Facturation des temps passés : comment faire pour être rentable ?

Les métiers du service, professions libérales, artisanales ou freelancing, par exemple, savent combien le décompte de leurs heures importe, tout comme l’évaluation du taux moyen journalier, ou taux horaire. Souvent, leurs prestations font l’objet d’une facturation des temps passés. Vous vous reconnaissez dans ce portrait ? Mais, avez-vous la certitude que la rentabilité au bout de l’exercice est à la hauteur de vos espérances ? Nous passons en revue les différentes composantes de cette méthode de facturation, ainsi que les autres systèmes envisageables. Nous vous alertons sur les facteurs clés de succès et expliquons quel équipement informatique idéal choisir pour la gestion administrative de votre activité. 

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En quoi consiste la facturation des temps passés pour un prestataire de services ?

Les métiers du service réalisent des missions ou prestations pour des clients. Ils reposent sur une expertise particulière dans un domaine. Qu’elle soit manuelle ou intellectuelle, elle exige de consacrer des heures ou des jours à la réalisation de chaque tâche.

Qu’est-ce qu’une facture au temps passé ?

Le temps passé se mesure, tant pour un projet client, une commande unitaire qu’une prestation récurrente sous forme d’abonnement. Si c’est la quantité de jours ou heures qui constitue la base du prix payé par le client, la facture est alors dite au temps passé. Le montant hors taxes qui y figure varie donc en fonction de la durée que vous prend cette mission, en tant que prestataire. Ainsi, vous évitez les mauvaises surprises, par rapport à un prix forfaitaire convenu, en cas d’évaluation erronée du travail à réaliser. Ici, vous facturez au réel.

En quoi consiste le suivi des temps passés ?

Pour la facturation de prestations de services en fonction de la durée, vous devez disposer d’un suivi des temps passés, afin de déterminer aisément le montant facturable. Si vous fonctionnez en mode projet pour de longs mois, vous émettez des factures de situations d’avancement, en plus de l’acompte avant intervention. Puis, en fin de mission, intervient la facture finale ou définitive. Dans tous les cas, sauf pour la demande d’acompte à la commande, vous avez besoin du détail des heures.

Quels sont les paramètres indispensables pour établir une facture au temps passé ?

Pour créer une telle facture client, vous devez disposer de deux informations : la quantité d’heures ou de jours consacrés à la mission et le taux horaire ou journalier. Précisez les tâches réalisées, conformément au devis émis. Enfin, assurez-vous d’indiquer toutes les mentions obligatoires pour de tels documents.

Le temps passé sur les différents projets, missions ou tâches

C’est naturellement la première donnée incontournable pour facturer vos prestations. Si votre client a validé le fonctionnement au temps passé, il est en droit de savoir le nombre d’heures ou de jours que vous avez consacré à son entreprise. Aussi, pour émettre sa facturation de cette manière, vous devez vous organiser pour disposer des informations correctes à l’instant T, souvent en fin de mois. L'improvisation est à exclure pour ce type de processus.

Si vous avez convenu avec l’entreprise cliente de détailler toutes les tâches du projet sur la facturation, vous avez besoin d’un suivi analytique de vos heures. En effet, c’est dans la pratique impossible de reconstituer les choses correctement après coup.

Le taux journalier moyen pour facturer chaque client

Une facture selon les temps passés présente donc à chaque ligne un article et un libellé, une quantité (heures, jours ou semaines) et un prix unitaire hors taxes. Ce prix correspond au taux convenu avec le client. Pour une facturation à l’heure, c’est un taux horaire.

Pour la journée, le terme consacré est le TJM, soit le taux journalier moyen. Ce ratio facilite pour les clients la compréhension des coûts et la comparaison avec la concurrence. Votre chiffre d’affaires dépend donc autant de ce tarif que du temps facturé.

Les mentions à insérer pour des factures de temps passés

Facturer au temps passé exige de respecter la forme réglementaire prévue pour la facturation en France. Elle reprend la plupart des informations déjà intégrées au devis. C’est un document important, tant sur le plan comptable et fiscal que d’un point de vue juridique et commercial. Il sert en effet de preuve à la réalisation du service (ou la livraison d’un bien). La facture indique à son destinataire ce qu’il doit payer.

