Quelles mentions obligatoires sur la fiche de paie ?

Établir des fiches de paie ne s’improvise pas. Les écueils existent pour les employeurs qui méconnaissent la réglementation ou ne disposent pas des bons outils. Notamment, les mentions obligatoires sur bulletin de paie méritent votre attention. Elles sont précises et nombreuses et la loi évolue régulièrement.

Cet article brosse le tableau complet du sujet : obligations légales, sanctions, détail des mentions obligatoires, facultatives et interdites. Nous vous proposons aussi des conseils pour vous équiper correctement pour la gestion de la paie de votre entreprise et assurer la conformité avec les textes et le Code du travail

Pourquoi faut-il respecter les mentions obligatoires sur le bulletin de paie ?

Comme pour toute règle, le non-respect des obligations peut avoir des conséquences financières lourdes. C’est une excellente raison d’indiquer les mentions obligatoires sur les fiches de paie de vos salariés, mais ce n’est pas la seule.

Mentions obligatoires sur la fiche de paie : exigences du Code du travail et sanctions en cas de manquements

C’est le Code du travail qui précise les obligations pour le contenu et la présentation du bulletin de paie. Ainsi l’article L3243-2 dit que “les mentions devant figurer sur le bulletin ou y être annexées sont déterminées par décret en Conseil d’État”.

Vous devez respecter la liste des mentions à caractère obligatoire. Toutefois, vous pouvez ajouter certaines informations. De la même manière, la loi spécifie à l’employeur les éléments strictement interdits sur un bulletin de salaire.

En cas d’enfreinte aux dispositions légales, l’employeur encourt des sanctions à la fois civiles et pénales. Ceci vaut autant pour les informations obligatoires manquantes ou erronées que pour la présence de mentions interdites par la loi. Ainsi, l’employeur risque :

• une condamnation à des dommages et intérêts, selon le préjudice subi par le salarié ;
• une amende de 450 euros pour les personnes physiques et de 2 250 euros pour les sociétés, pour chaque bulletin en irrégularité.

Ces sanctions peuvent s’appliquer en cas de problème sur les mentions du bulletin, mais aussi si l’employeur omet de remettre la fiche de paie ou le fait avec retard.

Par ailleurs, les règles relatives à la mention des heures travaillées doivent faire l’objet d’un respect scrupuleux. Dans le cas contraire, le travail dissimulé est puni d’une amende de 45 000 euros et de 3 ans d’emprisonnement.

Les dernières sources légales en matière de mentions sur bulletin de paie

Les mentions légales sur bulletin de paie évoluent régulièrement. C’est donc important de s’assurer d’appliquer les derniers textes en vigueur. Ainsi, un arrêté du 31 janvier 2023 a modifié celui du 25 février 2016 sur la présentation des bulletins de paie. Ce texte redéfinit les libellés, le regroupement d’informations par rubrique et l’ordre d’apparition.

C’est cet arrêté qui rend aussi obligatoire depuis juillet 2023 la mention du montant net social sur le bulletin. C’est le niveau de revenus pris en compte pour le calcul de prestations sociales comme le RSA ou la prime d’activité.

Une communication transparente et de toute confiance pour l’employeur avec ses salariés

En outre, veiller au respect des mentions obligatoires sur les bulletins participe à la relation de confiance entre l’employeur et chaque salarié. La fiche de paie représente un outil de communication sensible et important qui mérite votre attention. Le fait de se conformer à la loi rassure les employés. Vous évitez d’éventuels litiges et les doutes dans leur esprit.

Adoptez des outils qui respectent la réglementation sociale ou déléguez la paie à des spécialistes. Ainsi, en tant qu’employeur, vous réduisez les risques et tracas. En outre, les bulletins de salaire paraissent plus professionnels pour les collaborateurs.

Quelles sont les mentions obligatoires pour chaque partie du bulletin de salaire ?

Pour lire la fiche de paie, sachez qu’elle doit se présenter de façon normée avec 7 rubriques bien précises que nous vous détaillons dans cette partie.

#1 - Identifier correctement l’employeur et le salarié (en-tête)

Dans cette partie du bulletin, vous donnez toutes les informations obligatoires sur l’entreprise et le salarié concerné par la fiche de paie.

Voici les mentions à spécifier côté employeur :

• coordonnées de l’entreprise (nom et adresse), voire de l’établissement auquel est rattaché le collaborateur ;
• code APE ou NAF qui permet de connaître l’activité de l’établissement ;
• convention collective de branche, ou en son absence, les références légales relatives aux congés payés ainsi qu’aux délais de préavis lors de la cessation du contrat.

