Facturation électronique en TPE : une conformité sans stress

La réforme de la facturation électronique implique une réelle transformation digitale en TPE. Ce processus peut sembler complexe pour des entités économiques qui se trouvent à la croisée des chemins. Elles ne disposent pas d’un équipement informatique aussi structuré et complexe que les PME. Pour autant, elles ont tout d’une grande, et peuvent difficilement se comparer au freelance ou micro-entrepreneur. Les bénéfices de la facturation électronique en TPE arriveront assurément. Mais, dans un premier temps, l’urgence consiste à gérer ce projet correctement, afin de se mettre en conformité avec méthode et sans stress inutile. Agiris vous donne les clés essentielles et vous suggère les accompagnements à actionner d’ici septembre 2027.

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 Quelles sont en synthèse les nouvelles obligations des très petites entreprises liées à la RFE ?

 Vous cherchez une information synthétique sur tout ce qui vous attend d’ici septembre 2027 en matière de réforme de la facturation électronique (RFE) ? Nous l’avons préparée pour vous. 

 Pourquoi la facture électronique ne correspond pas à un fichier PDF envoyé par mail ? 

Le logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs existe depuis des années, afin de rendre numérique un document papier, grâce à un scan notamment. L’envoi de factures aux clients au format PDF, par une simple pièce jointe à un mail, fait aussi partie des pratiques administratives courantes. Certaines entreprises, y compris de taille modeste, pratiquent également les flux de factures EDI (échanges de données informatisées) dans certains secteurs d’activité, comme l’agroalimentaire.

Pour autant, tous ces processus ne correspondent pas à la nouvelle définition de la facture électronique. Désormais, un tel document suit des règles fiscales précises. En résumé :

• La facture se veut électronique de bout en bout, soit dès son émission jusqu’à son paiement, sans oublier sa transmission, sa réception, son traitement et son archivage.
• Elle doit s’établir dans un des formats autorisés par la réforme, soit CII, UBL ou Factur-X. Les trois comportent un fichier de données structurées, en conformité avec la norme européenne EN 16931.
• Enfin, les vendeurs et acheteurs ne s’échangent pas directement les fichiers par mail. Seuls des intermédiaires privés, immatriculés par l’administration fiscale, peuvent prendre cela en charge. Il s’agit des plateformes agréées (PA), comme eFacture. Vous devez donc obligatoirement en choisir une avant septembre 2026.

L’émission de factures électroniques en France

Elle devient obligatoire dans toutes les entreprises privées assujetties à la TVA, et cela pour toutes les transactions commerciales avec des entreprises également assujetties et situées en France. Les TPE, PME et micro-entreprises ont jusqu’au 1er septembre 2027 pour s’y conformer. L’échéance est fixée pour les plus grandes entités au 1er septembre 2026. 

La réception de factures électroniques 

L’adhésion à une plateforme agréée (PA) par l’administration fiscale 

 Nous venons de l’évoquer. C’est le seul moyen de réaliser les échanges de factures entre les clients et les fournisseurs. C’est aussi la PA qui fait le lien avec le portail public de facturation, seul organe qui communique avec l’administration fiscale. Enfin, la PA prend en charge l’alimentation de l’annuaire de la facturation électronique afin d’organiser le routage de vos factures (choix de la ou des adresses électroniques notamment).  

Des obligations e-invoicing et e-reporting qui complètent le processus de facturation électronique

L’administration fiscale souhaite pré-remplir vos déclarations de TVA d’ici 2029 ou 2030. Elle cherche donc à tout connaître, au fil de l’eau, de l’activité économique des entreprises françaises. Elle récupère les données incluses dans les factures électroniques, grâce à un dispositif appelé e-invoicing. C’est une déclaration que votre PA lui communique régulièrement.

Étant donné que la facture électronique couvre seulement une partie des transactions, vous devez aussi transmettre d’autres informations complémentaires concernant les ventes hors champ du format électronique. Cela concerne également les achats intracommunautaires, les importations hors UE de prestations de services ainsi que certaines dates de règlement. C’est le processus e-reporting. Il comprend notamment les ventes aux particuliers ou à des clients professionnels hors France.

Pourquoi la facturation électronique constitue-t-elle un projet particulier dans les TPE ? 

