Les mentions obligatoires sur facture : comment devenir conforme ?

Dès lors qu’une entreprise doit suivre une obligation, le risque de sanction existe en cas de non-respect. En matière de mentions obligatoires sur facture, la vigilance s’impose, d’autant plus que l’arrivée de la facturation électronique comporte de nouvelles exigences. En tant que dirigeant d’entreprise, vous avez la responsabilité de vous assurer d’émettre vos factures avec toutes les informations générales et spécifiques obligatoires. Cet article vous donne toutes les clés pratiques à connaître pour rester serein et confiant dans votre processus administratif de facturation.

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Mentions obligatoires sur facture : les généralités à connaître

Les sites gouvernementaux sur le sujet détaillent toutes les informations que la loi vous impose de mettre sur chaque facture de vente. 

Qu’est-ce qu’une mention obligatoire sur facture ?

Une telle information correspond à une donnée que la réglementation exige d’indiquer sur chaque facture émise par une entreprise. La réglementation provient soit du Code de commerce, du Code de l’artisanat ou du Code général des impôts (CGI). En tant que professionnel, dès lors que vous créez un tel document, veiller à la présence de telles mentions correctes vous incombe. Cela vaut pour tous les types de pièces, qu’il s’agisse d’une facture standard, d’avoir ou d’acompte, par exemple. 

Quelles sanctions existent en cas d’émission de factures non conformes sur le plan des mentions ?

La réglementation spécifie clairement le risque financier, notamment en cas de contrôle fiscal. Toute mention manquante ou erronée est passible d’une amende de 15 euros selon l’alinéa 2 de l’article 1737 du CGI. Si la même facture en comporte plusieurs, l’addition peut s’avérer élevée, même si la loi prévoit un plafond égal à 25 % du montant de la facture non conforme.

Par ailleurs, avec l’arrivée de la facturation électronique, une autre sanction peut survenir en cas d’anomalies sur les mentions obligatoires. Les plateformes agréées (PA), comme eFacture d’Agiris, prennent en charge les factures émises afin de les transmettre aux PA des clients. Elles extraient aussi les données exigées par l’administration fiscale, dans le cadre du processus e-invoicing.

Ces PA ont également la responsabilité de vérifier les factures et notamment certaines mentions obligatoires. En cas d’erreur ou de manquement, les PA envoient un message de cycle de vie avec un code motif de rejet. Par exemple, les codes motifs « TX_TVA_ERR » et « NON_CONFORME » correspondent à une non-conformité de la TVA ou des mentions légales.

Quelle est la responsabilité du client qui reçoit une facture fournisseur non conforme ? 

En quoi consistent les nouvelles mentions obligatoires pour la facturation électronique ?

 En plus des données obligatoires auparavant, la réforme de la facturation électronique (RFE) rend incontournables quatre mentions supplémentaires à compter de septembre 2026.  

Le numéro SIREN du client facturé

Toutes les entreprises éligibles à la réforme (donc assujetties à la TVA française) figurent dans l’annuaire de la facturation électronique géré par le PPF. Leur identification s’effectue grâce à leur numéro SIREN qui garantit l'unicité pour une entité juridique. Aussi, la présence du numéro SIREN de votre client dans cet annuaire vous assure qu’il est assujetti à la TVA française et doit par conséquent recevoir ses factures au format numérique.

En outre, dans le cadre de la réforme fiscale, la transmission des factures s’opère grâce aux plateformes agréées (un opérateur de téléphonie) et une adresse électronique (le numéro de téléphone). Cette adresse comporte systématiquement le SIREN de l’entreprise.

L’adresse de livraison des biens

L’administration fiscale exige désormais l’ajout de cette mention lorsque l’adresse diffère de celle de la facturation de l’entreprise qui achète les produits. Si vos modèles de factures ne prévoient pas de champ pour cela, adressez-vous à votre éditeur de logiciel. 

La nature des produits ou services facturés 

La facture doit spécifier la catégorie d’opérations. Les articles qui figurent sur le document correspondent à des biens, à des services ou à une transaction mixte. C’est un nouveau champ obligatoire. 

