Factures acquittées 2027 : comprendre ce processus administratif

La facturation fait partie des tâches administratives essentielles pour finaliser une transaction commerciale. Il existe de nombreuses catégories de factures, dont les factures acquittées. Savez-vous comment fonctionne ce type de facture ? Quelle est son évolution avec la réforme de la facture électronique ? Est-ce un processus valide sur le plan juridique ? Cet article fait le tour complet du sujet et répond à toutes vos interrogations sur l’acquittement de factures.

En bref…

• La facture acquittée est un dispositif administratif qui sert à apporter la preuve d’un encaissement complet de la somme due par un débiteur à un créancier.
• Même si ce dispositif est facultatif, il reste parfois courant ou recommandé dans certains secteurs d’activité ou pour des démarches administratives particulières.
• Acquitter une facture pour un fournisseur ne signifie pas émettre une nouvelle pièce comptable. C’est simplement l’édition de la facture initiale sur laquelle sont apposées plusieurs mentions, dont le terme « acquittée ».
• Avec l’arrivée de la facturation électronique obligatoire, le processus d’acquittement des factures évolue lorsque l'encaissement de la pièce génère l’envoi d’un statut de facture « encaissée » au client.
• Les factures acquittées présentent l’avantage d’être juridiquement valables. Ce sont des preuves du paiement pour les clients.
• L’article décrit toutes les autres solutions pour prouver le paiement d’une dette auprès d’un fournisseur, quelle que soit la transaction financière (virement, carte bancaire ou chèque). Elles utilisent le relevé bancaire, le ticket de carte, le talon du chéquier, un reçu ou une quittance.
• Certains logiciels de facturation, dont ceux d’Agiris, offrent la possibilité d’éditer des factures acquittées en quelques clics.

Facturation électronique : ce qui change pour vos factures 

De l’acquittement au suivi des factures, découvrez comment la réforme fait évoluer les pratiques de facturation des entreprises. 

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À quoi correspondent les factures acquittées ?

Vous avez probablement vu sur certaines factures la mention « acquittée ». Non systématique, elle présente toutefois une réelle utilité pour certaines créances.

Définition de la facture acquittée

Acquitter une facture signifie la payer ou la régler, soit se libérer d’une dette. La facture acquittée revient tout simplement à apposer la mention « acquittée » sur la pièce, ce qui veut dire que le débiteur a bien effectué le paiement de la somme due. Aussi, un tel document constitue une facture ordinaire enrichie de la mention « acquittée ». Cette pratique administrative ne revêt pas le caractère obligatoire. Mais, elle s’avère bien utile dans des cas particuliers de créances clients que nous allons détailler.

Utilité des factures acquittées

La mention « acquittée » apposée sur une facture de vente signifie que le règlement a été émis par l’acheteur ou reçu par le vendeur, en fonction de la personne qui l’ajoute. Aussi, les factures acquittées servent de preuve lorsque vous devez en produire une. Plutôt que de devoir fournir d’autres justificatifs de votre paiement, la simple mention « acquittée » écrite par votre fournisseur suffit. Mais, s’il refuse, vous pouvez également l’acquitter vous-même, en annexant d’autres justificatifs du paiement.

Dans certains cas de figure, vous devez justifier du règlement effectif de vos factures. La pratique de la facture acquittée étant répandue en France, il convient alors de le demander expressément au vendeur.

Quelles sont les obligations d’acquitter des factures ?

Cette démarche administrative ne constitue pas une obligation. Rien n’empêche un fournisseur de refuser d’émettre des factures acquittées, même si la pratique s’avère courante dans certains secteurs d’activité. Nous verrons qu’avec la réforme de la facturation électronique dans les TPE comme dans les PME, le principe évolue. Il devient parfois obligatoire à travers le statut de la facture « encaissée ».

Comment acquitter une facture classique non électronique ?

Ce dispositif de factures encaissées est très simple. Quelle que soit la personne qui émet la facture acquittée, elle procède de la même manière pour les factures traditionnelles, hors réforme de la facturation électronique.

Acquitter une facture ne signifie pas émettre une nouvelle pièce

Dans tous les cas, acquitter une facture n’exige pas d’émettre une nouvelle pièce. Bien au contraire ! C’est simplement une mention « acquittée » qui est ajoutée sur la facture initiale. Aussi, la facture acquittée conserve le même numéro que le document émis à l’origine.

Les mentions obligatoires sur une facture acquittée

Dans la mesure où la facture acquittée ne revêt pas de caractère obligatoire, il existe plusieurs manières d’indiquer l'acquittement sur la pièce. En général, l’entreprise appose le cachet « encaissée » sur un exemplaire de la facture.

Elle peut aussi l’écrire manuellement, voire y porter la date et la référence d’un virement, par exemple. Le paiement est reçu avant la facturation ? Alors, la pièce spécifie immédiatement le règlement, dès son émission, ce qui équivaut à une facture acquittée.

