Variables de paie : éviter la saisie infernale en cabinet

La préparation des bulletins de salaire revient chaque mois. Et sans les bons outils, les variables de paie peuvent devenir un enfer pour les collaborateurs du cabinet. Pourtant, tout part de ces éléments fluctuants, qu’il s’agisse des d’heures travaillées, supplémentaires ou d‘absence. S’y ajoutent les primes, pourboires, titres-restaurants, commissions sur vente, voire les indemnités kilométriques et avantages en nature notamment.

La liste des critères à prendre en considération pour calculer le montant de la rémunération nette et les charges sociales est importante et vous la connaissez parfaitement. Les enjeux d’une gestion optimisée des variables de paie sont nombreux, tant pour le cabinet que pour les entreprises. Des solutions existent pour rationaliser la collecte des EVP et faciliter la communication avec chaque employeur qui externalise sa paie, ainsi qu’avec chaque salarié.

Variables de paie : des tracas réguliers dans le pôle social de l’expert-comptable

Les comptables se plaignent des factures que les clients ne leur transmettent pas assez vite. Vive la facture électronique qui arrive bientôt ! Vos collaborateurs du pôle social ne sont pas en reste chaque fin de mois, quand l’heure arrive de calculer et éditer les bulletins de salaire. Ils courent après les éléments variables de paie (EVP) !

Variables de paie : tout part de là pour le calcul de la fiche !

Sans ces données variables, c’est impossible d’avancer sur la préparation des bulletins de salaire. Même si les employeurs connaissent les échéances, la remontée des informations exige souvent de multiples relances. Vous ne disposez pas de toutes les heures travaillées ? L’entreprise n’a pas transmis les absences comme les jours de congés pris ? Vous attendez désespérément des informations pour calculer une prime variable ? Le calcul des bulletins doit attendre, alors que l’heure du virement des salaires approche.

Du stress et beaucoup de travail pour éditer les fiches de paie en temps et en heure

La gestion de la paie exige de la vigilance ainsi que la maîtrise technique et réglementaire. Régulièrement, la préparation des bulletins de paie demande d’y revenir plusieurs fois, du fait de données manquantes. En outre, souvent vous devez ressaisir les éléments à la main. Alors, le stress s’accroît. Le risque d’erreurs et la perte d’énergie minent le moral des équipes.

Des erreurs sur les bulletins de salaire dues aux éléments variables de paie

La collecte des variables de paie constitue la première étape pour l’élaboration des rémunérations mensuelles. En outre, c’est une tâche cruciale, car tous les calculs partent des EVP. Bien sûr, les barèmes et taux doivent aussi être actualisés et les informations relatives au contrat de travail correctement paramétrées. Pour un cabinet d’expertise comptable, les sources d’anomalies majeures proviennent essentiellement de variables de paie erronées.

Des échanges clients peu valorisants et orientés sur les problèmes de calcul de la paie

Ces situations liées à une mauvaise collecte des variables de paie engendrent une relation peu gratifiante entre le cabinet et chaque employeur. D’une part, les collaborateurs du pôle social passent trop de temps à rappeler les clients pour les données manquantes.

D’autre part, les anomalies sur les bulletins émis conduisent à des demandes de correction de la part des employeurs. S’y ajoute de l’insatisfaction chez leurs salariés. L’énergie se perd dans des échanges peu valorisants, pour rectifier une rémunération, des heures supplémentaires, des primes variables, des congés ou des absences. Pour des spécialistes de la paie qui disposent d’une expertise bien utile ailleurs, c’est vraiment dommage de vivre ce type de situation avec les clients.

Des clients peu satisfaits (employeurs comme salariés)

Les conséquences d’une mauvaise collecte des EVP, c’est un niveau de satisfaction client trop faible. Or, un cabinet d’expertise comptable doit tout mettre en œuvre pour maximiser la valeur perçue de ses services auprès des entreprises.

L’établissement de la paie devient peu à peu, tout comme la tenue de la comptabilité, la partie de la mission standard sur laquelle se démarquer de la concurrence s’avère compliqué. Ce service doit être parfait. Sinon, c’est de plus en plus difficile de se positionner comme conseil de l’entrepreneur, pour d’autres éléments de la gestion des RH. L’amélioration du processus de paie constitue donc un présupposé au développement des missions sociales.