Pour les informations sur le salarié, mentionnez :

• le nom du salarié (l’adresse n’est pas obligatoire, tout comme le numéro de sécurité sociale) ;
• l’emploi occupé et la position dans la classification de la convention collective ;
• la période de paie concernée par le bulletin ;
• le nombre d’heures travaillées, d’une part normales et d’autre part supplémentaires taux par taux ;
• les informations relatives au forfait le cas échéant (nature et volume en heures ou en jours) ;
• modalités de calcul de la rémunération si ce n’est pas la durée du travail qui sert de base ;
• données accessoires au salaire sur lesquelles s’appliquent des cotisations et contributions sociales (nature et montant).

#2 - Présenter et calculer correctement le salaire

Cette partie du bulletin doit comporter les mentions suivantes :

• montant de la rémunération brute ainsi que des accessoires au salaire comme les primes, les pourboires, les avantages en nature, etc. ;
• assiette des cotisations et des contributions, avant déduction des exonérations et exemptions, tant pour la part salariale que patronale ;
• taux des charges salariales (cotisations et contributions sociales) ;
• montant de chaque autre versement accessoire ou retenue opérée sur la rémunération (comme les frais de transport entre le lieu de travail et le domicile ou les saisies sur salaire) ;
• montant net de la rémunération versée au salarié et la date ;
• date de prise des congés au cours de la période et montant de l’indemnité de congés payés correspondante.

#3 - Présenter et calculer les cotisations et contributions sociales

La zone 3 du bulletin concerne les charges tant patronales que salariales :

• montant des cotisations pour chacune des 5 rubriques liées à la protection sociale (accidents du travail et maladies professionnelles, santé, chômage, famille et retraite) ;
• montant des exonérations et des exemptions le cas échéant ;
• coût total pour l’employeur, soit la somme de la rémunération brute, des cotisations et contributions, avec la déduction des allègements, exemptions ou exonérations diverses ;
• montant de l’augmentation de la rémunération qui s’explique par les cotisations chômage et maladie supprimées.

Notez que si vos salariés sont affiliés au régime d’assurance maladie complémentaire obligatoire pour le Haut-Rhin, la Moselle ou le Bas-Rhin, les mentions diffèrent. En effet, seule la part salariale de ces cotisations doit figurer sur le bulletin de salaire.

#4 et #5 - Mentionner chaque montant net (net à payer, net imposable et net social)

Le bulletin de salaire se poursuit avec les informations relatives aux montants nets de charges ou d’impôt. Doivent ainsi figurer impérativement les mentions suivantes :

• montant net à payer avant la déduction de l’impôt sur le revenu ;
• montant de l’impôt sur le revenu, calculé au titre du prélèvement à la source (PAS), selon le taux du PAS appliqué pour chaque salarié ;
• montant net social, soit le revenu net total du salarié, après avoir déduit tous les prélèvements sociaux obligatoires (y compris la mutuelle complémentaire).

#6 - Indiquer les éléments de la paie relatifs à l’imposition sur le revenu

Cette partie du bulletin se focalise sur l’impôt sur le revenu  :

• montant net imposable de la période ;
• montant cumulé du net imposable depuis le début de l’année ;
• montant de l’impôt sur le revenu prélevé par l’employeur au titre du PAS pour la rémunération du mois (prélèvement à la source) ;
• montant cumulé annuel du PAS ;
• montant des heures supplémentaires ou complémentaires exonérées au titre du mois en cours ;
• montant des mêmes heures en cumul annuel.

#7 - Ajouter les autres informations obligatoires sur le bulletin

Enfin, la fiche de paie remise par l’employeur à chaque employé doit comporter plusieurs mentions obligatoires en fin de document. Il s’agit de :

• la référence à la page du site web Service-Public.fr relative aux cotisations salariales ;
• information du salarié sur l’importance de conserver chaque fiche de paie (sans limitation de durée) ;
• pour les salariés qui disposent d’un contrat de travail à temps partiel, le nombre d’heures indemnisées.

Bien sûr, l’employeur doit aussi garder un double des fiches de paie pendant 5 ans. En outre, s’il émet des bulletins de salaire électroniques, il doit garantir aux employés concernés un accès au coffre-fort numérique jusqu’à leurs 75 ans.

Existe-t-il des mentions facultatives et des mentions interdites sur les fiches de paie ?

La loi aborde aussi les mentions à exclure. Tout ce qui n’est pas interdit est autorisé, ce qui laisse la possibilité d’ajouter des mentions facultatives. C’est important de respecter ces dispositions, sans quoi des sanctions peuvent s’appliquer.

