Erreur sur la fiche de paie : les 6 situations à éviter pour l’employeur

Le bulletin de salaire constitue un document officiel important dans la relation entre l’employeur et son salarié. Les irrégularités qu’il peut comporter peuvent avoir des conséquences préjudiciables pour chaque partie : trop perçu ou trop versé, avec la gestion du remboursement de la différence. Ces anomalies risquent aussi d’entacher la confiance, voire de générer de la méfiance. En outre, ces erreurs impactent les déclarations fiscales et sociales avec le risque de redressements à la clé. L’entreprise doit donc s’organiser au mieux pour éviter toute erreur sur la fiche de paie. Nous avons recensé dans cet article les 6 fautes ou manquements les plus courants. Ils méritent toute votre attention en tant que chef d’entreprise.

L’erreur de salaire commise par l’employeur sur le montant de la rémunération

L’entreprise se trompe dans le montant du salaire mentionné sur la fiche de paie ?

Plusieurs conséquences peuvent surgir : 

• Paiement d’un montant trop élevé à l’employé qui bénéficie alors d’un trop perçu. Référez-vous au Code du travail pour le délai de son remboursement, même après la fin du contrat.
• Versement d’un salaire net insuffisant. Cette situation en défaveur du salarié comporte des risques de réclamation, voire d’action auprès du tribunal des prud’hommes.
• Impact dans les deux cas sur les cotisations sociales tant salariales que patronales.

De multiples raisons expliquent ce type d’erreur sur la fiche de paie. Elles peuvent provenir d’une mauvaise prise en compte des clauses du contrat de travail, des dispositions de la convention collective, voire de calculs erronés, y compris parfois dans le logiciel de paie.

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Erreur sur la fiche de paie relative au nombre d’heures de travail

L’établissement d’un bulletin de salaire comporte plusieurs étapes et de nombreux calculs successifs, notamment ceux basés sur la gestion des heures travaillées ou non travaillées. Ainsi, une appréciation erronée de ces données ou la méconnaissance des informations correctes peut conduire à des fiches de paie fausses.

Voici des exemples de situations à éviter : 

• anomalie sur le nombre d’heures travaillées normales, supplémentaires ou de nuit ;
• mauvais calcul des congés payés pris, acquis (voire payés lors du solde de tout compte en cas de démission ou de licenciement) ;
• heures RTT erronées ou mauvaise affectation dans le compte épargne temps ;
• erreurs sur les heures d'absence pour maladie ou accident du travail, etc.

Là encore, une bonne prise en considération des dispositions de la convention collective, du droit du travail et des modalités prévues au contrat du salarié s’impose. Veillez aussi à vous équiper d’un outil professionnel pour la gestion des heures. C’est particulièrement utile pour des sites de production (badgeuse horaire).

Problème de cotisations sociales erronées

En dehors de l’erreur sur la base des cotisations (montant de la rémunération brute erronée), d’autres situations peuvent engendrer des anomalies vis-à-vis des charges sociales. Les deux cas peuvent exister : versement aux organismes sociaux d’un montant trop élevé ou trop faible.

Chaque situation peut pénaliser l’entreprise. En cas de contrôle Urssaf notamment, ce type d’erreur sur une fiche de paie peut coûter cher à l’employeur. En effet, la loi prévoit des sanctions ou pénalités. Évidemment, l’employeur de bonne foi bénéficie du droit à l’erreur et peut procéder aux régularisations. En outre, une insuffisance de cotisations peut impacter négativement les droits sociaux du salarié. Citons la retraite, les droits aux allocations chômage ou la formation professionnelle notamment. 

Pour vous prémunir au maximum de ces risques, restez en veille en permanence sur les barèmes et taux en vigueur. Suivez les actualités sociales et réglementaires de 2024 en téléchargeant notre livre blanc. Prenez conseil auprès d’experts et équipez votre entreprise d’un logiciel comme Isapaye.

Erreur de congés payés mentionnés sur les fiches de paie des salariés

Les congés payés interviennent sur le bulletin de salaire à plusieurs niveaux : 

• nombre de jours acquis et non pris (à titre d’information) ;
• décompte des jours de congés payés pris dans le mois avec l’impact sur la rémunération versée.

Notez que le fait de supprimer les congés non pris par le salarié en fin de période ne constitue pas une faute de l’entreprise. En effet, le droit du travail ne comporte pas de report systématique sur l’année suivante. Cependant, l’accord d’entreprise ou la convention collective peut prévoir une telle disposition. En l’absence de texte, l’employé peut toutefois en faire la demande expresse à l’employeur. Ce dernier refuse ou accepte.

Erreur de bulletin de paie liée à l’ancienneté du salarié

La notion d’ancienneté d’un employé peut s’avérer complexe. Or, elle intervient directement dans la détermination de la plupart des rémunérations en entreprise. Du moins, c’est généralement le cas pour le personnel non cadre. Certains éléments du salaire et des avantages sociaux dépendent en effet du nombre d’années d’ancienneté :

• paiement de primes ou bonus ;
• nombre de jours de congés ;
• durée du préavis ;
• montant de l’indemnité de licenciement ;
• calcul des IFC (montant perçu au titre de l’indemnité de fin de carrière).

C’est donc important de calculer correctement cette notion pour chaque bulletin de salaire. L’ancienneté se détermine à partir de la date d’entrée et prend fin lors de la rupture du contrat de travail. Toutefois, notez bien ces particularités :
Certains contrats de travail peuvent prévoir une reprise d’ancienneté d’une autre entreprise, donc, avant la date dé début du contrat.
Certaines périodes n’entrent pas dans le calcul de l’ancienneté. C’est ainsi pour le congé sabbatique ou le congé paternité notamment.

Mauvaise gestion du calcul du PAS (prélèvement à la source) par l’entreprise

Depuis 2019, le prélèvement à la source (PAS) se veut une mesure administrative simplificatrice en faveur des salariés. Toutefois, c’est une couche de complexité supplémentaire pour la gestion des salaires. C’est donc une cause d’erreur sur le bulletin de paie. L’administration fiscale charge les entreprises de prélever l'impôt sur le revenu directement avant le versement de la rémunération nette. Le montant retenu par l’employeur doit figurer sur les bulletins de paie.

Les erreurs potentielles peuvent provenir :

• d’un taux de PAS erroné, faute de mise à jour par exemple ou d’erreurs pour les contrats courts ;
• d’une mauvaise assiette du PAS du salarié, par exemple sur le plan de l’abattement pour les contrats courts.
  Ce cas de figure peut entraîner une sanction. Son montant varie en fonction de l’aspect intentionnel ou pas ainsi que de la gravité de l’erreur. Là encore, équipez-vous d’un logiciel de paie professionnel comme Isapaye. Vous évitez alors ce type d’embûche lors de l’élaboration des bulletins de salaire.

La gestion de la paie exige de redoubler de vigilance. Adoptez les bons outils et pratiques pour réduire les risques d’erreur sur la fiche de paie. En plus d’économiser du temps, gagnez en sérénité, tant vis-à-vis des salariés, des organismes sociaux que de l’administration fiscale. Pour compléter votre réflexion, consultez notre page dédiée à notre solution Isapaye. Vous y découvrirez toutes les fonctionnalités qu’elle offre pour la gestion de vos ressources humaines.