Note de frais et comptabilité : comment se simplifier la vie ?

Toute entreprise, quelle que soit sa taille, gère des dépenses professionnelles réalisées par ses collaborateurs ou dirigeants. La TPE n’y échappe pas. Elle ne dispose toutefois pas de la même structure administrative et comptable que les grandes structures pour suivre ses notes de frais en comptabilité. Comment établir les demandes de remboursement de frais engagés ? Comment fonctionnent les indemnisations au forfait et au réel ? Quelles règles de comptabilisation appliquer ? Comment récupérer la TVA ou pas ? Quels justificatifs conserver pour ces dépenses ? Toutes ces questions vous taraudent ? bobbee by Agiris a pensé à vous et vous propose un outil digital pour gagner en sérénité.

Note de frais et comptabilité : quelles sont les règles à connaître ?

 Avant d’établir, de contrôler ou de saisir une note de frais dans votre comptabilité, vous vous interrogez de nombreuses fois sur vos gestes ? C’est normal. Commençons par poser le cadre réglementaire comptable et fiscal. 

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En tant que dirigeant de TPE/PME, maîtriser sa comptabilité, c'est gagner en sérénité. Ce guide vous donne les clés pour une gestion durable et efficace. 

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Qu’est-ce qu’une note de frais dans une entreprise ? 

Ce terme désigne le document qui récapitule toutes les dépenses engagées par un dirigeant ou un collaborateur sur ses propres deniers, pour le compte de la société. La note de frais a pour objectif de déclarer et de justifier les sommes, en vue de leur comptabilisation et de leur remboursement. Elle sert aussi, le cas échéant, à la déclaration de TVA, pour les taxes déductibles.

Le processus comporte donc à la fois un état récapitulatif et toutes les pièces justificatives jointes en annexe. Chaque note doit faire l’objet d’un contrôle, d’une approbation, d’une écriture comptable, d’un paiement et d’un archivage. 

Quelles sont les méthodes pour se faire rembourser ses dépenses professionnelles ? 

 Deux manières de procéder existent : le réel et le forfait. Elles peuvent d’ailleurs s’utiliser sur la même note de frais, en fonction de la nature des frais engagés. 

 Les frais réels

La première possibilité consiste à produire les justificatifs de dépenses réelles et à se faire rembourser ces sommes, selon la méthode du réel. Attention toutefois à respecter les plafonds éventuels que l’entreprise a fixés dans ses procédures internes. Par exemple, elle peut prévoir un maximum remboursable pour une nuitée d’hôtel ou un repas au restaurant.

Dans la mesure où les frais sont bien engagés pour l’activité professionnelle, ces charges sont déductibles du résultat fiscal de l’entreprise. Ce sont par exemple les notes de restaurant, les billets de train ou les tickets de péage. 

Les remboursements de frais forfaitaires

L’entreprise fixe ici des règles afin de rembourser les dépenses engagées par le salarié de façon forfaitaire. Libre à chaque employé de dépenser ce qu’il souhaite, car il n’a pas alors besoin de justifier les dépenses réelles avec des justificatifs. Le barème établi par l’Urssaf donne les montants forfaitaires maximums à appliquer, pour éviter les cotisations sociales sur le remboursement. L’exonération d'impôt sur le revenu suit le même dispositif.

Attention toutefois au cas des dirigeants. Tous ne sont pas autorisés à appliquer le système de remboursement forfaitaire. Renseignez-vous auprès de votre expert-comptable. 

Existence d’une déduction forfaitaire spécifique (DFS) pour certaines professions 

Le site de l’Urssaf détaille cette mesure. Elle autorise les entreprises à réduire leur assiette de cotisations sociales en cas de frais engagés par les salariés pour des montants élevés. La réglementation a évolué tout récemment, tant pour le régime général que le régime agricole. L'arrêté du 4 septembre 2025 prévoit ainsi la disparition progressive du processus d’ici fin 2031.

Exemple de calcul fourni par l’Urssaf pour le calcul de la base de cotisations, avec l’application d’un plafonnement de 7 600 euros par salarié et par année civile :

À quoi correspondent les indemnités kilométriques sur une note de frais de salarié ? 

 Ce système d’indemnisation des collaborateurs au forfait concerne les dépenses relatives à l’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre d’un déplacement professionnel. Le salarié doit prouver la réalité de la distance parcourue dans l’intérêt de l’entreprise. Le calcul de ce remboursement de frais s’effectue sur la base d’un barème fixé par la société. Attention à respecter aussi le barème fiscal publié chaque année, sinon, le montant versé au bénéficiaire ne peut être exonéré de cotisations sociales et d’impôt. 

Comment comptabiliser les dépenses d’une note de frais et le remboursement du collaborateur ? 

Voici les comptes de charges à utiliser pour enregistrer les dépenses d’une note de frais en comptabilité :

• 6251 - Voyages et déplacements. Il sert pour les remboursements d’indemnités kilométriques, les tickets de péage, les dépenses de transport, comme les billets d’avion, de train, etc.
• 6256 - Missions, pour les dépenses de logement et de nourriture (hôtels et restaurants).
• 6257 - Réceptions. Vous y imputez les frais en cas d'invitations par le salarié de personnes au restaurant, comme des clients ou des fournisseurs.
• 6234 - Cadeaux. Il s'utilise lorsque le collaborateur ou le dirigeant réalise des dépenses destinées à offrir un cadeau à un tiers.

Ces montants comptabilisés au débit de comptes de charge sont aussi saisis au crédit d’un compte de dettes. Cela représente la somme due au salarié ou au dirigeant. Lors du paiement effectif de la note de frais, ce compte se solde par le compte de banque. 

