de simplifier la clôture de fin d‘exercice consiste à demander à son cabinet des situations comptables intermédiaires. Ce processus, comme expliqué précédemment, conduit à chaque fois à établir un mini bilan. Le cabinet procède à une série de contrôles systématiques, même s’ils sont moins approfondis que pour la clôture. Cette démarche exige de l’entrepreneur qu’il réponde aux questions de son comptable sans tarder. De cette manière, les points en suspens disparaissent au cours de l’exercice. Le temps nécessaire pour finaliser le bilan annuel se réduit.

Le fast close ou la pré-clôture, un processus ouvert aussi aux petites entreprises

Les grandes entreprises utilisent ce système, du fait d’une contrainte de clôturer les comptes en très peu de jours. Les cabinets comptables peuvent s’en inspirer, afin de traiter certains états de rapprochement en comptabilité ou certaines analyses, avant la fin de l'exercice. Ce sont des tâches réalisées par anticipation. Elles exigent du travail, mais sans devoir attendre la date de fin d’exercice.

Ces travaux liés à la clôture demandent souvent une collaboration du chef d’entreprise. Si la période est propice pour lui et que son activité le lui autorise, un tel processus facilite le raccourcissement du temps de clôture.

Voici quelques exemples :

• Parmi les tâches liées à la gestion des immobilisations, certaines peuvent s’effectuer en novembre ou début décembre pour un bilan clos au 31 décembre. C’est le cas pour la création des fiches d'immobilisation, du calcul du plan d’amortissement, ainsi que l’inventaire physique notamment.
• L’inventaire physique des stocks, pour un poste peu significatif à la clôture, peut intervenir à une autre date (si l’entreprise dispose d’un système informatisé avec inventaire permanent).
• L’analyse des risques de recouvrement et l’évaluation des provisions à comptabiliser peuvent s'effectuer au cours du dernier mois de l’exercice. Un client douteux, malheureusement, reste souvent douteux le mois qui suit.

Adopter un outil collaboratif comme bobbee by Agiris pour une clôture comptable plus fluide et rapide

Toutes les actions décrites pour accélérer la parution des comptes de l’entreprise reposent sur une collaboration renforcée entre l’entrepreneur et son expert-comptable. En fonction de l’équipement informatique, la dématérialisation et les échanges sont plus ou moins facilités.

Bobbee by Agiris, la plateforme tout-en-un partagée entre le client et son cabinet, met justement l’entrepreneur au centre du dispositif. Il devient réellement acteur de sa gestion comptable, afin de pouvoir exploiter les données de son entreprise, à tout moment et en temps réel. Ce même outil en ligne constitue aussi un logiciel pour bilan comptable et il sert à gérer les déclarations fiscales. Et si vous jetiez un œil pour vous en rendre compte par vous-même ? Contactez un de nos experts et échangez avec lui.