Éléments variables de paie (EVP) : un enjeu organisationnel et stratégique pour les experts-comptables

Collecter des variables de façon optimale ne revient pas à mettre en place un tableau Excel par période de paie, entre le cabinet et l’entreprise. Même si c’est un bon début. Ce type de procédé est certes un progrès par rapport à un appel téléphonique mensuel. Mais, il est aussi de nature à rendre les processus peu fluides, voire à générer des erreurs. Pourtant, les enjeux sont immenses.

Réduire le temps perdu et les erreurs dans la collecte des variables de paie

Structurer la remontée mensuelle des informations variables pour les différents clients du cabinet qui externalisent la paie vous fait gagner beaucoup de temps. Avec un tel système, vous supprimez la saisie manuelle des EVP chaque mois pour chaque client et chaque salarié. Le risque d’erreurs sur le bulletin de salaire se réduit considérablement.

Ce temps gagné sur les variables de paie permet de :

• traiter plus de dossiers avec le même effectif ;
• examiner d’autres aspects des ressources humaines en dehors des bulletins de salaire et déclarations sociales ;
• finaliser la préparation des DSN plus vite ;
• établir et analyser un tableau de bord social avec les indicateurs clés, en fonction de l’activité de l’entreprise. 

Améliorer la relation client en leur simplifiant leur vie d’employeur

La mise à disposition d’un outil partagé pour collecter les variables de paie dans l’entreprise apporte du confort également à chaque employeur qui fait appel à votre pôle social. Le fait d’utiliser tous les mois un système structuré et identique, et qui comporte tous les cas de figure, facilite le travail dans l’entreprise.

Idéalement, si ce système est accessible à chaque salarié, de façon sécurisée et confidentielle, c’est encore plus simple de collecter les données mensuelles. Une telle organisation fluidifie les échanges et donne un cadre sécurisé aux données. Elle réduit le risque d'erreur. Elle contribue à améliorer la communication avec les employeurs, ce qui est bénéfique et valorisant pour votre cabinet.

Réduire la frustration du pôle social du cabinet

Attaquez-vous à cet aspect préalable à l’établissement des paies. Le jeu en vaut vraiment la chandelle, y compris pour vos propres collaborateurs, au sein du cabinet. L'amélioration de la relation client leur profite immédiatement. Ils échangent enfin avec les entreprises pour autre chose que des informations sociales manquantes ou pour la correction d’erreurs sur une fiche de paie.

Finalement, la gestion optimisée des variables de paie bénéficie aux conditions de travail et influe sur le contenu des missions au sein du pôle social. Quoi de mieux pour la fidélisation des équipes ?

Disposer de temps pour d’autres missions en social

Le pilotage des variables de paie présente un enjeu stratégique significatif ; exploiter judicieusement le temps gagné. Pour faire le parallèle avec la mission historique et principale qu’est la tenue de la comptabilité en cabinet, l’établissement des paies s’automatise de plus en plus.

Les nouvelles technologies et outils apportent une rationalisation et des gains de temps importants, afin de développer aussi d’autres missions et services. Finalement, à ce titre, une structuration de la collecte des EVP participe à réinventer ensuite les missions sociales du cabinet.

Comment améliorer la gestion de la paie sur le plan des données variables ?

Une grande ou moyenne entreprise qui dispose d’un service social complet utilise un SIRH. De la même manière, un cabinet d’expertise comptable trouve de nombreux avantages à s’équiper d’outils similaires, afin de gérer la paie de A à Z et de façon collaborative.

Utilisation d’un logiciel de paie aux fonctionnalités élargies pour la collecte des EVP

Les avancées technologiques ont permis de développer des logiciels RH qui comportent plusieurs modules, afin de gérer :

• la collecte des informations utiles pour établir les bulletins de salaire ;
• le calcul et l’édition des fiches de paie et les déclarations sociales ;
• l’archivage et la transmission des bulletins à chaque salarié, y compris en ligne, via les BSE et les coffres-forts électroniques ;
• la préparation des contrats de travail et avenants ;
• les emplois et les compétences (GPEC), avec notamment les entretiens annuels et le plan de formation du personnel.

