Facture à échoir : attention aux terminologies sur les échéances

Le vocabulaire comptable et financier comprend parfois des chausse-trappes. Méfiez-vous de tous ces termes relatifs aux échéances, mais qui, selon le contexte, présentent des significations sensiblement différentes. Qu’est-ce qu’une facture à échoir ? Pourquoi ne devez-vous pas la confondre avec les factures échues ou à échéance ? En outre, la notion de terme à échoir et de terme échu complique les choses, car une facture à échoir peut comporter un terme échu… Vous semblez perdu ? Pas de panique, nous vous simplifions toutes ces expressions si utiles pour la gestion commerciale et la facturation.

Que signifie une facture à échoir ?

L’expression « à échoir » veut dire que l’échéance n’est pas encore atteinte. Le verbe échoir provient du latin « excider », qui signifie « tomber ». Ainsi, il indique que quelque chose est dû ou payable à une date donnée. Par exemple, un loyer échoit le 31 du mois, ce qui correspond au moment où le paiement doit intervenir.

Pour poursuivre sur un peu de sémantique, lorsque vous dites, par exemple, « le cas échéant », vous employez bien le participe présent du verbe échoir. Ici, vous souhaitez dire « si le cas évoqué arrive, se produit ou survient ».

Aussi, la facture à échoir correspond, par définition, à une facture émise et envoyée à un client ou un débiteur et qui présente une date de règlement future. Par exemple, vous dites, « cette facture est à échoir le 15 du mois prochain ».

Quels sont les différents statuts de factures possibles dans une entreprise ?

Fort de ces explications sémantiques, vous voilà prêt pour distinguer les trois types de factures en matière d’échéance.

La facture non échue ou à échoir

Sauf en cas de paiement au comptant ou d’avance, toutes les factures émises par une entreprise présentent une date d’échéance future. Parmi les mentions obligatoires sur vos factures, vous devez systématiquement préciser en effet la date de paiement maximale.

En fonction du nombre de jours entre la date d’émission de la pièce et la date d’échéance, vous accordez à votre client un crédit plus ou moins long. Ces délais sont réglementés et leur respect est obligatoire, sans quoi des pénalités s’appliquent (intérêts de retard et amendes forfaitaires administratives).

La facture à échéance, une facture dont le paiement doit intervenir de façon imminente

Quand la facture est à échéance, cela signifie que la date maximale autorisée pour le paiement est arrivée et que le paiement est toujours en attente. Théoriquement, si votre client respecte le délai de paiement prévu, votre entreprise devrait recevoir les fonds de façon imminente.

La facture échue, donc en retard sur le plan du paiement

Cette fois, votre débiteur n’a pas respecté la date maximale mentionnée sur la facture. Pour diverses raisons, il a laissé passer la date et n’a pas émis de règlement. Cette facture reste en souffrance dans votre comptabilité. Elle est échue et non plus à échoir.

Cet argent, en attente, manque sur votre compte bancaire. Ceci pénalise votre trésorerie. En fonction du temps que prend ensuite ce client pour envoyer son paiement, il bénéficie d’un crédit gratuit à tort. Vous êtes en droit légalement de lui réclamer des intérêts de retard, comme mentionné sur la facture, ainsi que l’amende forfaitaire de 40 euros par facture impayée.

Comment différencier les notions de paiement à échoir ou à terme échu ?

Voilà deux autres expressions qui peuvent générer de la confusion. En effet, elles apportent une autre information, différente de l’échéance de la facture en elle-même. Nous vous expliquons !

La facture à terme à échoir, une facture à régler par avance

Une telle facture signifie que le paiement doit s’effectuer par avance, par rapport à la date à laquelle intervient la prestation de service ou la livraison de la marchandise. Ici, ce qui est à échoir, c’est bien la vente en elle-même. La survenance de l’objet de la facturation intervient plus tard, après l’émission de la pièce.

Par exemple, c’est le cas pour un abonnement SaaS que vous payez en début de période mensuelle, donc avant d’utiliser le service facturé. Vous pouvez en général télécharger votre facture de la période pour laquelle vous avez émis un paiement. Elle présente donc un terme à échoir, bien qu’elle constitue une facture échue, et, dans le cas présent, payée d’avance.

La facture à terme échu, une facture à payer après la réalisation de la prestation ou de la livraison

Inversement, par rapport à la facture à terme à échoir, ce type de document à terme échu correspond à une facturation a posteriori, par rapport à la livraison des produits ou la réalisation d’un service. La plupart des ventes fonctionnent sous ce principe du terme échu. Citons toutes les facturations de matières premières, de produits finis, ainsi que beaucoup de prestations en B2B.

Quelles alternatives aux factures à terme échu ou à échoir retenir ?

