Saisie comptable automatisée : associer les clients du cabinet

Avec le développement de la dématérialisation et l’avènement de la facture électronique, les cabinets adoptent des solutions pour de la saisie comptable automatisée. Les écritures s’intègrent seules ou presque dans le logiciel de production, grâce aux outils de collecte et de pré-comptabilité des factures. Pour autant, la plupart de ces logiciels ne règlent pas tout. Ceux qui vous rendent les meilleurs services, avec une efficacité optimale, s’intéressent aussi aux clients. Les associer pleinement au processus contribue en effet à améliorer la saisie comptable automatique. Découvrez comment nous procédons.

Saisie comptable automatisée : des enjeux forts pour l’expertise comptable

Quel cabinet peut aujourd’hui envisager de conserver une stratégie à l’ancienne, fondée sur de la saisie manuelle des factures en comptabilité ? La facture électronique vient de toute façon balayer les convictions des derniers adeptes du fait main.

Automatisation de la saisie comptable : les attendus immédiats pour les collaborateurs

Dans les prochains mois, les cabinets vont devoir intégrer la gestion de nombreux types de flux :

• les factures électroniques au format Factur-X, UBL ou CII ;
• tous les autres documents pour les transactions hors champ de la facture électronique (justificatifs de notes de frais, achats en provenance de l’Union européenne ou hors UE). 

Cette période transitoire va durer plusieurs années. Mieux vaut réaliser tout le traitement avec un outil d’océrisation et de machine learning, plutôt que de manipuler du papier, à côté des factures fournisseurs ou clients déjà dématérialisées.

Les collaborateurs du cabinet ont besoin d’une organisation structurée et transparente pour les entreprises. C’est difficilement envisageable pour eux de changer de méthode et d’outil pour chaque client ou fournisseur et à chaque dossier. Choisir sa PDP d’expert-comptable prend alors tout son sens. En outre, ils espèrent, avec la saisie comptable automatisée, réduire leur charge mentale et améliorer la relation client.

Les gains de productivité attendus dépendent :

• De la facilité à collecter les pièces à comptabiliser. Les processus doivent fonctionner en flux poussé par l’entreprise ou ses fournisseurs, plutôt qu’en flux tiré par le collaborateur (relances pour pièces manquantes).
• De la réactivité des chefs d’entreprise, en cas de questions ou points en suspens.
• De la simplicité à réviser le dossier et à tracer tous les justificatifs des écritures comptables.
• De la pertinence des imputations comptables automatiques, tant en comptabilité générale qu’en comptabilité analytique.

Comptabilité automatique : les perspectives et enjeux au-delà de la seule saisie

L’enregistrement manuel des écritures constituait jusqu’à peu de temps le cœur de métier de nombreux collaborateurs. L’avenir de la profession passe par la transformation des cabinets en entreprises de services. Les évolutions technologiques, avec l’automatisation de la saisie notamment, rendent possible l’accroissement du temps consacré aux missions de conseil.

Mais, pour y parvenir, les experts-comptables doivent atteindre leurs objectifs sur le plan de la productivité. Ces gains s'obtiennent si tous les maillons de la chaîne, y compris les clients, y mettent du leur. En outre, cette comptabilisation automatique efficace présente un effet vertueux. Elle conduit à accélérer la tenue de la comptabilité au fil de l’eau et à la parution plus rapide des tableaux de bord et indicateurs clés. Peu à peu, l’entrepreneur y prend goût et collabore de mieux en mieux. Parce que c’est dans son propre intérêt !

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Le logiciel d'automatisation comptable ne fait pas tout tout seul

La comptabilité automatisée commence dès l'émission des factures fournisseurs ou clients ainsi que des notes de frais. Elle touche aussi les flux bancaires, paiements comme encaissements. Elle s’étend aux fonctions de collecte des fichiers numériques ou du papier à dématérialiser, ainsi qu’aux étapes de stockage, de recherche documentaire et d’archivage légal.

Enfin, elle concerne la construction et l’actualisation des états financiers et tableaux de bord. Un logiciel qui comporte tous ces modules d’automatisation comptable ou presque, sans la participation active des clients, aboutit à une productivité peu satisfaisante.

Les apports technologiques du robot comptable

Les outils qui favorisent l’automatisation de la saisie comptable apportent tous des bienfaits indéniables :

• des gains de productivité pour la gestion des écritures et la révision des dossiers ;
• un risque d’erreurs humaines moindre, au niveau du traitement des données, car le robot comptable, bien paramétré, se trompe rarement ;
• une simplification du traitement des factures complexes et qui comportent de multiples lignes, comme pour certains grossistes connus.

Toutefois, pensez-vous retirer de vos logiciels actuels le maximum de gains sur le plan de l’efficacité ?

Les limites d’une automatisation comptable sans association suffisante du client

La machine ou l’automate ne va pas remplacer l’humain, ni dans le cabinet d’expertise comptable, ni chez son client. Bien au contraire ! Ces outils de robotisation de la comptabilité aident les collaborateurs du cabinet à retrouver de la sérénité. Ils participent à désengorger la période fiscale par une tenue comptable plus fluide en cours d’exercice. Pour autant, nous rencontrons des cabinets qui ne vivent pas la mise en place de la pré-comptabilité avec autant de succès.

