Facturation simple et électronique : comment s'organiser ?

La facture électronique s’impose à toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA d’ici septembre 2027, y compris les auto-entrepreneurs qui ne facturent pas la taxe (franchise en base). Souvent vécu comme une contrainte, ce changement réglementaire bouscule les habitudes. Il exige d’utiliser un logiciel de facturation professionnel, ainsi qu’une plateforme agréée. Pourtant, le nouveau processus à mettre en place peut tout à fait correspondre à de la facturation simple, rapide, sécurisée et dans un format dématérialisé. Vous en doutez ? On vous explique !

Facturation électronique : simplifiez vos obligations dès aujourd'hui

Ne subissez pas la transition : téléchargez notre livre blanc pour découvrir comment automatiser vos factures et réussir sereinement votre mise en conformité. 

Accéder au guide

Comment définir une facturation simple pour une TPE, un indépendant ou une micro-entreprise ? 

Quoi de plus normal que de chercher à simplifier les tâches administratives dans sa petite entreprise ? Mais, au-delà des idées reçues au sujet des logiciels pour devis et facturation, savez-vous comment qualifier une facturation simple ?

Une facturation en ligne et dématérialisée, avec ou sans TVA

Faire simple en matière de facture en 2026 ou 2027, c’est établir ses factures sur un outil de facturation en ligne et sans gérer de papier. La transformation digitale bien amorcée notamment sur le plan bancaire et les fiches de paie s’étend logiquement aux factures et devis. Désormais, la facture dématérialisée obligatoire correspond à la facture électronique telle que le définit la réforme fiscale française. Une telle pièce se crée, s’envoie, se reçoit, se contrôle, se valide, se paie et s’archive sous une forme électronique. Commode, transparent, sans équivoque et fluide, voilà un processus simple que nous allons détailler.

Finies les créations manuelles et laborieuses de factures sur Excel ou Word, avec les ressaisies et les erreurs matérielles à la clé. Terminé le classement pénible dans des boîtes d’archive qui occupent tant d'espace. Vous évitez aussi le risque de perte de documents ou les recherches épineuses de dossiers archivés. À bas le client qui soutient n’avoir rien reçu, un prétexte confus pour décaler le règlement de ses dettes.

Une facturation avec des fonctionnalités qui relient les devis et les factures

La simplicité d’une facture provient du fait que vous ne la créez pas de toutes pièces, en partant de zéro. Avec les bons outils en ligne, émettre sa facture en quelques clics devient réalisable pour tous, car elle se génère à partir du devis. Par exemple, si vous établissez votre facturation des temps passés et avez rédigé un devis avec des prestations forfaitaires, c’est enfantin de transformer le devis en facture. Si votre devis comporte toutes les informations recommandées, le processus de facturation prend quelques secondes avec un tel logiciel.

Des factures établies sur un logiciel professionnel qui vous aide de bout en bout

Un autre critère pour mettre en place un processus de facturation simple consiste à choisir le bon outil. Oubliez la bureautique définitivement pour vos devis et vos factures. Ce mode de fonctionnement devient non conforme du fait de la réforme de la facturation électronique (RFE). En effet, Excel comme Word ne permettent pas de respecter vos nouvelles obligations que nous détaillons dans la partie suivante.

En outre, un tel logiciel structure le travail de facturation de A à Z. Il vous offre un cadre normé pour avancer sans ambiguïté et de façon compréhensible. Vous disposez d’alertes, par exemple, sur les mentions obligatoires à incorporer à vos factures. Les modèles font l’objet d’actualisation en fonction des évolutions réglementaires. Muni de telles fonctionnalités, votre outil de facturation vous assure de traiter les factures clients sereinement, sans douter et sans stresser.

Des factures électroniques émises dans un format simple et lisible avec Factur-X

Évitez de chercher un moyen tarabiscoté ou savant de transformer un PDF classique pour une facture bureautique en fichier électronique Factur-X. Adoptez tout de suite un logiciel qui offre le bon format nativement. Ce n’est pas sorcier : ce type d’outil bête comme chou fait dans la simplicité et vous gagnez un temps certain. Vous émettez vos factures clients en partant des devis, et directement dans un des formats légaux.

Les fichiers sont prêts pour une transmission directe au client par la plateforme agréée (PA) de votre choix, par exemple eFacture. L’extraction des données à communiquer à l’administration fiscale (processus e-invoicing) devient alors une simple formalité pour cette PA. C’est la seule autorisée à réaliser cette déclaration fiscale.

