Logiciel dématérialisation factures fournisseurs : encore utile ?

Vous pensez que la facturation électronique obligatoire rend inutile un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs ? C’est aller un peu vite en besogne, même si son usage se réduit en effet du fait des factures émises directement au format électronique. Votre entreprise continuera pendant des années à se servir d’un tel outil pour obtenir des factures d’achat immatérielles. Faisons le point sur les usages à partir de 2026.

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Que fait un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs ?

 Ce type d’outil date de nombreuses années. Mais, son utilisation s’est développée récemment avec la digitalisation des entreprises, et cela pour une partie significative du cycle de vie de la facture.

Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ? 

Par définition, dématérialiser un document papier consiste à le rendre immatériel et à le gérer sous cette forme numérique ensuite. Ce processus comprend une phase de numérisation ou scan du document. Une telle facture s’archive alors sous la forme d’un fichier, notamment au format PDF. Elle fait aussi l’objet d’un traitement automatisé en vue de sa comptabilisation, grâce à la lecture optique des caractères. Par extension, vous entendez aussi parler de factures dématérialisées pour des factures créées directement dans un format numérique, comme les factures électroniques.

Est-ce que la facture électronique correspond à une facture dématérialisée ?

La facture électronique au sens de la réforme fiscale française de 2026 (RFE) est un document créé, transmis, reçu et archivé au format numérique. 3 formats sont autorisés : UBL, CII et Factur-X.

En ce sens, oui, elle entre dans la catégorie des factures dématérialisées. Inversement, toutes les factures dématérialisées ne respectent pas les exigences fiscales de la facture électronique.

Notez que la facture électronique doit présenter ce format de bout en bout. Ceci exclut donc le scan de factures imprimées au format papier. Ce dispositif exige aussi que les échanges de factures se réalisent avec l’utilisation d’une plateforme agréée comme eFacture. En effet, la RFE impose ce fonctionnement à toutes les entreprises assujetties à la TVA française pour toutes leurs ventes à des clients situés en France et également assujettis.

Les fonctionnalités classiques d’un logiciel de dématérialisation des factures 

En fonction du logiciel de dématérialisation choisi, il réalise tout ou partie des opérations suivantes :

• Collecte des factures et indexation (lecture d’une facture papier numérisée ou d’un PDF reçu par mail ou téléchargé sur une plateforme fournisseur).
• Extraction des caractères de la facture selon le principe OCR (reconnaissance optique des caractères) et préparation de l’écriture comptable (processus de pré-comptabilité) ;
• Automatisation de la validation de la facture (et son rapprochement le cas échéant avec un bon de réception en stock valorisé au prix de la commande) ;
• Archivage légal à la valeur probante pendant 10 ans.

Nous n’incluons pas délibérément les fonctionnalités pour traiter les factures électroniques à compter de septembre 2026, car, de notre point de vue, cela fait appel à d’autres logiciels spécifiques.

Est-ce que la facture électronique obligatoire supprime la dématérialisation des factures ? 

Comme évoqué, la réforme de la facturation électronique arrive dans les entreprises privées à partir de septembre 2026. 

Comment résumer la réforme de la facturation électronique (RFE) de 2026 et 2027 ?

La RFE impose la facture dématérialisée nativement à toutes les entreprises privées établies en France dès lors qu’elles sont assujetties à la TVA. Après le volet public de 2020, voici le moment venu d’émettre des factures électroniques pour toutes les transactions commerciales réalisées avec des clients également assujettis à la TVA française. Cette obligation arrive en deux temps :

• au 1er septembre 2026 au plus tard, dans toutes les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire (ETI) ;
• au 1er septembre 2027 au plus tard, dans toutes les PME, TPE et micro-entreprises.

Cette nouvelle réglementation destinée à lutter contre la fraude à la TVA entraîne d’autres obligations. En effet, le format de la facture électronique est strictement réglementé. Il comporte obligatoirement un fichier de données structurées, en conformité avec la norme européenne EN 16931. En outre, l'administration fiscale (DGFiP) reçoit l’extraction de certaines informations de ces factures tout au long de l’année (processus e-invoicing).

Les fournisseurs ne peuvent pas distribuer ces factures par mail à leurs clients. Ils doivent adhérer aux services d’une plateforme agréée, seul intermédiaire privé autorisé à échanger les factures entre les entreprises.

