Gestion administrative des entreprises : un levier sous-estimé
Être entrepreneur n’est pas une sinécure. La gestion administrative des entreprises peut sembler parfois envahissante et très contraignante. La quantité d’obligations comptables, fiscales, sociales ou juridiques à respecter peut peser au quotidien, alors que l’essentiel du business se situe ailleurs. C’est vrai !
Pourtant, cette gestion administrative pourrait participer à votre réussite avec une organisation au cordeau, tant en termes de ressources que d’outils. Nous pensons même qu’elle dépasse le fardeau pour devenir un véritable levier. Vous vous enlevez du stress règlementaire contre-productif. Vous évitez des pénalités financières. Vous gagnez en temps et en efficacité.
1 - Que comprend
la gestion administrative des entreprises ?
Le concept de gestion administrative regroupe toutes les tâches qui permettent à une activité de fonctionner, avec le formalisme de documents, de la traçabilité, etc., et dans le respect de règles et de textes réglementaires. Ces tâches s’effectuent dans les services de l’entreprise appelés fonctionnels ou supports.
L'administration des ventes et la facturation
Ce service de l’entreprise constitue un prolongement administratif de l’acte commercial. Vendre c’est bien. Facturer et encaisser c’est mieux. Autrefois assimilée à du secrétariat, l'administration des ventes représente aujourd’hui un rouage essentiel pour l’efficacité commerciale.
Les processus s’imbriquent de plus en plus, de la création d’un compte client à la livraison, en passant par la prise de la commande, l’expédition, la facturation, le recouvrement, etc. Les factures exigent de respecter de nombreux critères, tant lors de leur émission que de leur archivage (mentions obligatoires, inaltérabilité, sécurisation, conservation, etc.).
Avec le déploiement de la facture électronique en France, les obligations réglementaires augmentent dans les services administratifs. Mais, les avantages attendus, après la mise en place, s’avèrent significatifs.
Gestion logistique des expéditions et des approvisionnements
Ajoutons aussi des aspects administratifs périphériques à la facturation commerciale : la logistique avec la gestion des expéditions, la relation avec les douanes, etc. Si l’entreprise réalise des exportations, elle doit respecter des obligations réglementaires et des formalités administratives spécifiques. C’est également le cas lorsque la société importe des matières premières ou des marchandises.
La gestion comptable et fiscale
Sans comptabilité, l’entrepreneur reste dans le brouillard. Comme dit l’adage « sans data, pas de chocolat ». La comptabilité semble une contrainte, mais c’est un mal pour un bien. Cette gestion administrative demande de respecter non seulement des règles de comptabilisation, de présentation des comptes, mais aussi d’évaluation.
La gestion comptable implique de déposer diverses déclarations fiscales à des échéances précises, en fonction du statut de l'entreprise, du régime fiscal, dont celui en matière de TVA. Les entrepreneurs doivent en outre se conformer aux règles d’archivage des données et documents ainsi qu’au respect de règles de sécurité informatique.
La gestion du personnel et des risques professionnels
Un autre pan de la gestion administrative, et non des moindres, ce sont les ressources humaines. Le gestionnaire RH prend en charge tout le travail lié à la paie et aux déclarations sociales. Ajoutons aussi des missions relatives aux risques professionnels. Ainsi, en France, il existe une obligation légale, le DUERP (document unique de prévention des risques professionnels).
Le pilotage de la conformité et des risques
La notion de risque existe dans tous les services et métiers de l’entreprise. Elle se retrouve dans tous les domaines administratifs détaillés précédemment. Nous pouvons ajouter, en fonction de l’activité de la société, des aspects comme :
- la gestion de la qualité et de la non-qualité ainsi que le respect de la réglementation ;
- la gestion des risques du type cyber (hameçonnage, piratage, fraude, etc.) et leur impact sur la continuité d'exploitation ;
- la mise sous contrôle des risques financiers (taux d’intérêt, taux de change, inflation des coûts, manque de trésorerie, etc.) ;
- la surveillance des risques externes, climatiques ou géopolitiques, et la mesure des conséquences sur l’entreprise.
2 - Les enjeux d’une gestion administrative et comptable aux petits oignons
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La gestion de la comptabilité et des obligations fiscales peut rebuter. Pourtant, elle présente un intérêt financier rapide. Si une entreprise pouvait perdurer en surveillant seulement le solde de son compte bancaire, cela se saurait !
Anticiper et prévenir les risques en entreprise pour gagner du temps et de l’argent
Le fait de bien organiser sa gestion administrative, et donc sa comptabilité, facilite l’anticipation. Or, gérer, c’est anticiper. Plus l’entrepreneur parvient à prendre du recul sur ses documents comptables, ses indicateurs financiers et opérationnels, etc., plus il peut décider vite et bien.
