Dématérialisation de la fiche de paie : que dit la loi ?

La transformation des entreprises sur le plan digital concerne toutes les fonctions et services. La partie ressources humaines aussi s’intéresse à la numérisation des documents et la digitalisation des processus. Les coffres-forts électroniques se développent pour héberger notamment les bulletins de salaire au format numérique.

En tant qu’employeur, connaissez-vous vos obligations concernant la dématérialisation de la fiche de paie ? Vous vous demandez si elle est obligatoire ? Vous aimeriez savoir comment mettre en place cette organisation zéro papier en toute conformité avec la loi ? Nous répondons à toutes ces questions dans cet article.

Dématérialisation de la fiche de paie : de quoi parle-t-on exactement ?

Tout comme les plus grandes entreprises, les PME et TPE avancent peu à peu dans leur transformation digitale. Quand on parle de la paie, sujet sensible qui exige de la confidentialité, vous vous interrogez probablement sur le sens que prend ce passage au numérique.

Définition d’une fiche de paie dématérialisée

Dématérialiser signifie enlever sa matérialité à un document. Le processus revient donc à fonctionner en mode zéro papier, avec des documents numériques. Le procédé de dématérialisation consiste soit à :

• créer un état directement sous une forme électronique (fichier) ;
• scanner un document papier et le remplacer par le support informatique généré (par exemple un PDF).

Appliquée à la paie, la dématérialisation revient donc à diffuser aux salariés leurs bulletins édités au format PDF.
L’entreprise les dépose sur un espace personnalisé et sécurisé sur une plateforme. C’est le coffre-fort électronique.

Les atouts du bulletin de salaire numérique pour l’employeur

Vous vous demandez ce que ce fonctionnement en mode numérique peut vous apporter ? Comme partout dans l’entreprise, la dématérialisation de la fiche de paie et le coffre-fort électronique comportent plusieurs avantages :

• une réduction des coûts (plus de papier, d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement) ;
• un traitement plus rapide (moins de manipulations, un classement et une diffusion automatisés) ;
• un plus pour l’environnement avec la suppression du papier ;
• un accès et une traçabilité facilités de la documentation relative à chaque salarié ;
• une meilleure confidentialité et sécurisation de l’archivage.
  
  

Les avantages du coffre-fort électronique pour le salarié

Non seulement l’employeur a intérêt à adopter la dématérialisation des bulletins, mais les employés aussi en ressortent gagnants. Ils bénéficient ainsi :

• d’une facilité d’archivage permanent, même en cas de départ de l’entreprise ;
• le gain de place que constitue la suppression des boîtes d’archives tout au long d’une carrière ;
• d’une sécurité plus forte, avec notamment, moins de risque de perte ou de destruction des documents ;
• de plus d’autonomie pour consulter, télécharger, imprimer, etc. sans l’aide de personne.

Quelles sont les obligations légales pour le bulletin de paie dématérialisé ?

La mise en place de fiches de paie au format numérique demande d’examiner d’abord ce que dit le droit. Depuis 2016, avec la loi El Khomri, les choses sont clarifiées.

Le bulletin de salaire dématérialisé, une possibilité, pas une obligation

Les textes sont désormais précis. Même si le format numérique finira par devenir le standard pour la paie, jusqu’à présent il ne présente pas de caractère obligatoire. Les contraintes qui pèsent sur les entreprises ont diminué depuis 2016, par rapport au processus requis les années antérieures.

Les textes avant la loi El Khomri du 8 août 2016

Depuis de nombreuses années, les entreprises pouvaient déjà réaliser la dématérialisation des bulletins de salaire. Toutefois, avant la loi n°2016-1088 El Khomri, l’accord préalable explicite du salarié s’imposait.

Dans la mesure où c'était une option pour l’employeur, l’entreprise devait absolument obtenir préalablement l’autorisation de chaque salarié. C’était donc un processus lourd à mettre en place.

L’apport de la loi n°2016-1088 El Khomri

Depuis le vote en août 2016 de ce texte, les choses ont évolué. Cette loi relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, comporte un volet relatif à la dématérialisation des fiches de paie.

Désormais, les entreprises peuvent décider de dématérialiser les bulletins unilatéralement, sans obtenir l’accord individuel préalable de l’employé. Toutefois, si celui-ci refuse ce mode numérique, les employeurs ont l’obligation de respecter ce choix. Ce texte vient donc alléger le processus antérieur.

Le décret nº2016-1762 du 16 décembre 2016 et la dématérialisation des bulletins de paie

Ce décret fait suite à la loi El Khomri citée précédemment. Il détaille comment l’employeur doit informer le salarié concernant la dématérialisation des fiches de paie.

Il précise notamment comment et sous quelle durée l’entreprise doit conserver les bulletins sous forme d'archivage électronique :

• soit pendant 50 ans ;
• soit pendant 6 ans après l’âge de mise à la retraite, donc jusqu’aux 75 ans du salarié.

Le décret spécifie aussi comment opérer si le prestataire de l’entreprise qui assure la conservation des bulletins cesse son activité. L’employeur doit alors informer au moins trois mois avant la date les personnes disposant de bulletins stockés sur ces systèmes. C’est également le cas si l’employeur disparaît alors qu’il prend en charge lui-même l’archivage des fiches de paie.