Enfin, la DGFIP vise d’ici 2030 environ la déclaration de TVA pré-remplie. C’est pourquoi elle impose avec cette réforme que les entreprises déclarent aussi périodiquement les transactions commerciales non soumises à la facture électronique obligatoire. C’est le dispositif e-reporting. Il comporte toutes les opérations avec des clients en France non assujettis à la TVA (dont les particuliers) ainsi que les exportations dans et hors de l’Union européenne.

Quelles sont les transactions commerciales concernées par la facturation électronique facultative ? 

La RFE impose la facture électronique seulement aux transactions commerciales réalisées en France avec des clients assujettis à la TVA française. Cela exclut donc tous les autres flux de factures de l’obligation. Toutefois, les entreprises peuvent adopter volontairement le format électronique.

Voici les opérations pour lesquelles les entreprises ont le choix de conserver leur fonctionnement traditionnel ou d'adopter le format électronique :

• ventes à des entités françaises non assujetties à la TVA, comme la plupart des associations loi 1901 ;
• vente à des particuliers, souvent sans émission de notes, faute d’obligation légale, avec des justificatifs comme des tickets de caisse enregistreuse ;
• livraison de biens ou de services à des professionnels situés dans un État membre de l’UE ;
• exportations hors Union européenne.

Notez bien que si vous décidez d’émettre volontairement des factures électroniques pour de telles ventes hors champ de la RFE, elles ne doivent pas entrer dans la déclaration e-invoicing. Ces flux restent dans tous les cas de l’ordre de l’e-reporting.

Quels flux financiers les logiciels de dématérialisation des factures fournisseurs continuent-ils de traiter ?

Si vous vous situez de l’autre côté, soit chez le client, examinez vos flux de factures fournisseurs à compter de 2026. Voici les cas de figure sans factures électroniques :

• De septembre 2026 à septembre 2027 : tous les achats auprès d’entreprises assujetties à la TVA et établies en France, du type PME, TPE et micro-entreprises, si elles n’ont pas encore adopté le format électronique.
• De septembre 2026 à 2030 : tous les achats intracommunautaires, en attendant l’obligation de dématérialisation européenne liée à la directive ViDA.
• Toutes les importations de biens ou de services (hors Union européenne), jusqu’à nouvel ordre.

Voilà tous les flux de factures traditionnels que votre logiciel de dématérialisation continue de traiter durant des années.

Dans quels cas de figure dématérialiser les factures d’achat après septembre 2026 ? 

Vous pensez peut-être que se limiter au traitement des factures électroniques obligatoires qui arrivent de chez vos fournisseurs est plus simple ? Rien n’est moins sûr.

Une évolution vers le numérique irréversible

La transformation digitale de votre entreprise est en marche. Peu à peu, le flux de factures électroniques entrantes progresse, de façon volontaire ou obligatoire. Par exemple, de nombreuses PME et TPE peuvent anticiper leur obligation de septembre 2027 et mettre en place la facturation électronique volontaire. 

Le choix entre le traitement papier et le traitement uniquement numérique

Le moment est venu de réfléchir à l’organisation administrative des flux d’achats que votre entreprise doit traiter.

Soit, vous conservez une solution mixte avec :

• des factures électroniques en provenance des plateformes agréées des fournisseurs ;
• des factures reçues au format papier, par le courrier traditionnel ;
• des factures au format PDF classique et collectées sur des plateformes fournisseurs ou reçues par mail.

Soit, vous harmonisez les traitements après la collecte et vous dématérialisez tout. Dans ce cas, un logiciel de dématérialisation classique continue de fonctionner, parallèlement au circuit des factures électroniques obligatoires. Une fois sauvegardées au format numérique, ces pièces font l’objet d’un traitement qui s’effectue en ligne, avec l’approbation, la comptabilisation, le règlement et l’archivage.

Les atouts de la dématérialisation volontaire des achats hors champ de la facturation électronique 

Ajouter un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs en 2026 conserve tout son sens si vos flux d’achats hors RFE restent importants. Le fait de tout dématérialiser simplifie le fonctionnement en interne de l'entreprise.

Les équipes cessent définitivement de manipuler du papier. Ceci supprime les risques induits dans le traitement des données. Quel que soit le fournisseur de l’entreprise, grâce à la gestion électronique des documents (GED), son dossier reste accessible en quelques clics. Tout se retrouve aisément, qu’il s’agisse de bons de commande, bons de réception, contrats, factures électroniques natives ou factures classiques dématérialisées. Finalement, avec cette gestion unifiée, votre entreprise simplifie le travail des collaborateurs qui manipulent uniquement des factures sous la forme de fichiers, de la réception au paiement.

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