Comment fonctionne la TVA sur les notes de frais en comptabilité ?

L’entreprise assujettie peut récupérer la taxe sur sa prochaine déclaration de TVA si les conditions suivantes sont réunies :

• la dépense réalisée par l’émetteur de la note de frais s’effectue dans l’intérêt de la société ;
• la nature des frais autorise à déduire la TVA ;
• le montant porté sur la demande de remboursement se justifie par une facture au nom de l’entreprise.

Là encore, en cas de doute, rapprochez-vous de votre cabinet comptable pour appliquer correctement les règles. 

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Comment gérer simplement les notes de frais en comptabilité pour les salariés et les dirigeants de l'entreprise ?

Toutes ces règles comptables, sociales et fiscales impactent la gestion administrative. Cela peut sembler complexe à un entrepreneur qui dispose de peu de temps pour établir ses notes de frais et contrôler celles de ses salariés le cas échéant. Vous vivez mal ces tâches comptables ? Des systèmes dématérialisés connectés à votre expert-comptable vous facilitent grandement la tâche aujourd’hui.

Note de frais et comptabilisation : une tâche qui doit être transparente pour un dirigeant de TPE

Vous avez peu de temps à consacrer à l’établissement de vos notes de frais. Quand vous vous y mettez une fois par mois, parce que la date de la déclaration de TVA approche, vous ne retrouvez pas tous vos justificatifs papier. Vos salariés vous relancent, car vous n’avez pas remboursé leurs dépenses professionnelles. Tout cela vous pèse.

Idéalement, avec les nouveaux outils digitaux qui existent, vous pouvez pourtant vous équiper d’un système accessible sur smartphone. Vous oubliez les comptes comptables pour chaque ligne d’une note de frais. Tout ceci s’automatise, pour plus de fluidité et une charge mentale réduite.

Fixer des règles claires pour les dépenses professionnelles et les diffuser aux collaborateurs

Un autre axe essentiel pour éviter les erreurs, comme les discussions inutiles avec un salarié, consiste à écrire sa petite procédure sur les dépenses professionnelles. En tant qu’employeur, vous l’expliquez et la communiquez à chaque collaborateur lors de son embauche. Avec une telle politique, les forfaits sont connus, ou les plafonds éventuels fixés pour des frais professionnels au réel.

Dématérialisation des notes de frais : la solution pour une gestion sereine en quelques clics

Depuis quelques années, la dématérialisation comptable se développe. Ce phénomène qui consiste à manipuler des fichiers, et non plus du papier, concerne toute la sphère administrative de l’entreprise. Les notes de frais bénéficient désormais de nombreuses solutions pour un suivi digital, de l’élaboration de la note à son remboursement.

La digitalisation de la comptabilité signifie que les écritures comptables deviennent automatiques. La machine sait déchiffrer seule chaque note de frais et affecter chaque dépense au bon compte comptable. Elle se fie aux libellés pour les imputations et le traitement comptable. Avec un tel processus, vous créez des notes de frais et annexez la photo de vos justificatifs en quelques clics. Vous validez celles de vos collaborateurs rapidement. Tout se transmet au cabinet comptable pour une intégration immédiate en comptabilité. Vous retrouvez aisément en ligne toutes les dépenses engagées ainsi que les factures et tickets qui les justifient.

Se faire aider par son expert-comptable pour la gestion de ses notes de frais

La comptabilité en TPE n’est pas une sinécure. Il est essentiel de demander de l’aide dans de nombreuses situations vécues par l’entreprise, vu l’ampleur des règles à connaître. Pour la comptabilité, les cotisations sociales ou la fiscalité, faites appel à votre expert-comptable, surtout avant de démarrer de nouveaux types de dépenses. Ce professionnel peut aussi vous aiguiller vers un logiciel pour note de frais partagé avec vous, comme bobbee by Agiris.

Comptabiliser une note de frais sans connaître les comptes comptables avec bobbee by Agiris

La note de frais et la gestion comptable sont deux des axes forts que bobbee by Agiris prend en charge dans les petites structures. Plutôt que de s’entêter à faire sa comptabilité soi-même avec des risques à la clé, équipez-vous d’une solution simple et collaborative.

bobbee by Agiris s’intéresse d’abord à l’entreprise et à l’entrepreneur. Tout part du terrain. Ensuite, notre plateforme vous met en contact direct avec votre cabinet d’expertise. Elle prend en charge le suivi comptable, fiscal et social, en conformité avec la législation.

Avec bobbee by Agiris, quelques clics suffisent pour :

• créer ses notes de frais selon des dépenses réelles, à partir d’une facture ou d’un ticket, ou selon la méthode du forfait ;
• affecter une étiquette pour les imputations comptables analytiques ;
• choisir un justificatif numérique stocké sur son ordinateur, son smartphone, un Drive, la Dropbox, etc. ;
• ou déclarer des kilomètres parcourus.

Pour un déplacement, le montant des km à rembourser se calcule seul à partir du GPS intégré à la plateforme ou par une saisie manuelle de la distance : 

Voici ce que l’entrepreneur peut visualiser sur l’application bobbee avant de cliquer sur le bouton « valider » en bas à droite de la fenêtre : 

Les outils actuels en ligne comme bobbee vous simplifient la vie et la comptabilité

Ces logiciels pour notes de frais vous aident aussi à respecter les règles fiscales et comptables, du fait des barèmes paramétrés directement dans le logiciel. Ils facilitent la collecte des informations et leur transmission au service comptabilité. Pour une TPE, une plateforme comme bobbee by Agiris constitue une réelle avancée technologique au quotidien. Pour mettre cela en pratique, pour vos notes de frais et celles de vos collaborateurs, échangeons sur la solution.