Digitalisation comptabilité : un processus gagnant en TPE et PME

De nombreux domaines de l'entreprise aujourd’hui bénéficient des technologies numériques ou digitales, ce qui conduit à réduire l’usage du papier et du crayon. Les petites structures peuvent s’appuyer notamment sur les services que leur proposent leurs experts-comptables, avec des outils collaboratifs et partagés, en vue de la digitalisation de la comptabilité.

Tout entrepreneur gagne à s’y intéresser, même s’il ne réalise pas lui-même les opérations comptables. Nous vous expliquons pourquoi et vous détaillons les outils à adopter pour cette transformation digitale administrative et financière.

Qu’est-ce que la digitalisation de la comptabilité ?

Les mots « digital » et « numérique » s’utilisent indifféremment pour désigner le fonctionnement en entreprise sous une forme immatérielle ou dématérialisée, soit sans support ou document au format papier.

Digitalisation : définition

Le terme digitalisation recouvre tous les procédés qui consistent à rendre digitaux les tâches, processus et documents dans le monde du travail (comme à titre privé). Le fait de digitaliser revient à utiliser des outils pour faire en sorte que les contrats, bons de commande, devis, factures, bulletins de salaire, etc., deviennent immatériels. Vous rencontrez fréquemment l’expression « transformation digitale » actuellement, pour désigner cette transition que vivent les entreprises, afin d’abandonner peu à peu le papier au profit du numérique.

Quel est l’objectif majeur de la digitalisation comptable et administrative des entreprises ?

Les services administratifs de l’entreprise sont parmi ceux qui traditionnellement manipulent le plus de documents au format papier. Qu’il s’agisse des échanges avec les fournisseurs ou avec les clients, les documents s’accumulent et demandent des traitements successifs et souvent croisés. La digitalisation de ces données essentielles au fonctionnement de la PME ou de la TPE vise à simplifier le travail et les échanges.

Elle rend possible l’automatisation que le papier ne permet pas. C’est une évolution technologique qui doit conduire à améliorer l’utilisation du temps dans les entreprises et à accroître la performance globale.

Pourquoi les nouvelles technologies impactent-elles la comptabilité ?

La comptabilité d’une entreprise ne vit pas en vase clos. Par définition, elle s’alimente avec de multiples informations, internes et externes, en provenance des clients et des fournisseurs. La manière dont la digitalisation avance dans le monde professionnel impacte donc les relations commerciales.

Dans certains secteurs d’activité, les grandes entreprises demandent depuis plusieurs décennies de fonctionner en mode EDI (échange de données informatisé). Avec les évolutions réglementaires, comme la facturation électronique obligatoire qui arrive, tous les services comptables devront adopter ces nouveaux processus technologiques.

Quant à l’intelligence artificielle et aux automatisations qu’elle rend possibles, notamment, elle facilite aussi le travail comptable. Elle permet de préparer la comptabilisation des écritures, par exemple, sans saisie manuelle humaine. Avec ce principe du machine learning, l'automate apprend à partir des données déjà enregistrées sur les années précédentes.

Quels sont les atouts principaux d’une comptabilité dématérialisée pour les entrepreneurs ?

Le fait de digitaliser sa comptabilité apporte de nombreux avantages pour toute entreprise, et aussi pour ses dirigeants. Ils bénéficient des conséquences positives de ce dispositif, qui dépasse largement le seul traitement de données numériques, comme l’intégration des factures en comptabilité.

Simplification de la gestion administrative et documentaire avec la dématérialisation de la comptabilité

Dans une TPE, l’entrepreneur s’implique souvent dans le domaine administratif, même s’il délègue les tâches comptables et fiscales à des professionnels dont c’est le métier : les cabinets d’expertise comptable. Il doit :

• collecter les informations de ses clients et fournisseurs ;
• émettre chaque devis ou facture client ;
• vérifier et valider celles relatives aux achats ;
• générer les paiements ;
• relancer les clients pour les sommes échues et non réglées ;
• surveiller sa trésorerie ;
•  

Les applications digitales l’aident dans tous ces travaux. L’entrepreneur accède aisément à toute la documentation en ligne d’un fournisseur. Il évite de devoir classer le papier ou de réaliser des photocopies des documents transmis à l’expert-comptable.