Pourquoi la réforme de la facturation électronique aide à simplifier la facturation des petites entreprises ?

Comme nous l’avons évoqué dans les critères de simplification de vos factures, la RFE y contribue bien plus qu’il n’y paraît de premier abord. Oubliez toutes les idées négatives qui circulent autour de cette nouvelle réglementation fiscale relative à la TVA. Nous vous proposons de changer de prisme et de vous la rendre accessible et abordable.

Quelles sont les obligations que comporte la réforme fiscale dite RFE ?

Pour bien comprendre comment la facturation électronique obligatoire conduit à une vie plus simple, commencez par assimiler les nouvelles exigences fiscales. Rappelons que cette réforme vise à lutter contre la fraude à la TVA. Suivra d’ici 2029 ou 2030 le pré-remplissage des déclarations de TVA par l’administration fiscale (DGFiP).

Voici les points à retenir pour se mettre en conformité :

1. Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France sont éligibles à la RFE. Attention, ne confondez pas avec la notion de redevable. Ainsi, toutes les micro-entreprises doivent adopter les nouvelles dispositions, en tant qu’assujetties. Pourtant, certaines ne facturent pas de TVA, car elles restent sous le plafond autorisé pour la franchise en base.
2. Tous ces professionnels doivent s’organiser pour recevoir des factures électroniques émises par leurs fournisseurs dès le 1er septembre 2026. Cela signifie choisir une plateforme agréée par la DGFiP, comme celle d’Agiris, eFacture.
3. L’obligation d’émettre des factures électroniques concerne seulement les ventes à des entreprises situées en France et soumises à la TVA. Elle est assortie d’une nouvelle déclaration obligatoire sur le plan fiscal : l’e-invoicing. Ce dispositif consiste à extraire les données de ces factures électroniques et les transmettre à l'administration.
4. Les autres ventes des entreprises, donc hors champ du format électronique, sont à déclarer périodiquement (et jour par jour) à la DGFiP. C’est le processus appelé e-reporting.
5. Cet e-reporting comporte également la déclaration des achats à l’international, sauf les importations de biens, car la DGFiP en a déjà connaissance avec la douane.
6. Les professionnels doivent aussi déclarer les dates de paiement pour les factures de prestations de services, si l'entreprise n’a pas opté pour la TVA sur les débits. C’est également le cas pour les factures d’acompte.
7. Les factures électroniques font l’objet d’un suivi tout au long de leur cycle de vie (de l’émission au paiement). Des notifications circulent, appelées statuts de facture. Elles renseignent les entreprises (et la DGFiP en partie) sur l'avancement du traitement de chaque pièce comptable. Ce sont les plateformes agréées qui se chargent de ce processus.
8. Pour les échanges de factures électroniques émises ainsi que la transmission des déclarations e-invoicing et e-reporting, vous devez aussi adopter une plateforme agréée.
9. La mise en application de la RFE en matière d’émission, d’e-reporting et d’e-invoicing intervient à deux dates différentes au plus tard. Les grandes entreprises et les ETI doivent s’y conformer pour début septembre 2026. Toutes les autres structures disposent d’un an supplémentaire pour s'organiser.

Pourquoi le format électronique des factures contribue à simplifier et à sécuriser les échanges commerciaux ?

Les factures électroniques au sens fiscal de la réforme correspondent à des fichiers extrêmement normés et cadrés. Toutes les entreprises doivent émettre de telles factures avec des champs bien spécifiques, en conformité avec la norme européenne EN 16931 et les normes françaises. C’est aussi le cas pour les mentions obligatoires qui doivent y figurer et que la PA vérifie.

En cas de non-conformité, la plateforme agréée rejette la facture. La pièce n’est donc pas transmise à votre client. De cette manière, vous supprimez le doute sur la forme des factures émises ou reçues. C’est un atout de taille pour davantage de simplicité et moins de litiges dans les échanges entre le fournisseur et son client.

Comment les plateformes agréées pour la facturation électronique rationalisent la gestion des flux entre entreprises ?

