Facturation : une obligation inchangée avec l'électronique

Vous vous demandez en quoi consiste l’obligation de facturation pour une entreprise ? Cela dépend essentiellement du client facturé. Dès lors que la facture est obligatoire, vous devez respecter des règles, dont les mentions à y faire figurer. La facture électronique arrive dans les entreprises privées assujetties à la TVA, ce qui ne modifie pas l’obligation de facturer en elle-même. En revanche, cette réforme entraîne de nouveaux modes de fonctionnement à connaître pour gérer ses factures. Elle comporte aussi de nouvelles obligations déclaratives.​

Obligation de facturation : quelles règles devez-vous connaître en France ?

Vous pensiez que la facture est un document obligatoire en France pour une entreprise ? Tout dépend du client facturé. Faisons le point sur ce que disent les textes.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Le vendeur remet ce document à l’acheteur dans certains cas. La facture fait partie de la documentation commerciale, au même titre qu’un devis ou des CGV (conditions générales de vente). Établie par l’entreprise qui vend un bien ou un service, la facture détaille la transaction réalisée, son prix, la taxe à la valeur ajoutée ainsi que les modalités de paiement.

C’est aussi une pièce à caractère juridique, car elle sert de preuve et permet au vendeur de revendiquer le paiement de la somme facturée. La facture représente également un justificatif fiscal et comptable, tant pour la gestion de la TVA que pour déduire la charge du compte de résultat.

Émission obligatoire de factures pour les clients professionnels

En tant que professionnel, que votre client soit une entreprise privée ou publique, vous avez l’obligation d’émettre une facture dans tous les cas où vous réalisez une vente. Peu importe l’objet de la transaction, livraison d’un bien ou réalisation d’une prestation de service, la facturation est obligatoire.

Facturation à un particulier : des règles précises à connaître pour créer une note

L’obligation de facturation pour un client particulier n’est pas systématique. Tout dépend de ce que l’entreprise vend à cette personne. Voici les cas de figure qui exigent l’émission d’une facture (appelée note en général) :

• livraison d’un bien ou réalisation d’une prestation, si le client demande une facture ;
• toutes les livraisons intracommunautaires de biens exonérées de TVA ;
• vente d’un bien à distance (sur catalogue, par téléphone, sur internet, etc.) ;
• prestation de services dont le montant dépasse 25 euros toutes taxes comprises.

Lorsque la note ne présente pas le caractère obligatoire pour un particulier, vous pouvez proposer un ticket de caisse à l’acheteur. Notez que la loi interdit depuis août 2023 de le délivrer systématiquement en général. Mais, le client peut vous le demander.

Que disent les textes sur le processus de facturation obligatoire ?

Maintenant que vous savez quand la facture devient une obligation, examinons les exigences légales sur la manière de procéder.

Quand émettre une facture ?

Selon la règle générale, le délai d’envoi d’une facture est immédiat, dès la réalisation de la vente, soit la livraison du bien ou la délivrance de la prestation de services. Par exemple, si vous livrez des produits, dès l’émission du bon de livraison et de la préparation de la tournée logistique, vous éditez la facture.

Toutefois, vous pouvez différer la facturation jusqu’au 15 du mois qui suit l’exécution de la vente pour :

• les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA ;
• les prestations de services à des entreprises redevables de la TVA dans un autre État membre de l’Union européenne.

En cas d’opérations multiples au cours d’un mois pour le même client, vous pouvez aussi adopter la facture récapitulative ou facture périodique (si la TVA est exigible le mois au cours duquel s’effectuent les opérations commerciales). Cela évite de créer une facture pour chaque transaction.

Notez que pour des prestations récurrentes, comme des abonnements, la prestation est fournie tout au long du mois. Pour autant, la réglementation vous autorise à émettre ces factures en début de période (mois, trimestre ou année). Ne confondez pas la facture à échoir avec une telle facture à terme à échoir dont le paiement intervient avant la délivrance complète du service.

Comment déterminer le format de la facture à émettre ?

C’est la seconde question à se poser, surtout avec l’arrivée du format électronique obligatoire dans certains cas. En effet, autant vous pouviez auparavant choisir la facture papier ou la facture PDF envoyée par mail, par exemple, autant désormais c’est la réglementation fiscale qui fixe les formats.

Pour les clients professionnels assujettis à la TVA française

Toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent adopter le format électronique, soit UBL, CII ou Factur-X. Dans les trois cas, c’est toujours un fichier de données structurées, destiné à la lecture par l’ordinateur. Réalisé en conformité avec les normes en vigueur, il comporte donc des champs strictement identiques dans toutes les entreprises. Notez que le format Factur-X convient particulièrement aux petites structures, car il contient aussi un PDF à la norme A/3, donc lisible à l'œil nu.