L’option de paiement de la TVA sur les débits 

La facturation électronique constitue une réforme liée à la gestion de la TVA. Un des objectifs de l'administration fiscale consiste à préparer pour l’année 2029 ou 2030 le pré-remplissage de la déclaration de TVA. Lorsque les factures concernent des prestations de service, la taxe à la valeur ajoutée est exigible lors de l’encaissement et non pas de la facturation.

Mais, une option existe pour choisir le paiement de la taxe sur les débits, soit dès l’émission des factures. L’administration a donc besoin de connaître le choix de chaque entreprise prestataire de services. C’est pourquoi la mention de cette option devient obligatoire sur chaque facture pour ceux qui font ce choix.

Que comporte la liste des mentions obligatoires pour toutes les factures ? 

Nous vous les avons rangées par catégories d’information, afin de vous simplifier le contrôle de vos modèles de factures.  

Informations obligatoires pour identifier le client et le fournisseur 

Toute facture doit spécifier les informations liées à l’identité du fournisseur qui émet la pièce :

• La dénomination sociale de la société ou le nom complet d’une entreprise individuelle.
• Notez que la mention « EI » doit être accolée au nom et au prénom de l’auto-entrepreneur.
• Le numéro SIREN.
• L’adresse du siège social ou de l’EI.
• L’adresse de facturation, si elle diffère de l’adresse précédente.
• Pour les sociétés, la forme juridique et le montant du capital social.
• En cas de structure en cours d’immatriculation, ajouter la mention « SIRET en cours d’attribution ».

• Pour un client particulier, mentionnez son nom ainsi que son adresse, sauf s'il s’y oppose.
• Pour un client professionnel, inscrivez les mêmes informations que du côté du fournisseur, soit le nom de l’entreprise individuelle ou la raison sociale d’une société, ainsi que le numéro SIREN. Là aussi, ajoutez l’adresse de facturation et celle de livraison si elle(s) diffère(nt).

Mentions relatives à la taxe à la valeur ajoutée

 Chaque facture doit comporter le numéro individuel d'identification à la TVA de l’entreprise qui vend et qui émet le document. Elle précise également ce même numéro pour le client, s’il s’agit d’un professionnel assujetti en France. Les autres informations relatives aux taux et aux calculs de la taxe sont détaillées plus bas. Notez que ces obligations existent pour les factures dont le total hors taxes dépasse 150 euros. 

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Autres informations obligatoires dans l’en-tête de la facture 

Le haut de la facture doit également comprendre :

• le numéro unique et chronologique de la facture ;
• la date d’émission de la pièce ;
• le numéro du bon de commande quand il existe.

Données relatives aux produits ou services facturés par l’entreprise

La facture spécifie :

• Pour chaque ligne d’articles, la désignation du produit livré ou de la prestation de service fournie, avec le libellé, la référence ou le code article, la nature ainsi que la marque éventuelle.
• En cas de réduction de prix du type rabais, remise, ristourne ou escompte, détail sur la ligne du produit ou du service concerné.
• La quantité de chaque article vendu, avec son prix unitaire hors taxes, le taux de TVA, le cas échéant, ou la mention de l’exonération.

Montant HT et montant TTC 

 Le bas de la facture récapitule la somme totale à payer, en hors taxes (HT) et en toutes taxes comprises (TTC). 

Communication sur le paiement : échéances, modalités et impact d’un retard de règlement 

Les factures détaillent systématiquement les informations relatives au futur paiement des créances :

• date d’échéance de la pièce, ce qui permet de calculer le délai de paiement par rapport à la date d'émission de la facture ;
• les conditions d’escompte accordé éventuellement, en cas de paiement anticipé par le client ;
• les pénalités de retard applicables en cas de paiement tardif ;
• l’existence de l’amende forfaitaire de 40 euros dès lors que le client ne respecte pas le délai prévu pour émettre le règlement.

Facture établie pour un particulier

Dans un tel cas, la pièce doit spécifier l’existence et la durée de la garantie légale de conformité. Elle doit s’élever au moins à deux ans à compter de la livraison.

Quelles sont les mentions sur factures spécifiques selon les cas ?

En plus de ces mentions générales qui concernent tous les professionnels établis en France, selon les cas, d’autres informations sont également d’ordre obligatoire. 