Il réduit le risque d’erreurs, car les informations figurent à plusieurs endroits dans les logiciels, sans devoir les ressaisir. À partir de la consultation de sa comptabilité, il dispose de toute la traçabilité des opérations et retrouve les justificatifs en quelques clics.

Réduction des coûts administratifs

Ces gains de temps et réduction d’erreurs génèrent aussi une baisse des coûts de traitement de chaque facture émise ou reçue. Comme le souligne Cyrille Sautereau, président du Forum national de la facture électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE) dans la revue française de comptabilité :

« Pour donner quelques éléments chiffrés, on considère qu’environ 2 milliards de factures s’échangent entre entreprises en France. Le coût de traitement unitaire est estimé autour de 23 euros, dont un tiers pour le fournisseur et deux tiers pour l’acheteur. Passer à un processus automatisé avec facture électronique vient réduire ce coût d’environ 50 %. L’enjeu en matière d’optimisation du traitement est donc de l’ordre de 20 milliards d’euros par an à l’échelle de la France ».

Raccourcissement des délais pour disposer de sa comptabilité mensuelle, annuelle, voire au fil de l’eau

Un des autres avantages indirects de la digitalisation de la comptabilité se situe dans la mise à disposition des données financières plus rapidement. Comme le chef d’entreprise transmet vite les éléments dématérialisés (ou le cabinet les collecte directement), le processus s’accélère. Aujourd’hui, avec la dématérialisation comptable, la tenue s’effectue presque en temps réel. Les données bancaires aussi s’intègrent dans la comptabilité en quelques clics, sans devoir saisir les relevés de compte.

Certaines petites structures avaient encore tendance à se reconstituer un suivi sur Excel, faute d'informations comptables accessibles rapidement. Ces pratiques sont amenées à disparaître avec l’extension de la transformation numérique. Souvent, le chef d’entreprise peut d’ailleurs consulter les postes de dépenses comme de recettes, même en cours de mois, comme avec bobbee by AGIRIS.

Des contacts plus intéressants et utiles avec son cabinet comptable

Avec la digitalisation des processus comptables, le cabinet gagne en efficacité pour traiter les écritures et les factures. Les collaborateurs ne courent plus après les justificatifs manquants, notamment les derniers jours avant la date maximale pour déclarer la TVA.

Ils échangent avec les entrepreneurs sur la marche de leurs affaires. Ils ne passent plus leur temps à réclamer des documents aux dirigeants. Ils sont plus disponibles pour répondre aux interrogations des clients et les aiguiller dans le pilotage administratif et financier de leur activité ou sur la situation de trésorerie.

Une meilleure cohérence dans ses actions et décisions, grâce aux données chiffrées de son entreprise

Avec des informations régulières disponibles au fil de l’eau, le dirigeant a toutes les cartes en main pour piloter correctement son activité. Dès qu’il se pose une question, même en dehors du bureau, avec juste son smartphone, il accède aux données utiles à sa réflexion ou à son projet.

Par exemple, il consulte les indicateurs phares inclus dans son tableau de bord d’entreprise. S’il hésite face à une dépense, il peut regarder la gestion budgétaire pour analyser la situation et le niveau de charges acceptable.

Quels outils privilégier pour la digitalisation des entreprises en matière financière et comptable ?

La TPE peut réaliser la transformation digitale de son entreprise sur le plan comptable avec quelques logiciels, voire un système complet qui répond à tous ses besoins.

Un logiciel pour émettre devis et factures en mode électronique

C’est l’outil de base à adopter en 2025, si vous réalisez encore vos factures et devis clients sur un tableur comme Excel ou sur Word. L’arrivée imminente de la facturation électronique va rendre ces systèmes obsolètes et non conformes sur le plan fiscal.

En outre, choisir un logiciel professionnel dès maintenant revient à en percevoir les bénéfices immédiatement, sans attendre l’obligation légale. Demandez conseil à votre cabinet d’expertise comptable pour démarrer ce processus dans les meilleures conditions et en toute sécurité.