Cette obligation d’émission de factures électroniques dépend du calendrier suivant :

• au plus tard le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire (ETI) ; 
• au plus tard le 1er septembre 2027 pour toutes les autres (PME, TPE et micro-entreprises). 

Le format électronique n’est pas obligatoire, mais vous pouvez toutefois l’adopter de façon facultative. Cela concerne les ventes à :

• des clients situés en France et non assujettis à la TVA (les particuliers et la majorité des associations) ; 
• des clients basés à l’étranger (dans l’Union européenne ou en dehors). 

Quelles mentions obligatoires inclure dans vos factures ?

La validité d’une facture suppose le respect des informations qu’elle doit présenter. C’est important de passer en revue ces différents points, surtout pour créer vos modèles de factures. Nous avons détaillé ces informations dans un article spécial afin de vous aider à vous mettre en conformité.

Ces mentions obligatoires concernent :

• la numérotation unique de la facture et sa date ;
• l'identification du client et celle du fournisseur ;
• les données liées à la TVA (numéro d'identification à la TVA, mais également tout ce qui a trait aux taux de TVA et au calcul de la taxe) ;
• les éléments relatifs à la facturation (biens ou services) ;
• le total facturé hors taxes et toutes taxes comprises ;
• la gestion du paiement (date d’échéance, modalités de paiement, conséquences d’un règlement tardif, mais aussi l’escompte sur facture).

Comment archiver vos factures ?

Une fois émises, vos factures doivent être conservées durant toute la durée légale requise par l'administration fiscale, soit dix ans. C’est également le cas pour celles reçues de vos fournisseurs et qui constituent aussi autant de justificatifs pour votre comptabilité. Ce délai vaut pour tous les types de factures, en papier, électroniques dès la création ou issues d’un processus de dématérialisation.

Dans tous les cas, le mode d’archivage doit garantir l'authenticité du document, l'intégrité du contenu (infalsifiable) et sa lisibilité, conformément à l’article 289 du Code général des impôts.

Qu’est-ce que l’obligation d’émission d’une facture pour un acompte ?

Attention, si vous aviez l’habitude de demander un acompte à la commande à votre client sans émettre de facture, ceci est désormais interdit. Depuis janvier 2023, vous devez systématiquement créer une facture pour un paiement partiel, soit un acompte. Cela vaut que la vente concerne des prestations de services ou des biens. Toutes ces factures doivent contenir de la TVA au même taux que la facture définitive relative à l’opération. En outre, quels que soient le régime de TVA de l'entreprise et la nature de la vente, cette TVA collectée est à déclarer dès l’encaissement de l’acompte.

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Que change la réforme de la facturation électronique (RFE) ?

La RFE ne modifie pas l’obligation de facturer. Les règles qui imposent d’établir des factures ou non restent strictement identiques. La réforme fiscale vise la lutte contre la fraude à la TVA, mais maintient intégralement le fonctionnement de la taxe qui doit figurer sur les factures.

Une nouvelle réglementation qui impacte le format des factures

En fait, la réforme vise à rendre les échanges de factures entre les entreprises plus fluides et plus fiables, grâce à la structuration et l’uniformisation de leur contenu obligatoire. Le changement concerne d’abord le format des factures et non pas l’obligation d'émettre des factures. D’ailleurs, seule une partie de la facturation est impactée : les ventes à des entreprises situées en France et assujetties à la TVA, dès lors que le vendeur est lui-même assujetti et basé en France.

Comme évoqué dans la partie précédente, vous devez choisir entre le format UBL, CII ou Factur-X. Cela exclut d'office les pratiques antérieures qui consistaient à établir ses factures sur Word ou Excel. Y compris si vous exercez en micro-entreprise, même sous le régime de la franchise en base, vous devez adopter un logiciel pour la facturation électronique de l’auto-entrepreneur.

Des obligations nouvelles pour la circulation des factures électroniques

Si vous devez établir des factures électroniques, vous devez respecter la forme expliquée précédemment. Mais en plus, la transmission de factures aux clients ne peut se réaliser directement, par exemple par mail ou par dépôt sur un portail. Vous avez l’obligation de confier cette tâche à un prestataire privé qui détient une immatriculation de l’administration fiscale. Il doit figurer sur la liste nationale des plateformes agréées par l’administration fiscale (PA ou ex-PDP). eFacture, la PA d’Agiris, est présente sur cette liste et a reçu son agrément définitif en décembre 2025.