Cette pièce justificative doit comporter une liste précise d’informations. Elles concernent notamment l’identité des parties, acheteur et vendeur, le numéro de TVA, la date d’émission ainsi que la date de la mission.

La facture détaille les réalisations, la quantité et le prix. Elle contient toutes les informations exigées en matière de TVA. Si vous êtes dispensé de collecter la taxe, du fait du régime de la franchise en base, une mention spécifique doit aussi figurer sur la pièce.

Chaque facture ou avoir porte un numéro unique et chronologique. Le document précise les modalités de paiement et la date d‘échéance. Il spécifie les conditions d’escompte en cas de règlement anticipé, ainsi que le dispositif d’intérêts de retard et l’amende administrative forfaitaire.

Certaines de ces mentions sont d’application obligatoire pour toutes les entreprises. D’autres informations particulières interviennent dans certaines situations ou pour certains clients. Vous pouvez consulter le site Entreprendre du service public pour connaître toutes les mentions obligatoires. Notez que l'arrivée de la facture électronique a conduit à en ajouter de nouvelles récemment.

Quelles autres méthodes de facturation existent pour des prestations de services ?

Ce système de facturation selon la quantité de jours ou d’heures consacrée au dossier ne convient pas à tous les métiers du service. Parfois, au sein d’une même profession, le prestataire peut aussi proposer divers modes de tarification, selon les situations, missions ou souhaits des clients. Un avocat-conseil, un coiffeur, une entreprise de services du numérique (ESN), un formateur ou un cabinet d’expertise comptable ont des besoins différents. Voici les autres manières de facturer dans le secteur tertiaire.

Qu’est-ce que la facturation au forfait pour un prestataire de services ?

Cette méthode se distingue vraiment de celle au temps passé. C’est même un système totalement opposé. Ici, peu importe la durée que prend le dossier client, le montant de la facture reste identique. L’échange commercial a abouti à signer un devis pour un projet précis et pour un tarif connu à l’avance.

Ce mode de facturation au forfait exige plus d’expérience de votre part, afin d’évaluer correctement le prix proposé. Si vous sous-estimez le temps nécessaire pour réaliser la tâche, votre rentabilité financière en pâtit. Vous pouvez essayer de négocier un complément avec le client, mais rien ne vous garantit de réussir.

En revanche, votre client sait exactement combien coûte le travail qu’il vous a confié. Certains métiers fonctionnent naturellement au forfait. Imaginez un coiffeur qui vous ferait payer selon le nombre de minutes que prend la coupe ?

À quoi correspond la facturation en régie ?

Ce terme employé historiquement dans certaines entreprises, comme les ESN, signifie qu'un prestataire est mis à disposition d’un client sur la base d’un nombre d’heures ou de jours. Le contrat prévoit un tarif par jour ainsi qu’une quantité de jours par mois ou par semaine et une durée.

Par exemple, ce type de facturation intervient pour des projets de déploiement informatique qui requièrent des experts extérieurs à la société sur une période de plusieurs mois. Peu importe que le prestataire présente une productivité importante ou pas, la facturation reste forfaitaire.

Un tel contrat interdit le lien hiérarchique entre l’intervenant mis à disposition et la société. Il dispose donc d’une obligation de moyens et non pas de résultat. L’entreprise qui paie une telle intervention maîtrise moins bien le coût global de son projet, car le temps n’est pas défini au départ. En quelque sorte, la facturation en régie se rapproche fortement de celle du temps passé.

Et si la facturation du temps facturable pouvait se forfaitiser ?

Voici un exemple. Une société vous confie une mission et vous demande d’établir un devis. Vous savez que ce type de services peut prendre plus ou moins de temps selon la méthode retenue, le contexte chez le client, etc. Vous obtenez de votre futur client le maximum d’informations sur le dossier, afin d’analyser l’ampleur du travail nécessaire. Vous lui proposez donc un tarif qui résulte du TJM et du nombre d’heures facturables estimé. Cela correspond à un montant forfaitaire. Mais, il reste en toile de fond fortement relié aux prévisions d’heures.