Une telle organisation des tâches administratives simplifie l’identification des risques, mais aussi la prévention. Plus l’entreprise se conforme à la réglementation comptable, juridique et fiscale, plus elle réduit ses risques de redressement. Ce sont autant de chances d’éviter une pénalité financière en cas de contrôle, par exemple.
En outre, lorsque les services de l'administration fiscale (ou de l’Urssaf) réalisent une vérification, l’entrepreneur perd moins de temps et d’énergie, car il est prêt. Sa comptabilité est à jour. Tous les documents justificatifs existent. Ils sont correctement classés et archivés, y compris sous une forme numérique.
Veiller au respect de la réglementation pour se concentrer sur le business et l’activité
Lorsque l’entrepreneur peut se reposer sur une organisation des tâches administratives structurée et bien huilée, il réduit son stress règlementaire. Il peut faire confiance aux procédures et solutions informatiques mises en place, ainsi qu’aux compétences techniques internes ou externes à l’entreprise.
Ainsi, ce dirigeant peut se consacrer aux tâches qui lui importent vraiment pour son business : le développement de l’activité, la relation client et le management des équipes.
En outre, le fait de devoir respecter des règles pour la comptabilité et la gestion administrative permet de comparer les entreprises. C’est possible alors d’analyser la solvabilité d’un futur client, par exemple. Avec des documents comptables bien tenus, les échanges de l’entrepreneur avec son banquier ou des investisseurs s’améliorent.
3 - Comment faire de l’administration des entreprises un moteur du succès ?
Comment s’organiser pour réduire les risques sur les données, les erreurs, le manque de conformité ? Comment gagner du temps sur le plan administratif tout en visant la conformité maximale, l’anticipation et la diminution du stress ? Cette gestion optimisée dépend à la fois des ressources et compétences, mais aussi des outils informatiques utilisés.
Externalisation de domaines techniques ou administratifs complexes auprès de prestataires de service spécialisés
Même avec d’excellents outils informatiques, mieux vaut disposer de collaborateurs compétents dans les domaines administratifs. Plutôt que de recruter à plein temps une personne à la formation comptable, la TPE s’oriente vers son cabinet d’expertise comptable.
C’est aussi le cas pour la gestion du personnel, avec des tâches comme l’établissement des bulletins de paie ou la rédaction des contrats de travail. Ces ressources externes spécialisées vous aident à gagner du temps et de la sérénité sur des sujets complexes mal maîtrisés par les services internes à la société.
Adopter des outils informatiques pour automatiser, rationaliser et sécuriser
Les systèmes informatiques ne sont pas une option. Plus qu’un assistant, un logiciel contient les processus métiers pour réaliser les différentes tâches de façon rationnelle, organisée et en toute conformité avec les réglementations applicables.
Il facilite le travail, car il guide l’utilisateur, même sans formation administrative. Ce type d’outil comporte parfois des alertes, des contrôles, etc. Nous vous présentons quelques logiciels qui améliorent la gestion administrative de toute entreprise, petite ou plus grande, quel que soit le métier.
Automatisation des tâches en pré-comptabilité
La pré-comptabilité s’impose désormais comme un outil extrêmement puissant dans toutes les entreprises. Elle consiste à automatiser le traitement des factures dématérialisées, donc sous une forme numérique, en amont de la comptabilité. Avec un tel système, l’ordinateur lit les pièces. Il en extrait les données essentielles et les prépare automatiquement en vue de leur comptabilisation.
La pré-comptabilité réduit le temps de traitement, les erreurs et le risque de perte de documents. C’est la partie comptable que tout entrepreneur peut réaliser en toute sécurité, même sans avoir suivi des formations spécifiques. Quand l’entreprise a opté pour l’externalisation de sa comptabilité, alors son cabinet accède aux mêmes données sur le même portail en ligne.
Sécurisation et conformité de la facturation en vue de la facture électronique
En adoptant un logiciel de facturation conforme pour la facture électronique de 2026-2027, l’entrepreneur sécurise aussi les tâches administratives. Ce type d’outil est un réel assistant au quotidien.
Le chef d’entreprise dispose de fonctionnalités complètes, tant pour émettre les factures, les transmettre à une plateforme PDP qui ensuite les distribue, que pour les archiver. C’est l’assurance d’utiliser des modèles de factures, avec des mentions obligatoires conformes et adaptées au métier de l’entreprise.
Gestion collaborative et numérique de la documentation avec une solution GED
Le numérique remplace peu à peu le papier dans les entreprises. Un outil de gestion électronique des documents (GED) simplifie les tâches administratives dans tous les services de la société.