Un changement de réglementation qui comprend de nouvelles obligations déclaratives

La Direction générale des Finances publiques (DGFiP) cherche aussi à mieux contrôler l’activité économique taxable à la TVA en France. Elle souhaite également préparer la phase suivante prévue pour 2029 ou 2030, soit le pré-remplissage des déclarations de TVA.

C’est pourquoi seules les plateformes agréées peuvent transmettre les données extraites des factures électroniques au portail public de facturation (PPF). C’est le processus déclaratif appelé e-invoicing.

En outre, la RFE ne s’arrête pas à l’émission et à la transmission de factures au format électronique. Elle impose aussi de remonter à l’administration fiscale toutes les autres informations nécessaires au futur pré-remplissage des déclarations de TVA. Voici ces obligations déclaratives nouvelles relatives au dispositif e-reporting :

1. E-reporting des données de transaction, soit les éléments relatifs aux autres ventes de l’entreprise, hors champ de la facture électronique (transactions avec des particuliers, des associations, livraisons intracommunautaires et exportations).
2. E-reporting de données relatives aux achats hors France (acquisitions intracommunautaires de biens ou de services et importations hors UE de services).
3. E-reporting des données de paiement. Ce sont les dates de règlement de chaque facture électronique, dès lors que la TVA est due à l’encaissement. Sont concernées toutes les factures d’acompte ainsi que celles des prestataires de services sans option pour la TVA sur les débits.

Les avantages attendus du format électronique pour vos factures

La loi exige que chaque professionnel se mette en conformité. Une fois le changement d’organisation et d’outils digéré, il devrait bénéficier des atouts du format dématérialisé. Voici les avantages qu’une solution compatible avec la facturation électronique devrait procurer à votre entreprise :

• Des factures avec moins d’erreurs et donc moins de litiges. C’est aussi un moyen de renforcer la relation commerciale avec vos clients.
• Un traitement administratif des factures plus fluide et moins coûteux, sachant que l’économie moyenne avoisine 75 % du coût du papier.
• Une meilleure connaissance du cycle de vie des factures, ce qui évite d’attendre les règlements clients sans aucune visibilité.
• Des paiements clients plus rapides, du fait d’échanges plus fluides, de contrôles des factures en ligne et de la réduction des litiges.

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Quelles sanctions risquez-vous en cas d’absence de facturation ou de factures non conformes ?

Qui dit obligation dit sanction pour manque de conformité. Nous avons rédigé un article complet sur les factures non conformes. Il détaille les cas de figure et les sanctions prévues par la loi. Avec l’arrivée en septembre 2026 du format électronique obligatoire pour certaines transactions commerciales, s’y ajoutent désormais les sanctions spécifiques à la facture électronique.

Des sanctions nouvelles relatives à la facturation électronique

La loi de finances pour 2026 comporte des évolutions des sanctions. En synthèse :

• Le défaut de facture électronique fait l’objet d’une amende de 50 euros (et non pas de 15 euros), avec un plafond annuel de 15 000 euros.
• Le défaut de plateforme agréée pour la réception des factures génère une mise en demeure de régularisation dans les trois mois qui suivent. En cas de persistance de l’infraction, l’amende s’élève à 500 euros. Si la régularisation n’intervient pas dans les trois mois, l’amende est doublée.

Notez également que les mentions obligatoires sur les factures évoluent avec la RFE. Quatre mentions s’ajoutent à la liste précédente, soit :

• le numéro Siren du client facturé ;
• l’adresse de livraison des biens quand elle diffère de celle de la facturation ;
• la catégorie des transactions facturée (biens, services ou un mixte des deux) ;
• option pour le paiement de la TVA sur les débits, le cas échéant.

Les sanctions relatives aux anomalies en matière de mentions obligatoires (omission ou inexactitude) sont prévues au II de l’article 1737 du CGI. Chaque irrégularité peut faire l’objet d’une amende de 15 euros dans la limite de 25 % du montant total de la facture.

Agiris vous aide à respecter vos obligations de facturation

Agiris propose aux PME et TPE toute une gamme de logiciels pour la gestion administrative, commerciale et comptable. Nous offrons le combo indispensable pour vous mettre en conformité sur le plan de la facturation :

• un logiciel de gestion commerciale pour vos devis et factures, soit une solution compatible avec de nombreuses plateformes agréées ;
• une PA, eFacture, pour l’émission et la réception de vos factures électroniques.