La réforme de la facturation électronique poursuit des objectifs fiscaux en premier, avec la lutte contre la fraude à la TVA notamment. Elle cherche aussi à rendre les transactions commerciales plus fluides et sécurisées entre les professionnels. Le processus doit faciliter le contrôle des factures, réduire les litiges et accélérer les paiements.

Mais, les obligations restent strictement les mêmes, quelle que soit la taille de l’entreprise. Cela constitue une difficulté apparente pour la TPE, même si elle bénéficie de plus de temps pour s’organiser, grâce à un calendrier par étapes.

La TPE, une structure éloignée des PME équipées d’un ERP

Face aux exigences de cette réforme, la très petite entreprise doit se préparer au même titre qu’une PME. Toutefois, elle n’utilise pas en général de système informatique global appelé ERP, et qui gère tout de A à Z (devis, factures, achats, stocks, production, comptabilité, etc.).

Ces PME doivent réaliser une analyse fine des besoins d’adaptation de leur ERP pour la facturation électronique. En effet, l’ERP doit piloter correctement les factures en émission, gérer celles en réception, et communiquer parfaitement avec la plateforme agréée.

Selon son métier, la TPE peut recourir à des logiciels spécialisés pour certains aspects de son activité. Dans ce cas, le projet comporte aussi une telle analyse, en concertation avec l’éditeur du logiciel.

La TPE, une entité bien différente de la micro-entreprise ou du freelance avec peu d’outils

À l’opposé, la TPE se distingue aussi de la structure légère que constitue une micro-entreprise. Une TPE doit respecter toutes les règles comptables et fiscales liées à son régime fiscal, ce qui l’éloigne beaucoup de la simplicité administrative de la micro-entreprise. Sa gestion de la réforme ne peut donc pas se comparer à la facturation électronique d’un auto-entrepreneur, qu’il soit travailleur indépendant, freelance, etc.

La TPE, une société qui fonctionne généralement de pair avec un cabinet d’expertise comptable

Pour les raisons exposées précédemment, la TPE se trouve bien à la croisée des chemins. Elle dispose de peu de ressources propres pour mener un tel projet de transformation digitale, mais ses obligations restent identiques aux autres entreprises. Se faire aider est essentiel.

Heureusement, l’expert-comptable est un partenaire du quotidien, totalement qualifié pour orienter le dirigeant de TPE dans ses choix pour la facturation électronique. En outre, c’est lui qui traite la comptabilité et qui, par voie de conséquence, doit réceptionner sans difficulté les factures électroniques émises comme reçues, avec la validation dématérialisée de la TPE.

Quels outils et quelles démarches privilégier pour la gestion du projet RFE en TPE ?  

La DGFiP vous envoie des mails régulièrement, si vous n’avez toujours pas choisi de plateforme agréée pour recevoir les factures électroniques. Mais, ce n’est pas le seul point qui doit vous alerter. Une gestion correcte et sereine de la RFE exige de s’organiser et bien en amont des échéances butoirs.

Un mode projet à adopter pour 2026 et 2027, mais pas en vase clos

Le mois de septembre est arrivé et vous avez peu avancé ? C’est le moment de s’organiser, dès le dernier trimestre de l’année. C’est la période où vous trouverez le plus d’écoute et de bande passante chez votre expert-comptable, comme chez les éditeurs de logiciels. Plus vous attendrez pour déployer l’étape 2 de la réforme, soit l’émission de factures électroniques, plus vous risquez de vivre le goulot d’étranglement avec les nombreux retardataires. 

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Les tâches essentielles à réaliser, avec l’appui de votre cabinet comptable

Partant du principe que l’échéance de septembre 2026 est dépassée, vous avez normalement déjà choisi une plateforme agréée de réception. Ce point n’est pas repris ici. Toutefois, si ce n’est pas le cas, c’est la première urgence pour votre projet RFE.

