La facture de débours pour l’entrepreneur en 11 questions

Un entrepreneur ou un indépendant peut assumer des frais pour le compte d’un client, dans le cadre d’une mission. Plutôt que de les inclure dans une facture de prestation classique, un autre système existe : les débours. Savez-vous comment fonctionne la facture de débours, ou plutôt la note de débours ? Quelles sont les différences avec la facture traditionnelle avec TVA ? Comment procéder pour l’établir et la comptabiliser avec votre logiciel de devis et facturation ? Voilà quelques questions auxquelles nous répondons dans cet article.

#1 - Que veut dire le mot débours dans l’expression facture de débours ?

Le dictionnaire explique que ce mot « débours » provient du verbe débourser. Aussi, le débours revient à une somme d’argent qu’une personne débourse et avance pour le compte d’une autre.

Sur le plan juridique, la définition de débours correspond aux avances réalisées par les personnes qui détiennent quelque chose, comme les dépositaires ou séquestres. Ils doivent s’assurer de la conservation du bien qu’ils gardent et avancent des dépenses en ce sens.

Les débours existent également dans des professions juridiques, comme les avocats, les mandataires ou les officiers ministériels. Ils recourent à ce système d’avances pour des frais d’actes, de copies, de publicité ou de taxes à payer, par exemple.

#2 - Pourquoi la facture de débours est-elle d’une nature particulière ?

La notion d’avance réalisée pour le compte d’un tiers sous-entend qu’un remboursement de ces montants est supposé intervenir ensuite. Nous pourrions conclure qu’il convient pour la personne qui a payé les frais d’émettre une facture de débours. Mais, le terme facture, bien qu’utilisé, est plutôt impropre dans ce cas de figure.

En effet, dans le cas présent, l’objectif est juste de récupérer le montant avancé. C’est un document justificatif de la demande de remboursement, plus qu’une facture. Il fonctionne différemment, notamment sur le plan de la TVA. Il exige la présence d’un mandat de débours. La refacturation s’effectue en TTC, sans dégager la TVA, sur la base de justificatifs établis au nom du client, qui, eux, comportent la taxe à la valeur ajoutée éventuelle.

#3 - Quel terme utiliser à la place de la facture de débours ?

Ce document qui sert à se faire rembourser des frais engagés pour un tiers correspond à une note de débours. Vous rencontrez aussi le terme de mandat de débours, sachant qu’il précède le paiement des frais en question. Ce mandat autorise un tiers à avancer des sommes pour le compte d’un autre, généralement son client. Ensuite, il peut émettre une note de débours, assimilée à une facture, afin de réclamer le remboursement. Ce document sert à justifier la somme ainsi obtenue.

#4 - Quels types de frais de débours peut rencontrer un entrepreneur ?

En dehors des professions juridiques citées en début d’article, beaucoup d’entrepreneurs peuvent utiliser le système de débours pour leur activité. Par exemple, il peut s’agir de frais de déplacement, d’organisation d'événements ou d’achats de fournitures.

Prenons le cas d’un artisan qui achète des matériaux pour des travaux chez un client. Il peut tout à fait acheter les articles avec une facture établie au nom de son client et avancer la somme. Dans un tel cas, il se fait rembourser de ces débours ensuite, en produisant sa note, avec en annexe, les justificatifs détaillés.

#5 - Comment refacturer des frais de débours à un client afin d’en obtenir le remboursement ?

La note ou facture de débours intervient s’il existe un mandat signé avec le client. Elle comporte systématiquement les informations suivantes :

• coordonnées de l’émetteur et du destinataire de la note de débours ;
• description des frais engagés pour le compte du tiers ;
• montant TTC des frais refacturés au centime près ;
• détail des dépenses engagées pour le compte du tiers produites en annexe (factures établies au nom de ce tiers avec le hors taxes et la TVA) ;
• modalités de paiement et date d’échéance.

#6 - Est-ce que les dépenses du type débours sont soumises à la TVA ?

La réponse est non, pas de TVA rajoutée au TTC refacturé. C’est la grande particularité d’une facture de débours, par rapport à une facturation classique. Ici, la taxe figure sur les justificatifs annexés à la note de débours. Ces documents sont d’ailleurs établis au nom de la personne pour qui les frais sont engagés. Simplement, ce tiers ne les paie pas directement lui-même.

Donc, l’émetteur de la note de débours ne doit pas ajouter de TVA au montant TTC qu’il refacture. Il se fait juste rembourser la somme avancée, rien de plus. En revanche, celui qui reçoit la demande de remboursement, s’il est assujetti à la TVA, peut récupérer la taxe, dans la mesure où la nature des dépenses le permet.

#7 - Comment intégrer les frais de débours dans une facture de prestation de services ?