Toutes les factures n’entrent pas dans ces deux catégories, terme échu et terme à échoir. Vous pouvez également pour votre gestion financière opter dans certains cas pour :

• Le paiement au comptant, soit immédiatement à la livraison, sans accorder aucun délai sur la facture. Ceci se pratique notamment pour les ventes aux particuliers.
• Le paiement d’avance ou anticipé, avec la demande d’un acompte financier à la commande notamment. C’est une manière de s’assurer de la solvabilité du client et de n’engager des dépenses de production ou d’approvisionnement qu’après réception de l’argent. En revanche, le solde de la vente est dû à terme échu dans ce cas généralement.
• Le paiement échelonné ou les factures de situations, pour des ventes longues. Par exemple, cette facturation se rencontre beaucoup dans le secteur du BTP, où les travaux s’étalent sur de nombreux mois.

Exemples de factures et d’activités avec des termes échus ou à échoir

La gestion des échéances et des modalités de facturation d’une manière générale compte dans une entreprise. Elle impacte la situation financière (la trésorerie) et elle comporte un risque d’impayés plus ou moins élevé. C’est donc important de connaître les différentes possibilités, sur la base d’exemples, ainsi que les habitudes sectorielles notamment.

Voici quelques exemples classiques de facturation, pour de la prestation de service comme pour de la livraison de biens :

Quel risque représente une facture échue pour votre trésorerie et votre rentabilité ?

Nous revenons sur la notion de facture à échoir, à échéance et échue, car elle va de pair avec l’analyse des risques financiers. Tant que l’échéance n’est pas atteinte, vous avez confiance. Vous espérez recevoir le paiement dans les délais impartis. Mais, si votre client rencontre des difficultés financières ou fait part d’un désaccord ou litige, le retard surgit. Le paiement n’est pas assuré, surtout en l’absence de garantie. Vous craignez le futur impayé. En effet, les factures échues correspondent à des ventes passées pour lesquelles vous subissez un retard anormal de paiement.

Si le débiteur continue dans son attitude malgré vos relances, la somme due peut se transformer en créance irrécouvrable. Cela signifie que vous ne percevrez jamais l’argent sur votre compte bancaire. En outre, cette vente représente une perte sèche. Par exemple, si votre taux de marge s’élève à 25 %, vous devrez réaliser quatre nouvelles ventes similaires en chiffre d’affaires pour récupérer le montant de marge perdue.

Comment gérer votre facturation en fonction des échéances ?

C’est essentiel de se préoccuper de la gestion des échéances, avant d’émettre vos factures ainsi que dans la phase de recouvrement des créances.

La gestion des factures et le choix des dates d’échéance

La première bonne pratique consiste à éviter de repousser le délai d’envoi des factures. Plus vous différez cette tâche administrative, plus vous courrez le risque de retarder les encaissements. Un pilotage serré des délais de paiement accordés aux clients vous aide à réduire le risque de facture échue ou d’impayé, donc les retards de paiement. Pensez pour cela à exiger des acomptes notamment. Une offre d’escompte pour paiement anticipé est également la bienvenue. Évitez aussi de procurer à vos clients un niveau de financement gratuit trop important, par rapport aux délais moyens pratiqués dans votre secteur d’activité.

La gestion des factures émises selon les échéances pour accélérer le recouvrement client

Cette problématique des factures à échoir, à échéance et échues ne se termine pas avec l’émission et l’envoi des pièces aux clients. Au contraire ! Le suivi de chaque facture émise et en attente de règlement fait partie des bonnes pratiques de gestion.

Vous avez souscrit une prestation d’affacturage ? Selon le type de contrat, vous avez délégué le recouvrement. Mais, dans tous les autres cas, c’est votre responsabilité de mettre en place une procédure de relance, voire de pré-relance.

Vous disposez d'un contrat d’assurance crédit pour couvrir le risque d’impayé auprès de certains clients ? Très bien, mais attention aux échéances. Vous avez l’obligation contractuelle de déclarer les retards de paiement à l’assureur et sous un délai précis. Ne tardez pas, sans quoi vous perdez le bénéfice de l’assurance crédit.

Le meilleur moyen d’accélérer les encaissements consiste en effet à rappeler aux débiteurs l’existence de factures à échoir, de façon bienveillante, quelques jours avant la date butoir. Si la pièce s’est égarée dans les services de l’entreprise, vous pouvez éditer un duplicata.

Quant aux échéances dépassées, elles demandent d’organiser un système de rappels formels, en escalade. Plus vous envoyez de lettres de relance pour facture impayée par mail, plus vous devenez pressant. Le 3e envoi s’effectue en général sous la forme d’un courrier recommandé avec accusé de réception. Vous précisez que sans paiement rapide, le dossier sera transmis au contentieux (un mandataire de justice, par exemple).

L'échéance, une notion essentielle pour la gestion de votre facturation

C’est un sujet à surveiller de près, dès l’émission de la facture. Les mentions obligatoires à porter sur chacune revêtent aussi beaucoup d’importance. Quant aux relances en cas de factures échues ou juste à échéance, c’est une bonne pratique incontournable. Pour toutes ces tâches administratives et qui influent sur la relation commerciale, pensez à vous équiper. Un logiciel de facturation professionnel comme ceux d’Agiris vous facilite grandement la tâche. Et l’adoption du format électronique ajoutera de la simplification et du contrôle, avec la gestion des statuts. 

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