Le compte personnel d’activité (CPA)

Le compte personnel d‘activité (CPA) a été institué par la loi Rebsamen n°2015-994 du 17 août 2015, relative au dialogue social et à l’emploi. Ce compte nominatif, ouvert au nom de chaque salarié, vise à simplifier l’autonomie et la liberté d’action ainsi qu’à sécuriser le parcours professionnel. Il supprime les obstacles à la mobilité d’une entreprise à l’autre. Le compte comporte trois volets :

• le CPF, le compte personnel de formation ;
• le CEC, le compte d’engagement citoyen ;
• le CPP, le compte de prévention pénibilité.

Depuis le décret 2016-1762 cité précédemment, le CPA doit désormais donner accès à la consultation des bulletins de paie. Le Code du travail le spécifie d’ailleurs à l’art. R3243-9 :

• “Le service en ligne associé au compte personnel d'activité (...) permet au titulaire du compte de consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique”.
• “L'employeur ou le prestataire agissant pour son compte doit garantir l'accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par ce service en ligne”.

Que demandent les textes pour une paie dématérialisée conforme ?

L’entreprise qui choisit de passer aux bulletins de paie électroniques (BPE) doit s’assurer de respecter leur intégrité, leur disponibilité et la confidentialité des données. En effet, ces documents ont la même valeur légale que ceux émis au format papier.

La fiche de paie électronique doit comporter les mêmes mentions que la version papier. Mais, en plus, elle doit garantir :

• L’intégrité des données : les informations doivent être exactes, authentiques et non falsifiables. Le salarié doit pouvoir récupérer le bulletin à tout moment, sous un format habituel comme un PDF, cela simplement et entièrement.
• La disponibilité des bulletins de paie dématérialisés : les conditions d’archivage imposent d’agir dans un espace sécurisé et connecté au CPA de chaque salarié, cela pendant la durée légale obligatoire.
• La confidentialité conformément au RGPD : les informations présentes sur une fiche de paie ont un caractère personnel. Elles doivent donc se conformer au règlement général sur la protection des données, le RGPD.

Comment respecter le Code du travail pour une fiche de paie dématérialisée en toute sécurité ?

Simplifier la gestion de sa paie constitue un des avantages d’un processus digital. Mais, cela exige de mettre d’abord en place les bons dispositifs : faire de la veille sur la législation, se faire aider par des experts et aussi choisir la bonne solution informatique.

Voici quelques recommandations organisationnelles pour déployer sereinement la paie électronique dans votre entreprise.

Respecter les caractéristiques légales prévues pour la fiche de paie numérique

Quel que soit le format, l’employeur doit conserver dans ses propres locaux un double de la fiche de paie (en papier ou dématérialisée) pendant 5 ans. Après cette durée, elles doivent rester accessibles, en cas de demande des collaborateurs, mais éventuellement en dehors des locaux. Les délais sont ceux spécifiés précédemment : 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié.

Assurez-vous que vos outils informatiques sont en capacité de respecter les caractéristiques obligatoires des bulletins de paie électroniques. Vérifiez bien les procédures de stockage et les durées d’archivage.

Informer le salarié avant la dématérialisation du bulletin de paie

Avant de démarrer la dématérialisation, l’employeur doit informer les salariés de leur droit à s’y opposer. Libre à lui de choisir le moyen de cette information, du moment qu’il respecte le délai :

• pour le passage du papier à l’électronique, un mois avant l’émission des premiers bulletins dématérialisés ;
• ou lors de l’embauche, pour les nouveaux salariés.

Gérer le refus de dématérialisation des bulletins de salaire

En cas de désaccord, le salarié doit aussi informer l’entreprise, sous la forme qu’il souhaite. Il peut manifester son refus face à un projet de bulletin dématérialisé, avant le démarrage du processus, mais aussi après, à n’importe quel moment.

L’employeur doit procéder alors à l'émission de bulletins papier au plus vite, et au pire dans les trois mois après la demande de l’employé. De la même manière, si des collaborateurs changent d’avis, ils recevront ensuite des fiches de paie numériques.

Adopter un coffre-fort électronique pour des bulletins de paie conformes

Pour déployer une gestion de la paie avec les bulletins dématérialisés, l’entreprise doit choisir les outils informatiques adaptés. En plus d’un logiciel qui permet l’établissement et l’émission de fiches de paie, elle opte pour un coffre-fort numérique.

Chez Agiris, nous proposons EPAYE, la solution de dématérialisation des bulletins pour TPE et PME. Simple et totalement conforme à la réglementation, accessible par chaque employé, c’est une plateforme collaborative entre vous et vos salariés.

Avec ce logiciel, vous réalisez simplement toute la gestion de vos données numériques : distribution des fiches de paie aux collaborateurs et stockage en ligne de chaque bulletin.

Dématérialiser la fiche de paie avec les logiciels d’Agiris

Même si le format électronique reste facultatif en entreprise pour les bulletins de salaire, il présente de nombreux avantages. Ce serait dommage de ne pas franchir le pas, tant pour votre entreprise que pour vos salariés.

Nous disposons d’une suite logicielle, ISAPAYE CONNECT qui comporte tous les modules utiles pour vos besoins RH. Elle intègre nativement la gestion des bulletins électroniques en liaison avec EPAYE.

Juste, simple et collaboratif, ISAPAYE vous sécurise dans tous vos processus et obligations RH. Nous vous suggérons de télécharger la fiche du logiciel.