Dans les faits, un entrepreneur qui a engagé des dépenses pour son client peut inclure la note de débours dans sa facture de prestation, mais sur une ligne spécifique. Par exemple, un expert-comptable au moment de facturer ses honoraires, selon sa lettre de mission, ajoute les débours en fin de facture. Il annexe les justificatifs. Ce sont notamment les frais de greffe pour les formalités liées à l’assemblée générale. Ces dépenses font l’objet d’une facture du greffe au nom de l’entreprise et non pas de son expert-comptable.

#8 - Comment comptabiliser les débours et la facture de débours dans votre entreprise ?

La comptabilisation suit des règles bien différentes de celles appliquées pour des factures classiques. Ce qui importe, c’est ici la notion de frais avancés pour le compte d’un tiers.

Lorsque le fournisseur établit une facture au nom de votre entreprise, vous enregistrez l’achat en comptabilité au compte de résultat, dans les charges. Ici, vous avancez des frais de débours et les justificatifs ne portent pas le nom de votre entreprise. Aussi, vous saisissez la pièce au débit d’un compte de bilan, le 467. C’est un compte de passage en quelque sorte, le temps de recevoir le remboursement de la somme avancée.

Côté facture de débours ou note de débours, la pièce ne s’enregistre pas en comptabilité. C’est l’obtention du remboursement qui entre dans le compte 467, plus précisément au crédit. Ainsi, ce compte est soldé et vous pouvez réaliser le lettrage du compte.

Donc, contrairement à une facture de vente classique, cette facture de débours n’appartient pas au chiffre d’affaires de l'entreprise. En revanche, chez votre client, les frais remboursés entrent dans les charges d’exploitation (montant en hors taxes) et la TVA est remboursée (si la nature le permet). En effet, avec les justificatifs annexés à la note de débours, il dispose des factures d’origine établies en son nom.

#9 - Qu'est-ce qu'un mandat de débours ou contrat de débours entre deux sociétés ou entrepreneurs ?

Vous ne pouvez pas légalement engager des dépenses pour le compte d’un tiers librement. Vous devez donc détenir un mandat explicite par lequel le mandant, votre client, vous autorise à réaliser des achats pour son compte. Ce contrat précise :

• le type de frais que le mandataire peut engager pour le mandant ;
• le volant de dépenses autorisé (enveloppe budgétaire) ;
• les conditions de remboursement des sommes réglées.

#10 - Où trouver un modèle gratuit de facture de débours à personnaliser ?

Vous recherchez un exemple de facture de débours pour les clients pour lesquels vous réalisez des achats professionnels ? De nombreux modèles de factures existent sur le Web. Vous pouvez ainsi télécharger ce type de fichier au format Excel ou Word et le personnaliser. Mais, le plus simple aujourd’hui, c’est d’utiliser les exemples de factures proposés par les logiciels de facturation en ligne. Ils vous assurent davantage de conformité à la réglementation fiscale, notamment avec l’arrivée de la facture électronique obligatoire.

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#11 - Pourquoi le système de débours convient-il particulièrement à l’auto-entrepreneur ?

Les micro-entreprises doivent respecter des plafonds de chiffre d’affaires d’une part. Aussi, le système de facture de débours, permet d’obtenir le remboursement, sans venir majorer le revenu, ce qui contribue à rester sous le maximum de CA autorisé. En plus, avec le régime des débours, l’auto-entrepreneur ne paie pas de cotisations sociales sur ces sommes. En effet, il doit déclarer à l’Urssaf ses recettes encaissées, donc hors remboursement de débours.

D’autre part, les auto-entrepreneurs n’ont pas la possibilité de déduire de leurs revenus les achats selon le réel dépensé. Ils peuvent juste bénéficier d’un taux d’abattement forfaitaire sur leur chiffre d’affaires encaissé et qu’ils doivent déclarer pour le calcul de l’impôt. Donc, mieux vaut ne pas comptabiliser les achats réalisés pour des tiers. Le fonctionnement des frais de débours permet justement d’éviter cet enregistrement dans les comptes de l’auto-entreprise.

Finalement, le processus des débours s’avère très avantageux pour l’auto-entrepreneur, en tant que fournisseur. Il doit juste respecter à la lettre les conditions pour établir ce type de note de débours, comme expliqué préalablement.

Que vous soyez auto-entrepreneur ou pas, artisan ou prestataire de service, ce système de facture de débours est à connaître. Il facilite la gestion des frais à engager au quotidien, pour des prestations ou missions clients. Dans le même temps, il permet à ce client, le mandant, de récupérer la TVA sur ses achats, vu que les justificatifs sont établis à son nom. Agiris vous propose ses solutions de facturation, pour gérer toutes vos factures, avec ou sans TVA, y compris vos notes de débours.