Une solution de pré-comptabilisation des factures fournisseurs

Le second outil bien utile pour rendre la comptabilité digitale c’est la pré-comptabilisation des factures et justificatifs. Cette étape peut d’ailleurs se réaliser directement dans la TPE, sans intervention du comptable sur chaque document. C’est une opération qui consiste à automatiser les écritures. Ceci s’effectue sur la base de ce que connaît déjà le logiciel, en fonction des données historiques et des paramétrages effectués.

Ainsi, l’entrepreneur peut se contenter de scanner un ticket ou une pièce justificative et de l’envoyer avec un smartphone à l’application en ligne. Le traitement se réalise ensuite automatiquement. Les cabinets d’expertise comptable contrôlent le bon déroulement et prennent en charge le règlement des anomalies ou rejets éventuels.

Une plateforme agréée pour la facturation électronique comme Efacture d’AGIRIS

Avec l’obligation de recevoir les factures électroniques des fournisseurs dès septembre 2026, puis de les émettre dans ce format digital pour les clients en 2027, les TPE doivent choisir une plateforme agréée par l’administration fiscale (PA). AGIRIS propose sa propre plateforme PA appelée eFacture.

Ces PA sont les seuls prestataires autorisés à :

• transmettre les factures aux clients ;
• envoyer les données e-invoicing au portail PPF, en vue de leur communication à l’administration fiscale ;
• communiquer les données e-reporting également au PPF, dans le même objectif.

Une digitalisation comptable avec un archivage électronique de tous les documents

La troisième application numérique utile aux chefs d’entreprise, c’est un dispositif de gestion électronique des documents (GED) ainsi qu’un système d’archivage, selon les normes fiscales françaises. Ainsi, les entrepreneurs ont l’assurance de se conformer à la réglementation et de retrouver aisément toute leur documentation en ligne.

Une application collaborative et tout-en-un comme bobbee by AGIRIS

L’avantage de cette plateforme conçue spécialement pour les TPE, c’est l’offre de services complète ou presque, concentrée au même endroit. L’entrepreneur dispose de tout ce dont il a besoin pour la gestion administrative et financière sur un seul portail collaboratif.
C’est un outil pour la comptabilité générale, la trésorerie, les notes de frais et le budget. Il comporte aussi un volet analytique (imputations par un système d’étiquettes).

En outre, ce système l’autorise à échanger en direct avec son cabinet d’expertise comptable, tant pour poser des questions que signaler quelque chose, par exemple une anomalie sur les étiquettes.

Le menu de l’application parle de lui-même :

Le tableau de bord lui donne une visibilité immédiate et instantanée sur les indicateurs clés pour son activité :

Digitalisation des processus comptables : les points à retenir

• La digitalisation de la comptabilité concerne toutes les entreprises, même les plus petites, notamment du fait de l’arrivée de la facturation électronique obligatoire.
• Digitaliser les justificatifs ainsi que les traitements comptables permet de réduire le temps, les erreurs et les coûts.
• La transformation digitale des entreprises pour ses données financières accélère la parution des résultats comptables et donne accès à des indicateurs clés, régulièrement, voire au fil de l’eau.
• Les solutions tout-en-un comme bobbee by AGIRIS rendent le digital simple et ultra-accessible pour les dirigeants de TPE. Ceci facilite le pilotage.
• Avec Bobbee, l’entrepreneur devient acteur de ses états financiers, prévisionnels et tableaux de bord. Il interagit simplement avec son expert-comptable.

Digitalisez votre TPE avec une solution complète conçue pour vous

En adoptant le numérique pour le pilotage administratif et financier, vous gagnez en efficacité. Vous pouvez mieux interagir avec votre cabinet d’expertise comptable, ce qui contribue à augmenter la pertinence des résultats de gestion et vos prises de décision.

Nous sommes convaincus que la présence de tous les modules utiles dans la plateforme bobbee by AGIRIS accroît son intérêt au quotidien. Et si vous vous en rendiez compte par vous-même ?

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