Un vrai système de facturation au forfait, surtout pour les prestations intellectuelles, peut tout à fait se décorréler des heures passées. Il se rapproche alors de la notion de valeur perçue par le client. Par exemple, les avocats ou les experts-comptables peuvent adopter ce fonctionnement pour certaines missions à forte valeur ajoutée de leur cabinet.

Pourquoi facturer des heures travaillées exige-t-il de la rigueur pour être rentable ?

Vous avez la sensation que facturer des jours est moins risqué pour votre chiffre d'affaires que le système du forfait ? Probablement. Toutefois, c’est possible de rater le rendez-vous de la rentabilité également. Voici pourquoi vous devez rester attentif au pilotage, et cela pour tous les projets, dossier de vente par dossier de vente.

La rentabilité du prestataire de services repose beaucoup sur le temps qu’il vend et son tarif journalier ou horaire

Beaucoup d’entrepreneurs se lancent dans le freelancing, par exemple, sans se soucier dès le départ de cet aspect. Pourtant, pour durer dans une activité de service, la facturation est l’indicateur majeur à suivre pour parvenir à gagner sa vie correctement.

Dans ces activités, le niveau de charges de fonctionnement est limité. Du moins, mieux vaut les surveiller afin de les maintenir au plus bas. Ainsi, une fois que vous avez déduit les cotisations Urssaf et quelques abonnements, la rentabilité s’analyse souvent avec le chiffre d’affaires. Donc, pour de la facturation de temps passés, mettez sous contrôle votre mix d’indicateurs, soit le TJM et le nombre d’heures.

Un suivi des temps de travail facturables et non facturables constitue une base incontournable

Vous devez donc organiser votre suivi d’activité. Idéalement, un cabinet de conseil ou d‘expertise comptable demande à ses collaborateurs de saisir toutes leurs heures, facturables ou non. C’est le seul moyen de procéder à un contrôle des heures totales. Ainsi, dans un bureau d‘études important, le contrôleur de gestion vérifie mensuellement que les heures déclarées majorées des heures d’absence (congés ou maladie) rebouclent bien avec la paie. Dans le cas contraire, des ingénieurs qui facturent leurs missions au temps passé risquent de perdre du chiffre d’affaires.

Une stratégie de taux horaire qui doit tout prendre en compte dans son calcul

La rentabilité en prestation de services dépend aussi de la correcte évaluation du taux horaire ou journalier. Ce sujet mériterait un article à lui seul, tant les erreurs sont fréquentes dans ce domaine. Votre taux de facturation pour du réel doit s’évaluer de telle sorte que le chiffre d’affaires parvienne à couvrir les charges et à dégager une rémunération conforme à vos souhaits.

Voici les paramètres essentiels pour le calcul du TJM dans une entreprise individuelle :

• montant des charges pour un an (A) ;
• rémunération annuelle souhaitée avant impôt sur le revenu (B) ;
• nombre de jours facturables envisageable, en déduisant les formations, le temps travaillé non facturable et les congés (C).

Avec cette méthode simplifiée, le TJM est égal à (A+B)/C. Pensez à le majorer légèrement, afin de disposer d’une marge de manœuvre, par sécurité.

Bien sûr, assurez-vous de rester dans un tarif cohérent par rapport au marché et à votre niveau d’expérience. Un TJM trop bas risque de vous pénaliser sur le plan de la crédibilité et vous épuiser en quantité de travail. Un chiffre trop élevé vous empêche probablement de signer certains dossiers clients.

Et ajoutez la TVA, si vous êtes redevable de la taxe. Vous la percevez et la reversez à l’État. Elle ne joue pas sur le pilotage de la rentabilité, car elle ne s’enregistre pas au compte de résultat.