Pour le reste, les factures acquittées comportent toutes les mentions obligatoires des factures classiques, étant donné qu’elles ne constituent pas de nouveaux justificatifs, mais seulement des factures initiales avec une information supplémentaire : celle du paiement.

Facture acquittée par l'émetteur, soit le fournisseur

C’est le cas le plus logique et le plus courant. C’est le créancier, soit l’émetteur de la pièce, qui indique que son débiteur, le client, a bien procédé au paiement intégral de la facture. En cas de règlement partiel, ce vendeur ne doit pas acquitter la facture.

En outre, mieux vaut attendre le crédit effectif sur le compte de banque de l'entreprise avant d'émettre une facture acquittée. Dans le cas contraire, si la banque rejette le règlement, le fait d’avoir porté la mention « facture acquittée » trop tôt pourrait être préjudiciable.

Facture acquittée par le récepteur, soit le client

Dans certaines situations, le débiteur, soit le client, peut acquitter lui-même la facture qu’il a payée. Dans ce cas, il écrit la mention « acquittée » sur la pièce, ainsi que le mode de règlement. Il joint à ce document un extrait de compte bancaire qui fait figurer le paiement.

Comment acquitter une facture électronique ?

Le cas d’usage n° 2 : la facture électronique déjà payée au moment de l’émission 

La norme AFNOR n° XP Z12-014 relative aux cas d’usage B2B applicables dans le cadre de la Réforme Facture Électronique en France détaille les différentes situations que peuvent rencontrer les entreprises en matière de facturation.

Le cas d’usage n° 2 traite des factures qui ont déjà fait l’objet d’un paiement, par l’acheteur ou par un tiers payeur, avant leur émission. Par exemple, il s’agit d’une vente payée dès la prise de commande et qui ne laisse pas le temps pour émettre une facture d’acompte.

Ce type de document comporte alors des informations précises qui indiquent qu’il s’agit d’une facture déjà réglée et le total à payer ressort à zéro. Par conséquent, nous pouvons considérer qu’une telle facture électronique constitue bien une facture acquittée.

Les factures électroniques qui disposent d’un statut « encaissée » obligatoire

Le cycle de vie de chaque facture fait l’objet de suivis par l’émetteur et le destinataire, grâce aux différents statuts transmis. Seuls quatre d’entre eux ont le caractère obligatoire. Il s’agit de ceux également communiqués à l’administration fiscale. Le statut « encaissée » en fait partie. Il est obligatoire pour toutes les factures pour lesquelles la TVA est exigible lors de l’encaissement, soit :

• les prestations de services, sans option pour la TVA sur les débits ;
• toutes les factures d’acompte.
  

Aussi, nous pouvons considérer que la transmission de ce statut par la plateforme agréée d’émission (celle du fournisseur) à la plateforme agréée de réception (celle du client) vaut preuve de l’acquittement. En effet, l’entreprise qui a acheté et payé le bien ou le service reçoit le statut « encaissée » en retour, ce qui correspond à l’ancien tampon manuel apposé sur la facture.

Les factures électroniques B2B sans statut de facture « encaissée » obligatoire

Ce sont toutes les ventes à des entreprises assujetties à la TVA française pour des biens ainsi que pour des prestations de service avec option pour la TVA sur les débits. Dans de tels cas, si l’entreprise acheteuse souhaite obtenir une facture acquittée, nous suggérons d’utiliser le lisible de la facture pour y faire apposer la mention « acquittée » comme pour la facturation non électronique.

En effet, n’oublions pas que les plateformes agréées ont l’obligation de communiquer un lisible de la facture, quel que soit le format, si le client l’exige. Ceci est expliqué dans la norme AFNOR XP Z 12 - 012 relative aux formats et profils des messages de factures et statuts de cycle de vie. Plus précisément, consultez le paragraphe 4.6 - Règle de constitution d’une représentation lisible d’une facture électronique.

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Quelle est la valeur juridique d'une facture acquittée ? 

Ce dispositif administratif existe parce qu’il a bien une utilité. Mais, que vaut sur le plan juridique une facture acquittée ?

Demander à son fournisseur d’acquitter une facture sert à prouver le paiement effectif de sa dette. L’article 1353 du Code civil précise que « celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. Réciproquement, celui qui se prétend libéré d’une obligation doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l’extinction de son obligation ».

Donc, cette personne doit pouvoir apporter un justificatif du paiement effectif. En ce sens, la facture acquittée, document qui émane du créancier, affirme que le règlement complet a bien eu lieu.

Prenons un exemple. La personne qui émet un paiement en espèces ne peut pas prouver avoir émis ce règlement, sauf à obtenir une facture acquittée de son créancier.

Quels secteurs d’activité ou quelles transactions pratiquent couramment les factures acquittées ?

Le recours aux factures acquittées est répandu dans certaines activités ou pour des circonstances particulières que rencontrent les entreprises.