Ces logiciels prennent en compte autant les phases en amont de l’édition des paies que celles postérieures. La dématérialisation des processus commence dès la collecte des variables de paie. Un tel logiciel désormais disponible en cabinet d’expertise comptable centralise toute l'information et son traitement sur une plateforme en ligne, sécurisée et collaborative. Le salarié, son employeur et les collaborateurs du pôle social accèdent aux mêmes données centralisées, en fonction de leurs droits.

Outils AGIRIS : des processus pour fluidifier la paie en cabinet et en entreprise

C’est exactement ce type d’outils que AGIRIS propose aux experts-comptables et aux entreprises. Un tel système de collecte des EVP comporte notamment :

• des phases de validation des informations ;
• de la traçabilité des actions réalisées ;
• des notifications automatiques en cas d’éléments manquants ;
• Un import des EVP dans le logiciel de paie qui s’effectue en quelques clics.

ISAPAYE CONNECT, la solution SaaS pour une gestion du pôle social à 360°

Le logiciel ISAPAYE CONNECT se destine aux cabinets d’expertise comptable. Orienté sécurité et productivité pour vos équipes, c’est l’outil idéal pour fiabiliser la gestion de la paie, notamment les variables de paie.

Cet outil vous autorise à automatiser et à planifier des tâches récurrentes afin d’optimiser le temps passé sur chaque dossier. Il comporte aussi un système de supervision des tâches client par client.

L’équipe AGIRIS chargée de la conformité et des mises à jour de la norme DSN vous facilite le travail et vous garantit un suivi permanent tant sur le plan légal que conventionnel.

Ce logiciel de paie spécial expert-comptable fonctionne de concert avec le reste de l’écosystème logiciel. Pour la collecte des EVP, la solution Ecollaboratrice est une plateforme collaborative partagée avec les employeurs et leurs salariés. ISAPAYE CONNECT s’intègre bien sûr dans ISACOMPTA, le logiciel de production comptable édité par AGIRIS également.

Ecollaboratrice, l’outil de gestion RH tout-en-un

Le logiciel Ecollaboratrice est d’abord un outil pour vos clients, tant pour l’employeur que pour chaque salarié. C’est une solution de gestion des ressources humaines qui fait le lien entre l’entreprise et le pôle social de votre cabinet, sans aucune ressaisie.

C’est le système qui permet de dématérialiser les processus RH entre les clients et le cabinet, tout en sécurisant la collecte des variables de paie. Cet outil facilite le travail et les choix RH que peut réaliser le chef d’entreprise au quotidien.

Avec ce logiciel, collecter chaque élément variable en vue d’établir le bulletin de paie démarre chez le salarié. Celui-ci dispose de l’application sur mobile ou PC.

Avec Ecollaboratrice, chaque employé :

• accède aux plannings partagés ;
• demande des congés ou consulte son solde de jours ;
• bénéficie de la mise à disposition des documents ;
• actualise les informations qui le concernent, comme un changement d’adresse. 

L’employeur intervient dans Ecollaboratrice pour : 

• valider les heures travaillées, les absences rémunérées ou non, les arrêts maladie, les demandes de congé, etc. ;
• suivre et analyser les heures normales comme supplémentaires ;
• consulter les éléments de son tableau de bord ;
• diffuser des informations, affichages ou échéances clés au personnel.

Adoptez les bons outils pour éradiquer le stress des variables de paie

L’élaboration des paies a beaucoup évolué sur le plan technologique. Chez AGIRIS, nous avons à cœur d’innover en permanence dans nos logiciels et d’intégrer les progrès comme la dématérialisation et l’automatisation. La collecte des EVP ne doit plus constituer une source de tension entre votre pôle social et vos clients. Envie de faire évoluer vos méthodes de travail et de dégager du temps pour d’autres missions ? Pour approfondir le fonctionnement d’ISAPAYE CONNECT, prenez rendez-vous avec un expert AGIRIS.