Facturer au temps passé, un modèle qui exige de remplir son agenda

Avec ce système, vous savez chaque mois combien d’heures vous devez travailler et imputer à des dossiers clients, afin d‘atteindre la rémunération objective. C’est souvent le lot quotidien pour de la facturation freelance. Mais, c’est aussi ce qui peut épuiser sur la durée, lorsque les missions viennent à manquer.

Inversement, ce mode de fonctionnement exige une organisation stricte, afin d’estimer le temps que prend chaque mission. La surcharge de l’agenda peut conduire à du stress. Et, la mauvaise évaluation d’un devis peut reporter la finalisation d‘une prestation que vous pensiez terminer ce mois-ci. L’analyse des indicateurs clés de l’activité permet de bien connaître votre productivité. Elle aide à planifier correctement et à bien vendre son temps à ses clients.

Comment automatiser sa facturation des temps passés ?

Pour réaliser tous les suivis en amont, puis éditer ses factures, de nombreuses prestations de services exigent des outils professionnels. L’arrivée de la facturation électronique obligatoire renforce ce besoin d’équipement.

Pourquoi éviter les solutions manuelles ou semi-manuelles, comme le tableur ?

Tout effectuer sur un tableur Excel, le suivi des heures et la préparation des devis et factures semble possible… mais peu productif et peu sécurisé. Non seulement, les risques d’erreurs sont nombreux, mais la méthode s’avère chronophage, surtout en cas de ressaisies multiples. En outre, cette technique ne permet pas de respecter les nouvelles exigences fiscales de la facture électronique.

Quel outil de suivi des heures choisir pour équiper les collaborateurs d’un cabinet-conseil, par exemple ?

Les systèmes du type timer, ou time tracking (traqueur de temps) sont désormais nombreux sur le marché. Il ne s’agit pas à ce niveau de logiciels de pointage des heures ou badgeuses, mais de solutions plus fines. Par tâche, par mission, par projet, vous pouvez découper votre temps à volonté et suivre les productivités de façon pointue. Par exemple, Agiris propose son logiciel Factomos aux prestataires de service pour l’automatisation de leur gestion des temps.

Comment automatiser la facturation des temps passés avec un logiciel pour prestataire de services ?

Une fois les heures collectées dans votre logiciel de suivi des temps, la facturation en découle en fin de mission ou de période. Le paramétrage découpe chaque projet en tâche et sous-tâche, dès le départ. Les données se déversent dans le suivi effectif des prestations réalisées. La récupération des heures travaillées permet ensuite de générer la facture en quelques clics. C’est ce que Factomos vous offre désormais pour les prestations de services.

Si vous effectuez des notes de frais ou notes de débours dans le cadre de vos interventions clients, Factomos contient aussi une fonctionnalité pour enregistrer ces éléments et récupérer les justificatifs en ligne. Vous pouvez aisément répercuter ces dépenses aux clients, avec l’émission d’une note de débours.

Comment facturer son temps en toute conformité avec la réforme de la facturation électronique (RFE) ?

Certains logiciels pour factures et devis comportent des services intégrés de plateforme agréée (PA), le système incontournable pour la RFE. D’autres proposent des partenariats avec des PA privilégiées. C’est le cas de Factomos, une filiale comme Agiris du groupe ISAGRI. Ainsi, Factomos gère la facturation électronique en collaboration avec la PA eFacture de Cecurity.com, une société sœur également.

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La facturation des temps passés, une affaire de spécialiste pour éviter l’approximation

Même si une activité de prestation de services semble simple sur le plan de la gestion, à bien y regarder, la facturation mérite toute votre attention. Au forfait ou au temps passé, quel que soit votre choix, mission par mission ou client par client, organisez-vous correctement. C’est la clé pour un suivi financier et comptable performant ainsi que pour votre sérénité. En outre, vos nouvelles obligations en matière de facturation électronique exigent un équipement informatique précis. C’est l’occasion de franchir le pas, tant pour les devis, le suivi des temps, des productivités et des factures. Chez Agiris, nous avons bâti toute une offre d’outils pour devis et facturation, tant pour vous que votre expert-comptable. Factomos est le logiciel le plus complet pour votre activité. Et si vous preniez rendez-vous pour en savoir davantage ?