Voici les étapes à prévoir :

1. L’analyse des flux de factures entrantes (fournisseurs) comme sortantes (clients). Cette cartographie, réalisée conjointement avec l’expert-comptable, permet d'identifier les différents cas d’usage à traiter dans votre TPE.
2. La mise à jour des référentiels articles et tiers, afin d'émettre des factures conformes et sans risque de rejet par la plateforme agréée notamment.
3. S’équiper d’un outil de facturation conforme bien avant l’échéance de septembre 2027, surtout si vous réalisez toujours vos factures sur tableur ou traitement de texte.
4. Identifier la plateforme agréée en émission la plus appropriée, en particulier au regard de vos cas d’usage et de votre secteur d’activité. Si vous disposez déjà d’un logiciel de facturation, les échanges avec l’éditeur s’avèrent utiles aussi.
5. S’assurer de la faisabilité de l’e-reporting en cas de ventes avec une caisse enregistreuse. Plusieurs méthodes existent. Mais l’automatisation du processus est à privilégier, avec une récupération des données du ticket Z notamment. Commencez par mettre votre équipement en conformité et échangez avec le fournisseur pour organiser la communication avec la plateforme agréée.

Quel accompagnement technologique offre AGIRIS aux TPE pour se mettre en conformité avec la RFE ?

En tant qu’éditeur de logiciels de gestion pour les TPE, les PME et leurs experts-comptables, Agiris s’efforce d’apporter des solutions technologiques collaboratives et évolutives, afin de garantir la conformité maximale avec les textes.

Une palette d’outils partagés entre l’expert-comptable et la TPE

Chez AGIRIS, nous accompagnons tous les professionnels, en particulier dans le déploiement de la facturation électronique. Nous proposons toute une gamme d’outils pour piloter la gestion commerciale et administrative des petites et moyennes entreprises. Vous trouverez tout ce dont vous avez besoin pour votre TPE :

• devis ;
• factures électroniques comme classiques ;
• comptabilité ;
• paie ;
• logiciels de caisse ;
• plateforme collaborative avec l’expert-comptable.

Nous complétons même avec des solutions métiers spécialisées pour de nombreux secteurs d’activité ainsi que du matériel informatique et réseaux.

Un accompagnement à la prise en main des outils de facturation 

L’avantage d’AGIRIS pour votre projet facturation électronique, comme pour tout déploiement d’une solution informatique, c’est l’accompagnement de proximité. Éditeur français indépendant, AGIRIS dispose de 80 formateurs certifiés pour vous aider à prendre en main les outils. Quelle que soit votre préoccupation au quotidien, vous trouverez toujours chez nous un conseiller spécialisé dans votre secteur d’activité ou dans le domaine fonctionnel pour vous assister. En outre, AGIRIS vous garantit un maintien de vos compétences au fil du temps, grâce à ses divers supports d’information et de perfectionnement.

Nos logiciels spécialement conçus pour la facturation électronique en TPE

AGIRIS vous propose, ainsi qu’à votre expert-comptable, tous les outils nécessaires pour la RFE :

• Des logiciels de facturation pour toute la gestion commerciale. Ils couvrent les besoins de la facture électronique entrante ou sortante, ainsi que les flux de factures classiques hors champ de la RFE.
• eFacture, la plateforme agréée de Cecurity.com, une société du groupe ISAGRI, parfaitement interopérables avec nos autres logiciels.

Ces outils font partie de nos trois forfaits d’abonnement mensuels. Cette offre tarifaire se veut évolutive, afin d’accompagner vos besoins et la croissance de votre entreprise. Agiris Gestion Mini, Live ou Manager, vous avez le choix, pour un coût mensuel HT compris entre 9 et 35 euros. Dans les trois cas, l'abonnement comporte l’émission de devis et factures, la gestion des impayés et des relances, des tableaux de bord, sans oublier les services de la plateforme agréée.

La facturation électronique, un projet incontournable à mener pour plus de sérénité fiscale demain

Plutôt que reporter au lendemain la réflexion et le choix de vos outils, et donc la mise en conformité avec la facturation électronique, profitez des derniers mois de 2026 pour lancer le projet. Votre cabinet comptable dispose d’ailleurs du maximum de disponibilité pour vous aider à ce moment-là. Son intérêt en matière de gestion de la facturation électronique est identique au vôtre. Il traite votre comptabilité, vos déclarations de TVA. Demain, il supervisera la transmission à l'administration fiscale des données pour l’e-invoicing et l’e-reporting.

Donc, la mise en place de solutions collaboratives qui assurent les bonnes fonctionnalités avec le maximum de sérénité importe à votre cabinet comptable. Et si AGIRIS vous aidait encore davantage à améliorer cette collaboration et à gérer la transition technologique ? Pour en discuter, échangez avec un expert AGIRIS.