Les informations à exclure absolument du bulletin de salaire

Les textes de loi spécifient que la fiche de paie ne doit jamais mentionner les aspects liés au droit de grève ainsi qu’aux fonctions de représentation du personnel.

Les heures de grève du salarié et les retenues éventuelles opérées sur son salaire ne doivent pas apparaître avec un libellé explicite. Pour autant, l’employeur doit bien déduire ces heures. Il doit alors utiliser une rubrique de paie neutre comme “absence non rémunérée”.

De la même manière, la rémunération versée pour ce mandat de représentant du personnel doit figurer en dehors du bulletin, sur un document annexe fourni par l’employeur.

Les informations à caractère facultatif sur la fiche de paie

Tant que vous respectez les mentions obligatoires et que vous évitez celles interdites, vous pouvez toujours en ajouter. Toutefois, notez que cela risque d’alourdir la lecture de la fiche de paie pour vos collaborateurs. Parfois, le mieux est l’ennemi du bien. D’ailleurs, c’est bien pour cette raison que la loi tente depuis des années de simplifier la présentation des bulletins dans les entreprises.

Dans certaines situations spécifiques, liées au poste occupé par exemple, vous pouvez souhaiter ajouter des informations complémentaires. Nous recommandons plutôt de recourir à un document annexe que vous joignez au bulletin.

Font notamment partie des mentions facultatives :

• l’adresse du salarié ;
• le numéro de sécurité sociale.

Toutefois, au regard du RGPD, évitez de mentionner le numéro de sécurité sociale. Souvent, c’est cependant complexe techniquement de l’exclure au niveau du logiciel de paie.

Même si la loi ne spécifie pas que certaines informations sont à bannir du bulletin, l’employeur doit tenir une ligne de conduite claire en la matière. En effet, il ne doit jamais porter préjudice à son salarié. N’oublions pas que ce dernier doit parfois communiquer le bulletin à des tiers (administrations et banques).

Comment respecter les informations légales sur la présentation des fiches de paie ?

Au vu de l’ampleur des informations à mentionner et à exclure, la gestion de la paie peut relever du parcours du combattant… Mais, en tant qu’employeur, vous pouvez équiper correctement votre entreprise.

Confier l’établissement des fiches de paie à des spécialistes

Votre TPE comporte quelques salariés, voire un seul ? Évidemment, vous n’allez pas créer un emploi de responsable de la paie. Ce qui importe est de se faire bien accompagner pour une activité administrative aussi pointue que la gestion sociale.

Vous pouvez choisir d’externaliser l’établissement des bulletins de salaire et des déclarations sociales auprès d’un expert-comptable. Il dispose généralement d’un service social spécialisé dans ces tâches. Il vous garantit ainsi l’établissement de chaque fiche de paie en toute sécurité et conformité avec la loi et avec votre convention collective.

L’externalisation de la paie avec les outils collaboratifs actuels vous permet de garder la main sur les choses importantes : la remontée des variables de paie (heures travaillées, heures d’absence, congés, maladies, primes variables, etc.). Ainsi, vous apportez chaque information essentielle au calcul du bulletin. Vous intervenez peu ou pas du tout sur le contenu et la présentation du modèle (les mentions).

Utiliser un logiciel de paie conforme à la réglementation

L’autre axe ou solution, c’est le choix d’un équipement informatique spécialisé dans la gestion de la paie, de la collecte des données variables, en passant par le calcul et l’édition des bulletins. Prenez soin de bien choisir votre logiciel pour la gestion de la paie et des RH. Il doit vous garantir des actualisations régulières et automatiques par rapport à la réglementation sociale, tant le Code du travail que les conventions collectives. Vous n’avez pas à vous préoccuper de la mise à jour de changements réglementaires vous-même.

Agiris vous accompagne pour une paie conforme et sans stress

Agiris dispose de toute la gamme d’outils adaptés au pilotage des ressources humaines et de la paie de l’entreprise du type TPE ou PME. Nous équipons aussi les cabinets d’expertise comptable, ce qui facilite les échanges avec l’employeur ainsi que la préparation des paies. Avec ISAPAYE CONNECT, les petites structures bénéficient des meilleurs services RH. Elles ont l’assurance de d’émettre des bulletins de paie en toute conformité avec le Code du travail et avec leur convention collective.

Gestion des taux et barèmes, calcul de chaque rémunération, déclarations sociales, mentions obligatoires, coffre-fort électronique pour les bulletins de salaire, etc., notre solution prend tout en compte. Pour découvrir cet outil simple, collaboratif et qui sécurise la paie, consultez ici la fiche produit.