Facturation électronique obligatoire
Depuis 2020, une entreprise qui souhaite envoyer une facture à un client « collectivité publique » ne peut plus le faire en lui adressant cette facture par courrier ou par e-mail au format PDF. Elle doit impérativement transmettre cette facture par le portail d’Etat appelé « Chorus Pro ».
Sommaire
En quoi consiste la réforme de la facture électronique ?
La réforme de la facture électronique, ce n’est pas juste de passer ses factures d’un format papier à un format numérique. Cette réforme va révolutionner le contrôle et la circulation des factures.
Il sera obligatoire pour chaque entreprise d’adapter les circuits d’émission, de réception et de suvi pour de ses factures de vente et d’achat.
Il est aussi important de comprendre qu’il y aura, en réalité, non pas une mais deux obligations :
- L’e-Invoicing pour les factures de professionnels à professionnels en France (BtoB)
- L’e-Reporting pour les ventes de professionnels à particuliers (BtoC) et pour les ventes de professionnels à professionnels hors France.
Qui est concerné par cette réforme ?
Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées, aussi bien pour leurs factures d’achat que pour leurs factures de vente.
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Quel format doit avoir une facture électronique ?
Il existe 3 formats principaux de factures électroniques : FACTUR-X, UBL et CII.
Si vos clients n'ont pas d'exigences particulières, vous êtes libre de choisir le plus simple à savoir le format FACTUR-X. Ce format a l’avantage d’être hybride car il combine :
- Un format PDF lisible par l’humain.
- Un fichier XML lisible par la machine. C’est ce fichier qui contient les informations détaillées telles que SIREN de l’émetteur et du destinataire, numéro de facture, date et adresse livraison, période de facturation, détail des lignes des factures, etc.
Une facture électronique doit respecter les mêmes obligations que les factures papier : intégrité, origine garantie dès émission, archivage et mentions obligatoires.
Pour être valide, une facture électronique doit être créée, transportée, reçue et archivée sous forme électronique. Ainsi une facture papier transformée en PDF avec un scanner n’est pas une facture électronique.
L’E-invoicing et e-reporting : ce qui change en 2024
L’e-Invoicing
L’e-Invoicing impose aux entreprises de choisir une plateforme pour recevoir leurs factures d’achat et pour déposer leurs factures de vente. Cette plateforme sera, selon le choix de l’entreprise :
- Soit la plateforme publique appelé PPF (Portail public de facturation) ;
- Soit une plateforme privée certifiée appelée PDP (Plateforme de dématérialisation partenaire).
La plateforme aura pour fonction d’assurer la circulation contrôlée des informations entre l’entreprise, ses clients, ses fournisseurs et l’Etat.
Voici un schéma pour vous expliquer comment cela fonctionne en pratique :
L’entreprise A émet avec son logiciel de gestion commerciale sa facture de vente au format numérique à destination de l’entreprise B. Son logiciel la dépose sur la Plateforme qu’elle aura choisie. Puis 4 étapes s’enchainent :
- Un contrôle de conformité de la facture déposée est réalisé par la plateforme (respect des données obligatoires, format de facture autorisé…)
- Grâce au SIREN / SIRET de l’entreprise B, la plateforme de l’entreprise A sait quelle est la plateforme choisie par l’entreprise B. Cette identification est possible grâce à l’annuaire national qui sera mis en place (c’est comme « les pages blanches », mais à la place de l’adresse postale ou du numéro de téléphone de l’entreprise, on y trouvera le N° d’immatriculation de sa plateforme)
- La plateforme de l’entreprise A extrait de la facture numérique les données obligatoires pour les Impôts (informations d’en-tête, pied de facture, détail des lignes…).
- La facture originale de l’entreprise A est archivée dans sa plateforme et transférée à la plateforme du destinataire (l’entreprise B)
- L’entreprise B récupère dans son logiciel de comptabilité, depuis sa plateforme, la facture numérique émise par l’entreprise A.
- Le flux retour a lieu. L’entreprise A va être informée via sa plateforme si l’entreprise B accepte et paye sa facture. Si l’entreprise A est sujette à la TVA à l’encaissement, la DGFiP sait alors qu’il faut collecter la TVA.
L’e-reporting
L’e-reporting est complémentaire à l’e-invoicing et concerne :
- Les factures BtoB hors de France (par exemple si un vigneron français exporte son vin auprès de cavistes ou restaurateurs étrangers) ;
- Les factures aux Particuliers (par exemple un éleveur vendant sa viande en circuit court) ;
- Les ventes avec ticket de caisse / caisse enregistreuse.
L’e-reporting sera l’équivalent d’un "super Z de caisse" qui devra être transmis à une fréquence très précise aux Impôts.
- Pour les entreprises en TVA mensuelle, cela veut dire tenir ses ventes à jour tous les jours car les envois se font :
- Au plus tard le 20 du mois pour les 10 premiers jours de vente
- Au plus tard le 30 pour les ventes du 11 au 20
- Au plus tard le 10 du mois suivant pour les ventes du 21 au 30/31
- Les entreprises en déclaration annuelle devront passer à un rythme mensuel car l'e-reporting devra être fait entre le 25 et le 30 du mois suivant.
Cet e-reporting sera envoyé à la plateforme choisie par l’entreprise qui le fera suivre à la DGFiP.
Voici un schéma pour vous expliquer comment cela fonctionne en pratique :
Quel est le calendrier de cette réforme ?
Cette obligation entre en vigueur le 1er juillet 2024 avec une fin de la période de transition au 1er janvier 2026.
À partir du 1er juillet 2024, toute entreprise devra recevoir ses factures fournisseurs sous format électronique. Ces factures reçues constitueront l’original fiscal et devront être archivées comme preuves. Même si un exemple papier est imprimé, celui-ci n’aura aucune valeur fiscale en cas de contrôle. En conséquence, il faudra organiser l’archivage des originaux fiscaux pour votre entreprise. Cet archivage est un des services apportés par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
À partir du 1er juillet 2024, les entreprises devront émettre leurs factures de vente en format électronique. Cette obligation va se mettre en place de façon progressive entre juillet 2024 et janvier 2026 selon la taille des entreprises, et au plus tard le 1er janvier 2026 pour les PME et TPE.
Quels bénéfices sont attendus de cette réforme ?
L’automatisation des échanges de facture représentera un gain de temps : la plateforme va devenir le collecteur des factures et les contrôlera ; la lecture et l’exploitation du contenu des factures seront facilitées en comptabilité (cela permettra l’automatisation des écritures).
L’encaissement des factures sera accéléré (circulation des factures en temps réel, contrôles et validations plus rapides).
La connaissance de son activité se fera "au fil de l’eau" grâce aux données comptables et financières véhiculées dans les factures électroniques, qui alimenteront des tableaux de bord plus riches, plus régulièrement.
L’Etat français a également pour objectif le pré-remplissage partiel de la déclaration de la TVA (comme pour l’impôt sur le revenu).