Secteur du BTP

Notamment dans le cadre des marchés publics, la pratique de la facture acquittée est très répandue. Le secteur du bâtiment a l'habitude de fonctionner avec des factures émises en fonction de l’avancement des travaux. Il s‘agit de factures de situations pour lesquelles l’entreprise de BTP réclame au maître d’ouvrage le paiement d’acomptes à différentes étapes du chantier. Après chaque règlement, l’entrepreneur du bâtiment envoie une facture d’acompte acquittée, soit une preuve juridique du paiement effectif.

Les ventes avec encaissement en espèces

Ce sont typiquement les transactions commerciales pour lesquelles une des seules manières de prouver le paiement effectif consiste à demander une facture acquittée. Vérifiez bien que la mention ajoutée sur la facture spécifie le mode de règlement en espèces ainsi que la date. Sinon, vous pouvez aussi exiger de recevoir un reçu ou une quittance pour un tel paiement. C’est une pratique courante dans le domaine des assurances, des prêts ou des loyers.

Des procédures administratives variées

Les banques exigent parfois la preuve du paiement des factures pour débloquer des financements accordés. La facture acquittée constitue alors un justificatif irréfutable et qui renforce la traçabilité des paiements effectués. Souvent, ces établissements financiers demandent d’ajouter aussi un extrait du compte bancaire, un ticket de carte bancaire, etc.

Citons également les organismes publics qui octroient des subventions aux entreprises. Le versement effectif des aides est généralement conditionné à la fourniture de divers justificatifs, devis, contrats, factures et preuves de paiement, dont les factures acquittées.

Quelles autres solutions utiliser comme preuve de paiement d’une facture ?

Vous ne parvenez pas à obtenir de factures acquittées de vos fournisseurs ? Voici d’autres solutions pour prouver vos paiements.

Le relevé bancaire qui mentionne le paiement et le bénéficiaire

Vous avez réglé vos factures par virement ? Rien de plus simple que d’obtenir de votre banque un justificatif qui trace toute l’opération, avec l’émetteur et le destinataire ainsi que la date. Le libellé du virement figure en clair sur le relevé de compte et vous disposez de davantage d’informations sur l’avis de virement.

Notamment, cliquez sur la ligne du relevé de compte dans votre espace client et accédez au détail de l’opération effectuée. Ainsi, vous connaissez la raison sociale du bénéficiaire, son IBAN, la date d’exécution du virement et le motif saisi.

Le ticket de carte bancaire

Votre fournisseur est de mauvaise foi et conteste avoir reçu votre paiement ? Pourtant, dans votre comptabilité, le règlement figure dans la liste des montants payés par carte bancaire. En cas de litige, vous pouvez aisément apporter la preuve de ces mouvements de trésorerie payés par carte. En effet, sur votre relevé de compte, toute dépense par carte mentionne obligatoirement le nom du destinataire. Il vous suffit donc de fournir un extrait de ce compte et éventuellement une copie du ticket de carte.

Les preuves relatives à un chèque

Fournissez comme justificatif, la copie du chèque réalisée par la banque et qui mentionne le bénéficiaire, ainsi que la copie du talon du chèque extrait de votre chéquier (avec les mêmes informations). En effet, votre banque peut accéder à votre demande afin de vérifier l’identité du bénéficiaire d’un chèque émis et issu de votre chéquier.

Un reçu ou une quittance

Par ce document, le destinataire du paiement certifie avoir bien reçu l’argent. C’est typiquement ce qui se pratique pour les loyers. Le propriétaire ou bailleur n’a pas l’obligation d’émettre systématiquement des quittances. En revanche, en cas de demande du locataire, il doit s’exécuter, s’il constate bien le paiement intégral des sommes dues.

Une attestation d'une personne habilitée

La banque peut émettre ce type d’attestation pour un paiement, tout comme un commissaire de justice. C’est aussi le cas pour des commissaires aux comptes, par exemple dans le cadre de dossiers de subventions d’investissement qui requièrent parfois une telle procédure, en plus de la copie de l’extrait de comptes. Dans ce cas, l’auditeur certifie une liste récapitulative de dépenses, après avoir vérifié les justificatifs joints (factures et extraits de comptes).

Acquittez vos factures électroniques ou traditionnelles en un clic

Quel que soit le mode de facturation que vous pratiquez dans votre entreprise, mieux vaut pouvoir éditer rapidement les factures acquittées que vous réclament vos clients. Chez Agiris, nos logiciels de gestion commerciale vous offrent cette fonctionnalité en un clic. Pour une facture électronique, si elle fait l’objet d’un statut de factures « encaissé », la transmission automatique de cette information par la plateforme agréée répond au besoin de facture acquittée. Dans tous les autres cas, il vous suffit de l’éditer et d’enrichir les informations qui y figurent pour spécifier la mention « acquittée ». Nous vous proposons de découvrir les différentes formules de nos logiciels de gestion commerciale pour TPE et PME.