Ces prestataires délivrent toujours la facture au bon destinataire, grâce aux informations que comporte l’annuaire national, anciennement appelé portail public de facturation (PPF). C’est lui qui détient l’adresse électronique de facturation indispensable à la bonne transmission des factures. Ne la confondez pas avec une adresse mail : elle ne contient pas le symbole @ et commence obligatoirement par le SIREN de votre entreprise.

Les PA suivent aussi la facture tout au long de son cycle de vie. La PA d’émission et la PA de réception s’échangent des informations appelées statuts de facture, ce qui améliore la transparence entre les entreprises. En tant qu’entrepreneur, vous augmentez clairement la visibilité sur votre activité commerciale, tout en simplifiant votre gestion comptable.

Comment les contrôles des fichiers de factures évitent les erreurs de facturation ?

Les plateformes agréées jouent le rôle de garde-fou, parce qu’elles réalisent des vérifications lors de l’arrivée des factures. Elles ont la possibilité d’envoyer des messages en cas d’anomalie. Si vous créez vos factures avec des erreurs sur ces points, elles sont immédiatement identifiées et la PA vous demande de la revoir.

Voici en synthèse comment votre plateforme agréée d'émission vous aide à simplifier vos factures :

• Elle contrôle la conformité de chaque facture à un des formats autorisés : UBL, CII et Factur-X.
• Elle s’assure de la présence des bonnes mentions sur chaque facture ainsi que des données minimales obligatoires, champ par champ.
• Elle vérifie l’absence de doublon ainsi que le respect des règles de gestion (comme le calcul du HT et de la TVA).
• Elle contrôle l’adresse électronique du destinataire comme évoqué précédemment.

Que propose Agiris pour faciliter la facturation électronique des PME, TPE et micro-entreprises ?

Nous disposons de toute une gamme de logiciels de gestion commerciale pour PME, TPE et indépendants. Ils se complètent par toute une palette d’outils périphériques, plateforme agréée, solution de pré-comptabilité, logiciel de comptabilité, etc.

Des logiciels de facturation et d’émission de devis simples à prendre en main

Pour les très petites entreprises qui cherchent tout particulièrement une solution de facturation simple et électronique, Agiris Gestion Mini remplit parfaitement la mission. Cela vous coûtera 9 euros HT par mois. Pour ce tarif, vous réalisez vos devis en ligne. Vous les transformez en factures électroniques. Vous gérez vos bons de livraison. Vous suivez le recouvrement ainsi que les impayés et envoyez des relances. Vous bénéficiez de tableaux de bord pour toute votre activité commerciale.

La gamme se poursuit avec Agiris Gestion Live, un abonnement plus complet au coût de 25 euros HT par mois. S’ajoutent à l’offre Agiris Gestion Mini, la gestion des stocks, des bons de commande, des TPV (terminaux point de vente), ainsi que le pilotage de la relation client.

Enfin, les PME et TPE qui se décident pour Agiris Gestion Manager (pour un coût de 35 euros HT par mois), profitent des fonctionnalités supplémentaires suivantes : gestion des expéditions, du planning, des achats et des représentants.

Une offre d’outils de facturation simples et qui intègrent tout le processus de la RFE avec eFacture

Toute cette gamme de logiciels de gestion offre les modules indispensables désormais à la création de vos factures fournisseurs. Et en plus, les trois abonnements comportent pour le même prix, donc sans surcoût, la connexion à la plateforme agréée d’Agiris, eFacture. Ainsi, vous disposez de tout l’équipement nécessaire pour vous mettre en conformité avec la réforme de la facturation électronique.  

Facturation électronique : simplifiez vos obligations dès aujourd'hui

 Ne subissez pas la transition : téléchargez notre livre blanc pour découvrir comment automatiser vos factures et réussir sereinement votre mise en conformité. 

Télécharger le guide

Passez à la facture électronique conforme dans la simplicité avec Agiris

L’offre Mini d’Agiris ne correspond pas à une solution de facturation gratuite, comme le prônent de nombreux concurrents. Mais, elle s’avère particulièrement simple à prendre en main. Ainsi, chaque utilisateur d’une application Agiris paie le service à son juste prix. Ce ne sont pas les abonnements supérieurs qui absorbent le coût induit par une éventuelle gratuité des formules de base. Pour 9 euros par mois, le retour sur investissement n’attend pas, si vous calculez le gain de temps et la réduction de vos litiges ou soucis commerciaux. Pour vous en rendre compte par vous-même, le plus simple reste de tester gratuitement l’outil.