Les mentions relatives à la TVA 

Voici des mentions particulières qui sont à prévoir dans des cas de figure spécifiques :

• Vendeur en auto-entreprise et soumis au régime de la franchise en base pour la TVA : « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».
• Comme expliqué précédemment, possibilité pour les prestataires de services de reverser la TVA au rythme de la facturation et non pas des encaissements, avec l’indication suivante : « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits ».
• Exportations hors de l’Union européenne : « Exonération de TVA, article 262-I du CGI ».
• Livraison de biens pour laquelle le preneur (client) est redevable de la TVA : « Exonération de TVA, article 262 ter -I du CGI ».
• Vente de prestations de services intracommunautaires pour lesquelles la TVA est due par le client : « Autoliquidation par le preneur, article 259 du CGI ».
• En cas de sous-traitance dans le secteur du BTP, autoliquidation de la taxe par le client final, avec mention sur la facture de sous-traitance : « Autoliquidation ».

Le système d’auto-facturation par l’entreprise qui achète

 Dans certains cas de figure, par exemple, pour les transactions de vente réalisées par un agriculteur avec sa coopérative, c’est le client qui émet la facture pour le compte de son fournisseur. Dans ce cas, il dispose d’un mandat de facturation. Chaque facture doit faire figurer la mention suivante : « auto-facturation ».

Les mentions des assurances professionnelles pour les entreprises du bâtiment

 Un artisan, par exemple, doit spécifier sur sa facture les données relatives à ses assurances (référence du contrat, coordonnées de la compagnie d’assurances et couverture géographique de la garantie).

L’adhésion à un centre de gestion agréé (CGA) ou à une association de gestion agréée (AGA)

 Les entreprises qui adhèrent à un CGA ou à une AGA doivent le spécifier sur leurs factures de vente. Voici la mention à prévoir : « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté. »

Des mentions particulières pour certains produits 

• Factures pour des produits dits EEE (équipements électroniques et électriques) : « Éco-participation DEEE ».
• Factures pour la vente d’un support d’enregistrement (disques durs, clés USB, cartes mémoires, CD, DVD, etc.) : « rémunération pour copie privée (RCP). »

Pourquoi un logiciel de facturation facilite-t-il la conformité des entreprises en matière de factures ?

Vous réalisez vos factures sur Excel ou Word et les imprimez au format PDF ? Vous pensez vérifier vos mentions obligatoires avec la liste complète qui figure dans cet article. C’est une première étape, mais pour viser la conformité, mieux vaut s’orienter vers un logiciel de facturation. 

Une réglementation complexe et évolutive

 D’une part, les textes sont régulièrement modifiés ou complémentés et les mentions changent, comme actuellement avec l’arrivée de la facturation électronique. D’autre part, la RFE rend non conforme un processus de facturation avec des outils bureautiques. Les exigences en matière de format (Factur-X, par exemple) et de mode de transmission (les plateformes agréées) vous conduisent à vous équiper d’une solution compatible avec la réforme.

L’usage d’un logiciel professionnel pour facturer : un cadre sécurisant pour vos mentions obligatoires

Une solution de facturation développée par un éditeur comme Agiris vous garantit une prise en compte des mentions obligatoires conformément à la réglementation. Un tel logiciel vous aiguille dans la création de vos clients, de vos articles ainsi que de vos devis et factures. Les modèles que vous concevez se réutilisent par un simple clic pour générer la prochaine facture, sans oublier les fonctionnalités comme les factures récurrentes. L’outil vous suggère les mentions légales au fur et à mesure que vous établissez vos pièces. Il les actualise dès que la réglementation change.

La gamme de logiciels de facturation d’Agiris vous aide à rester conforme

Chez Agiris, ce n’est pas un, mais plusieurs logiciels de gestion commerciale que nous vous proposons. Quels que soient votre activité, la taille de votre entreprise et votre statut juridique, une solution adaptée existe pour vos devis et factures. Toutes sont conformes à la facturation électronique et s’interconnectent simplement à notre plateforme agréée eFacture. Avec cette gamme d’outils, sécurisez vos opérations commerciales en toute conformité sur le plan fiscal et commercial.