Tous les collaborateurs peuvent archiver, consulter et commenter des documents stockés une seule fois et toujours au même endroit. Ils gagnent du temps, ils évitent de perdre des dossiers ou factures en provenance ou à destination des fournisseurs comme des clients.
Ils ont l’assurance de disposer de la bonne version archivée des informations en permanence, vu qu’une seule version existe. Ces systèmes informatiques respectent diverses normes afin de sécuriser les données. Ils assurent leur conservation, sans les altérer et durant le nombre d’années qu’exige la loi.
Les outils que vous propose AGIRIS pour optimiser la gestion administrative
Chez AGIRIS, nous vous proposons toute la palette d’outils utiles à la gestion au quotidien :
- ISAFACT, la gestion commerciale pour facturer, relancer les clients en cas d’impayé, analyser l’activité et gérer les stocks ;
- ISACOMPTA, la gestion comptable et fiscale pour l’entreprise et son cabinet ;
- eFacture, la plateforme de dématérialisation partenaire d’AGIRIS, en vue du pilotage de la facturation électronique (e-invoicing et e-reporting) ;
- TPVente, le logiciel de caisse pour les ventes en magasin ou à domicile ;
- AGIRIS CONNECT, le portail collaboratif partagé avec le cabinet d’expertise comptable et l’entreprise pour toute la gestion électronique des documents (GED).
La gestion administrative constitue une chance, et non pas une contrainte… à condition de s’organiser vraiment. Chez AGIRIS, nous nous efforçons d’apporter en permanence à chaque gestionnaire de nouveaux outils ou fonctionnalités pour sécuriser son travail et alléger son stress règlementaire. Pour aller plus loin dans cette réflexion autour des missions administratives, téléchargez le livre blanc qui vous donne les clés pour respecter ses obligations légales en toute sérénité.
FAQ sur la comptabilité dans une TPE
La TPE dispose rarement d’un comptable salarié à temps plein, voire même partiel. L’activité n’exige pas en général autant d’heures pour la gestion administrative et comptable. Les entrepreneurs de petites structures peuvent recourir à du temps partiel salarié. Ils peuvent aussi confier la tenue de la comptabilité à un cabinet d’expertise comptable. Ils n’ont pas le droit en revanche de faire établir les comptes annuels par un indépendant ou autre prestataire. Si ces personnes proposent de tels services, c’est de l’exercice illégal de la profession.
Face à une offre pléthorique en logiciels comptables pour TPE, le choix peut sembler complexe. Outil comptable gratuit, en ligne, etc., faites le tri dans les possibilités ! Pour plus de sécurité, rapprochez-vous de votre cabinet d’expertise comptable. Non seulement il sait vous conseiller pour votre activité, mais il connaît les meilleures solutions du marché. AGIRIS équipe à la fois les TPE et leurs experts-comptables, grâce à une gamme d’outils qui se complètent et qui facilitent les échanges clients-cabinets.
Oui, si vous disposez de suffisamment de formation comptable, vous avez le droit de réaliser seul votre comptabilité. Mais, nous vous mettons en garde contre les risques que comporte un tel processus. En effet, faire soi-même sa comptabilité reste une opération déconseillée, vu le nombre de dispositions comptables et fiscales à connaître, sans oublier les évolutions fréquentes des textes.
Rien ne vous oblige à utiliser les services d’un expert-comptable. Toutefois, pour un entrepreneur en TPE, s’en exonérer peut mettre en péril son business. Méfiez-vous d’un logiciel gratuit en ligne qui vous affirme que vous pouvez vous dispenser des services d’un comptable professionnel. En outre, les risques, comme le rejet de comptabilité ou la taxation d’office, existent, en cas de non-respect des obligations comptables.
Le cœur de votre métier se situe ailleurs que dans la gestion de la comptabilité. Concentrez-vous sur l’essentiel et exploitez au maximum les services de votre expert-comptable. Il vous aide à faire parler les chiffres correctement, par exemple avec la lecture commentée d’un tableau de bord. Il facilite l’anticipation des difficultés financières, dès la création de vos devis, si vous lui demandez conseil. Ce professionnel vous épaule pour réaliser des choix éclairés, améliorer la performance financière comme opérationnelle, etc.
Cet article a décrit les règles générales à respecter en France pour l’établissement des comptes annuels et les déclarations fiscales, comme la liasse ou la déclaration de revenus. Selon les activités, voire les statuts juridiques, des spécificités interviennent. Par exemple, des plans comptables particuliers existent. Des taxes parafiscales ou des taux de TVA propres s’appliquent parfois.
Nul n’est censé ignorer la loi. Certes. Mais, c’est impossible de tout connaître, seul, en tant qu’entrepreneur. Là encore, l’utilisation de logiciels professionnels et le recours à un expert-comptable vous apportent beaucoup de sérénité.