Cela dysfonctionne, ou du moins, reste en dessous des standards de productivité attendus, notamment pour les raisons suivantes :

• Une faible adhésion des dirigeants aux logiciels d’automatisation des écritures. Ceci génère de la lenteur dans la transmission des pièces, voire des documents peu exploitables, mal scannés, etc. Parfois, le cabinet souffre de réponses aux questions trop tardives.
• Des entreprises qui facturent leurs clients sur Excel ou Word. Ceci s’explique soit par la méconnaissance d’autres méthodes ou par un manque d'outils simples à prendre en main, proposés par leur cabinet.
• Des entreprises qui tirent peu d’avantages de la dématérialisation sur le plan de la consultation ou de la validation des documents en ligne. Elles continuent parfois à imprimer, photocopier et tout ranger dans des classeurs. Elles reçoivent, en outre, peu de retours de leur cabinet : pas de comptes intermédiaires, pas de tableaux de bord, etc.

Automatisation de la saisie comptable améliorée : la solution bobbee by Agiris

Les logiciels pour rationaliser la saisie des écritures comptables fonctionnent tous selon les mêmes technologies à base d’intelligence artificielle, dont le machine learning. Mais, tous les outils ne positionnent pas le client du cabinet, l’entrepreneur, au cœur du processus. Bobbee by Agiris le fait et c’est une de ses raisons d’être. C’est ce qui vous aide à transformer votre relation client au quotidien.

bobbee by Agiris, une plateforme intuitive et collaborative qui inverse la relation cabinet-entreprise

L’idée qui a germé dans la tête des fondateurs de bobbee by Agiris, c’est de se concentrer sur le chef d’entreprise et sa société. La comptabilité légale et ses états normés se construisent après. Ce qui importe c’est d’offrir aux dirigeants de TPE et PME les services de gestion utiles au quotidien. C’est une révolution culturelle pour le secteur de la comptabilité et cela change tout !

Pour mettre en pratique ce concept, l’application bobbee est une plateforme collaborative partagée entre l’entreprise et son cabinet. Chaque utilisateur de la solution y trouve ce dont il a besoin, au même endroit, avec des moyens de communication fluides et instantanés. Les tableaux de bord incluent la gestion prévisionnelle et, surtout, ces données sont accessibles en temps réel.

Une solution pour rendre la saisie comptable automatisée plus performante et fluide

Avec un lieu d’interactions accessible de tous les utilisateurs et en ligne, clients et collaborateurs du cabinet améliorent leurs échanges. La communication fonctionne plus rapidement et dans les deux sens. Contrairement à des logiciels de pure collecte des justificatifs et des factures, ici, l’entrepreneur dispose du son et de l’image. Il sait à quoi servent ses actions de production des documents, justificatifs et réponses. 

Il obtient en retour les indicateurs clés (nous en proposons plus de 70) pour le pilotage de son entreprise. Il peut signaler une erreur d’écriture, compléter judicieusement une information comptable, modifier des données analytiques (étiquettes).

Un lieu d’enrichissement des écritures comptables et imputations analytiques par le dirigeant de TPE

La comptabilité analytique dans le logiciel bobbee occupe une place de choix pour l’entrepreneur. Elle présente des termes accessibles, comme la notion d’étiquettes, que l'utilisateur peut enrichir ou corriger. Il peut aussi alerter son comptable sur un retard de paiement client, un lettrage de compte à compléter, etc. Ainsi, l’entrepreneur devient l’acteur de sa comptabilité et de ses données, grâce à l’automatisation associée à la digitalisation.

Un outil qui incite l’entrepreneur à accélérer la transmission de ses justificatifs et documents

Lorsque vos clients obtiennent des bénéfices directs, en retour de leurs actions pour améliorer leur comptabilité automatisée, l’utilisation du logiciel progresse. Notamment, ils s’empressent de déposer leurs documents sur la plateforme collaborative, parce qu’ils ont besoin de leurs données chiffrées pour le pilotage de l’activité. Gestion des encours, des stocks, de la trésorerie ou de la facturation, toutes ces tâches impliquent les opérations comptables.

En outre, avec le logiciel bobbee by Agiris, les entreprises allègent sensiblement le traitement administratif, comme la facturation, la gestion de trésorerie et la préparation de la comptabilité. Les responsables peuvent se consacrer au travail qui constitue le cœur de leur activité (avec un œil rivé sur leurs KPI).

La meilleure preuve que cette plateforme améliore la robotisation comptable, mais aussi la vie de vos clients ? Ce sont les avis et retours positifs des utilisateurs sur les fonctionnalités de bobbee.

bobbee by Agiris : une relation client transformée au profit de l’efficience en cabinet d’expertise comptable

Les avantages d’une application qui sert à automatiser les tâches comme les imputations dans les comptes ne sont plus à démontrer. Si en plus l’expert-comptable s’appuie mieux sur la collaboration des entreprises, il accroît encore la productivité du cabinet, sans dégrader la qualité de ses travaux. Bien au contraire !

Comme dit l’adage, « pour recevoir, il faut donner ». Ce principe s’applique parfaitement à notre plateforme collaborative pour experts-comptables et entrepreneurs. Avec bobbee, vous placez le client au centre de sa comptabilité, tant pour établir ses factures, les valider, automatiser les écritures que pour consulter les informations disponibles. Rien de mieux pour maximiser l’efficacité et la pertinence de vos propres actions comptables dans votre logiciel de production. Pour découvrir toutes les fonctionnalités périphériques à la saisie comptable, sur PC comme sur mobile, téléchargez notre fiche produit.